Gr05-ej3-v1 Proyecto: (Energías Renovables, Rentables y Productivas)

21 de agosto de 2018 Autores: (Castro, Giraldo, Chávez, Ramírez, Sobeyda, Carrera)

Maestría Internacional en Administración y Dirección de Empresas

3. ANÁLISIS PREDICTIVO DE LOS PRECESOS Y DE LA ESTRUCTURA FÍSICA

Y FUNCIONAL ASOCIADOS AL PRODUCTO FINAL Y OBJETO, DEFINIDOS EN
LOS EJERCICIOS 1 Y 2

3.1. Los procesos que tendrán lugar en el sistema empresa

3.1.1. Enunciado de las tareas que se desarrollarán cuando dicho sistema esté en
funcionamiento.

 Instalación de oficinas y otros ambientes: Implementación de oficinas, almacenes, áreas

técnicas y mantenimiento de sistemas informáticos.
 Procesos: Diseño de procedimientos de trabajo, personal a cargo, técnicos, operarios capacitados
 Mantenimiento y Operación del Servicio: Garantizar el perfecto estado y funcionamiento de los
sistemas a implementar (energía fotovoltaica)
 Marketing: Garantizar el perfecto estado y funcionamiento de los sistemas a implementar (energía
fotovoltaica)
 Gestión de Recursos Humanos: Abrir convocatorias de ingenieros y técnicos. Evaluación de
convocados. Contratación de personal
 Comercialización: Visitas comerciales y técnicas a fin de dar a conocer los productos y servicios.
Presentación de propuestas económicas y seguimiento
 Gestión Logística: Importación de paneles fotovoltaicos y accesorios. Control de stock de
materiales e insumos, componentes necesarios para la implementación de los paquetes.
 Gestión Financiera: Pago a proveedores. Pago de impuestos. Pago de personal

3.1.2. Agrupación de tareas en procesos internos y externos, indicando si se trata de procesos

tercerizados.

Proceso Tarea Interno/ Externo Tercerizado/Propio

Implementación de oficinas, Interno Tercerizado
Instalación de oficinas almacenes, áreas técnicas y
y otros ambientes. mantenimiento de sistemas
informáticos.
Diseño de procedimientos Interno Propio
Procesos: Organizar de trabajo, personal a cargo,
plan de trabajo. técnicos, operarios
capacitados
Garantizar el perfecto Externo Propio
Mantenimiento y estado y funcionamiento de
operación del servicio los sistemas a implementar
(energía fotovoltaica)
Creación de la página web Externo Tercerizado
de la empresa.
Marketing
Lanzamiento del producto.

Abrir convocatorias de Externo Tercerizado

ingenieros y técnicos.
Gestión de RR.HH Evaluación de convocados.
Contratación de personal
Visitas comerciales y Interno Propio
técnicas a fin de dar a
conocer los productos y
Comercialización
servicios.
Presentación de propuestas
económicas y seguimiento
Importación de paneles Interno Propio
fotovoltaicos y accesorios.
Control de stock de
Gestión logística materiales e insumos,
componentes necesarios
para la implementación de
los paquetes.
Pago a proveedores Interno Propio
Gestión financiera Pago de impuestos
Pago de personal

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Control de gastos e
inversiones.

3.1.3. Clasificación de los procesos.

Procesos Procesos Procesos

Estratégicos Operativos Auxiliares
Gestión Logística Mantenimiento y operación del
Marketing servicio
Instalación de oficinas y otros
Gestión Financiera Comercial ambientes

Gestión de Recursos Humanos

3.1.4. Descripción de los procesos

Nombre Misión/
Descripción Responsable Destinatario
del proceso Objetivo
Instalación del Mantener una Responsable de Personal de oficinas,
mobiliario e adecuada operaciones/Propietari áreas operativas y
instalaciones y instalación y o. clientes externos.
de los servicios sistemas de
adicionales que comunicación a
necesite. fin de brindar la
Implementación mejor atención y
de climatización soporte al cliente.
Instalación de de oficinas para Verificar plazos
oficinas y otros el personal y adecuados de
ambientes. redes telefónicas importaciones,
e internet entre almacenamiento
otros servicios. y venta.

Inspección y
control para
mantenimiento
óptimo de
instalaciones.

