1

OBJETIVOS
 
• Presentar una visión de conjunto de la
organización
• Precisar las funciones asignadas a cada
unidad administrativa
• Establecer claramente el grado de
autoridad y responsabilidad de los
distintos niveles jerárquicos
• Coadyuvar a la correcta atención de las
labores asignadas al personal
• Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en
la realización del trabajo
• Funcionar como medio de relación y
coordinación con otras organizaciones
• Servir como vehículo de información a
los proveedores de bienes, prestadores de
servicios, usuarios y/o clientes
2
 INTRODUCCIÓN
 
Los Manuales Administrativos, son indispensables
debido a la complejidad de sus estructuras, el
volumen de sus operaciones, demanda de productos y
servicios.
Estas circunstancias obligan a usar instrumentos
que ayuden al quehacer cotidiano, en ellos se
ordenan los elementos fundamentales para hacer mas
eficiente la comunicación, coordinación, dirección
y evaluación administrativa.

Concepto
Son documentos que sirven como medios de
comunicación para registrar y transmitir
ordenadamente la información de la organización ,
como las instrucciones necesarias para que
desempeñe mejor sus tareas.

MANUALES ADMINISTRATIVOS 3
 OBJETIVOS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS.
 
• Explicar las normas generales de una empresa u organismo
público, con un lenguaje accesible para el personal de todos
los niveles, facilitando así, su adiestramiento y
orientación.
• Coadyuvar a normalizar controles en los trámites de
procedimientos y uniformar las actividades.
• Presentar una visión de la empresa
• Precisar las funciones encomendadas a cada unidad
administrativa
• Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores
encomendadas al personal
• Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución
del trabajo
• Facilitar el reclutamiento y selección de personal.
• Servir de medio de integración y orientación al personal de
nuevo ingreso, que facilite su incorporación a las distintas
unidades administrativas.
• Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos
humanos y materiales.
• Ser instrumento útil para la orientación e información al
público.
 
MANUALES ADMINISTRATIVOS 4
 VENTAJAS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS:
 
Los Manuales Administrativos por su utilidad
brindan las siguientes ventajas:
 
• Estimulan la uniformidad de criterios
administrativos.
• Eliminan confusiones en las tareas
desarrolladas en la unidad de trabajo.
• Eliminan la incertidumbre y la duplicidad de
funciones.
• Disminuyen la carga de supervisión.
• Sirven de base para la capacitación.
• Apoyan la realización de programas de
simplificación de trabajo y de control de
costos.
• Evitan la implantación de procedimientos
incorrectos.
 
MANUALES ADMINISTRATIVOS 5
CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS:

POR SU NATUALEZA:
-MICROADMINISTRATIVOS:
Son los que comprenden una sola organización o una
determinada unidad administrativa de la organización.
-MACROADMINISTRATIVOS:
Contienen información de mas de una organización, Cuando
el estudio cubre toda la organización en su conjunto.
-MESOADMINISTRATIVOS:
Incluyen a una o mas organizaciones de un mismo sector de
actividad o rama.
POR SU CONTENIDO:
-DE ORGANIZACION:
Contiene información referente a los antecedentes,
legislación, estructura, organigrama, misión y funciones.
-DE PROCEDIMEINTOS:
Constituyen un instrumento técnico que incorpora
información sobre la sucesión cronológica y secuencial de
operaciones relacionadas entre si.
La descripción de los procedimientos permite entender
mejor el desarrollo de las actividades en los niveles
6
jerárquicos.
-DE CALIDAD:
Describen los elementos del sistema de calidad, incluyen
información sobre el alcance, políticas, objetivos
generales.
-DE HISTORIA DE LA ORGANIZACION:
Son documentos que se refieren a la historia de la
organización , su creación, crecimiento, logros, evolución,
situación y composición. Proporciona al personal una visión
de la organización lo que facilita su adaptación y su
ambientación laboral.
-DE POLITICAS:
Denominados de normas, incluyen guías básicas como marco de
actuación para diseñar e implementar estrategias de
organización.
-DE CONTENIDO MULTIPLE:
Tiene información relativa a diferentes aspectos de una
organización.las razones para agruparlas en una sola son las
siguientes:
Que se considere mas accesible para su consulta
Que resulte mas viable económicamente
-DE PUESTOS:
Conocido como instructivo de trabajo, precisa la
7
identificación y las relaciones, funciones
-DE TECNICAS:
Detalla los principios necesarios para emplear las
herramientas técnicas para la ejecución de procesos.
-DE VENTAS: Información para apoyar las funciones de ventas
como
Definicion de estrategias
Descripción de productos
Mecanismos para llevar a cabo
Políticas de funcionamiento
Análisis ambiental
Medición de trabajo
-DE PRODUCCION:
Elemento de soporte que dirige y coordina procesos de
producción en todas sus faces, es un auxiliar valioso para
uniformar líneas de trabajo en la fabricación
-DE FINANZAS:
Respalda el manejo y la distribución de los recursos
económicos en todos los niveles en particular en las áreas
responsables de aplicación y control.
-DE PERSONAL: Manuales de relaciones de reglas del empleado
Condición de trabajo
Capacitación y desarrollo
Organización y control del personal
Higiene y seguridad 8
-DE OPERACION:
Se utilizan para orientar el uso de equipo y
apoyar funciones altamente especializadas
-DE SISTEMAS:
Permite el funcionamiento optimo de sistemas de
información, administrativos, de una org.

