Formación

Proceso Gestionar el
Relacionamiento con Proveedores
Estrategia de Liberación
ESTRATEGIA DE LIBERACIÓN

• BIENVENIDA
ESTRATEGIA DE LIBERACIÓN

• EXPECTATIVAS
 OBJETIVO DE LA FORMACION
Generar conciencia en cada una de las personas que participan en la estrategia
de liberación sobre su impacto dentro del proceso de compras de bienes
(materiales) y servicios no operativos; sus roles y responsabilidades al activar una
compra

• Ilustrar los procesos de negociación y compras para facilitar el entendimiento

en el negocio

• Fortalecer conocimientos y habilidades que permitan reconocer la importancia

de la estrategia de liberación como la herramienta definida por el negocio para
apalancar la solicitud de compras en el proceso comprar

• Reconocer los roles y las responsabilidades que cada usuario tiene frente a la
estrategia de liberación definida para su área y el impacto dentro del proceso
de compras.
 DISEÑO DE CONTENIDO TEMÁTICO

Modulo Modulo Modulo

Organizacional Normativo Técnico

8:00 a 11:30 am 11:30 am 12:30am 1:30 pm – 5:30 pm

 Modulo
Organizacional

PROCESO DE COMPRAS
ESTRATEGIA DE LIBERACION

MARCO ORGANIZACIONAL
AGENDA – MARCO ORGANIZACIONAL

Conceptualización en gestión por procesos

Proceso gestionar el relacionamiento con

proveedores

Estrategia de liberación (Modelo y roles)

Como realizar novedades de estrategia de

liberación
PROCESO DE COMPRAS
ESTRATEGIA DE LIBERACION

CONCEPTUALIZACION
GESTION POR PROCESOS
CONCEPTUALIZACIÓN

DE LO FUNCIONAL A LA GESTIÓN POR PROCESOS

Funcional Gestión por procesos

El foco esta en las áreas de la empresa El foco esta en los procesos orientados
hacia el cliente
CONCEPTUALIZACIÓN

GESTION POR PROCESOS

¿Qué es un proceso?

Secuencia de actividades relacionadas entre si que

transforman insumos o recursos en productos o
resultados con características definidas de una manera
programada y coordinada para lograr un objetivo
común.
GESTION POR PROCESOS
Cuales son los elementos de un proceso?

INSUMO/RECURSOS PROCESO RESULTADO CLIENTE

RECURSOS INSUMO Externo

Calidad

Oportunidad

Calidad Precio Interno

Oportunidad Seguridad

Precio Servicio

Seguridad

Son medios Servicio

que apalancan la
Proveedor
ejecución
Adecuada negociación
de las especificaciones del
insumo
CONCEPTUALIZACIÓN

Niveles de los procesos

Cadena de Valor Negocio Cárnico
Procesos que Direccionan
Planear el Negocio
PRIMER NIVEL -
Procesos orientados al Mercado
PROCESOS
Diseñar la
Gestionar
propuesta de Desarrollar Planear Ventas y Gestionar relacionamiento conMonitorear
el el desempeño en
relacionamiento conProducir Almacenar Transportar mercado el Mercado
valor al Productos Operaciones
Proveedores
Mercado
Gestionar
Procesos de apoyo
relacionamiento
Investigar productos y tecnología con Proveedores
Desarrollar el Capital Humano relacional y organizacional
Gestionar Activos
Administrar sistemas de Gestión
Gestionar Servicios de apoyo

SEGUNDO NIVEL - Comprar Materiales y Monitorear y Ajustar el

SUBPROCESOS Planear el proceso
Servicios Desempeño del Proceso

TERCER NIVEL -
ACTIVIDADES
PROCESO DE COMPRAS
ESTRATEGIA DE LIBERACION
PROCESO GESTIONAR EL
RELACIONAMIENTO CON PROVEEDORES
PROCESO GESTIONAR EL RELACIONAMIENTO
CON PROVEEDORES
Gestionar relacionamiento
con proveedores

Comprar Materiales y Monitorear y Ajustar el

Planear el proceso
Servicios Desempeño del Proceso

Planear compras

Negociar Materiales y
Servicios
Nuestro foco de
Pedir Materiales y revisión
Servicios

Evaluar gestión de
compras
 ACTIVIDAD 1

Que actividades se realizan para negociar una

compra de material o servicio?

