Mayo 2017

TERMINOS DE REFERENCIA

LICITACION PRIVADA

TRANSPORTE DE PRODUCTOS YARA EN PRESENTACION BIG BAGS, EN SACOS

Y EN LITROS
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PRESENTACION BIG BAGS, EN SACOS Y EN LITROS 2017 5 26

TABLA DE CONTENIDO

1. INFORMACIÓN GENERAL .................................................. 4

• Objeto ......................................................................................................... 4
• Localización general del servicio ................................................................ 4
• Plazo........................................................................................................... 4
• Aclaraciones de la licitación ........................................................................ 4
• Cierre de la licitación .................................................................................. 5
• Vigilancia y control del servicio ................................................................... 5
• Forma de pago ........................................................................................... 5
• Interpretación y aceptación de los términos de referencia.......................... 6
• Garantía de cumplimiento........................................................................... 6
2. Alcance .......................................................................... 7

• Criterios generales...................................................................................... 8
3. Preparación y entrega de los documentos ........................... 10

• Costos por elaboración de la propuesta ................................................... 10

• Presentación y entrega de la propuesta ................................................... 10
• Correcciones, aclaraciones, modificaciones o retiro de la propuesta ..... 11
4. Requisitos de admisión de los licitantes ............................. 11

• Entrega de los documentos ...................................................................... 11

5. Documentos de la licitación.............................................. 11

5.1.1. Tabla de contenido ................................................................................... 11

5.1.2. Carta de presentación .............................................................................. 12
5.1.3. Valor de la propuesta................................................................................ 12
6. Evaluación de las propuestas ........................................... 12
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• Análisis legal ............................................................................................. 12

• Análisis técnico y financiero ...................................................................... 13
6.1.1. Experiencia específica de EL PROPONENTE ......................................... 13
7. Responsabilidades y obligaciones del proponente elegido...... 13

8. Anexos para entrega de la propuesta ................................. 14

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1. INFORMACIÓN GENERAL

• Objeto

Yara Costa Rica SRL, quien en adelante en este documento se llamará “Yara”, desea
seleccionar una o varias empresas de transportes de carga, quien en adelante se llamará EL
PROPONENTE, para contratar con ella, los servicios de: “transporte de productos Yara en
presentación Big bags (sacas), en sacos y en litros” para sus despachos a clientes .

• Localización general del servicio

Los servicios son requeridos, para movimiento de carga terrestre desde:

- Barranca, Puntarenas
- Búfalo, Limón
- Guápiles, Limón

hacia las regiones del territorio nacional donde sea requerida la entrega a clientes.

• Plazo

El plazo de los servicios requeridos en la presente licitación será de doce (12) meses,
contados a partir de la fecha de firma del acuerdo comercial con el PROPONENTE
ganador de la licitación o de alguno de sus destinos.

• Aclaraciones de la licitación

Dentro del plazo de entrega de la licitación y hasta diez (10) días hábiles antes de su
cierre, cualquier licitante podrá solicitar aclaraciones. Yara resolverá también por escrito,
las dudas expuestas, hasta siete (7) días hábiles antes de la fecha de cierre de la
licitación. La solicitud y respuesta a las aclaraciones, se harán conocer a todos los
participantes, vía email.

Si proceden las aclaraciones, se elaborará la adenda correspondiente. La aclaración o

respuesta que no conste en adenda, no podrá afectar los términos y condiciones de estos
términos de referencia

Las solicitudes de aclaración se deberán enviar a nombre de:

Ing. Ricardo Ballestero al correo: ricardo.ballestero@yara.com con copia a Lisseth
Gómez al email: lisseth.gomez@yara.com

La(s) aclaración(es) solicitada(s) no se tomará(n) como una ampliación del alcance

original, sino como complementación del mismo.
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• Cierre de la licitación

El plazo para la entrega de la propuesta se vence el Lunes 12 de Junio del 2017 a las
3pm

• Vigilancia y control del servicio

Yara ejercerá el control y la vigilancia de la ejecución de los servicios de transporte objeto

del acuerdo comercial, a través de un supervisor o encargado de transporte designado
para tal fin; el cual tendrá como funciones básicas las siguientes:

• Coordinar con el transportista la logística de carga y descarga de los productos.

