Seminario de Organización y Sistemas

Tema: Manuales Administrativos

Docente: Ing. Mary Saltos, MBA.

Mayo 2016
 Manuales
Administrativos
OBJETIVOS
• Visualizar con precisión la imagen documentada de una organización.
 • Comprender lo que significa la información sistematizada para el
quehacer cotidiano de una organización.
 • Entender en qué medida los manuales administrativos contribuyen a
mejorar el desempeño de una organización.
 • Identificar las distintas versiones de manuales administrativos.
 • Valorar la importancia que tienen los manuales de organización, de
procedimientos y de gestión de la calidad.
 • Dominar el método y las técnicas para elaborar manuales
administrativos.
MANUALES ADMINISTRATIVOS
 Documentos que sirven como medio de
comunicación y coordinación.
 Para registrar y transmitir ordenada y
sistemáticamente información
 Que puede referirse a la organización
así como a las instrucciones para el
desempeño de las tareas.
MANUALES ADMINISTRATIVOS
 Presentar una visión de conjunto de la organización (individual,
grupal o sectorial).
 Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa,
para definir responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar
omisiones.
 Mostrar claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los
distintos niveles jerárquicos que la componen.
 Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización de funciones pues
evitan la repetición de instrucciones y criterios de actuación.
 Relacionar las estructuras jerárquicas funcionales con los procesos
de negocio.
 Coadyuvar a la correcta realización y uniformidad de las labores
encomendadas a todo el personal.
CLASIFICACIÓN BÁSICA
Por su naturaleza o área de aplicación
 Microadministrativos: Corresponden a
una sola organización, que se refieren a
ella de modo general o se circunscriben a
alguna de sus áreas en forma específica.
 Macroadministrativos: Documentos
que contienen información de más de una
organización.
 Mesoadministrativos: Incluyen a una o
más organizaciones de un mismo sector
de actividad o ramo específico.
 Por su contenido
 De organización: Corresponden a un área específica,
descripción de puestos y de manera opcional pueden
presentar el directorio de la organización.
 De procedimientos: Documento técnico que incluye
información sobre la sucesión cronológica y secuencial de
operaciones concatenadas entre sí, constituyen en una
unidad para la realización de una función, actividad o
tarea específicas en una organización.
 De gestión de la calidad: Describen y consignan los
elementos del sistema de gestión de la calidad, incluye
información sobre el alcance, exclusiones, directrices de
calidad (objetivos y políticas de calidad)
Por su contenido
 De historia de la organización: Documentos que refieren
la historia de la organización, su creación, crecimiento,
logros, evolución, situación y composición.
 De políticas: Incluyen guías básicas que sirven como
marco de actuación para realizar acciones, diseñar sistemas
e implementar estrategias.
 De contenido múltiple: Concentran información relativa
a diferentes tópicos o aspectos de una organización.
 De puestos: Precisa la identificación, relaciones, funciones
y responsabilidades asignadas a los puestos de una
organización.
 Por su contenido
 De técnicas: Detalla los principios y criterios
necesarios para emplear las herramientas técnicas
que apoyan la ejecución de procesos o funciones.
 De ventas: Compendio de información específica
para apoyar la función de ventas.
 De producción: Soporte para dirigir y coordinar
procesos de producción en todas sus fases.
 De finanzas: Respaldan el manejo y distribución
de los recursos económicos de una organización en
todos sus niveles.
Por su contenido
 De personal: Identificados como manuales de relaciones
industriales, de reglas del empleado o de empleo, incluyen
información sobre: Condiciones de trabajo y Organización
y control de personal
 De operación: Se utilizan para orientar el uso de equipos y
apoyar funciones altamente especializadas, su desarrollo
demanda un conocimiento específico.
 De sistemas: Apoyo para conocer el funcionamiento de
sistemas de información, administrativos, informáticos,
entre otros, de la organización.
Por su ámbito
 Generales
Contienen información general de una
organización, según su naturaleza, sector y giro
