Auditoria Administrativa

Diagnóstico y presentación de la auditoria administrativa, de acuerdo con el análisis factorial

Actividad Evaluativa Eje 3

Presentado por:
Mario Alejandro Rodriguez Manjarres  

Docente:
Diego Leonardo Cruz Serrano
 

Fundación Universitaria del Área Andina.

Administración de Empresas
Bogotá
2020
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Contenido

Introducción………………………………………………………………………………………..3
1 Combinar los hallazgos y Diagnosticar…………….………………………………….………...4
a. ¿Cuál es la capacidad óptima para el logro de los objetivos?....................................................4
b. ¿Cómo se está ejecutando realmente el proceso de acuerdo con lo planeado?..........................7
c. ¿Qué factores no permiten que se logren los objetivos con claridad?.......................................10
d. ¿A qué factores debemos poner mayor atención?.....................................................................11
e. ¿Cuáles objetivos pueden alcanzarse en estas condiciones y cuáles no?..................................11
f. ¿Se debe examinar y conciliar con todo el equipo de auditores?..............................................12
2. Presentación del diagnóstico……………………………………………………………………13
a. Preparar los documentos para hacer el diagnóstico………………………………………….13
b. Indicar con claridad la problemática y los factores que la generan………………………….15
c. Exponer a las personas involucradas……………………………....…………………………15
d. Sugerir las decisiones para mejorar e impulsar que se hagan………………………………..16
3. Indique Ítems que la metodología exige………………………………………………………..17
Conclusión………………………………………………………………………………………...18
Referencias.……………………………………………………………………………………….19
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Introducción

La auditoría administrativa es una herramienta muy importante que ayuda a describir las

insuficiencias en las diferentes áreas de la organización, favoreciendo de esta manera, que logren

llevar a cabo una dirección más eficaz y eficiente.

De la misma manera, la auditoria administrativa ayuda a comprobar la capacidad de la

administración en todos los niveles dentro de una organización, y le da el beneficio de determinar

las áreas o aspectos en los que hay puntos débiles sobre los que se debería prestar especial

atención.

Estableciendo el análisis factorial a la Empresa como lo es la de Postobón SAS, se da a una

clase de métodos estadísticos con el propósito principal es sacar a la luz la estructura de una matriz

de datos. Se analiza la estructura de las interrelaciones entre un gran número de variables

dependientes e independientes. Es lo tanto en una técnica de reducción de datos dado que si se

cumplen con base al objetivo de la información incluida en la matriz de para determinar cuáles

serán los pasos por seguir en nuestra auditoría.

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1. Combinar los Hallazgos y Diagnóstico

Se expone la presentación de la empresa Postobón SAS, se detalla información del plan de

auditoría, objetivos, proceso de la auditoría y algunos obstáculos dentro del proceso.

Postobón SAS, ha alcanzado un gran impacto en el mercado durante los últimos años, es

una de las empresas líderes y admiradas en Colombia por su participación en la industria de

bebidas no alcohólicas. Tiene la capacidad de brindar productos en varias ciudades del país, con un

diseño especial y profesional. Dentro de la competencia inmediata se encuentra la empresa Coca

cola; pero, esta no ha sido un dificultad para que Postobón siga evolucionando y siendo una de las

marcas favoritas de los consumidores.

La fórmula, el sabor, el diseño  y los precios accesibles de los productos  es un factor

significativo que le genera ventajas con respecto a la competencia ya que, al ofrecer los productos

de alta calidad y aun precio cómodo puede ser obtenido fácilmente por el consumidor; además,

Postobón se caracteriza por la diferenciación de sus productos; Finalmente se logra la

comercialización por medio de los desiguales canales de distribución para llegar al consumidor

final, el canal más manejado por Postobón es el directo y ha generado efectos positivos.

a. ¿Cuál es la capacidad óptima para el logro de los objetivos?

Para el desarrollo de la auditoría, se requiere de recursos que permitan identificar y calcular

el funcionamiento de cada área, de lo anterior, la empresa cuenta con los recursos y/o documentos

que  han permitido el cumplimiento de esta, entre los cuales: estados financieros, manuales de

funciones, reglamentos internos, manuales procesos, manual de mantenimiento y prevención,

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protocolos de seguridad y salud en el trabajo, estructura organizacional, plataforma estratégica,

personal capacitado, infraestructura, equipos tecnológicos, maquinarias, entre otros.

La empresa Postobón SAS, cuenta con los recursos necesarios para cada que cada área

tenga un excelente funcionamiento y cumpla con los objetivos propuestos.