• Monitorear la calidad del servicio mediante la supervisión directa de los tiempos y
volúmenes que se mueven desde el origen y el destino de acuerdo a lo esperado por
Yara.
• Velar por que los reportes y facturas del servicio sean de la calidad, puntualidad y
veracidad que especifica el acuerdo comercial y para beneficio de Yara.
• Ser el canal de comunicación permanente entre EL PROPONENTE elegido y Yara y
por ello, deberá ser notificado en primera instancia, de todos los aspectos técnicos,
administrativos y de seguridad relacionados con el servicio contratado.
• Planificar los pedidos del área comercial y coordinar las entregas al cliente final
comunicando en forma oportuna a EL PROPONENTE de las necesidades de transporte a
más tardar a las 4:00pm del día anterior de la carga.

Para cumplir estas funciones el supervisor podrá, en cualquier momento, exigir la

adopción de medidas que considere necesarias para mantener, durante la ejecución de
los servicios, las condiciones acordadas contractualmente.

• Forma de pago

Yara pagará el valor de los servicios de transporte al licitante electo, en forma quincenal
según el proceso de trámite de facturas de Yara para las entregas de producto a clientes
una vez recibidas a satisfacción la totalidad de los documentos incluyendo la factura. Los
valores a cancelar estarán ligados al costo de la propuesta.

EL PROPONENTE deberá presentar sus facturas para tramite obligatoriamente los días
lunes, sin que exceda los 12 días posteriores a la realización del transporte.

EL PROPONENTE puede sugerir una forma diferente de pago pero la aceptación de esta
propuesta queda a decisión de Yara.
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• Interpretación y aceptación de los términos de referencia

Con la presentación de la propuesta, EL PROPONENTE manifiesta que estudió los

términos de referencia para licitación con todos sus documentos anexos, que obtuvo las
aclaraciones sobre las estipulaciones que consideró inciertas o dudosas, que conoció la
naturaleza de los servicios, sus penalidades, sus costos asociados y su tiempo de
duración y que formuló su propuesta de manera libre, seria, precisa y coherente.

Todos los documentos de la licitación se complementan mutuamente, de tal manera que

lo indicado en cada uno de ellos se entenderá como indicado en los demás.

Las interpretaciones o deducciones que el proponente haga de lo establecido en los

términos de referencia, serán de su exclusiva responsabilidad. En consecuencia, Yara no
será responsable por descuidos, errores, omisiones, conjeturas, suposiciones, mala
interpretación u otros hechos desfavorables en que incurra EL PROPONENTE y que
puedan incidir en la elaboración de su propuesta.

El hecho de que EL PROPONENTE no se informe y documente debidamente sobre los

detalles y condiciones bajo las cuales deben ser ejecutados los servicios de transporte de
carga, no se considerará como excusa válida para formulación de eventuales
reclamaciones.

EL PROPONENTE deberá elaborar su propuesta de acuerdo con lo establecido en estos

términos de referencia y anexar la documentación exigida, teniendo en cuenta el objeto y
alcance del servicio a contratar, los precios, plazos, especificaciones técnicas, requisitos,
condiciones y demás elementos que pudieran influir directa e indirectamente en el cálculo
del valor de su propuesta, teniendo en cuenta que no se recibirán propuestas
incompletas.

• Garantía de cumplimiento

EL PROPONENTE elegido constituirá, a favor de Yara, pólizas de garantía otorgadas por

una compañía de seguros legalmente establecida en Costa Rica, con los siguientes
amparos, cuantías y vigencias:

Póliza de Responsabilidad Civil: Por cuantía equivalente al veinticinco por ciento (25%)
del valor total del acuerdo comercial y vigencia igual a su plazo y un año más.

Póliza de seguro de carga: Por cuantía equivalente a 15.000.000 (quince millones de

colones) por camión y vigencia igual a su plazo y un año más.