POR SU AMBITO :
-GENERALES:
Contienen información global de una organización
según su estructura, funcionamiento y personal.
-ESPECIFICOS:
Tienen información de un área en particular,
incluyen las descripciones de puestos, contiene
información detallada de los manuales de
organización, procedimientos, calidad.

9
 MANUAL DE ORGANIZACIÓN
-IDENTIFICACION:
Debe incluir los datos siguientes:
Logotipo de la organización
Nombre de la organización
Denominación y extensión del manual
Lugar y fecha de elaboración
Numero de paginas
Unidades responsables de la elaboración,
revisión y autorización
Clave de la forma que debe consignar las
siglas tanto de la organización como de la
unidad administrativa
-INDICE O CONTENIDO
Relacion de los capítulos que constituyen el
cuerpo
-PROLOGO O INTRODUCCION:
Exposición de lo que es un manual, su estructura,
propósitos, ámbito de aplicación, y la necesidad
de mantenerlo vigente.
10
 NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN FECHA
PÁGINA
MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE SUSTITUYE A
(GENERAL O ESPECÍFICO) PÁGIN
A
FECHA

NOMBRE DEL APARTADO ESPECÍFICO

DE

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ

MANUALES ADMINISTRATIVOS 11
CLAVE
-ANTECEDENTES HISTORICOS
Indica su origen, evolución, y cambios significativos
registrados.
-LEGISLACION O BASE LEGAL
Contiene una lista de principales ordenamientos jurídicos
que norman las actividades de la organización de los cuales
se derivan sus atribuciones o facultades.
-ATRIBUCIONES
Transcripción textual del articulo que explica las
facultades conferidas a la organización que fundamentan su
quehacer
-ESTRUCTURA ORGANICA:
Descripción de las unidades administrativa de una
organización según sus relaciones jerárquicas
Esta descripción debe corresponder con la presentación
grafica en el organigrama tanto al titulo de las unidades
administrativas como a su nivel jerárquico
-ORGANIGRAMA:
Representación grafica de la estructura orgánica de una
institución, muestra que unidades administrativas la
integran y sus relaciones entre niveles jerárquicos,
supervisión y asesoría 12
-MISION
Sirve como guía o marco de referencia para orientar
sus acciones y enlazar lo deseado con lo posible
-FUNCIONES
Es la especificación de las tareas inherentes a cada
una de las unidades administrativas para cumplir las
atribuciones de la organización

-DESCRIPCION DE PUESTOS
Esta reseña del contenido básico de los puestos que
integran cada unidad administrativa, tiene la siguiente
información:
Identificación del puesto, nombre ubicación, ámbito
de operación
Relaciones de autoridad, indican los puestos
subordinados
Funciones generales y especificas
 responsabilidades o deberes
Relaciones de comunicaciones con otras unidades
Especificación del puesto en cuanto a conocimiento
y experiencia.
13
 NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN
PÁGINA DE
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
(GENERAL O ESPECÍFICO) PÁGINA DE
FECH
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS A

IDENTIFICACIÓN Y
RELACIONES
A) Identificación
1. Nombre del puesto.
2. Número de plazas.
3. Clave.
4. Ubicación (física y
administrativa)
6. Ámbito de operación.
B) Relaciones de autoridad
7. Jefe inmediato.
8. Subordinados directos.
9. Dependencia funcional.
PROPÓSITO DEL PUESTO
FUNCIONES GENERALES
FUNCIONES ESPECÍFICAS
RESPONSABILIDAD
COMUNICACIÓN
1. Ascendente.
2. Horizontal.
3. Descendente.
4. Externa
ESPECIFICACIONES
1.Conocimientos
2. Experiencia.
3. Iniciativa.
4. Personalidad.