industrial, estructura, forma y ámbito de
operación y tipo de personal.
 Específicos
Concentran información de un área o unidad
administrativa de una organización; por
convención, incluyen la descripción de puestos.
 MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Contiene información detallada
referente a los:
Antecedentes, legislación,
atribuciones, estructura,
organigrama, misión y funciones
organizacionales.
 MANUAL DE ORGANIZACIÓN
1. Identificación
Logotipo, nombre, denominación y extensión del manual, lugar y fecha de
elaboración, número de páginas, sustitución de páginas, unidades responsables y
clave de la forma.
2. Índice o contenido
Relación de los capítulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento.
3. Prólogo y/o Introducción
Exposición de lo que es el manual, su estructura, propósitos, ámbito de aplicación
y necesidad de mantenerlo vigente.
 MANUAL DE ORGANIZACIÓN
4. Antecedentes Históricos
Descripción del origen, evolución y cambios significativos de la organización ó área
descrita.
5. Legislación o base legal
Contiene los ordenamientos jurídicos que norman las actividades de la Institución
(Constitución, tratados, leyes, convenios, reglamentos, decretos, acuerdos y circulares).
6. Atribuciones
Transcripción textual y completa del artículo y cláusula que explica las facultades conferidas
a la organización.
7. Estructura Orgánica
Descripción ordenada de las unidades administrativas de una organización según sus
relaciones de jerarquía
 MANUAL DE ORGANIZACIÓN
8. Organigrama: Representación gráfica de la Institución.
9. Misión: Guía o marco de referencia para orientas sus acciones y ser objetivos.
10. Funciones
Es la especificación de las tareas inherentes a cada una de las unidades administrativas de la
estructura orgánica.
11. Descripción de Puestos
Reseña del contenido básico de los puestos: relaciones de autoridad, responsabilidades,
funciones, relaciones.
12. Directorio
En el constan los nombres y puestos de las personas comprendidas en el manual.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
1. Identificación
Logotipo, nombre, denominación y extensión del manual, lugar y fecha de
elaboración, número de páginas, sustitución de páginas, unidades responsables y
clave de la forma.
2. Prólogo, introducción o ambos
Exposición de lo que es el manual, su estructura, propósitos, ámbito de aplicación
y necesidad de mantenerlo vigente.
3. Índice
Es la relación de los capítulos o apartados que constituyen el cuerpo del
documento.
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
4. Contenido
Lista de los procedimientos que integran el contenido del manual.
5. Objetivo
Explicar el propósito que se pretende cumplir con el procedimiento.
6. Áreas de aplicación o alcance de los procedimientos
Esfera de acción que cubre el procedimiento.
7. Responsables
Área, unidad administrativa o puesto que tiene a su
cargo la preparación, aplicación o ambas cosas del procedimiento.
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
8. Políticas o normas de operación
Criterios o líneas de acción formulados de manera explícita para orientar y
facilitar las operaciones que llevan a cabo las distintas instancias que
participan en el procedimiento.
9. Concepto
Palabras, términos de carácter técnico o formatos que se emplean en el
procedimiento.
10. Procedimiento (descripción de las operaciones)
Forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se
realizan en un procedimiento.
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
11. Diagramas de flujo
Representan de manera gráfica la sucesión de las operaciones de un procedimiento, el recorrido de
formas o materiales o ambas cosas.
12. Formularios o impresos (formas)
Formatos que se utilizan en el procedimiento y se adjuntan como apéndices.
13. Instructivos
Incluye el número de referencia al número consecutivo encerrado en un círculo en las formas; el título
que identifica al área, que es el nombre del apartado en el formulario donde se colocó el número
encerrado en un círculo y las instrucciones para su llenado, que es una breve descripción del texto que
se anota al llenar el formulario.
14. Glosario de términos
Es la lista y explicación de los conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido.
 PROCEDIMIENTO GENERAL PARA LA
ELABORACIÓN
DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Diseño del
proyecto