Que actividades se realizan para comprar un

material y un servicio?

15 minutos
Negociar materiales y servicios
En materiales: En materiales:
Aprendiz -Auxiliar Coordinadores de Servicios Nutresa
Coordinadores de Servicios Nutresa
Analista- Coordinador – Jefe En servicios:
En servicios:
– Director- Gerente Coordinadores – Jefes – Directores – Gerentes
Aprendiz –Auxiliar- Analista
- Presidente

Identificar
Inicio Proveedores
proveedores viables
viables

Solicitud de
negociación
de material Solicitar
Identificar la o servicio Proveedores cotizaciones
Cotizaciones
necesidad viables a proveedores
viables

Proveedor
Cotizaciones mas viable
Definir proveedor
mas viable
Proveedor -Proveedor
mas viable seleccionado
Negociar con el
-Cotización
proveedor ajustada
Se alcanza un Si
acuerdo?

No -Contrato
Formalizar -Documento
acuerdo soporte

Fin
Pedir materiales y servicios
En materiales: En materiales:
Aprendiz -Auxiliar Coordinadores de Servicios Nutresa
Coordinadores de Servicios Nutresa
Analista En servicios:
En servicios:
Aprendiz –Auxiliar- Analista Coordinadores – Jefes – Directores – Gerentes
- Presidente
B Valorizar solicitud
Solicitud valorizada
(con proveedor y valor) Aprobar la solicitud
de material o de material o
Inicio servicio servicio

C A
Solicitud Crear pedido y Orden de
Realizar solicitud Solicitud de Transmitir al
aprobada pedido
de material o
material
o servicio
proveedor
Es aprobada?
Si
A
servicio
No

Monitorear el Notificar razón de Solicitud

Si Orden Estado del
El material o estado del rechazo rechazada
de pedido pedido
servicio tiene pedido
negociación?

D No C
El proveedor Si
Negociar material o
servicio alcanza el
acuerdo?
Recepcionar
No materiales y
servicios

No Existe otra
propuesta
Gestionar pagos
comercial?

D Si

B
PROCESO DE COMPRAS
ESTRATEGIA DE LIBERACION

ESTRATEGIA DE LIBERACIÓN
(MODELO Y ROLES)
 CONCEPTOS
ESTRATEGIA DE LIBERACION DE NEGOCIACIONES Y COMPRAS

• Mecanismo de control y aprobación que se vive dentro de la

negociación y la compra de un material y/o servicio, mediante
el cual se busca asegurar que los autorizadores adecuados
aprueben los documentos de compras (solicitud de pedido,
contrato marco y hoja de entrada de servicios) que se
registran en el ERP (SAP)
 ACTIVIDAD 2
• Escribamos que tanto sabemos de …

Solicitud de pedido. Solped

Pedido de compra – Orden de pedido
Entrada de mercancía- Migo
Hoja de entrada de servicio - HES
Registro preliminar de factura
Contrato Marco
Cuales son los roles de la estrategia de liberación
y que hace cada uno
 APAREAMIENTO
A. Es un documento en el cual se registra el recibo de una
____ factura o documento de cobro de un proveedor por el
suministro previo de un bien (material) o servicio.
1.Solicitud de pedido (SOLPED)
B. Es un documento en el cual se especifica a un proveedor,
luego de autorizada la solicitud, la necesidad de suministrar
2.Orden de pedido o pedido de ____ un bien (material) o servicio de características específicas,
compra o pedido: para cierto periodo de tiempo.

3.Entrada de mercancía - Migo C. Es un documento en el cual se registra el recibo a

____ satisfacción de un servicio prestado por proveedor a un área
o proceso del negocio.

4.Hoja de Entrada de Servicios (HES):

D. Documento en el cual se especifica a un “Comprador” la
____ necesidad de adquirir un bien (material) o servicio de
5.Contrato marco o pedido abierto características específicas, en cierto periodo de tiempo.