Yara aprobará las pólizas de garantía si las encuentra ajustadas a lo especificado (por
ejemplo, para su validez, es necesario anexar el recibo de cancelación de la prima de
cada póliza). En caso contrario, las devolverá al licitante, para que, dentro del plazo que
se le señale, haga las modificaciones y aclaraciones necesarias.
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2. Alcance

El alcance de los servicios a contratar consiste en una empresa nacional de transporte

terrestre para el transporte de productos Yara, con alto nivel técnico y económico para la
operación camiones y carretas planas y sus respectivos pilotos. Dicho servicio inicia en
alguna de las instalaciones mencionadas en el punto 1 y concluye en las instalaciones del
cliente.

El servicio contempla el siguiente alcances:

- El transporte de productos Yara que puede venir en presentación de: Tanquetas de

1000lts, 10Lts y 1lt, bolsas grandes (big bags) de 800kg a 1.2TM y/o sacos de 25kg, 45kg
o 50kg. Consignados a YARA COSTA RICA SRL.

La carga de producto es responsabilidad de Yara y la descarga de producto es

responsabilidad del cliente Yara.

El transporte es con destino a clientes Yara dentro del territorio nacional y es

responsabilidad del PROPONENTE.

- Traslado de producto entarimado

EL PREPONENTE está en la obligación de retirar tarimas o material de desecho

(llámese bolsones o sacos vacíos, envases vacíos del producto YaraVitas (con triple
lavado y perforados), y devolverlos al centro Yara de retiro en un plazo no mayor a 10
días hábiles.
- Deben firmar y llenar la boleta “YARA-INST-01 Boleta de salida de materiales a
clientes” cada vez que lleven o recojan materiales.
- De no devolver los materiales en los tiempos indicados, se procederá a facturársele
los mismas a un costo de 50 000 las tarimas c/u y 10 000 los bolsones c/u.
- En cada factura presentada por la empresa de transporte, debe adjuntar la boleta
“YARA-INST-01 Boleta de salida de materiales a clientes” como respaldo de la entrega de
los materiales devueltos; de no ser así se le retendrá el trámite hasta que cumpla con lo
solicitado.
- EL PREPONENTE solo podrá recibir materiales que sean propiedad de Yara, y está
en la obligación de revisar que lo devuelto por el cliente cumpla con esto. En dado caso
que algún chofer llegue a algún centro Yara con materiales de otros proveedores o bien,
con desechos de otro tipo, no se le recibirán y tendrá que devolvérselos al cliente
eximiendo a Yara de toda responsabilidad.

Para la confección de la propuesta, Yara proporcionara la lista de localidades (archivo

llamado “Propuesta Tarifas Transporte 2017-Kilometraje”) donde se encuentran las
fincas de clientes Yara y con la distancia aproximada a cada una de ellas. Esta lista es
parte integral de esta licitación. EL PROPONENTE debe entender que puede existir una
diferencia de +/- 10 kilómetros entre la distancia real y la distancia aproximada.
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EL PROPONENTE debe saber que el monto a pagar por cualquier redestino que se
solicite, será calculado en función del costo por kilómetro a la localidad más cercana al
redestino y este redestino no puede superar los 15 kilómetros

Descripción de los requisitos de las unidades:

- Carretas planas de 1, 2 y 3 ejes en excelente estado

- Llantas del cabezal y carreta en perfecto estado
- Sistemas de luces de freno y direccionales en perfecto estado y funcionamiento
- Lonas y eslingas en perfecto estado
- Alarma de retroceso
La propuesta debe presentarse el costo en colones por Kilómetro y según capacidades de
carga indicadas en esta tabla:

Precio x KM
Distancia
5 a 9.9TM 10 a 18TM 23 a 30TM
Unidades disponibles por carga 3 2 12
X km

- Costo por reparto (más de 2 fincas) por finca adicional

• Criterios generales

En general para el servicio de transporte de productos Yara, EL PROPONENTE

seleccionado deberá tener en cuenta los criterios generales que se incluyen a
continuación.

1. SEGURIDAD: Las unidades de transporte y sus choferes, deberán operar de forma

segura dentro y fuera de las instalaciones de Yara, garantizando que cumplen con las
normas de seguridad de Yara y sus estándares.