Dentro de los objetivos trazados por Postobón son:

Seguir liderando y teniendo un buen posicionamiento y recordación en el mercado.

Marcar la diferencia e innovación.

Seguir Ampliando su portafolio de productos y su sistema de distribución.

Cumplir con la plataforma estratégica establecida por la empresa.

Contar con el personal competente, comprometido y todos los recursos necesarios para

llevar a cabo su movimiento económico.

Alcanzar su meta propuesta de expansión y progreso del negocio central, modelo de

negocio multicategorica, innovación efectiva, expansión geográfica y desarrollo sostenible.

Por lo tanto, Postobón SAS para cumplir con sus objetivos cuenta con ciertos capitales en sus áreas

para lograr alcanzarlos, a continuación, se mostrará los recursos con lo que cuenta: 

Área Administrativa.

Los recursos con lo que cuenta la empresa para esta área son: estructura organizacional,

manual de funciones, definición de políticas, procesos, reglas y procedimientos, locación de

oficinas administrativas, culturas periódicos del impacto al medio ambiente,  equipos tecnológicos

y sistemas para guardar la información esencial, organización, dirección, distribución y control de

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las actividades empresariales, subsistemas,  útiles de papelería y representantes con un alto

liderazgo y compromiso.

Área Financiera.

La compañía Postobón realiza una buena planeación financiera, con el fin de cumplir con

sus metas planteadas, además, su contabilidad la llevan al día, y cumpliendo con las normas, las

cuales son las normas internacionales financieras y normas internacionales de contabilidad. 

Los documentos o recursos con los que cuenta esta área son: estados financieros, informes

mensuales y anuales, software contable, planeación financiera, implementación de las normas

contables, Contador, auxiliares, revisor fiscal, etc.

Área comercial.

En esta área posee recursos tales como: la estrategia comercial, el portafolio de mercancías,

diseño, precios, 71 centro de trabajos, 52 canales de repartición, 19 plantas fabricantes y para la

publicidad patrocina al deporte, educación, medio ambiente y anuncios publicitarios por diferentes

canales de televisión.

Área de producción.

Esta es una área fundamental para Postobón, ya que de esta depende que se elaboren las

mercancías y que cumplan con la satisfacción del consumidor, por eso cuenta con recursos tales

como: materias primas, maquinarias, vehículos, manuales de procedimientos para realizar el

proceso de producción eficazmente,  el personal idóneo, sistemas para el ingreso de productos,

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almacenamiento, logística, presupuesto, construcciones, edificaciones, y equipos, muebles y

equipos de cómputo, equipos de transporte, envases y empaques, activos de refrigeración,

dispensadores, implementación de sistema de gestión de calidad y programación de las

actividades, con el fin de sortear la escasez de los capitales y costos. 

Talento humano.

Postobón genera una cantidad de empleo, cuenta con 11.287 empleados de vinculación

inmediata, un buen sistema de Seguridad y salud en el trabajo realiza estímulos a los

colaboradores, préstamos, capacitaciones, equipos, evaluaciones de desempeño implementa

proceso de escogimiento del personal con el fin de contar con los mejores y capacitados. 

b. ¿Cómo se está ejecutando realmente el proceso de acuerdo con lo planeado?

El proceso de auditoría se está ejecutando de acuerdo con lo planeado, ya que la empresa

ha compensado suficientes comienzos de cada área para determinar si estás cumplen con los

estándares y metas determinadas; además, el funcionamiento se está desarrollando afín a los

objetivos alcanzar, puesto que se cuenta con los capitales suficientes para las actividades y

funciones.

Los factores que se están desarrollando acorde a lo planeado por la empresa son:

Mercadeo:

En este factor se ha podido evidenciar que se cuenta con una orientación para alcanzar

ciertas estrategias comerciales que ha planteado Postobón como: marcar la diferencia, innovar,
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prometer diferentes productos, los precios asequibles y hacer llegar los productos hasta el

consumidor final, por diversos canales de distribución en varias partes del país, además, cuenta

con el personal habilidoso encargado con el plan de marketing y así poder cumplir con las ventas

determinadas.

Actividad productora.

En este factor se ha evidenciado una organización, organización en la producción, en

verificar las operaciones de una forma eficiente y económica.

Productos y procesos:

En este factor se emplea correctamente, ya que la empresa cuenta con un proceso

estructurado para la fabricación de sus productos para lograr obtener una selección y diseño de

estos, además, los métodos adecuados que se deben realizar para su elaboración y cumplir con la

elaboración de la cantidad de   productos programados.