E. Documento en el cual se registra el recibo o ingreso de

6.Registro preliminar de factura: ____ un bien (material) proveniente de un proveedor a un
almacén o a un área de la compañía.

F. Es un documento en el cual se especifica un monto de

____ dinero a ser consumido en un periodo de tiempo,
usualmente mayor a tres meses en una sola vigencia .
 APAREAMIENTO
A. Es un documento en el cual se registra el recibo de una
__6_ factura o documento de cobro de un proveedor por el
suministro previo de un bien (material) o servicio.
1.Solicitud de pedido (SOLPED)
B. Es un documento en el cual se especifica a un proveedor,
luego de autorizada la solicitud, la necesidad de suministrar
2.Orden de pedido o pedido de __2_ un bien (material) o servicio de características específicas,
compra o pedido: para cierto periodo de tiempo.

3.Entrada de mercancía - Migo C. Es un documento en el cual se registra el recibo a

_ 4_ satisfacción de un servicio prestado por proveedor a un área
o proceso del negocio.

4.Hoja de Entrada de Servicios (HES):

D. Documento en el cual se especifica a un “Comprador” la
__1_ necesidad de adquirir un bien (material) o servicio de
5.Contrato marco o pedido abierto características específicas, en cierto periodo de tiempo.

E. Documento en el cual se registra el recibo o ingreso de

6.Registro preliminar de factura: __3_ un bien (material) proveniente de un proveedor a un
almacén o a un área de la compañía.

F. Es un documento en el cual se especifica un monto de

__5_ dinero a ser consumido en un periodo de tiempo,
usualmente mayor a tres meses en una sola vigencia .
ROLES DE LA ESTRATEGIA DE LIBERACIÓN
Son los diferentes actores que participan en el flujo de trabajo de aprobación de una compra
Cada rol tiene un alcance definido.

Dentro de la estrategia existen 7 roles

Negociador de Receptor de
Solicitante Contrato marco hoja de entrada
del servicio

Liberador de
Comprador Liberador de hoja
contrato marco
de entrada de servicio

Aprobador
Responsabilidades de los actores en la estrategia de liberación
Solicitante :
Es la personas que activa a través del sistema la
necesidad de compra de un material o servicio
(crea SOLPED’s)
Tiene entre otras las siguientes
responsabilidades:
Ingresar la información básica del material o
servicio que se requiere
Seleccionar, para cada nivel de aprobación las
personas que deben autorizar la compra del
material o servicio que se requiere, de
conformidad con lo establecido en la Política
General de Egresos y el Modelo de Estrategia de
Liberación de Negociación y Compras.
Comunicar al comprador la autorización para
crear una orden de pedido
Cargos delegados para ejecutar el rol:
Analistas- Aprendices -Soportes
Administrativos -
Auxiliares
Comprador :
Es la persona que recibe a través del sistema, la
necesidad de compra de un material o servicio
Tiene entre otras las siguientes responsabilidades
sobre la compra:
Valorizar la SOLPED (registra el precio de compra)
Seleccionar el proveedor (fuente de
aprovisionamiento) que suplirá la necesidad
Convertir la SOLPED en una orden de pedido
Monitorear el estado de la atención de órdenes de
pedido hasta que llegue al cliente final
Cargos delegados para ejecutar el rol
EN SERVICIOS
Analistas- Aprendices -Soportes
Administrativos -
Auxiliares
Cargos delegados para ejecutar el rol
EN MATERIALES
Comprador servicios nutresa
Responsabilidades de los actores en la estrategia de liberación
Aprobador :
Es la persona que autoriza, en el sistema , la
adquisición de un bien (material) o servicio
especificado en una SOLPED
Tiene entre otras las siguientes responsabilidades :
Validar que la información contenida en la SOLPED
corresponda con la Necesidad del Negocio y esté
direccionada a los Centros de Costos adecuados.
Aprobar o rechazar las SOLPED’s