Requerimientos de Seguridad

Todo el personal de la empresa de transporte de carga asumirá los costos de equipo

de protección personal (casco, chaleco reflectivo, guantes y calzado de seguridad), conos
y cualquier otro equipo necesario para la operación dentro de las instalaciones de Yara,
así como dentro de las instalaciones de nuestros clientes. Los choferes deben vestir
camisa con mangas y pantalón largo. Buena presentación personal y buenos modales.

2. FUNCIONALIDAD: Comunicación constante con Yara a manera de cumplir con los

tiempos y volúmenes de producto en carga y descarga.

Para el servicio de transporte que se les invita a cotizar, EL PROPONENTE ganador

deberá tener la cantidad de unidades (carretas, pilotos, camiones, etc.) necesarias para el
transporte de producto y que en ningún momento el flujo se detenga. Para este fin, EL
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PROPONENTE es responsable de proveer las unidades necesarias (Propias o sub

contratadas) a fin de cumplir con el acuerdo comercial de transporte.

Cualquier falta de disponibilidad en unidades de transporte en el momento de ser

requerido puede ser motivo de multa al PROPONENTE de transporte por la demora que
pueda afectar a Yara, si el flete ya fue confirmado.

2.1 VISITA PROGRAMADA AL LUGAR DE EJECUCIÓN DEL SERVICIO

El PROPONENTE puede realizar una visita oficial a las instalaciones de Yara en Barranca
para observar el proceso de carga de camiones e instalaciones.

Esta visitada debe ser coordinada con el equipo de Procurement Yara y se pone como
fecha tentativa Viernes 2 de Junio a las 9am y hasta las 11am.

Todos los costos ocasionados con motivo de la visita son por cuenta del PROPONENTEy
éste asumirá todos los riesgos por pérdidas, daños o perjuicios a su persona, empleados
y propiedades y en ningún caso, el Contratante asumirá responsabilidad por estos
aspectos.

3. REPORTES: Cumplir con los reportes en forma mensual o anticipada a ser requerida
por Yara.

Semestralmente se debe enviar un reporte de revisiones preventivas de las unidades que

tiene al servicio del acuerdo comercial, para garantizar que las unidades se encuentran en
buen estado. Yara se reserva el derecho de verificar en los predios del PROPONENTE el
estado físico de las unidades así como de solicitar cualquier información adicional que
garantice la seguridad en la operación de transporte de su producto.

Debe estar anuente a las capacitaciones de sus pilotos. Cualquier cambio en los pilotos
de las unidades debe ser del conocimiento de Yara en forma inmediata.

4. PERMISOS LEGALES: Se debe tener en cuenta que EL PROPONENTE debe

asegurar que su empresa y sus camiones cuenten con todos los permisos y normas
legales exigidas por las instituciones de gobierno para las operaciones portuarias y de
tránsito terrestre.

Previo a iniciar con el servicio que se detallará en el acuerdo comercial, EL

PROPONENTE seleccionado deberá emitir:
- Reporte con los nombres de la parte administrativa y operativa
- Información teléfonos de contactos
- Información de teléfonos de emergencia
- Copia de las Licencias de conducir al día de los choferes
- Permisos de operación de su empresa de transporte: RTV, tarjeta de pesos y
dimensiones y las pólizas de cada vehículo, CCSS y riesgos del trabajo.
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- Copia de Cedula Jurídica, copia de la cédula del representante legal y copia de la

personería jurídica no mayor de tres meses.
- Si es persona física, debe presentar fotocopia de la cédula y documentos respectivos
- Debe contar con una correo electrónico y cuenta bancaria del sistema bancario nacional.

3. Preparación y entrega de los documentos

• Costos por elaboración de la propuesta

Serán a cargo de EL PROPONENTE, todos los costos asociados a la preparación y

presentación de su propuesta.

• Presentación y entrega de la propuesta

La propuesta deberá ser presentada en forma escrita, en idioma español, junto con todos
los documentos solicitados, salvo certificaciones especializadas las cuales serán avaladas
tal como se establece en el código de comercio.

