Actividad Evaluativa Eje N°4

Propuesta de comunicación y mejoramiento del clima organizacional

Presentado por:

Maria Angelica Espinosa Pinto

Presentado a:

Lyda Patricia Gil Cañon

Fundación universitaria Areandina

Facultad de ciencia administrativas, económicas y financieras
Administración de empresa
Aguachica, Cesar
2021
 INTRODUCCION

El ambiente donde una persona desempeña su trabajo diariamente, el trato que un jefe puede
tener con sus subordinados, la relación entre el personal de la empresa e incluso la relación
con los clientes, todos estos elementos van conformando lo que denominamos Clima
Organizacional, este puede ser un vínculo o un obstáculo para el buen desempeño de la
organización en su conjunto o de determinadas personas que se encuentran dentro o fuera de
ella, puede ser un factor de distinción e influencia en el comportamiento de quienes la
integran.

En suma, es la expresión personal de la «percepción» que los trabajadores y directivos se

forman de la organización a la que pertenecen y que incide directamente en el desempeño de
la organización.

Es en estos escenarios permanentemente se mantiene la eficacia, para que de esa manera se

pueda dar respuesta a los requerimientos de los clientes y a la fuerte acción de la
competencia.

El siguiente trabajo se desarrolla con el fin de presentar estrategias de comunicación y de

mejoramiento para el Banco Bogotá utilizando como herramienta un diagnostico donde se
identifiquen posibles falencias con el fin de mitigar las afectaciones del clima y la cultura
organizacional.

1
 PROPUESTA DE COMUNICACIÓN Y MEJORAMIENTO DEL
CLIMAORGANIZACIONAL

Indudablemente el mayor compromiso de las organizaciones empresariales es como

lograr la competitividad, Este compromiso, se deriva de la gran necesidad que tienen
las diferentes entidades en nuestro entorno, de adaptarse e integrarse a la variedad de
cambios y de necesidades dentro de la diversidad cultural, que surgen de las maneras
o formas de llevar a cabo acciones que sustenten la competitividad de las mismas en
la era de la información y tecnología, utilizando sistemas, métodos, herramientas,
procesos de trabajo que desarrolladas de manera efectiva y con base a las necesidades
de cada una de ellas y su fundamentación estratégica, generaran la competitividad
empresarial.

Las entidades financieras, para ser competitivas, necesitan urgentemente continuar

innovando y transformándose para hacer frente a los desafíos de la era digital. En el
entorno en constante cambio, la aparición de nuevas empresas tecnológicas y
empresas de tecnología financiera, el establecimiento de nuevos canales de relación
con los clientes y los cambios en el comportamiento de los clientes, con el fin generar
un proceso de cambio y mejora, además de optimizar la comunicación entre las áreas
y el clima organizacional.

Es por ello que nuestra propuesta es: Mejorar los sistemas de información y
tecnologías, esto quiere decir que debemos trabajar en administrar y asegurar la
información para mejorar la toma de decisiones y reducir los riesgos implementando
un sistema ERP, un software de planeación recursos empresariales. Cuando una
empresa adopta un ERP, toda la información de sus áreas y procesos queda integrada
en el sistema.

Esto permite el seguimiento completo a un proceso, adoptar este sistema de

planificación permitirá tener la información integrada de todas las áreas, en el
momento el Banco Bogotá no cuenta con éste sistema y cuando lo implemente va a
permitir que toda la organización hable un solo idioma por decirlo así , porque hay
situaciones que entorpecen el clima organizacional en la empresa algunas de éstas
son una comunicación inadecuada, falta de recursos para elaborar las diferentes

2
actividades y poca participación de los colaboradores en la planeación y ejecución de
las estrategias de la organización.

Cabe destacar en ésta última que, en el Banco Bogotá las áreas están separadas en
cuanto a información y como participarán los empleados en la planeación y ejecución
de las estrategias de la organización si las áreas están dispersas unas a otras.