14
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
-DIRECTORIO
Constan los puestos y nombres de las personas comprendidas en
el manual. Pueden adicionarse a los datos el teléfono, correo
electrónico y horarios de atención
Es conveniente que se respete el orden de la estructura
orgánica
NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN
PÁGINA DE
MANUAL DE ORGANIZACIÓN PÁGINA DE
(GENERAL O ESPECÍFICO)
FECHA
DIRECTORIO
No. NOMBRE CARGO TELEFONO (S)

15
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
-IDENTIFICACION:
Debe incluir los datos siguientes:
Logotipo de la organización
Nombre de la organización
Denominación y extensión del manual
Lugar y fecha de elaboración
Numero de paginas
Unidades responsables de la elaboración,
revisión y autorización
Clave de la forma que debe consignar las
siglas tanto de la organización como de la
unidad administrativa
-INDICE O CONTENIDO
Relacion de los capítulos que constituyen el
cuerpo del documento.
-PROLOGO O INTRODUCCION:
Exposición de lo que es un manual, su estructura,
propósitos, ámbito de aplicación, y la necesidad
de mantenerlo vigente.
16
 NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN FECHA (4)
(2) PÁGINA (5)
MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE
(GENERAL O ESPECÍFICO) PÁGINA (6)
DE
FECHA
(1)
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO (3)

No. OPERACIÓN (7) RESPONSABLE (S) (8) DESCRIPCIÓN (9)

10

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ 17

(11) CLAVE
-OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS
Explica el propósito que se pretende cumplir con los
procedimientos
-AREAS DE APLICACIÓN O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS
Se refiere a la esfera de acción que cubren los
procedimientos
-RESPONSABLES
Son las aéreas y puestos que intervienen en los
procedimientos en cualquiera de sus fases
-POLITICAS O NORMAS DE OPERACIÓN
Criterios generales de acción que se formulan de manera
explicita para orientar y facilitar las operaciones
-CONCEPTOS
Son términos de carácter técnico que se emplean en el
procedimiento, por su grado de especialización requiere
mayor información para el usuarios
-PROCEDIMIENTO:DESCIPCION DE LOS PROCEDIMIENTOS
Presentación por escrito en forma narrativa y secuencial,
cada una de las operaciones que se realicen en un
procedimiento, explica en que consiste, como, donde, y con
que se hacen
18
-FORMULARIOS, IMPRESOS E INSTRUCTIVOS
Las formas impresas se utilizan en un
procedimiento, se intercalan dentro del mismo, o se
adjuntan como apéndice

-DIAGRAMA DE FLUJO
Es la representación grafica de la sucesión en que
se realizan las operaciones de un procedimiento, en
ella se muestra las áreas administrativas o los
puestos que intervienen
Los diagramas describen claramente las operaciones,
lo que facilita su comprensión

-GLOSARIO DE TERMINOS
Es la lista y explicación de los conceptos de
carácter técnico en el contenido