Cargos delegados para ejecutar el rol:

Coordinadores –
Directores Gerentes –
Jefes
Presidente
N1
N2 N3
Responsabilidades de los actores en la estrategia de liberación

Negociador de contrato marco : Liberador de contrato marco :

Es la persona que registra en el sistema un
contrato marco
Tiene entre otras las siguientes
responsabilidades:
Ingresar la información básica del bien
(material) o servicio que se requiere
Seleccionar la persona que deben autorizar el
contrato marco, de conformidad con lo
establecido en la Política General de Egresos y el
Modelo de Estrategia de Liberación de
Negociación y Compras.
Es la persona que aprueba, a través del sistema, lo
contenido en un contrato marco
Tiene entre otras las siguientes responsabilidades:
Validar que la información contenida en la contrato
marco corresponda con la Necesidad del Negocio
(Cantidad, Valor, Vigencia, …)
Aprobar o rechazar los Contratos marco

Cargos delegados para ejecutar el rol:

Cargos delegados para ejecutar el rol:

Analistas-
Directores-
Aprendices -
Gerentes
Soportes
Administrativos
-
Auxiliares
 Responsabilidades de los actores en la estrategia de liberación

Receptor de HES : Liberador de HES:

Es la personas que crea en el sistema una HES.
Tiene entre otras las siguientes
responsabilidades:
 Cotejar los valores contenidos en la factura
con los valores de la orden de pedido y en
caso de encontrar diferencias notificar al
responsable en el área
 Seleccionar la persona que deben aprobar
la HES, de conformidad con lo establecido en
la Política General de Egresos y el Modelo de
Estrategia de Liberación de Negociación y
Compras.
Es la personas que certifica, a través del sistema, que el
servicio prestado por el proveedor se recibió a
satisfacción de los interesados y da vía libre para que se
pague al proveedor.
Tiene entre otras las siguientes responsabilidades:
 Verificar que la información contenida en la HES
corresponda con lo aprobado en la SOLPED.
 Aprobar o rechazar la HES

Cargos delegados para ejecutar el rol: Cargos delegados para ejecutar el rol:

Analistas - Coordinadores –
Aprendices - Jefes
Soportes
Administrativos -
Auxiliares
 MODELO DE NIVELES CARGOS PARA LA ESTRATEGIA

MATERIALES
Rol liberador
Rol solicitante Rol comprador N1 N3
N2

•Puntos de servicio •Compradores •Jefes

•Auxiliares Servicios Nutresa •Coordinadores •Directores •Gerentes
•Analistas
•Aprendices

SERVICIOS
Rol liberador Rol receptor Rol
Rol Negociador Rol Rol
Rol Liberador de Hes Liberador Hes
contrato Marco solicitante comprador N1 N2 N3
contrato Marco

•Puntos de servicio •Puntos de servicio •Puntos de servicio •Puntos de servicio •Jefes

•Jefes
•Auxiliares •Auxiliares •Auxiliares •Directores •Gerentes •Auxiliares •Coordinadores
•Directores •Coordinadores
•Analistas •Analistas •Analistas •Analistas
•Aprendices
Como la herramienta SAP
apalanca la compra?
Negociar materiales y servicios
En materiales: En materiales:
Aprendiz -Auxiliar Coordinadores de Servicios Nutresa
Coordinadores de Servicios nutresa
Analista- Coordinador – Jefe En servicios:
En servicios:
– Director- Gerente Coordinadores – Jefes – Directores – Gerentes
Aprendiz –Auxiliar- Analista
- Presidente

Identificar Proveedores
proveedores viables
Inicio viables

Solicitud de
negociación
de material Solicitar
Identificar la o servicio Proveedores cotizaciones Cotizaciones
necesidad viables a proveedores
viables

Proveedor
Cotizaciones Definir mas viable
proveedor mas
viable
Proveedor Proveedor
mas viable Negociar con el seleccionado
proveedor
Cotización
Se alcanza un Si ajustada
acuerdo?