3
 CRONOGRAMA

CRONOGRAMA DEL PROYECTO

ACTIVIDADE ENCARGADO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
S S ME ME ME ME ME ME ME ME ME ME ME ME
S S S S S S S S S S S S
1. La empresa
PLANEACIO elegida
N DEL SIESA, con la
PROYECTO. altadireccion
de la
empresa
encabezada
por el
gerente
conformaran                        
Presentar al un grupo de
equipo de implementa
trabajo de cion.
tu empresa
al consultor
que llevara
a cabo la
implementa
cion                        
Establecer
un
cronograma
de
actividades
y empatar el
mismo con
la agenda
de todos los
involucrado
s.                        
Armar una
bitacora de
compromiso
s
mandatorio
s para
arrancar el
proyecto sin
posibles
contratiemp
os o
sorpresas.                        
Preparar los                        

4
formatos de
cada uno de
los procesos
asi como los
datos
maestros
iniciales que
se
ingresaran
al sistema.
2. ANALISIS SIESA y el
DEL equipo de
PROYECTO implementa
ERP cion Banco                        
Definir los de Bogota.
alcances
especificos
del
proyecto.                        
Elaborar
diagramas
de flujo con
sus
procesos y
procedimie
ntos para
cada area
operativa.                        
3. DISEÑO SIESA y el
DEL equipo de
PROYECTO implementa
ERP. cion.                        
Configurar
la solucion
de acuerdo
a los
procesos,
procedimie
ntos y
requerimien
tos que en
la etapa
anterior se
definieron.                          
Mantener el
contacto
con los
asistentes
para validar
cualquier
duda que
                         

5
pudiera
surgir, ya
que en esta
etapa la
solucion va
tomando
forma para
quedar
adecuada a
las
necesidades
reales del
negocio.
4. PRUEBAS SIESA y el
DEL equipo de
PROYECTO implementa
ERP cion del
Banco
Bogota,
junto al
equipo de                        
Realizar facturacion y
escenarios despacho de
de las la sede
operaciones principal.
reales de la
empresa en
situaciones
que recreen
las
circunstanci
as del día a
día.                        
Revisión y
validación
de cada
proceso así
como de
casa
funcionalida
d de la
herramienta
y de la
informacion
que se
obtiene.                        

6
5. Se realizaran
CAPACITACI varios
ON PARA equipos de
UTILIZAR EL capacitación,
SISTEMA cada equipo
ERP conformado
por 2
personas
para que
capaciten el
personal en
las
diferentes
sucursales
del Banco
Bogota, en
total 58. El
proposito es
capacitar
todas las
areas:
Ventas,
facturacion,                        
distribucion,
Capacitar a
logistica,
todos los
contabilidad,
usuarios
tesoreria,
finales, aquí
cartera,etc.
la
motivacion
y
participacio
n de todos
los
involuvrado
s.                        
Encargar a                        
cada
usuario que
realice las
operaciones
diarias de
practica del
sistema, a
manera de
tarea, desde
ese día
hasta la
liberacion,
para
reforzar la
capacitacion

7
 brindada.
6. SIESA y el
LIBERACION equipo de
DEL implementa
PROYECTO cion del
Banco
Bogota,
junto al
equipo de
supervisores
,                        
Salir en vivo facturadores
para que el ,
personal contabilidad,
pueda hacer tesoreria,
uso de la logistica y
herramenta transporte.
en su
totalidad
con el
apoyo del
proveedor
en la etapa
inicial.                        
Iniciar un
proceso de
mejora
continua
con el fin de
optimizar el
trabajo y
obtener los
resultados
esperados
en la etapa
de la
preparacion
.                        

https://www.studocu.com/co/document/fundacion-universitaria-del-area-
andina/investigacion-de-proyectos/actividad-evaluativa-eje-4r-diagnostico-
empresarial/9800333

Figura 1: Elaboración propia, basado en Blog Corponet, Etapas de implementación de un

ERP o Sistema Administrativo Integral ; recuperado de;
https://blog.corponet.com.mx/etapas-de- implementacion-de-un-erp-o-sistema-
administrativo-integral

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 Procesos de Procesos operativos Procesos de post-venta
innovación

- Porcentaje de nuevos - Porcentaje de mermas - Tiempo de respuesta al

productos y/o servicios.
- Costos de desarrollo de
nuevos productos y/o
servicios
- Porcentaje de ventas de
nuevos productos y/o
servicios.
cliente
- Margen de productos
defectuosos - Costo de las reparaciones
- Devoluciones por producto - Cumplimiento de garantías
defectuoso
- Tiempos de fabricación
- Aprovechamiento de
activos

Tabla 1.Procesos internos

Fuente: Propia

● Perspectiva de Recursos Humanos:

La estructura de los principales indicadores de un BSC aplicado a Recursos Humanos se

basa en tres grandes tipos de factores:

● La satisfacción del empleado.