• Requiere de mucha precisión, los datos deben tener la mayor

exactitud y objetividad posibles para no confundir a quien los
consulta.
• Se debe poner atención en todas y cada una de las etapas de
integración, delineando un proyecto en el que se consignen todos
los requerimientos, fases y procedimientos que fundamenten la
ejecución del trabajo.
 La responsabilidad de conducir las acciones se debe
Responsables designar a un Coordinador General, auxiliado por
un equipo técnico integrado por líderes de proyecto,
asistentes y analistas, que dirija su diseño,
implementación y actualización.

Los responsables de preparar los manuales

Delimitación
del universo de administrativos tienen que definir y delimitar su
estudio universo de trabajo para actuar en forma lógica y
ordenada.

Es indispensable para conocer en forma general los

Estudio procesos, funciones y actividades que se realizan en
preliminar el área o áreas donde se va a actuar; se puede definir
la estrategia para levantar la información.
 Fuentes de
información

Referencia de las instituciones, áreas de trabajo, documentos, personas y

mecanismos de información de donde pueden obtenerse datos para la
investigación.

Organizaciones que trabajan

Instituciones coordinadamente o pertenecen al
mismo sector de la que es objeto Receptores de los productos y/o
de estudio. Clientes y/o
servicios que genera la
usuarios
organización.
Archivos de la • General.
organización • De las áreas de estudio.
Recursos computacionales que
Manejan información idónea Mecanismos permiten el acceso a intranet o
para percibir cualquier de extranet que sirven como
Directivos y
modificación del información soporte al
empleados
comportamiento de la estudio.
organización y su entorno.
 Preparación del proyecto
Es integrado de la siguiente manera:
PROPUESTA TÉCNICA, QUE DEBE INCLUIR:
• Naturaleza: tipo de manual que se pretende realizar.
• Alcance: área de influencia que abarca el manual en cuanto a ubicación en la estructura orgánica, territorial
o ambas.
• Justificación: demostración de la necesidad del manual en función de las ventajas que reportará a la
organización.
• Antecedentes: recuento de todos los manuales preparados con anterioridad.
• Objetivos: logros que se pretenden alcanzar.
• Estrategia: ruta fundamental necesaria para orientar los cursos de acción y asignación de recursos.
• Acciones: iniciativas o actividades necesarias para elaborarlo.
• Recursos: requerimientos humanos, materiales y tecnológicos necesarios para desarrollarlo.
• Costo: estimación global y específica de recursos financieros que requiere su elaboración.
• Resultados: beneficios que se espera obtener para mejorar el funcionamiento de la organización, el
posicionamiento de sus productos y/o servicios, la calidad de su cultura organizacional y las relaciones con el
entorno.
• Información complementaria: material e investigaciones que pueden servir como elementos de apoyo.
Programa de trabajo, que debe especificar:
• Identificación: nombre del manual.
• Responsable(s): unidad o grupo que tendrá a su cargo la elaboración del manual.
• Área(s): componentes de la estructura orgánica involucrados.
• Clave: número progresivo de las actividades estimadas.
• Actividades: pasos específicos que tienen que darse para captar y procesar los datos.
• Fases: definición del orden secuencial para realizar las actividades.
• Calendario: fechas asignadas para el inicio y terminación de cada fase.
• Representación gráfica: descripción del programa en cuadros e imágenes.
• Formato: presentación y resguardo del programa de trabajo.
• Reportes de avance: seguimiento de las acciones.
• Periodicidad: espacio de tiempo dispuesto para informar avances.
 Presentación del proyecto de manual
a las autoridades competentes
A los
participantes
• Intervienen directamente
en su aplicación, tienen la
obligación de conocer el
proyecto en forma
detallada.
• Responsable del manejo
de los recursos
económicos, de cuantificar
el costo del proyecto en
forma específica.
• Áreas de la organización,
para su sensibilización.
Al
responsable
Captación de
los datos
de su
autorización
Se debe obtener una
El proyecto debe lista del personal que va
someterse a la a participar en el
aprobación del titular levantamiento
de la organización o al de los datos,
responsable designado considerando la
para elaborarlo. magnitud y
especificaciones de las
cargas de trabajo.
 CAPTACIÓN DE LOS DATOS

Integrado el equipo se debe Observación Aplicado en el área física donde

capacitarlo para el manejo de directa se captan datos para los
Del personal medios de investigación y para manuales.
todo el proceso de preparación
del manual
Recursos computacionales que
• Registro de hechos útiles para Mecanismos permiten el acceso a intranet o
Levantamiento el manual de extranet que sirven como
de los datos • Aplicar un criterio de información soporte al
discriminación basado en el estudio.
objetivo establecido
Selección y análisis de Acceso al intranet o extranet
Investigación instrumentos con datos de Mecanismos para recabar datos dela
documental interés relacionados con el de organización (cuestionario,
manual, como bases jurídico- información cédula, entevista)
administrativas, diarios oficiales,
entre otros.
Integración de los datos
Los datos de las áreas involucradas
se deben ordenar y sistematizar para
preparar su análisis
- Resguardo: de la información en
equipos de cómputo y unidades de
disco externas, cintas o cartuchos.
Análisis de datos
Revisar minuciosamente los datos que se
captaron, con el fin de percibir con
detalle sus características esenciales, la
interdependencia de sus factores y las
prioridades para su tratamiento.
Se puede efectuar por medio de un
examen y de la evaluación
 La implementación del manual
representa el momento crucial
para traducir en forma tangible
las propuestas y
recomendaciones en acciones
específicas para elevar la
productividad, mejorar la
coordinación, agilizar el trabajo y
homogeneizar el conocimiento
de la dinámica y componentes
organizacionales.