Implementación Tener un Responsable de Clientes internos y

de adecuado planeamiento, externos.
procedimientos procedimiento de ingeniero a cargo.
de trabajo, trabajo para
coordinaciones optimar la
Procesos:
con otras áreas, atención al
Organizar plan de
desde las cliente.
trabajo.
materias primas,
para proveer el
producto o
servicio al
cliente.
Servicio de Optimizar la vida Ingeniero de Clientes externos
mantenimiento e útil de los Mantenimiento y
inspección, sistemas. Brindar servicios.
Mantenimiento y
control de el soporte técnico
operación, servicio
funcionamiento. eficiente e
post venta
Realizar las incrementar
correcciones de ventas por
ser necesarias. servicios.
Implementación Captar en corto Propietario Clientes externos
Marketing de campañas plazo clientes y
publicitarias en promover

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diferentes nuevos
medios, así como prospectos.
la elaboración de
información
gráfica para
distribución en
campañas y de
manera directa a
potenciales
clientes.
Elaboración de
páginas web y
difusión en redes
sociales
Abrir Contar con Propietario, Cliente internos de
convocatorias de personal idóneo administrador todas las áreas
ingenieros y para las diversas
técnicos. funciones
Gestión de RR.HH
Evaluación de
convocados.
Contratación de
personal
Implementación Logar una buena Gerente Clientes externos,
de la fuerza de cobertura de comercial/propietario industrias, domicilios,
ventas. ventas, e negocios, hoteles.
Definiendo la incrementarlas
venta de en el tiempo.
equipos,
proyectos y
servicios de
mantenimiento e
inspección. Para
Comercialización
lo cual se tendrá
buen
conocimiento de
los productos a
ofertar que
permita evaluar
la mejor opción
de acuerdo a las
necesidades de
los clientes.
Importación de Tener Propietario/Gerencia Clientes internos y
paneles implementado los de Logística externos.
fotovoltaicos y materiales a fin
accesorios. de atender de
Control de stock manera eficiente
de materiales e y oportunamente
insumos, a los clientes.
Gestión logística
componentes
necesarios para
la
implementación
de los paquetes,
ensamblajes e
instalaciones.
Pago a Buen control de Propietario/Gerente Clientes internos y
proveedores ingresos y Financiero externos
Pago de gastos.
impuestos
Pago de personal
Gestión financiera
Cobranzas,
seguimiento de
facturaciones y
documentos por
pagar y cobrar.

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3.1.5. Los procesos como unidades operacionales

Indicadores NOMBRE DEL Indicadores

Entradas Inicio Fin Salidas
(Entradas) PROCESO (Salidas)
 Pedidos Cantidad de Requerimi Planificación de Entregas Ordenes de Cantidad de
del Cliente pedidos ento del Pedidos realizadas. preparación nuevas
 Niveles de pendientes. área de Instalaciones para instalaciones.
Stock Potencia Operacion realizadas. almacén. Capacidad
 Proyección requeridas. es Ordenes de instalada.
de trabajos despacho

 Petición de Número de Búsqueda Gestión Contratos Órdenes de Número de

ofertas reclamacion de comercial logrados. compra. ventas.
 Pedidos de es. clientes. Seguimiento Solicitudes Facturación
clientes Número de Seguimien y desempeño. de conseguida.
 Stock de Pedidos. to de servicios.
equipos e Número de requerimie
insumos incidencias. ntos

 Documento Margen de Verificar Gestión Análisis de Ejecución Cumplimiento de

s de rentabilidad disponibili financiera documentos. de ingresos ingresos totales.
transaccion proyectada. dades de Proyectos y gastos. Cumplimiento de
es. Índice de presupues presupuestad Informes de gastos.
 Recepción endeudamie to. os. ejecución Días de
de nto. Ordenes de trabajos facturación
presupuest de Informes Días de pago.
o por área. servicios. Financieros
 Requerimie Ordenes Informes a
nto de de gasto los entes de
pagos control.
Comprobant
es de pago

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3.1.6. Confección del mapa de procesos (Diagrama de flujo)

Preparación e
Instalación
Gestión
Comercial

Requerimiento de
Compra

Solicitud de Si Solicitud de Prep.

Verificar Stock
Facturación E Instalación

No

Solicitud
Importación

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3.2. Estructura funcional mínima necesaria para desarrollar las tareas
descriptas en 3.1.
3.2.1. Detalle de tareas y recursos asociados

Nombre Tareas que lo Recursos:

Perfiles Descripción
del proceso componen Humanos Técnicos
Diseño de 1 Ingeniero 2 equipos de Estudiantes de Procesos
procedimientos Industrial cómputo. últimos ciclos, Windosw
de trabajo, 1 Asistente con experiencia y Office
personal a manejo de office Project
Organizar plan cargo, Técnico de apoyo
de trabajo técnicos, en labores de
operarios digitación con
capacitados manejo de office
y trámites
documentarios.
Garantizar el 1 Técnico Herramientas, Personal Energía, Sistemas
perfecto estado especialista instrumentos capacitada en fotovoltaicos y de
y 2 Asistentes de medición. instalación y almacenamiento.
Mantenimiento
funcionamiento mantenimiento Electricidad
y operación del
de los sistemas de sistemas
servicio
a implementar fotovoltaicos.
(energía
fotovoltaica)
Visitas 2 2 Teléfonos Personal técnico Presupuestos
comerciales y Representan móviles o ingeniero con Ventas técnicas
técnicas a fin tes experiencia Windows
de dar a comerciales 2 sillas áreas Office
conocer los 1 escritorio comerciales de
Comercializació
productos y preferencia con
n
servicios. conocimiento de
Presentación sistemas
de propuestas energéticos
económicas y
seguimiento
Importación de 2 Personales 2 equipos de 2 estudiantes de Paquetes
paneles administrativ computo ingeniería informáticos
fotovoltaicos y os 2 escritorios industrial o relacionados
accesorios. 2 sillas administración Office
Control de con experiencia Windos
stock de en gestión
Gestión materiales e logística Escritorios de
logística insumos, oficina de 1,5 x 0,6
componentes m
necesarios
para la
implementació
n de los
paquetes.
Pago a 2 empleados 2 Estudiantes de Sistemas:
proveedores administrativ computadoras ciencias Windows
Pago de os de escritorio económicas Office
impuestos 2 escritorios (Preferente) Sistemas logísticos
Gestión
Pago de con sus sillas Conocimiento de Escritorios de
financiera
personal sistemas oficina de 1,5 x 0,6
Control de informaticos para m
gastos e “pagos”
inversiones.

