República Bolivariana de Venezuela

Ministerio de Poder Popular para la Educación

Instituto Universitario de Tecnología Industrial
“Rodolfo Loero Arismendi”
Extensión Barcelona
Publicidad y Mercadeo
Semestre II

FASES DEL TRABAJO DE INVESTIGACIÓN

Profesora: Integrantes:
Ingrid Montaño Lissangy Navarro

Barcelona, 11 de febrero de 2022

.
 INTRODUCCIÓN

Toda actuación administrativa se apoya en el uso de información, la cual sienta

las bases para el proceso de toma de decisiones. Los administradores y otras
personas que toman decisiones deben tener información útil sobre los resultados
del desempeño para así planear, apoyar y tomar medidas adecuadas. Aquí radica
la importancia que los sistemas de información tienen para los administradores.

La información también es la base de la función de control administrativo.

Cualquier sistema de control de la comunicación debe brindar información exacta,
en el momento oportuno y para las personas adecuadas, si el objetivo de estas es
la ejecución eficaz de la tarea.

El termino sistemas de información administrativa (S.I.A) se refiere al desarrollo

y al uso de sistemas de información eficaces dentro de la organización, lo cual no
se aplica solo a los niveles gerenciales, sino a todos los estratos y personas que
componen su estructura. El (S.I.A) se refiere a la suma de todos los sistemas de
información de la empresa.

El estudio de los sistemas de información se originó como una sub-disciplina de

las ciencias de la computación en un intento por entender y racionalizar la
administración de la tecnología dentro de las organizaciones. Los sistemas de
información han madurado hasta convertirse en un campo de estudios superiores
dentro de la administración. Adicionalmente, cada día se enfatiza más como un
área importante dentro de la investigación en los estudios de administración, y es
enseñado en las universidades y escuelas de negocios más grandes en todo el
mundo
 ASPECTOS SOBRE LAS REDES DEL TRABAJO DE INVESTIGACIÓN

Las redes de investigación y educación permiten a científicos, investigadores,

académicos, profesores y estudiantes colaboradores, compartiendo información y
herramientas mediante una serie de interconexiones de redes. Estas redes forman
un área distinta del internet comercial o público, un área que coexiste en un
espacio paralelo reservado en todo el mundo única y exclusivamente para las
comunidades de educación e investigación; a esto lo denominamos redes
avanzadas. Las redes avanzadas sirven a dos propósitos fundamentales:

 Apoyar el trabajo de investigares y académicos mediante la provisión de

una infraestructura de comunicación de datos en gran capacidad, lo que
permite la rápida transferencia de grandes cantidades de datos

 Ser una poderosa herramienta de investigación en sí misma, al proveer una

plataforma sobre la que investigadores e innovadores pueden desarrollar y
probar nuevos servicios y tecnologías de red. Las posibilidades presentes y
futuras de la red son en la actualidad objeto de múltiples estudios y
discusiones. Los investigadores pueden hallar en Internet una herramienta
útil para sus trabajos a partir de dos aspectos fundamentales: la capacidad
de comunicación que ofrece la red, y el enorme volumen de información
que día tras día se asoma (o habita permanentemente en ella: las páginas
web) en el ciberespacio, y es accesible desde cualquier parte del planeta, a
cualquier hora.

MANUALES

Los manuales administrativos son documentos escritos que concentran en

forma sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y
orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de
desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los
objetivos trazados.

Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido

estableciendo en el transcurso del tiempo y su relación con las funciones
procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada.

Los Manuales Administrativos representan una guía práctica que se utiliza como
herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene información
ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas,
políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para
lograr una eficiente administración.

Son considerados uno de los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la
administración, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación precisa que
requiere la acción humana en cada una de las unidades administrativas que conforman a
la empresa, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues son una fuente de
información que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes para lograr la
adecuada realización de las actividades que se le han encomendado.

Su elaboración depende de la información y las necesidades de cada empresa, para

determinar con que tipos de manuales se debe contar, cuando se elaboran
adecuadamente pueden llegar a abarcar todos y cada uno de los aspectos de cualquier
área componente de la organización, su alcance se ve limitado únicamente por las
exigencias de la administración.

Son documentos eminentemente dinámicos que deben estar sujetos a revisiones

periódicas, para adaptarse y ajustarse a las necesidades cambiantes de toda empresa
moderna, no deben ser inflexibles e inhibir la capacidad creativa de los integrantes de la
organización, sino que deben reformarse constantemente conforme surjan nuevas ideas
que ayuden a mejorar la eficiencia de la empresa.