No
Formalizar
Contrato
acuerdo
Documento soporte

Fin
Como la herramienta SAP apalanca la negociación?
En materiales: En materiales:
Aprendiz -Auxiliar Coordinadores de Servicios Nutresa Coordinadores de Servicios Nutresa
Analista- Coordinador – Jefe En servicios: En servicios:
– Director- Gerente Aprendiz –Auxiliar- Analista Coordinadores – Jefes – Directores – Gerentes
-Presidente
ROL NEGOCIADOR (ROL LIBERADOR DE CONTRATO MARCO)

Identificar
Proveedores
Inicio proveedores viables
viables

Solicitud de
negociación
de material Solicitar
Identificar la o servicio cotizaciones Cotizaciones
Proveedores
necesidad a proveedores
viables
viables

Proveedor
Cotizaciones Proveedor seleccionado
Definir mas viable Negociar con el
proveedor mas Cotización
proveedor
viable ajustada

Contrato
Se alcanza un Si Formalizar
acuerdo? acuerdo Documento
soporte
No
Si Se trata de un Noi
SAP servicio continuo? Fin
Registrar
negociación
SAP
Aprobar
negociación
Como la herramienta SAP
apalanca la negociación?
Comprar materiales y servicios
En materiales: En materiales:
Aprendiz -Auxiliar Coordinadores de Servicios Nutresa
Coordinadores de Servicios Nutresa
Analista En servicios:
En servicios:
Aprendiz –Auxiliar- Analista Coordinadores – Jefes – Directores – Gerentes
- Presidente
B Valorizar solicitud
Solicitud valorizada
(con proveedor y valor) Aprobar la solicitud
de material o de material o
Inicio servicio servicio

C A
Crear pedido y
Realizar solicitud Solicitud de Solicitud Transmitir al Orden de pedido
de material o
material aprobada
proveedor
Es aprobada? A
o servicio Si
servicio
No

Monitorear el Notificar razón de Solicitud

Si Orden
El material o estado del Estado del rechazo rechazada
de pedido
servicio tiene pedido
pedido
negociación?

D No C
El proveedor Si
Negociar material
o servicio alcanza el
acuerdo?
Recepcionar
No materiales y
servicios

No Existe otra
propuesta
Gestionar pagos
comercial?

D Si

B
Como la herramienta SAP apalanca la compra?
En materiales: En materiales:
Aprendiz -Auxiliar Coordinadores de Servicios Nutresa Coordinadores de Servicios Nutresa
Analista En servicios: En servicios:
Aprendiz –Auxiliar- Analista Coordinadores – Jefes – Directores – Gerentes
-Presidente
ROL SOLICITANTE ROL COMPRADOR ROL LIBERADOR
SAP
B Valorizar solicitud
Solicitud valorizada
(con proveedor y valor)
de material o SAP

Inicio servicio Aprobar la solicitud

de material o
C SAP A SAP
servicio
Solicitud de
material Crear pedido y
Realizar solicitud Solicitud Transmitir al Orden de pedido
o servicio
aprobada
de material o proveedor
servicio
Es aprobada? A
SAP Si

Monitorear el No
Orden
El material o Si de pedido estado del Estado del
servicio tiene pedido
pedido Notificar razón de Solicitud
negociación? rechazo rechazada
No
D
El proveedor
Negociar material alcanza el
Si C
o servicio acuerdo?
Recepcionar
No materiales y
servicios

No Existe otra
propuesta Gestionar pagos
comercial?
D Si

B
Que se debe tener en cuenta para que el proceso de gestión de pagos
se active correctamente?
Gestionar
pagos
Para gestionar el pago se requiere:
Enviar factura por parte del proveedor
a la oficina de gestión documental de la
región
Estas En la factura se debe adicionar el
claridades numero de orden de compra
se las debe
dar el
comprador de
servicios al
Esta proveedor
dos condiciones :
Agilizan la gestión de la factura
Facilitan a gestión documental indexar la factura a la orden de compra correspondiente
Conocer a que receptor de HES deben enviar la imagen para iniciar proceso de recepción de
HES Rol liberador Rol receptor Rol
de Hes Liberador
Rol Negociador Rol Rol
Rol Liberador N1 Hes
contrato Marco solicitante comprador N2 N3
contrato Marco
 Resumiendo…
FLUJO DE APROBACIÓN