● La retención del empleado.
● La productividad del empleado.

Satisfacción

La satisfacción de los empleados y el buen clima laboral son cuestiones clave, y para
muchos expertos prácticamente imprescindibles para el aumento de la productividad y la
calidad de los procesos. Algunos indicadores para medir el grado de satisfacción son:

● Reconocimiento del trabajo bien hecho.

9
 ● Facilidad de acceso a la información y las herramientas necesarias para realizar
correctamente el trabajo.
● Iniciativas presentadas por el trabajador.
● Número de conflictos laborales y tiempo invertido en la resolución de los mismos.

Retención de talento

La retención de los trabajadores con más talento es otro aspecto fundamental en una
economía cada vez más globalizada y competitiva, puesto que el valor más preciado
de cualquier empresa hoy en día es, precisamente, su capital humano. El problema es
que los trabajadores mejor preparados son, precisamente, los que reciben mejores
ofertas de la competencia, por lo que hay que redoblar esfuerzos y tenerlos
constantemente motivados para evitar que se marchen.

Los siguientes índices son muy eficaces para evaluar el nivel de rotación y poner las
medidas oportunas en caso de que sea excesivo y no está alineado con los objetivos de
la empresa:

● Número de empleados que dejan la empresa.

● Promedio de rotación.
● Abandono de la empresa clasificado por motivos.
● Empleados que regresan a la empresa y nivel de desempeño.

Productividad

Finalmente, la productividad de los empleados también puede medirse atendiendo a factores

diversos como personal y tiempo necesario para realizar las tareas o costos y recursos
empleados. Estos serían algunos indicadores:

● Costos en nómina y otros conceptos.

● Personal necesario para la realización de determinadas tareas.
● Tiempo de realización de tareas.
● Costos en formación y capacitación de los empleados.
● Cantidad de tareas que son realizadas en un período de tiempo mayor al programado
por problemas de la administración del personal.

10
● Accidentes de trabajo.

3. Entrada de datos en el Excel

● Datos reales

Tabla 2. Perspectivas de datos reales Banco de Bogotá

Fuente: Propia

● Datos Objetivos

Tabla 3. Perspectivas de datos objetivos Banco de Bogotá

Fuente: Propia

4. Mapa Estratégico Banco de Bogotá

11
 Figura 1. Mapa estratégico Banco de Bogotá
Fuente: Propia

 Para mejorar la rentabilidad se deben aumentar las ventas

 Para aumentar las ventas se debe mejorar la satisfacción al cliente, fidelizar al cliente
y maximizar accionistas
 para mejorar la satisfacción al cliente se debe reducir tiempos administrativos
 para reducir tiempos administrativos se debe medir clima organizacional mediante
encuestas y promoción de talentos
 para promoción de talentos se deben implementar programas de capacitación.
 Para definir plan comercial se debe aumentar productividad y se deben aumentar las
ventas.
 Para aumentar la productividad se debe aumentar las ventas.
 Para promover recursos físicos y tecnológicos se debe maximizar accionistas y hacer
programas de capacitación.
 Para reducir gastos fijos se debe reducir activos y así se mejorar la rentabilidad.

5. Resultados del Balanced Scorecard Banco de Bogotá

Perspectiva Financiera:

12
Para el Banco Bogotá es muy importante conocer cómo está la parte financiera para saber el
proceso de 3 objetivos fundamentales que son, el mejoramiento de la rentabilidad, maximizar
sus accionistas y reducir los activos.

Fig
ura 2: Resultados Perspectiva Financiera
Fuente: Propia

En la gráfica podemos evidenciar la perspectiva financiera, aplicada en el BSC

correspondiente al mes de Diciembre del Banco de Bogotá, en el que basándonos en la
semaforización vemos que la reducción de activos (gastos) tiene un resultado excelente,
representando que el indicador está igual a la meta planteada y que el objetivo de reducción
de gastos se está cumpliendo.

También vemos que los objetivos de mejorar la Rentabilidad y maximizar los accionistas
están en amarillo, lo que nos indica que es aceptable, muestra el avance por debajo de lo
superado, pero podemos decir que vamos por buen camino con estos objetivos.