TIPOS DE MANUALES

Los tipos de los Manuales puede resumirse en Generales y Específicos, siendo

los Generales aquellos que contienen información de aplicación universal para
todos los integrantes de la organización y Específicos los que su contenido está
dirigido directamente hacía un área, proceso o función particular dentro de la
misma.

Sin restar importancia a la diversidad de Manuales Administrativos que existen

dentro de las empresas, para efectos de este texto se hace énfasis en tres tipos
de manuales, los cuales son los que ofrecen mayor aporte para la comprensión
del tema central objeto de estudio:

 De Organización
 De Normas y Procedimientos
 De Puestos y funciones

 Manual de organización
Es un manual que explica en forma general y condensada todos aquellos
aspectos de observancia general dentro de la empresa, dirigidos a todos sus
integrantes para ayudarlos a conocer, familiarizarse e identificarse con ella.

En términos generales, expone con detalle la estructura de la empresa, señala

las áreas que la integran y la relación que existe entre cada una de ellas para el
logro de los objetivos organizacionales.

 Manual de normas y procedimientos

Este Manual describe las tareas rutinarias de trabajo, a través de la descripción
de los procedimientos que se utilizan dentro de la organización y la secuencia
lógica de cada una de sus actividades, para unificar y controlar de las rutinas de
trabajo y evitar su alteración arbitraria.

Ayudan a facilitar la supervisión del trabajo mediante la normalización de las

actividades, evitando la duplicidad de funciones y los pasos innecesarios dentro de
los procesos, facilitan la labor de la auditoría administrativa, la evaluación del
control interno y su vigilancia.

Contiene un texto que señala las normas que se deben cumplir para la
ejecución de las actividades que integran los procesos, se complementa con
diagramas de flujo, así como las formas y formularios que se emplean en cada
uno de los procedimientos que se describan.

El Manual de Normas y procedimientos es aconsejable elaborarlo para cada

una de las áreas que integran la estructura organizacional de la empresa, ya que
elaborar uno solo en forma general representaría ser un documento muy complejo,
por pequeña que sea la organización.

Está integrado por la descripción de cada procedimiento de trabajo y las

normas que giran alrededor de él; por lo tanto, las integraciones de varios de ellos
representan al Manual de Normas y Procedimientos.

 Manual de puestos y funciones

Este Manual contiene las responsabilidades y obligaciones específicas de los
diferentes puestos que integran la estructura organizacional, a través de la
descripción de las funciones rutinarias de trabajo para cada uno de ellos.

Se utiliza generalmente en aquellas empresas estructuradas de manera

funcional, es decir que están divididas en sectores en donde se agrupan los
especialistas que tienen entrenamiento e intereses similares, definiendo las
características de cada puesto de trabajo, delimitando las áreas de autoridad y
responsabilidad, esquematizando las relaciones entre cada función de la
organización.

Describe el nivel jerárquico de cada puesto dentro de la organización, así como

su relación de dependencia, lo cual quiere decir el lugar que ocupa el puesto
dentro de la estructura organizacional, a que posiciones está subordinado directa
e indirectamente y cuál es su relación con otros puestos de trabajo.

Al igual que el Manual de Normas y procedimientos también es aconsejable

elaborarlo para cada una de las áreas que integran la estructura organizacional de
la empresa, ya que elaborar uno solo en forma general representaría ser un
documento muy complejo, por pequeña que sea la organización.
 Está integrado por la descripción de cada puesto de trabajo y los perfiles
ideales para la contratación de futuros ocupantes de los puestos; por lo tanto la
integración de varias de ellos representan al Manual de Puestos y Funciones.

CONTENIDO DE LOS MANUALES

 Manual de Organización

Su contenido es muy variado y su impacto será el resultado de la creatividad y

visión que los responsables de su elaboración redacten dentro de él. Dentro de
este contenido se sugiere:

 Historia y Descripción de la Empresa

 Misión, visión y objetivos de la empresa
 Legislación o base legal
 Estructura de la organización (organigrama General)
 Estructura de cada una de las áreas componentes de la organización en
general (Organigrama por área)
 Normas y políticas generales

 Manual de normas y procedimientos

La descripción de procedimientos abarca la siguiente información:

 Identificación del procedimiento

 Nombre
 Área de desempeño
 Codificación
 Descripción Genérica (objetivo)
 Normas generales
 Responsable de cada una de las actividades que lo integran
 Número de Paso o Sub-paso (secuencia de las actividades)
 Descripción de cada una de las actividades que lo integran