MATERIALES

Rol liberador
Rol solicitante Rol comprador Rol comprador Rol comprador
MIGO
Entrada de
N1 N2
Solicitud de pedido Solicitud valorizada
N3 Orden de pedido Monitoreo del pedido mercancía
Solicitud aprobada
1 2 3 4 5 6
 Resumiendo…
FLUJO DE APROBACIÓN
3
SERVICIOS 2
Rol liberador
Rol comprador 4
Rol comprador
1 Rol solicitante
N1 N2 N3
Solicitud valorizada Solicitud aprobada
Orden de pedido
Solicitud de pedido
B
Confirmación del servicio
Liberación negociación
(activa automáticamente MIGO) Rol comprador
5
6
7
Rol Rol receptor Monitoreo del pedido
Rol Negociador liberador de Hes de Hes

A
Registro de negociación Recepción de Hes
Aprobación de Hes
Modelo de cargos en la estrategia
(Por Gerencia / Dirección)
DHO/ DH
Estrategia de liberación del área
Campos a diligenciar en el archivo Ruta de consulta:
Nombre de Material
Gerencia Area Material / Servicios
o Servicio
http://ncsov013/gm/folder-1.11.16766

Negociador Contrato Marco

Cargo Nombres y apellidos Cedula Usuario SAP

Liberador de contrato Marco

Cargo Nombres y apellidos Cedula Usuario SAP

Solicitante Nombre Cedula Usuario SAP

Comprador Nombre Cedula Usuario SAP

Aprobador Nivel 1 Nombre Cedula Usuario SAP

Aprobador Nivel 2 Nombre Cedula Usuario SAP

Aprobador Nivel 3 Nombre Cedula Usuario SAP

Receptor de HES Nombre Cedula Usuario SAP

Liberador de HES Nombre Cedula Usuario SAP

Estrategia de liberación del área

http://ncsov013/gm/folder-1.11.16766

En esta ruta la encontraran después de la formación.

Cuando salga en vivo
 Que hemos aprendido hasta el momento de
estrategia de liberación?

Que es Conceptos Roles de la Modelo de

niveles de cargo
estrategia de generales de estrategia
En la estrategia
liberación la estrategia por Rol

Como la Estrategia
(herramienta SAP)
apalanca el
proceso

Cual es la estrategia Modelo de cargos

de liberación del (por Gerencia –
negocio cárnico
(Excel de la estrategia
Dirección )que
por Gerencia – participan en la
Dirección) estrategia
 Donde podemos encontrar la información?
Que es Conceptos Roles de la Modelo de
niveles de
estrategia de generales estrategia cargo
liberación de la En la estrategia
estrategia por Rol

Como la
Estrategia
(herramienta
sap)
apalanca el
proceso
Cual es la
estrategia de Modelo de
liberación del cargos (por
negocio cárnico Gerencia –
(Excel de la Dirección )que
estrategia por participan en la
Gerencia – estrategia
Dirección)

Ruta:
Nuestranet o zunet –
Políticas y
http://ncsov013/gm procedimientos –
/folder-1.11.16766 Estrategia de liberación
PROCESO DE COMPRAS
ESTRATEGIA DE LIBERACION

NOVEDADES DE ESTRATEGIA
DE LIBERACIÓN
 NEGOCIO CARNICO
Auxiliar -Analista -
Coordinador - Jefe - Director-
Requisitos para elaborar la solicitud
Gerente 1) Cuando es una solicitud de ingreso de un usuario a la estrategia y este
no posee usuario, se debe solicitar el usuario para esta persona antes de
Inicio
activar la novedad
Formato de
solicitud 2) Ingresar en el formato de solicitud (Excel), los datos referentes de la
Modelo Elaborar solicitud de persona a incluir o eliminar dentro de la estrategia de liberación
de estrategia novedad en la estrategia
de liberación
Estrategia
de liberación
NC
 Formato de solicitud de estrategia de liberación
Fecha de
Fecha de fin
Tipo de inicio
GerenciaR Dirección o área Responsable Tipo de novedad [dd/mm/aaaa
Estrategia [dd/mm/aaaa
1 2 3 4 5 6 ]
]
7

