Capacitación Profesional

Sistema de Gestión por Procesos

Sesión 2 de 4
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Conceptos Preliminares

• Proceso
• Metodología Helicoidal
• Empírica
• Feedback
• Reingeniería

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Gestión de una Organización

Toma de Decisiones
Gestión de la Información
Gestión de la Ejecución

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Gestión de una Organización
Actividades de Dirección, Monitoreo y Evaluación
Actividades de Planificación

Actividades Comerciales

Actividades
de
Producción

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Modelo de Gestión por funciones (empírica) de una Empresa
En cada área se desempeñan trabajadores que se especializan por actividades y funciones y cada una de estas (áreas) se
desenvuelve como una isla que comparte y contribuye con lo mínimo necesario.

Recursos
 Hrs-hombre Empresa
 Capital
 Know How
 Información Dirección Administración Logística Producción
 Tecnología Productos
 Insumos
 Materiales Bienes
 Suministros Entradas
Salidas Servicios
 Materia Prima
 Herramientas Bienes + Servicios
 Energía Recursos Tecnologías de
 Maq. y Equipos
Comercial Finanzas
Humanos la Información
 Locales
 Servicios básicos

Características:

a. Actividades empíricas y organizadas en base a criterio g. Ausencia de indicadores de ejecución

b. Dificultades para planificar y toma de decisiones intuitivas h. Ausencia de reportes de ejecución en tiempo real
c. Dificultades para la supervisión y control i. Procedimientos establecidos básicos
d. Dificultades para fidelizar a los colaboradores j. Niveles de productividad y rentabilidad discretos
e. Relaciones no sinérgicas entre áreas k. Generación de mermas no controladas
f. Plazos de cumplimiento desfasados l. Ausencia de software de gestión que integre todas las áreas
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Modelo de Gestión por Procesos de una Empresa

Proceso
Sucesión de actividades (u operaciones) que se ejecutan como una corriente (bajo ciertas
condiciones); consumiendo recursos tangibles e intangibles (hrs-hombre, insumos, equipos,
tecnología, capital, know how, etc.) hasta conseguir un determinado resultado.

ENTRADAS CORRIENTE DE
ACTIVIDADES SALIDAS
Ingreso de
Recursos Consumo de Resultados
Recursos

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Visión general del Modelo de Gestión por Procesos de una Empresa
Se ejecutan procesos en forma transversal a todas las áreas de la empresa consumiendo recursos hasta lograr producir
productos (bienes y/o servicios), funcionando integradamente. Se concentra en generar valor.
Recursos Empresa
 Hrs-hombre Gestión Ventas y Logistica Producción Finanzas Recursos
 Capital Marketing Humanos
 Know How
Procesos Comerciales
 Información Productos
 Tecnología
 Insumos Procesos Administrativos Bienes
 Materiales Servicios
Salidas
 Suministros Entradas Procesos Financieros Bienes +
 Materia Prima Servicios
 Herramientas
 Energía Procesos de Producción
 Maq. y Equipos
 Locales Procesos Logísticos
 Servicios básicos

Características:
a. Elimina el desperdicio de tiempo y trabajo. g. Optimiza la productividad y rentabilidad.
b. Favorece la fidelización de los trabajadores. h. Incrementa la satisfacción de clientes o usuarios
c. Supervisión y control mediante indicadores. i. Plazos de producción ajustados a la programación.
d. Genera sinergia entre áreas y trabajadores. j. Favorece el clima laboral óptimo.
e. Planeación y toma de decisiones correctas. k. Software de gestión que integra todas las áreas.
f. Reportes de ejecución en tiempo real. l. Manual de Funciones responde a procesos.
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Visión general del Modelo de Gestión por Procesos de una Empresa
Enfoque de Procesos
Dirección Producción Logística Finanzas Ventas RR HH

Líder de Supervisor de Operadores de

Proceso Proceso Proceso

Líder de Supervisor de Operadores de

Proceso Proceso Proceso

Líder de Supervisor de Operadores de

Proceso Proceso Proceso

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Implementación de un Sistema de Gestión por Procesos
Metodología Helicoidal

Enseñanza - aprendizaje que construye de manera gradual, cíclica y ascendente niveles superiores de
implementación del sistema de gestión por procesos, cada vez con mayor conocimiento y experiencia
consiguiendo una mejor comprensión del mismo.