Perspectivas de Clientes:

El mes que el Banco de Bogotá genera más crecimiento en ventas es el mes de

Diciembre, evidenciando un considerable movimiento de ventas, de productos, la

13
 aprobación de créditos, compra de cartera, pagos o abonos, debido a que se
implementan estrategias de ventas para aprovechar la temporada decembrina que
sensibiliza al cliente en un estado de adquisición monetaria y de productos; donde el
sector empresarial bancario gestiona para cumplir los sueños y metas de sus clientes.

Figura 3. Resultados Perspectiva de Clientes

Fuente: Propia

Los datos reales que se observa en la gráfica es un movimiento en ventas de $999.999.

000.millones de pesos, el banco de Bogotá como perspectiva objetiva establece
$1.200.000.000 millones de pesos con un porcentaje del 83.3% de venta actual.

En cuanto a mejorar la satisfacción del cliente se observa un dato actual de 450, con un dato
objetivo de 470 reflejando un 95,7% del cumplimiento en la encuesta de satisfacción del
cliente.

Respecto a la fidelización del cliente el movimiento de los clientes que repiten en el registro
actual es de 3.078 y el dato objetivo al que quiere llegar es de 3.200 con un porcentaje de
96.2% donde el cliente continuamente regresa a adquirir productos al Banco de Bogotá.

Perspectiva de Procesos Internos

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En la perspectiva de procesos del banco de Bogotá del mes de diciembre correspondiente se
puede evidenciar lo siguiente respecto a sus 6 objetivos estratégicos.

Figura 4. Resultados Perspectiva de Procesos Internos

Fuente: Propia
Objetivo estratégico Indicador Datos Datos Porcentaje Semaforizació
reales objetivos % n
mes de para el mes
Diciembr de Diciembre
e

Promover recursos Totalidad de 3.078 4.078 75,5%

físicos y recursos
tecnológicos entregados

Definir plan Cobertura de 90 99 90,9%

comercial y las metas
distribución comerciales

Reducir gastos fijos Gastos fijos 499.999 479.459 95,7%

Aumentar Unidades 180 190 94,7%

productividad producidas por
persona

Reducir tiempos Tiempo 4 75,0%

administrativos dedicado por 5
gestión
Tabla 4. Resultados de perspectivas de procesos internos

Fuente: Propia

Por medio de la semaforización del BSC se puede evidenciar que la empresa tiene 2 falencias
leves en cuanto a Promover recursos físicos y tecnológicos y reducir tiempos administrativos,

15
por tal motivo se deben implementar planes de mejora, para así poder llegar a un equilibrio
en cuanto a eso objetivos. Si esto no se hace podría hacer que el Banco de Bogotá entre en un
estado de Declive.

Perspectiva de Recursos Humanos

Para el banco de Bogotá es de vital importancia brindar a sus trabajadores, un buen clima
laboral.

Brindar capacitaciones con el fin de que cada uno de ellos pueda explotar al máximo sus
cualidades, buscando que hagan su trabajo con dedicación y satisfacción.

Figura 5. Resultados Perspectiva de Recursos Humanos

Fuente: Propia

En el siguiente análisis se puede evidenciar la perspectiva de recursos humanos Aplicada en

el BSC correspondiente al mes de julio, el cual abarca 3 objetivos estratégicos, con sus
respectivos indicadores; arrojando así los siguiente Resultados.

Objetivo Indicador Datos Datos Porcentaje semaforización

estratégico reales objetivos %
mes de para el mes
julio de julio

promoción de Número de 310 410 75.6%

talentos empleados
seleccionados

16
 programas de número de 1.214 2.114 57.4%
capacitación empleados
capacitados

Medición del clima número de 11.480 11.980 95,8%

organizacional encuestas
mediante encuestas realizadas
Tabla 5. Resultados de perspectivas RRHH
Fuente: Propia

Por medio de la semaforización del BSC se puede evidenciar que la empresa tiene problemas
graves en cuanto a los programas de capacitación de los empleados y problemas leves en la
promoción de talentos por tal motivo debe de mejorar las estrategias aplicadas, para así
mismo obtener óptimos resultados, debido a que si no lo hace podría llevar a que la empresa
al fracaso.