 Manual de puestos y funciones

La descripción de puestos de trabajo abarca la siguiente información:

 Identificación del Puesto de Trabajo

 Nombre
 Área de desempeño
  Codificación
 Descripción Genérica (objetivo)
 Listado de funciones y atribuciones inherentes al puesto
 Diarias o frecuentes
 Semanales
 Quincenales
 Mensuales
 Trimestrales
 Semestrales
 Anuales
 Ocasionales o eventuales
 Requisitos del ocupante del puesto (perfil)
 Nivel académico
 Habilidades y destrezas
 Conocimientos técnicos y/o específicos

IMPORTANCIA DE LOS MANUALES

Son de suma importancia la elaboración de los manuales, ya que entre sus

objetivos y beneficios destacan:

 Fijar las políticas y establecer los sistemas administrativos de la

organización
 Facilitar la comprensión de los objetivos, políticas, estructuras y funciones
de cada área integrante de la organización
 Definir las funciones y responsabilidades de cada unidad administrativa
 Asegurar y facilitar al personal la información necesaria para realizar las
labores que les han sido encomendadas y lograr la uniformidad en los
procedimientos de trabajo y la eficiencia y calidad esperada en los servicios
 Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios, evitando
funciones de control y supervisión innecesarias
 Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales
 Reducir los costos como consecuencia del incremento de la eficiencia en
general
 Facilitar la selección de nuevos empleados y proporcionarles los
lineamientos necesarios para el desempeño de sus atribuciones
 Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento
de los sistemas y procedimientos
 Servir de base para el adiestramiento y capacitación del personal
 Comprender el plan de organización por parte de todos sus integrantes, así
como de sus propios papeles y relaciones pertinentes
  Regular el estudio, aprobación y publicación de las modificaciones y
cambios que se realicen dentro de la organización en general o alguno de
sus elementos componentes.
 Determinar la responsabilidad de cada puesto de trabajo y su relación con
los demás integrantes de la organización.
 Delimitar claramente las responsabilidades de cada área de trabajo y evita
los conflictos inter-estructurales

SISTEMA DE INFORMACION ADMINISTRATIVA

La planeación exige buscar y seleccionar, entre diversas alternativas, los
cursos de acciones necesarios para alcanzar un objetivo. La planeación puede ser
útil y debe comenzar sólo cuando los objetivos hayan sido escogidos
correctamente. No puede efectuarse el plan maestro a menos que los objetivos
globales estén bien detallados y se conozcan bien.

Un Sistema de Información es un conjunto de elementos o componentes

interrelacionados para recolectar (entrada), manipular (proceso) y diseminar
(salida) datos e información y para proveer un mecanismo de realimentación en
pro del cumplimiento de un objetivo.

Según Murcki (1998) define al sistema de información administrativo como el

sistema que examina y recupera los datos provenientes del ambiente que captura
los datos a partir de las transacciones y operaciones efectuadas dentro de la
empresa que filtra, organiza y selecciona los datos y los presenta en forma de
información a los gerentes, proporcionándoles los medios para generar la
información.

Para autores como Bosehino (1987), el sistema de información administrativo

se considera como los canales de flujo de transformación que retroalimentan datos
de operaciones para análisis, decisiones administrativas y aplicaciones, para
poder ejercer control, con el fin de que la organización alcance sus objetivos

A su vez Gastelum, Mayde define al SIA como un conjunto organizado de

personas, procedimientos, software, bases de datos y dispositivos para suministrar
información rutinaria a administradores y tomadores de decisiones.

Por medio de las definiciones a continuación, consideramos que un sistema de

información administrativo es la combinación de equipos de comunicación y otros
dispositivos diseñados para manejar datos. Un sistema de información
administrativa totalmente automatizado recibe, procesa y almacena los datos;
transfiere la información conforma la necesita; produce informes y copias según
sea el requerimiento.

CARACTERISTICAS DE SISTEMA DE INFORMACION ADMINISTRATIVA

  Comprensibilidad: Debe ser elaborado en forma correcta y contener
términos y símbolos adecuados para que el receptor lo interprete
debidamente.

 Confiabilidad: es necesario quesea preciso, congruente con el hecho, real y

comprobable desde la fuente y todo el proceso de transmisión.

 Relevancia: debe ser esencial para el área de responsabilidad de actuación

del administrador.

 Integridad: Tiene que contener los hechos que el administrador necesita

para tomar decisiones y resolver problemas.

 Concisión: debe omitir materias ajenas al asunto, resumir la información

clave y dejar a un lado los detalles y los datos que no tienen relación con el
sistema de información administrativa.