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Implementación de un Sistema de Gestión por Procesos

Administración Sistema de Gestión

Empírica Desarrollo e por Procesos
Implementación Procesos óptimos
Actividades basados en
internas empíricas Indicadores

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Procedimiento general de Implementación de un Sistema de Gestión por Procesos

INICIO

Identificación y
Levantamiento de Elaboración de Corridas de
definición de Elaboración de
Información Herramientas de Reingeniería de prueba y
Macroprocesos y Organigrama
Documentaria y Gestión de los los Procesos subsanación de
Procesos e Organizacional
Operativa Procesos inconsistencias
Indicadores

Identificar y Implementación Elaboración del

Diagramación de
definir Áreas y del Sistema de Manual de Capacitación para
Macroprocesos y Feedback
Cargos Gestión por Operaciones y el uso
Procesos
Funcionales Procesos Funciones - MOF

FIN

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Metodología de Implementación de un Sistema de Gestión por Procesos
Paso 1: Levantamiento de Información general de la empresa
Paso 2: Identificación de Áreas de la Empresa
Paso 3: Levantamiento de Información de las Actividades actuales
Paso 4: Identificación y Diagramación de Macroprocesos
Paso 5: Identificación de Procesos
Paso 6: Definición de Indicadores de Procesos
Paso 7: Diagramación de Procesos
Paso 8: Elaboración de Herramientas de Gestión de los Procesos en Excel avanzado
Paso 9: Caracterización de los Procesos
Paso 10: Reingeniería de los Procesos
Paso 11: Elaboración de Organigrama Organizacional
Paso 12: Elaboración del Manual de Operaciones y Funciones – MOF
Paso 13: Elaboración del Reglamento Interno de Trabajo - RIT
Paso 14: Puesta en marcha de un Sistema de Gestión por Procesos
Paso 15: Reportes de Gestión de un Sistema de Gestión por Procesos
Paso 16: Subsanación de Inconsistencias
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Cronograma de Implementación de Gestión por Procesos

Ite
Etapa oct-16 nov-16 dic-16 ene-17 feb-17 mar-17 abr-17 may-17 jun-17 jul-17 ago-17 sep-17
m
1 Levantamiento de Información documentaria y operativa                        

2 Identificación de áreas y cargos funcionales                        

3 Identificación de macroprocesos, procesos e indicadores                        

4 Diagramación de macroprocesos y procesos                        

5 Elaboración de herramientas de gestión                        

6 Feedback y reingeniería                        

7 Implementación del sistema de gestión por procesos                        

8 Elaboración del diagrama organizacional                        

9 Elaboración del Manual de Operaciones y Funciones - MOF                        

10 Elaboración del Reglamento Interno de Trabajo - RIT                        

11 Corridas de prueba y subsanación de inconsistencias                        

12 Capacitacion para el uso                        

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Metodología de Implementación de un Sistema de Gestión por Procesos

Paso 1: Levantamiento de Información general de la empresa

 Clasificación Económica de la Empresa

 Productos (bienes y/o servicios)
 Situación Operativa
 Relación y condiciones con Proveedores
 Situación Administrativa
 Situación Financiera
 Situación Comercial
 Manejo de Recursos Humanos - Cargos de Confianza - Horarios
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Metodología de Implementación de un Sistema de Gestión por Procesos

Paso 2: Identificación de Áreas de la Empresa

Area Departamento

Dirección

Administración

Logistica Trabajar
Producción
en Excel

Operaciones

Inteligencia Comercial

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Metodología de Implementación de un Sistema de Gestión por Procesos

Paso 3: Levantamiento de Información de las Actividades actuales

Empresa
Area
Departamento
Nombre del Trabajador
Cargo Actual
Item Actividad Frecuencia
1
2
3
4
5
6
Trabajar
7
8
en Excel
9
10
11
12
13
14
15
16

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Metodología de Implementación de un Sistema de Gestión por Procesos

Paso 4: Identificación y Diagramación de Macroprocesos

Concepto de Macroproceso
Constituidos por las responsabilidades u objetivos de un sistema o de sus áreas componentes y están
conformados por un grupo de procesos que permiten mensurarlo.