Política y dirección:

Este factor ha sido de gran importancia para la empresa, puesto que cuenta con una

estructura organizacional determinada y una plataforma estratégica que permite alcanzar objetivos,

también, existen normas, lineamientos que se deben efectuar y cuenta con directivos

comprometidos; por otra parte, en este factor se trata de inspirar a los colaboradores el sentido de

pertenencia y supervisar que las actividades se estén desarrollando de forma adecuada. 

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Medios de producción.

En este factor la empresa ha invertido en 15 plantas productoras, en infraestructura, en

maquinarias, herramientas y tecnología; además, cuenta con manuales para operar de manera

adecuada las maquinarias y sus respectivas reparaciones.   

Medio ambiente:

La empresa cumple con protocolos establecidos para mitigar los impactos ocasionados al

ambiente, por eso aplica las normas actuales, realiza diferentes diligencias para ejercer su

responsabilidad social. Cabe destacar, que a pesar de que la empresa adopte medidas, este será un

factor que obstaculice el funcionamiento de las operaciones de la empresa, puesto que se debe

estar actualizando en el levantamiento de nuevas normas para no ocasionar una huella negativa al

medio ambiente. 

Contabilidad y estadística.

En este factor se cuenta con la ejecución informes contables periódicos, con la asesoría de

un contador, se aplica las normas contables legales vigentes, ejecución de un software contable que

le permita   llevar una vigilancia de sus movimientos y manuales para el uso del software.            

Suministros.

En este factor la empresa cuenta excelentes proveedores, con un proceso patrón para la

admisión de las materias primas y protocolos de calidad, almacenamiento de manera conveniente,

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reportes de verificación de productos recibidos, sistematización de ingreso de productos,

investigación de ingreso de mercancía en el sistema, programación de carga de vehículos y de

entrega, planeación de carga del pedido y un gran abastecimiento.

c. ¿Qué factores no permiten que se logren los objetivos con claridad?

Los factores que no permiten que se logren los objetivos con claridad son: 

Medio ambiente.

  Por las lluvias, una condición que afecta directamente sobre el negocio de las bebidas, ya

que se vio impactada el consumo, disminuyó y la producción industrial estuvo a la baja.

 El desconocimiento de nuevas reglas y permisos para practicar sus actividades sin afectar

al medio ambiente.

Financiamiento.

 El cambio de régimen monofásico a plurifásico en el cobro del IVA, ya que esto afecta la

producción y ventas; ya que se estima que esta medida podría afectar un 10% del volumen.

(ley de financiamiento,2019).

 El nivel de endeudamiento que ha tenido la empresa debido a las obligaciones contraídas,

es decir, los créditos que han solicitado, con el fin de suplir con el presupuesto para llevar a

cabo el funcionamiento de la empresa.  

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Productos y procesos.

Otro factor en lo cual la empresa debe estar preparado, es el entorno político, ya que el

gobierno reglamentó la norma de Responsabilidad Extendida al Productor para envases y

empaques posconsumo, por lo cual año tras año deben implementar estrategias que ayuden al

medio ambiente y de paso que ayuden a minimizar costos de producción.

d. ¿A qué factores debemos poner mayor atención?

A uno de los factores que le debemos colocar mayor atención es al de medio ambiente por

medio del reutilizamiento, ya que esto ayuda a mitigar que el gobierno por decirlo de una manera

exija a las empresas a cuidar el medio ambiente de manera forzada, ya que muchas no lo hacen por

su propia virtud, por lo cual ayudaría a mantener el buen nombre de la compañía y que se siga

caracterizando por ser una de las empresas que ayudan más al medio ambiente.

e. ¿Cuáles objetivos pueden alcanzarse en estas condiciones y cuáles no?

Los objetivos que se pueden alcanzarse son:

 Efectuar con el propósito de la auditoría.

 Conocer los elementos que obstaculizan a la empresa y así realizar las medidas correctivas.

 Verificar si se están aplicando las políticas, lineamientos y procedimientos

establecidos.

 Evaluar el desempeño, compromiso y trabajo en equipo entre los colaboradores.

 Cumplir con la diligencia económica de la empresa.

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 Determinar la capacidad productiva y si las estrategias comerciales cumplen conforme al

plan de marketing.

 Analizar la complacencia del consumidor final respecto a los productos ofrecidos.

 Establecer las fortalezas y debilidades frente a la competencia.

Los objetivos que no pueden alcanzarse son:

 Estar al tanto realmente la situación financiera de la empresa.

 Conocer el patrimonio con el que cuenta la empresa.

 Mitigar los impactos ambientales producidos a la empresa.

 Establecer si la empresa es capaz de superar sus deudas.

 Estar renovados en las normas vigentes.

f. ¿Se debe examinar y conciliar con todo el equipo de auditores?