 Oportunidad: Tiene que estar disponible en el momento en que sea

necesaria para la actuación del administrador, pues anticipada podría ser
olvidada o mal usada, y retrasada no tiene valor.

 Calidad: razonable, para su procesamiento y es el grado de precisión con el

cual la información retrata la realidad, a un costo distribución.

IMPORTANCIA DE SISTEMA DE INFORMACION ADMINISTRATIVA

Debido a los enormes cambios sufridos por el mercado en los últimos años con
la incorporación de tecnologías que facilitarán a la administración de los datos, con
el fin de ofrecer mejoras en la toma de decisiones gerenciales, en la actualidad
todas las empresas, incluso las Pymes, requieren de la implementación de un
sistema de información que colabore con los procesos de gestiones
empresariales.

Con el fin de mejorar la productividad y el rendimiento de una organización

competitiva, es fundamental evaluar las técnicas actuales y la tecnología
disponible para desarrollar sistemas que brinden eficiencia y eficacia de la gestión
de la información relevante.

La implementación de sistemas de información en una compañía, brindan la

posibilidad de obtener grandes ventajas, incrementar la capacidad de organización
de la empresa, y tornar de esta manera los procesos una verdad competitividad.

Para ello, es necesario un sistema eficaz que ofrezca múltiples posibilidades,

permitiendo acceder a los datos relevantes de manera frecuente y oportuna.
 Por eso, quienes deseen convertir su emprendimiento en una verdadera
empresa competitiva insertada en el mercado actual, deberán analizar
detalladamente la implementación necesaria de sistemas de información precisos.

Este concepto ha invadido en los despachos de los encargados de la gerencia

de compañías en los últimos años ya que hace un par de décadas atrás la
información no era considerada un bien tan útil dentro de los procesos productivos
y las tomas de decisiones. Sin embargo, a raíz de los cambios en la economía
mundial y la globalización, los datos relativos a todo el proceso productivo de una
compañía se han vuelto uno de los elementos fundamentales para lograr el éxito
comercial.

De esta manera, con los años se ha ido incorporando los avances de la

tecnología informática para brindar las herramientas necesarias en la creación de
sistemas de información confiable y eficaz. No obstante, en la actualidad aún
existen empresas que observan con recelo la posible implementación de sistemas
de información en sus procesos, debido a que implican un enorme cambio en las
estructuras organizativas e institucionales de las compañías.

Es por ello, que muchas veces los sistemas de información pueden llegar a
fallar, no por errores tecnológicos originados en el aspecto informático, sino por
visiones culturales opuestas a la incorporación de este tipo de herramientas. Cabe
destacar, que los sistemas de información ofrecen una gran cantidad de ventajas
subyacentes, más allá del rédito que significa para la toma de decisiones y los
procesos productivos.

Un sistema de información adecuado además ofrece una importante y notable

satisfacción en los usuarios que lo operan, debido a su facilidad de uso y su
acceso constante, que puede resultar en que los empleados logren alcanzar los
objetivos planteados por la compañía. Por todo ello, es importante destacar que la
implementación de un sistema de información implica un cambio organizativo, ya
que no sólo afecta a la administración de la empresa, sino también a sus
empleados y habilidades, con el fin de crear una plataforma acorde a las
responsabilidades que se deben tener frente a este tipo de sistema.

Por otra parte, es de vital importancia utilizar tecnologías de información y

comunicación adecuadas para el procesamiento y trasmisión de los datos que se
gestionarán en el sistema de información.
 CONCLUSIÓN

Este sistema se encarga de transformar los datos en información de calidad, que

permite a los administradores tomar decisiones, resolver problemas y cumplir con
sus funciones/operaciones en forma eficiente y eficaz.

En la actualidad, la Información y la tecnología de la Información forman parte

de los cinco recursos con los que los ejecutivos crean y/o modelan una
organización, junto con el personal, dinero, material y maquinaria.

El uso de la tecnología de información en las empresas se ha incrementado

considerablemente y en un futuro será aún mayor. Las principales tendencias
respectos a los Sistemas de Información son las siguientes.

Los sistemas de información gerencial son una necesidad hoy en día, ya que
las empresas manejan grandes cantidades de datos los cuales deben ser
analizados, de tal manera que se pueda encontrar información relevante para
tomar diferentes cursos de acción. Los SIA actualmente son conocidos como
Business intelligent (Inteligencia de negocios), esto es debido a que influyen a la
toma de decisiones.