Sistemas Macroprocesos
Salud Prestaciones Médicas
Político Elecciones de Gobernantes
Judicial Juicios civiles
Industrial Producción del Acero
Informático Elaboración de un Software
Educativo Enseñanza Escolar primaria
Logístico Transporte de Contenedores
Telecomunicaciones Telefonia Internacional
Financiero Otorgamiento de Créditos
Económico Recaudación Tributaria
Social Otorgamiento de Subsidios y Subvenciones

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Metodología de Implementación de un Sistema de Gestión por Procesos
Paso 4: Identificación y Diagramación de Macroprocesos
Macroproceso Financiero
Su objetivo es financiar la producción y vender rentablemente.
GESTIÓN DE
LOS RECURSOS
FINANCIEROS
(Asignación y
INPUTS Manejo)

• Recursos
OUTPUTS
• Requerimiento de
Financiamiento • Estabilidad financiera de la empresa
• Nivel inadecuado de OBTENCIÓN • Incremento del valor de la empresa
PLANEAMIENTO DE RECURSOS
cobranzas • Maximización de la rentabilidad
ECONÓMICO FINANCIEROS
• Costos de producción • Financiamiento adecuado de la
(Programación (Fuentes y
elevados producción y proyectos
Futura) Condiciones)
• Falta de liquidez • Satisfacción financiera de
• Deudas tributarias colaboradores
• Costos financieros • Tributación ordenada
elevados
CONTROL
FINANCIERO
(Evaluación de
Resultados y
Corrección de
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Desviaciones)
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Metodología de Implementación de un Sistema de Gestión por Procesos
Paso 5: Identificación de Procesos
Entradas y Salidas de los Procesos

• Procesos de Dirección • Procesos Operativos

• Procesos Administrativos • Procesos de Producción
• Procesos Logísticos • Procesos de Finanzas
• Procesos Comerciales • Procesos de Recursos Humanos

ENTRADAS SALIDAS

  Productos producidos

Recursos
Requerimientos
Corriente de  Necesidades satisfechas

 Necesidades Actividades 
Problemas resueltos
Requerimientos
 Problemas
 Ordenes de trabajo satisfechos
 Ordenes atendidas

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Metodología de Implementación de un Sistema de Gestión por Procesos
Proceso de Producción: Elaboración del Informe de Valuaciones de Inmuebles

Jefe Operaciones

Informe de
Valuaciones

Orden de
Trabajo

Analista

SALIDAS
Especialista
ENTRADAS
Inspector
de Campo

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Metodología de Implementación de un Sistema de Gestión por Procesos
Ejemplo de Proceso de Producción: Fabricación del Papel
Embobinado

Cocción
Blanqueado

Madera
Prensado y secado

Bobinas de papel

Papel reciclado

Refinado
SALIDAS
ENTRADAS www.syf.pe 21 de 23
Metodología de Implementación de un Sistema de Gestión por Procesos
Paso 5: Identificación de Procesos
Listado de Procesos
Area Macroproceso Proceso
Proceso de Ventas
Venta de bienes
Comercial
Venta de Servicios

Proceso de Adquisiciones

Logística

Servicio de Capacitación Profesional

Producción de Servicios

Trabajar
Producción

Proceso de Gestión de Cobranzas

Finanzas
en Excel
Proceso de Soporte Administrativo
Administración

Proceso de Gestión del Desempeño

Recursos Humanos

Proceso de Gestión de la Información

Tecnologias de la
Información

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Reflexión sobre lo tratado y su aplicación profesional

¿Diferencia entre Gestión empírica y Gestión por Procesos?

¿Diferencia entre Macroproceso y Proceso?

¿Reingeniería de los procesos?

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