El auditor se contrató con la función específica permite establecer un dictamen sobre la

razonabilidad financiera de Postobón delante de los estado financieros, durante el proceso de

auditoría, se solicita confirmar los proveedores, un estimado de clientes, para determinar la

confirmación de cuentas aplazadas por pagar registradas en los libros contables de la compañía, es

de resaltar que las pruebas realizadas en la auditoria son de vital obediencia, lo cual indicarán

hallazgos y esto a la vez son emitidas por el auditor.

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2. Presentación del diagnóstico

Se prepararan los documentos para hacer el diagnóstico, posteriormente se indica la problemática y

los factores que la generan, exponiendo a las personas involucradas para sugerir en las decisiones

con el propósito de mejorar e impulsar que se hagan.

a. Se deben presentar los documentos para hacer el diagnostico.

CÓDIGO:
FORMATO INFORME AUDITORÍA F05-PRO-CIG001
ADMINISTRATIVA VERSIÓN 2

Nombre del proceso del área Auditoria

Coordinación de auditoría interna

RESPONSABLE (S)

Mario Alejandro Rodriguez Manjarres

EQUIPO AUDITOR

FECHA DE AUDITORÍA 18 de marzo de 2020

HALLAZGOS Y DIAGNOSTICO

Postobón SAS, ha alcanzado un gran impacto en el mercado durante los últimos años,
es una de las empresas líderes y admiradas en Colombia por su participación en la industria de
bebidas no alcohólicas. Tiene la capacidad de brindar productos en varias ciudades del país,
con un diseño especial y profesional. Dentro de la competencia inmediata se encuentra la
empresa Coca cola; pero, esta no ha sido un dificultad para que Postobón siga evolucionando y
siendo una de las marcas favoritas de los consumidores.

La fórmula, el sabor, el diseño y los precios accesibles de los productos es un factor

significativo que le genera ventajas con respecto a la competencia ya que, al ofrecer los
productos de alta calidad y aun precio cómodo puede ser obtenido fácilmente por el
consumidor; además, Postobón se caracteriza por la diferenciación de sus productos;
Finalmente se logra la comercialización por medio de los desiguales canales de distribución
para llegar al consumidor final, el canal más manejado por Postobón es el directo y ha
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OBJETIVO DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

Es la revisión de la ejecución y puesta en práctica de los sistemas, políticas y

procedimientos establecidos por la dirección, comprobar que todo esté puesto en marcha como
lo estipulan los objetivos de la empresa y ejecutar planes de mejoras en caso de ser necesario.
También, velar por el cumplimiento del programa de auditoría interna, el cual deberá tener en
cuenta los riesgos y evaluar integralmente la totalidad de las áreas de la compañía. Asimismo,
controlar por la planeación, ordenación y la transparencia de la información financiera se ajuste
a lo dispuesto en las normas contables.

AREA DE INTERVENCION
La principal área para la intervención de la auditoría es la Administrativa, para establecer
los procesos, políticas y lineamientos por parte de la gerencia, por otra parte, la financiera,
talento humano, producción y comercial, con el fin de comprobar que cumplan con la estructura
organizacional y ajustar el desempeño para lograr los objetivos propuestos.

Dentro de lo que identificamos hoy como Gestión de recursos humanos o gestión del

Capital Humano, uno de los componentes fundamentales es la evaluación del desempeño, esto

debido a que las organizaciones están obligadas a ser más eficaces y eficientes, tener mejores

estrategias de negocio y hacer más con menos con el fin de seguir siendo competitivos en el

mercado.
Las fuentes documentales básicas a las que se pueden acudir son:

 Acta constitutiva
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 Ley que ordena la creación de la organización

 Reglamento interno

 Reglamentación especifica

 Manuales administrativos

 Cuadros de distribución de trabajo

 Plantillas de personal

b. Indicar con claridad la problemática y los factores que la generan.

Al momento de verificar el área de intervención primordial el cual es el administrativo

podemos decir que no se estaba realizando un seguro proceso documental, esto hacia que se

perdiera información importante, de toda la alineación en general, así mismo podemos determinar

que en el área comercial y de repartición, aún hace falta elementos de última tecnología para su