Por defecto lo trae

Carlos Ignacio Sanchez
Compras
Alvarez
Maria Beatriz Sierra
Logistica_Abastecimiento
Montoya
Produccion_Pecuaria Manuel Jose Pardo Toro
Ventas_Carnes_Frescas Juan Camilo Henao Sierra
Planta_deshuese Luis Porfirio Osorio Obando
Carolina Maria Restrepo
Comunicaciones
Estrada
DH Ana Milena Sanchez Villegas
DHO_Regiones_y_Bienesta Maria Patricia Betancur
r Ochoa
DO Marta Cecilia Velez Gil
Salud_integral Carlos Andres Marin Henao
Carlos Andres Espinosa
Responsabilidades: Incorporacion_Tecnologica
Escobar
Contactar a DO cuando se identique Infraestructura Luis Santiago Restrepo Vega
Oscar Alberto Ochoa
necesidad de un cargo adicional en el Inv_Y_Dllo
Gonzalez
modelo de estrategia definido para el Planeacion
Dario Alejandro Sanchez
Perez
área Servicio_al_Cliente Ana Cristina Zuluaga Castaño
Asesoría y apoyo al area sobre como Distribucion Neida Medina Arango
Mercadeo Monica Cortes Ramirez
solicitar novedades. Gloria Esperanza Chavez
Administrativo
Modelo área Procesos SAP
Aragon
Janneth Veloza Robayo
Estrategia área Proyecto_Redes_Y_Desarr
ollo_Estrategico_Y_Control
Tipo de novedad _de_Gestion Janneth Veloza Robayo
Dar señales a servicios (Mesa de Esp_Gestion_de_la_Calida
d Maria Lucia Gonzalez Torres
ayuda) si encuentran desviaciones en las Esp_Mantenimiento Jose Manuel Correa Salazar
Planta_Manufactura_Man
estrategias definidas. tenimiento_Calidad Jose Manuel Correa Salazar
Desarrollo_de_Clientes Martha Elena Ochoa Evan
Servicios_de_Ventas Jaime Tulio Lemos Garcia
 Formato de solicitud de estrategia de liberación
Tipo de novedad: Creación:
Es la novedad que se activa cuando se adiciona una nueva
estrategia de liberación
Eliminación
Una estrategia existente ya no aplica
Activación temporal:
Aplica para vacaciones y licencias . En este tipo de novedad
se adiciona temporalmente a alguien que reemplaza a quien
esta en vacaciones o en licencia
Va a acompañado de una novedad de suspensión
 (que es quien sale de vacaciones o licencia)
Deben tener una fecha inicio y una fecha fin
Nota: Cuando se requiera adicionar un contratista o temporal
como solicitante en una estrategia se debe utilizar este tipo
de novedad para activarlo con el fin de dejar claro fecha inicio
y fin en la estrategia para este usuario.

Proyectos:
Son estrategias temporales que se activan para soportar un
Proyecto
Deben tener una fecha inicio y una fecha fin
 Formato de solicitud de estrategia de liberación
Negociador Contrato
Marco
Número de Usuario
Cargo Nombres y apellidos
identificación SAP