La propuesta, deberá ser entregada en sobre cerrado dentro del plazo anunciado en
este documento, en oficinas de Yara Costa Rica, ubicadas en: 2do piso, Oficentro
Galicia, costado sur de la Pozuelo, La Uruca, San José en fecha Lunes 12 de Junio
del 2017 a las 3pm. El sobre debe estar rotulado de la siguiente manera:

Nombre de la empresa
“Licitación privada de Transporte de productos Yara en presentación Big bags, en
sacos y en litros”
Atención: Procurement Yara Costa Rica SRL

Los documentos serán entregados con todas sus páginas consecutivamente numeradas,
desde el primer folio, incluidas las hojas en blanco, totalmente legibles, en el mismo orden
en que se solicitan y firmados por el Representante Legal.

No se aceptarán propuestas enviadas por correo electrónico, fax o cualquier otro medio
telemático, ni las que sean presentadas con posterioridad a la hora de la fecha de cierre.

Al formular la propuesta, EL PROPONENTE acepta que estarán a su cargo todos los

impuestos, tasas, deducciones y contribuciones establecidos por las diferentes
autoridades fiscales y ambientales nacionales, departamentales o municipales y por lo
tanto, la omisión en el pago de cualquiera de ellos será de su absoluta responsabilidad.
En consecuencia, deberá informarse cabalmente sobre este aspecto y tenerlo en cuenta
al elaborar su oferta económica.
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• Correcciones, aclaraciones, modificaciones o retiro de la propuesta

Los licitantes no podrán corregir, adicionar, modificar o retirar sus propuestas, después de
la fecha y hora de cierre de la licitación.

4. Requisitos de admisión de los licitantes

Yara realizará los análisis legal, técnico y económico de las ofertas presentadas, con el fin
de determinar, de acuerdo a su conveniencia y a las exigencias de los términos de
referencia, cuál es la más favorable.

Los requisitos y documentos de admisión de la oferta, están determinados en este

documento.

Los licitantes actuarán bajo la modalidad de personas jurídicas, que se encuentren debida
y previamente constituidas, a la fecha de apertura de la invitación y deben:

• Tener solvencia jurídica para la presentación de la oferta

• Tener idoneidad profesional para la eventual celebración y ejecución del acuerdo
comercial
• No estar insolventes con pago de impuestos o suspendidos por el registro de Comercio
de Costa Rica

Yara se reserva el derecho de corroborar la autenticidad de los datos suministrados y se

entiende que con la presentación de la propuesta, EL PROPONENTE autoriza a todas las
entidades, personas o empresas que de una u otra forma se mencionen en los
documentos presentados, a suministrar la información que se requiera, a visitar sus
instalaciones o a solicitar información de cualquiera de sus empleados, en caso de
considerarlo necesario.

• Entrega de los documentos

La propuesta deberá ser entregada por una persona debidamente autorizada por el
Representante Legal de EL PROPONENTE.

5. Documentos de la licitación

EL PROPONENTE deberá presentar con la información indicada en los términos de

referencia, cada uno de los documentos que a continuación se relacionan, con el fin de
evaluar a los participantes, en igualdad de condiciones:

5.1.1. Tabla de contenido

Ésta deberá especificar los números de página donde se encuentra la información y los
documentos requeridos.
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5.1.2. Carta de presentación

Su constitución deberá hacerse de acuerdo con el modelo suministrado en el ANEXO 1
de este documento. Ésta deberá ser firmada por EL PROPONENTE, si es persona natural
o por el Representante Legal si es persona jurídica. La suscripción de la carta de
presentación hará presumir la aprobación, legalidad y conocimiento de todos los
documentos incluidos.

La omisión o la presentación incompleta de la información requerida, es subsanable en el

término que para el efecto le señale YARA so pena de rechazo de la propuesta, si no
cumple.

5.1.3. Valor de la propuesta

EL PROPONENTE debe presentar su propuesta cuya información no podrá adicionar,

modificar, suprimir o alterar, pues esta información se requiere para la comparación de las
propuestas. Las enmiendas en valores que aparezcan en el original de la propuesta,
deberán confirmarse con nota al margen y firma de EL PROPONENTE o de su
Representante Legal.

Los valores unitarios y globales que presente EL PROPONENTE en su propuesta, serán

los que correspondan a la fecha de presentación de la misma y deberán cubrir todos los
costos directos e indirectos necesarios para cumplir con los entregables y demás
obligaciones del acuerdo comercial.