óptimo desarrollo, en cuanto a lo financiero podemos decir que está ejecutando un proceso muy

completo ya que es una de las áreas con mayor capital humano competente para dar detalle de

cualquier inconveniente presentado, Postobón ha realizado una estrategia organizacional la cual

hace diferenciación de producto, dónde se encuentra encaminada en la innovación, la amplitud del

portafolio, el sistema de distribución propio a nivel nacional, que ha sido difícil ver igualar para

cualquier competidor, en este sentido las fortalezas logísticas mezcladas con la fortaleza de

innovación se han convertido en una fuente clave de ventaja competitiva para Postobón
Análisis: por medio de su logística logra ser la empresa más competitiva gracias al control de

algunas áreas que la forman, las cuales si miramos a nivel general el factor de riesgo es mínimo al
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evaluar la incertidumbre teniendo en cuenta que estás áreas constantemente entran en un plan de

mejora y seguimiento para responder la virtud organizacional.

c. Exponer a la personas involucradas

Profesor: Diego Leonardo Cruz Serrano

Directivos y área administrativa de la empresa Postobón

d. Sugerir las decisiones para mejorar e impulsar que se hagan

Al comprobar estás áreas afectadas en el proceso de auditoría realizado, que tiene como

objetivo la revisión del funcionamiento y procesos claves de Postobón y su nivel de cumplimiento

de la regla vigente en la materia, se aprecia una evolución generosa, acelerada entre 2019 y lo

transcurrido en el 2020, principalmente en la consolidación de procesos, limpidez y trazabilidad de

las decisiones apadrinadas.

Se recomienda avanzar en el progreso administrativo de las tareas confederadas a la

documentación y entrega de informes para impedir que este tipo de investigación se pierda o se

tenga difícil acceso a ella.

En cuanto a la repartición debería calcularse el ingreso de productos a nivel nacional de una

forma más detallada para su óptimo desarrollo y ejecución de inventarios.

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3. Indique Ítems que la metodología exige

Planear la Investigación
En este indicador para auditar la empresa se debe
realizar planear fases y tiempos además investigar
antecedentes.

Analizar el Tema
En este paso se va a indicar factores y funciones a
realizar y se procede a verificar la información que se
recibió de la empresa.

Examen de cada Factor

Aquí se va a observar que objetivos se plantearon y los
recursos con los que se cuenta esto con el fin de poder ver
con el tiempo si el proceso se está llevando como lo
planeado.

Combinar los Hallazgos y Combinar

Este paso permite ver con claridad cómo se está avanzando,
si los objetivos se están logrando y la auditoria se está
ejecutando claramente y eficazmente.

Diagnostico
Este paso es el decisivo y nos permite reconocer problemáticas
de la empresa de acuerdo a la recopilación de datos; Adicional
en este paso se proponen las decisiones y soluciones a tomar.
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Conclusiones

La auditoría realizada permitió conocer más allá la organización, detectar los problemas

internos de esta y ofrecer un paso a paso para solucionar y promover la mejoría en la organización,

así mismo se puede identificar las mejorías que tienen las auditorias en las empresas, teniendo en

cuenta las falencias que se pueden optimizar si se determinan a tiempo y que es fundamental

evaluar cualquier proceso necesario e indispensable para poder llevar un control de la misma. Por

eso, eso es de vital categoría que la empresa cuente con los recursos obligatorios para efectuar sus

objetivos y obtener una buena productividad.

Por otra parte, se puede concluir, que el análisis factorial permite determinar un conjunto

de factores, con el fin de valorar la eficacia y eficiencia con que opera la empresa, de lo antes

mencionado, una vez aplicado este método a la empresa Postobón, se logró determinar los factores

que no están permitiendo que esta cumpla con sus políticas y objetivos propuestos.
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Referencias

Postobon (S, F) quienes somos, recuperado de: https://www.postobon.com/la-compania/quienes-

somos

Benjamín, E. (2007) Auditoria Administrativa Gestión estrategia del cambio. Universidad

Nacional Autónoma de México, recuperado de:
https://cucjonline.com/biblioteca/files/original/1a85f884ea1f890592bdd5f941f5b715.pdf
Postobon (S, F) Informes de sostenibilidad, recuperado de:
https://www.postobon.com/sostenibilidad/informe-sostenibilidad

Duque O, (S, F) Auditoria Administrativa EJE 3, Fundación Universitaria del Área Andina.
Federico M (S, F) Análisis factorial y el diagnostico por Funciones, recuperado de:
https://www.academia.edu/14751224/ANALISIS_FACTORIAL_auditoriaadministrativai_130326
212920_phpapp02

Pérez S. (2013) Elaboración de un proceso de auditoria administrativa interna, Instituto

tecnológico de Colina

Conexionesan (2017) La auditoría administrativa una acción indispensable, recuperado de:

https://www.esan.edu.pe/apuntes-empresariales/2017/02/la-auditoria-administrativa-una-accion-

indispensable/

Diagnostico Administrativo (S, F) Sistemático, integral y Periódico.