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3.2.2. Estructura organizacional

DIRECTOR GERENTE

ADMINISTRACIÓN/GERENTE GENERAL

FINANZAS LOGISTICA

CREDITOS Y PERSONAL
COBRANZAS

PAGOS PROCESOS

IMPORTACIONES MANTENIMIENTO

ALMACEN COMERCIAL

ALMACEN

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3.3. Infraestructura (Espacio físico – Puestos de trabajo)
3.3.1. Descripción de los espacios

3.3. Infraestructura (Espacio físico – Puestos de trabajo)

3.3.1. Descripción de los espacios

3.3.1.1. Ápice estratégico.

DIRECTOR GERENTE: (Oficina eventual)

Quien aporta el financiamiento

GERENTE GENERAL: (Oficina 12 m2)

Oficina para representante legal de la empresa y responsable de la administración de la
empresa.

3.3.1.2. Línea media.

GERENCIA DE FINANZAS (16 m2)

Ambiente adecuado para desarrollo de labores contables, pagos a personal, pagos a proveedores,
control de gastos, cuentas en bancos, deudas y cobranzas, con escritorios y sillas confortables, así
como espacios libres de ruidos y otros elementos contaminantes. Ventilación e iluminación adecuadas.

GERENCIA DE LOGÍSTICA (100 m2)

Ambiente adecuado para desarrollo de labores logísticas, de importación y almacenamiento con
oficinas, escritorios y sillas confortables, así como espacios libres de ruidos y otros elementos
contaminantes. Ventilación e iluminación adecuadas.

3.3.1.3. Núcleo de operaciones.

Mantenimiento e instalaciones (100 m2)

Ambiente iluminado, con acceso a servicios higiénicos. Equipado con herramientas e insumos para
realizar las labores.
Ventilación con sistema de extracción de aires contaminados y gases o cielo abierto.

Comercialización y Marketing (12m2)

Ambiente adecuado para desarrollo de labores comerciales, con escritorios y sillas confortables, así
como espacios libres de ruidos y otros elementos contaminantes. Ventilación e iluminación adecuadas.

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3.3.2. Dimensionamiento

Tarea Recursos Superficie (m2) Condiciones

Ambiente iluminado, con

1 Técnico acceso a servicios
especialista 2 higiénicos. Equipado con
Mantenimiento y Asistentes. herramientas e insumos
operación del Herramientas, 200 para realizar las labores.
servicio instrumentos de Ventilaciòn con sistema de
medición. extracción de aires
Mesa de trabajo contaminados y gases o
cielo abierto.
Ambiente adecuado para
desarrollo de labores
2 Representantes comerciales, con
comerciales escritorios y sillas
Comercialización 2 Teléfonos móviles 12 confortables, así como
2 Sillas espacios libres de ruidos y
1 Escritorio otros elementos
contaminantes. Ventilación
e iluminación adecuadas.
Ambiente adecuado para
desarrollo de labores
2 Personales
logísticas y de importación,
administrativos
con escritorios y sillas
2 equipos de
Gestión logística 30 confortables, así como
computo
espacios libres de ruidos y
2 escritorios
otros elementos
2 sillas
contaminantes. Ventilación
e iluminación adecuadas.
Ambiente adecuado para
desarrollo de labores
contables, pagos a
personal, pagos a
2 Empleados
proveedores, control de
administrativos
gastos, cuentas en bancos,
2 equipos de
Gestión financiera 16 deudas y cobranzas, con
computo
escritorios y sillas
2 escritorios
confortables, así como
2 sillas
espacios libres de ruidos y
otros elementos
contaminantes. Ventilación
e iluminación adecuadas.

3.4. Fecha y responsables.

Jair Castro (Coordinador del Grupo)

May Andro Giraldo (Responsable de Ejercicio)
Javier Chávez
Eric Ramirez Reymundo
Fany Sobeyda
María Florencia Carrerra

Fecha: 07 de Julio del 2018

3.5. Anexos.

………

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