6. Análisis del Rendimiento del Banco de Bogotá

Perspectiva Financiera:

Mejoramiento de la Rentabilidad

17
 Figura 6.Análisis de mejoramiento de la rentabilidad
Fuente: Propia

● Maximizar los Accionistas:

Figura 7.Análisis de maximizar los accionistas

Fuente: Propia

Reducir Activos:

Figura 8.Análisis de reducción de activos

18
 Fuente: Propia

Perspectiva de clientes

● Aumentar las ventas:

Figura 9.Análisis de Aumentar las ventas

Fuente: Propia

● Mejorar La Satisfacción Del Cliente

19
 Figura 10.Análisis de mejorar la satisfacción del cliente
Fuente: Propia

● Fidelizar el cliente

Figura 11.Análisis de fidelizar al cliente

Fuente: Propia

Perspectiva de Procesos Internos

● Promover recursos físicos y tecnológicos

20
 Figura 12.Análisis de promover recursos físicos y tecnológicos
Fuente: Propia

● Definir plan Comercial y Distribución

Figura 13.Análisis de definir plan comercial y distribución

Fuente: Propia

● Reducir Gastos Fijos

21
 Figura 14. Análisis de reducción de gastos fijos
Fuente: Propia

● Aumentar Productividad

Figura 15.Análisis de aumento de la productividad

Fuente: Propia

● Reducir tiempos Administrativos

22
 Figura 16.Análisis de reducción de tiempos administrativos
Fuente: Propia

Perspectiva de Recursos Humanos

● Promoción de talentos

Figura 17. Análisis de Promoción de talentos

Fuente: Propia

23
● Programas de capacitación

Figura 18. Análisis de programas de capacitación

Fuente: Propia

● Medir clima organizacional mediante encuestas

F
igura 19. Análisis de Medición de clima organizacional
Fuente: propia

24
 7. Iniciativas Estratégicas Banco de Bogotá

Figura 20. Iniciativas Estratégicas Banco de Bogotá

Fuente: propia

Conclusiones

● El Balanced Scorecard (BSC) es un sistema de evaluación del desempeño

empresarial que se ha convertido en pieza fundamental de para el desarrollo de la
estrategia empresarial, es una herramienta, para traducir, formular e implantar una
estrategia y comunicarla de manera más comprensiva a toda la organización.

● En conclusión, el Balanced Scorecard nos ayuda a establecer y enfocar las

estrategias de la empresa hacia el futuro; todo con el fin de poder convertir en realidad
la visión empresarial, esto se logra a través de la suma de los objetivos de cada una de
las cuatro perspectivas que nos propone mejorar el BSC.

25
● La razón principal de toda empresa es generar utilidades y ser rentables,
¿cómo se logra esto? Con clientes satisfechos ¿Cómo podemos satisfacer a nuestros
clientes?, Mejorando nuestros procesos internos, ofreciendo calidad en lo que el
cliente quiere y necesita. ¿Cómo logramos esto? A través del aprendizaje constante, la
retroalimentación y la corrección de nuestros errores para conseguir la excelencia.

● Se debe evaluar cuidadosamente la apertura de nuevas oficinas en zonas donde

el banco de Bogotá no tenga presencia, teniendo en cuenta el costo beneficio para no
incurrir en pérdidas que afecten el desempeño financiero del Banco.

Bibliografía

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estrategias-aumentar-competitividad-de-banca-tradicional.1.html
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agosto). Recuperado 11 septiembre, 2019, de
https://www.isotools.org/2015/08/14/aplicaciones-del-balanced-scorecard-
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● Estados financieros separados. (2018).Banco de Bogotá. Recuperado 12
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https://www.bancodebogota.com/wps/themes/html/banco-de-
bogota/pdf/relacion-con-el-inversionista/agenda-y-comunicados/asamblea-de-
accionistas/notas-estados-financieros-separado.pdf

26
● Desarrollando el Talento Humano para Crecer.(2018).Banco de Bogotá.
Recuperado 15 de Septiembre, 2019 de:
https://www.bancodebogota.com/wps/themes/html/banco-de-
bogota/pdf/relacion-con-el-inversionista/sobre-el-banco/informe-de-
gestion/2017/cap6-desarrollando-talento-humano-crecer.pdf
● Informe De Gestión. (2018). Banco De Bogotá. Recuperado 15 de Septiembre,
2019 de: https://www.bancodebogota.com/wps/themes/html/banco-de-
bogota/pdf/relacion-con-el-inversionista/sobre-el-banco/informe-de-
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● Fiduciaria Bogotá. Informes Económicos Mensuales. (2019).Recuperado 15
de Septiembre, 2019 de:
https://www.fidubogota.com/wps/themes/html/fidubogota/novedades.html

27