19
 PROCEDIMIENTOS GENERAL PARA ELABORAR
MANUALES ADMINNISTRATIVOS
-DISEÑO DEL PROYECTO:
Preparar manuales requiere de mucha precisión los datos
deben ser con exactitud para no confundir a quien los
consulta, debe ponerse atención en cada una de las etapas de
su integración
-RESPONSABLES:
Para iniciarse la integración debe designarse a un
coordinador, auxiliado por un equipo técnico que dirigirá el
diseño y actualización del proyecto
Este equipo será conformado por individuos con un buen
manejo de las relaciones humanas y que conozcan los
objetivos.
-DELIMITACION DEL UNIVERSO DE ESTUDIO:
Los responsables tienen que definir y delimitar su universo
de trabajo, deben evaluar el nivel técnico requerido para
manejar las cargas de trabajo
-ESTUDIO PRELIMINAR:
Es para conocer los procesos, funciones y actividades del
área donde se va a actuar, también permite una primera
20
definicion del formato.
-FUENTES DE INFORMACION:
Es la referencia de las instituciones, áreas de trabajo,
mecanismos de información de donde pueden obtenerse datos
para investigar. podemos mencionar:
-instituciones:
Organizaciones del mismo sector de estudio
Organizaciones lideres en el mismo campo de trabajo
Organizaciones de un sector distinto
Organismos internacionales que formulan pautas para
estandarizar acciones
-directivos y empleados
Personal a nivel directivo
Personal a nivel medio
Personal operativo
Clientes y-o usuarios
Mecanismos de información
-PREPARACION DEL PROYECTO:
Debe presentarse un documento de partida estará integrado
por:
Propuesta técnica que debe estar incluido por:
21
 Naturaleza
Alcance
Antecedentes
Objetivos
Estrategia
Justificación
Acciones
Recursos
Costo
Resultado
Información complementaria
-programa de trabajo
Identificación
Responsables
Áreas
Clave
Actividades
Calendario
Representación grafica
Formato
Reportes de avance
periodicidad 22
-PRESENTACION DEL PROYECTO DEL MANUAL A LAS AUTORIDADES
COMPETENTES:
-A LOS PARTICIPANTES
Para depurar el contenido, afinar sus parámetros y
determinar su viabilidad, presentar a las áreas siguientes:
oÁrea que interviene directamente en su aplicación
oÁrea responsable de manejar los recursos económicos
oÁrea de la organización para su sensibilizacion
-AL RESPONSABLE DE SU AUTORIZACION:
El proyecto debe someterse a la aprobación del titular de la
organización, una ves autorizado debe divulgar entre todos
los niveles jerárquicos el propósito de elaborar el manual,
resaltando el beneficio que se obtendrá.
-CAPTACION DE LA INFORMACION
Obtener una lista del personal que se capacitara
CAPACITACION DEL PERSONAL
Deben ser capacitados no solo al respecto al manejo de los
medios de investigación que se utilizaran, deben dar a
conocer el objetivo que se persigue
LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACION
los esfuerzos de recopilación deben enfocarse en el registro
de los hechos que permitan conocer y analizar información
23
especifica y útil para el manual
 INVESTIGACION DOCUMENTAL
Permite seleccionar y analizar los escritos que contienen
datos de interés relacionados con el manual. Estudian
documentos jurídicos, administrativas, que tengan información
relevante para la investigación.
OBSERVACION DIRECTA
Los técnicos analistas emplean este recurso en el área física
que les permite conocer no solo los métodos de trabajos sino
la cultura organizacional. Otra forma es que el jefe realice
un dialogo directo con sus subordinados
CONSULTA A SISTEMA DE INFORMACION
El acceso de sistemas informáticos permite recabar información
interna y/o de sistemas externos a la organización enlazados
por medio de redes.
ENCUESTA
La entrevista debe tener una base de preguntas elaboradas
previamente. Esta técnica es de gran utilidad para reunir
información preliminar al análisis para plantear
modificaciones a la estructura
Para que la entrevista sea positiva se debe observar:
Tener claro el objetivo
Establecer anticipadamente la distribución del trabajo
Concertar previamente la cita
24
Clasificar la información que se obtenga
INTEGRACION DE LA INFORMACION
Una ves se cuenta con la información debe ordenarse y
sistematizarse los datos a efecto de preparar su análisis
CONO CLASIFICAR LA INFORMACION
La información debe ser guardada en equipos de computo para
salvaguardarla con este propósito se puede:
Crear directorios, subdirectorios, y archivos
Crear bases de datos o programas específicos
Utilizar paquetes acordes con las necesidades del
proyecto
Combinar puntos anteriores para optimizar los resultados
AREAS PARA AGRUPAR LA INFORMACION
Para facilitar el análisis se clasifica en dos grandes ramas:
Antecedentes
Se considera la evolucion y el desarrollode la estructura
organizacionales anteriores y su resultado,permite contar con
un marco de referencia historico para comprender la situacion
actual
Situación actual
Tomar en cuenta los siguientes aspectos:
Objetivos
Estructura orgánica 25
Normas y políticas administrativas

 Procedimientos
Instrumentos jurídico-administrativo
Infraestructura tecnológica
Equipo
Condiciones de trabajo y ambiente laboral
-ANALISIS DE LA INFORMACION
Revisar minuciosamente la información o los grupos de datos
con el fin de percibir sus características esenciales, puede
efectuarse desde dos perspectivas:
Forma
Contenido
TECNICAS DE APOYO PARA EL ANALISIS
Comprende los recursos técnicos que se emplean para estudiar
la información obtenida, para conocer detalladamente y
determinar opciones de acción, este instrumento se usa como
respaldo de proyecto.
-PREPARACION DEL PROYECTO DE MANUAL
Una ves que se cuenta con toda la información es necesario que
todos los elementos separados se combine en una labor de
síntesis para formar un documento integrado
VALIDACION
La información verificada debe presentarse a las personas
entrevistadas para que firmen de conformidad, para corroborar
26