Así, los errores y omisiones en ellos, serán responsabilidad absoluta y exclusiva de EL

PROPONENTE. Por lo tanto, a pesar de que EL PROPONENTE pueda demostrar la
omisión involuntaria de ciertos gastos, se mantendrán los valores propuestos, sin lugar a
reclamos o revisiones posteriores. No se considerará ningún rubro reembolsable.

6. Evaluación de las propuestas

Para la evaluación y clasificación de las propuestas se tendrán en cuenta los siguientes

aspectos:

• Análisis legal

En este análisis se determinará si las propuestas se ajustan a la Ley y a los términos de

referencia, solicitando las aclaraciones que se consideren pertinentes, las cuales serán
resueltas por cada licitante dentro del término que para el efecto se fije en comunicación
escrita por YARA, advirtiéndose que con la aclaración solicitada, no se podrá adicionar,
mejorar prorrogar o completar la propuesta.
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• Análisis técnico y financiero

Se efectuará conforme a los criterios que Yara determine a lo interno de sus operaciones.

6.1.1. Experiencia específica de EL PROPONENTE

Se evaluará la experiencia de EL PROPONENTE, a partir de la información que se

suministre en la oferta y en las certificaciones que la acrediten.
Las certificaciones deben contener como mínimo la siguiente información:
• Nombre del cliente
• Volúmenes transportados
• Valor del acuerdo comercial
• Fecha de inicio
• Fecha de terminación

7. Responsabilidades y obligaciones del proponente elegido

• Cumplir a cabalidad con lo requerido en el alcance del acuerdo comercial.

• Cumplir con los requisitos de experiencia y acreditación de la propuesta, descritos en el
presente Pliego y sus anexos.
• Cumplir con las normas de calidad y seguridad, exigidas por Yara.
• Cumplir con las normas gubernamentales legales, tributarias, de seguridad social, etc.
• Mantener estrecha comunicación antes, durante y después de la logística de transporte
de carga del producto Yara
• Cumplir con los demás términos del documento contractual firmado por las partes.

Actas de Reunión: EL PROPONENTE seleccionado se responsabilizará de elaborar

actas escritas de cada una de las reuniones que realice a nivel interno y externo, donde
aparezcan los puntos tratados con sus conclusiones y compromisos con Yara. Una
relación de actas codificadas y copia de las mismas, deberá ser entregada al supervisor o
encargado de transporte.

Seguridad Industrial y Salud Ocupacional: EL PROPONENTE seleccionado velará

porque su personal cumpla con todas las normas de seguridad ocupacional y seguridad
industrial de carácter nacional y en particular con las de Yara.

De igual forma, verificará que su personal cumpla con las normas para el ingreso y
permanencia dentro de las instalaciones de Yara, para lo cual deberá informarse
previamente y con la debida antelación de dichas normas.

Si durante el desarrollo y ejecución del acuerdo comercial, cualquiera de los empleados o

trabajadores de EL PROPONENTE seleccionado sufriera algún incidente dentro de las
instalaciones de Yara, aquél deberá diligenciar el debido informe y llevar el registro
estadístico de la accidentalidad y sus correspondiente investigación y presentará los
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informes y recomendaciones pertinentes para que no vuelva a suceder el evento que

indujo al incidente o accidente.

8. Anexos para entrega de la propuesta

• Anexo 1 Carta de presentación de la propuesta

• Anexo 5 Términos de referencia HESQ
• Anexo 6 PRO-F-06 Formulario Auto evaluación de Salud y Seguridad Ocupacional
debidamente lleno y firmado por el representante legal
• Anexo 7 Código de Conducta Proveedores Yara 2017 debidamente firmado
• Anexo 8 Condiciones Generales de Compra debidamente firmado
• Carta de presentación de la empresa en papel membretado y con detalle de la
historia de la empresa, años de experiencia, cantidad de equipos (cabezales y
carretas), experiencia, cartas de clientes con no menos de 3 meses de expedidas,
personería jurídica con no más de 3 meses de emitida y fotocopia de la cédula del
representante legal.
• Términos de referencia: “Licitación privada de transporte de productos Yara en
presentación Big bags, en sacos y en litros“ debidamente firmados en cada una
de sus hojas.