Liberar contrato marco

En compras de Número de Usuario
Cargo Nombres y apellidos
materiales en este identificación SAP

campo solo se debe Solicitante

llenar el cargo: Cargo Nombres y apellidos
Número de Usuario
identificación SAP
Comprador Servicios
Nutresa , los demás comprador
campos no se Cargo Nombres y apellidos
Número de Usuario
identificación SAP
requieren
Liberador
Número de Usuario
En compras de Cargo Nombres y apellidos
identificación SAP
servicios: Receptor de Hes
Recordar que el Número de Usuario
Cargo Nombres y apellidos
solicitante es el mismo identificación SAP

comprador (se repiten Liberador de Hes

Número de Usuario
los campos) Cargo Nombres y apellidos
identificación SAP
Formato de estrategia de liberación
Modelo de estrategia de liberación
 NEGOCIO CARNICO
Auxiliar- Analista -
Requisitos para elaborar la solicitud
Coordinador - Jefe - Director-1) Cuando es una solicitud de ingreso de un usuario a la estrategia y este no posee usuario,
Gerente se debe solicitar el usuario para esta persona antes de activar la novedad
Inicio 2)Enviar formato de novedades de estrategia de liberación por correo a la mesa de ayuda
con copia al lider responsable de la estategia para el área en analisis
Formato de
solicitud
Condiciones:
Modelo Elaborar solicitud de a) Los cargos de las personas a ingresar en una estrategia de activación temporal y
de estrategia novedad en la estrategia
de liberación creación, deben ajustarse al modelo de Estrategia de Liberación del Negocio Cárnico
Estrategia
de liberación b) Cuando se trate de estrategias de liberación de activación temporal, quien reemplaza el
NC
rol durante la temporalidad debe tener el mismo nivel de cargo/rol de quien lo ejerce de
manera permanente

c) Las novedades de activación temporal deben ir acompañadas de una suspensión

d) Las estrategias temporales (Proyectos, suspensión y activación temporal deben tener

fecha inicio y fecha fin)

e) Las solicitudes deben diligenciarse completamente, es decir, deben definirse los cargos,
nombres y apellidos, cédulas y usuarios SAP que participan en cada rol, la Gerencia y el
área para la cual aplica, así como las fechas de aplicación cuando se trata de una estrategia
temporal

f) En el campo rol comprador, cuando sea un material solo se debe diligenciar Cargo:
Comprador servicios nutresa
Cuando sea un servicio se debe adicionar los campos del solicitante (porque es la misma
persona quien ejecuta este rol)
 NEGOCIO CARNICO SERVICIOS SERVICIOS
SERVICIOS SERVICIOS
Analista - Coordinador - Jefe - Mesa de ayuda Soluciones
Nomina Seguridad
Director- Gerente

Inicio A

Formato de
solicitud Identificar y escalar
Elaborar solicitud de novedades de nomina Recibir y atender
Modelo que generan impacto
de estrategia novedad en la estrategia solicitudes con novedades
de liberación en la estrategia de de estrategia de liberación
Estrategia liberación
de liberación
NC

No
¿Solicitud
cumple con
el modelo?

A Si

Escalar novedad

Verificar que la solicitud

Notificar rechazos al cumpla los requisitos de
solicitante seguridad requeridos y
escalar novedad

Recibir solicitud,
parametrizar novedad y
actualizar archivo y
cerrar caso

Fin
 CLARIDADES PARA LOS EQUIPOS…

 Quienes serán comunicados del cambio en la estrategia del área?

 Gestión documental
 Soportes administrativos o puntos de servicios que apoyan a la
Gerencia/Dirección
 Compradores servicios nutresa

 Cuando empieza a regir la nueva estrategia y el nuevo proceso de

atención de novedades de estrategia de liberación?
 A partir del dia siguiente de esta formación.

 Los Lideres de las áreas son responsables de comunicar al resto del

equipo (personas que no participan en la estrategia), la nueva estrategia
definida para el área

 Cada persona debe solicitar adicional a la estrategia las

transacciones que requiere para ejecutar el rol asignado?
 No, el negocio previamente a entregado a servicios las
transacciones que requiere cada rol para ejecutar su proceso
Que tanto aprendimos de…

• Para que sirve la estrategia de liberación

• Que nos permite controlar el uso adecuado de la estrategia de

liberación

• Para que sirve el rol aprobador.

• Que diferencia existe entre el rol solicitante y comprador

• Que diferencias existen entre las estrategias para un servicio y un

material

• Para que sirven los contratos marcos