que la información este completa

 ESTRUCTURACION
Una ves que la información este revisada el equipo
técnico debe reunirse para compaginar e integrar el
proyecto final
-FORMULACION DE RECOMENDACIÓN
El paso siguiente es convertir las conclusiones y
observaciones en propuestas
•Cambios en los métodos de trabajo
•Redefinición de funciones
•Modificación de estructura
•Ajustes de procesos y procedimiento
•Asignación de recursos
•Aprovechamiento de la fuerza de trabajo
•Relaciones con el entorno
TIPOS DE RECOMENDACIÓN
De mantenimiento en su estructura orgánica
De eliminación de procedimientos
De adición, introducción de un nuevo sist.
De combinación del orden de las operaciones
De fusión, agrupación de aéreas
De modificación, cambios en los procesos
De simplificación, optimización de un
proceso 27

De intercambio, reorientación de proceso

 ELABORACION DEL INFORME
Los resultados deben incluirse en un informe donde se
expondrán las razones que llevaron a obtenerlos, es necesario
presentar informes detallados, consta de los sig. Elementos:
Introducción
Cuerpo o parte principal
Conclusiones y recomendaciones
Indice o anexos
-PRESENTACION DEL MANUAL PARA SU APROBACION
El manual estructurado debe ser sometido a la aprobación de
las instancias procedentes, convocar al equipo de trabajo y
revisar por ultima vez. Y presentar a:
A LOS NIVVELES DIRACTIVOS
Esta presentación debe partir de un documento síntesis
derivado del informe, Si el tiempo es breve puede entregarse
a las autoridades por equipo de computo
AL ORGANO DE GOBIERNO
Una ves revisado por los niveles superiores debe presentarse
ante el consejo administrativo
A OTROS NIVELES JERARQUICOS
Los otros niveles departamentales de oficina o de área,
servirá para fortalecer el compromiso a los involucrados
28
-REPRODUCCION DEL MANUAL
Una ves que el equipo a recabado observaciones tiene que
coordinarse la unidad que maneja los recursos económicos para
reproducir el momento para su distribución
Las unidades de medida mas aceptadas son:

• Utilizar formatos intercambiables

• Que los formatos sean tamaño carta
• Utilizar carpetas con poste
• Que todo documento este integrado por caratula, portada,
índice, introducción y cuerpo

-IMPLEMENTACION DEL MANUAL

El momento en que las propuestas se traducen en acciones
especificas para llevar la productividad y mejorar la
coordinación

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 •METODOS DE IMPLANTACION
la selección del metodo se relaciona con elementos de
estructura:
Tipo de manual
Cobertura
Naturaleza jurídica
Recursos asignados
Personal de apoyo
clima organizacional
entorno
•METODO INSTANTANEO
Es el mas utilizado ya que preparar manuales administrativos
proviene en la mayoría de los casos de los mas altos niveles
de la estructura orgánica

•METODO DEL PROYECTO PILOTO

Implica la aplicación del manual solo en una parte de la
organización con el fin de medir los resultados

•METODO DE IMPLANTACION EN PARALELO

Se emplea con manuales de cobertura amplia incluyen el manejo
de mucha información, son de carácter estratégico, garantizan
30
la seguridad de todo un sistema.
 •METODO DE IMPLANTACION PARCIAL O POR APROXIMACIONES
SUCESIVAS
Consiste en seleccionar una parte especifica de la
realización para introducir los cambios sin causar
alteraciones
•COMBINACION DE METODOS
Es el empleo de mas de un método para implantar un manual,
se deben formar equipos de trabajo en todos los niveles de
la org
•DIFUCION DEL MANUAL
Definir un programa para la presentación del manual con base
en las acciones que se establezcan, deben emprender campañas
de difusión para la aceptación, divulgar por medio de la red
de computo para agilizar el manejo de información y hacer
una retroalimentación

-REVISION Y ACTUALIZACION
Mantenerlos actualizados permanentemente por medio de
revisiones periódicas, es conveniente:
Evaluar en forma sistemática
Establecer un calendario para actualizar el manual
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 MECANISMOS DE SEGUIMIENTO Y EVALUACION

Debe aprovecharse la infraestructura instalada por el

equipo técnico para que asuman la tarea de:

Traducir las acciones en indicadores para

evaluar
Comprar los indicadores con los criterios
contenidos
Formular las recomendaciones procedentes
Una ves definidos los parámetros se debe dar
seguimiento a las acciones por conducto de las
unidades, responsables de su aplicación. Esta tarea
debe considerar:

Determinar la forma de mantener un control

adecuado
Brindad el apoyo necesario
Considerar la participación de especialistas

32
33