Tipos de controles y análisis de riesgos al interior de las organizaciones

Aurora Aranguiz

Auditoría y Control Interno

Instituto IACC

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 Desarrollo

Item I

Explique el funcionamiento del área de cajas y bancos, del inmovilizado material y sistemas

informáticos, considerando un vocabulario técnico acompañado de una explicación acorde para

una persona que no está instruida 100% en control interno.

Lo primero que le explicare es como puede implementar un control interno, definiendo algunos

aspectos de estos:

1.- Custodia y salvaguardia: si posee un fondo de caja chica con un monto razonable, debe ser

autorizado por alguien de su administración que determine o usted misma, con un documento de

respaldo firmado por ese encargado, la recaudación de cajas debe ser depositada lo antes posible

en el banco, y hacer un arqueo sorpresa de vez en cuando.

2.- Exactitud de los registros: debe llevar un control detallado de caja, cancelar gastos que sean

justificados y debidamente autorizados, registró en contabilidad en un periodo real.

3.- Segregación de funciones: no puede ser la misma persona quien reciba en caja las ventas, que

autorice los pagos y concilie todo en contabilidad. Deben ser distintas personas quienes hagan

cada una de las operaciones.

4.- Operación conforme a políticas establecidas: un supervisor de cada área hará una revisión

periódica, los procedimientos deben ser escritos con todos los controles y determinaciones de

fondos y autorizaciones, y por último una verificación.

El control interno del inmovilizado material e inmaterial: se refiere a todo los activos fijos e

intangibles que tiene como empresa, esto significa; como muebles, propiedades, maquinaria,

equipos de trabajo, como inmovilizado material. Lo inmaterial son como los gastos de

investigación y desarrollo en proyectos que a corto o largo plazo darán valores, concesiones

administrativas entre otras.

Las cuales también deben ser registradas ante la transacción, con documentación, autorización,

valorización, registro contable en periodo real y cumpliendo todas las normas y políticas

existentes. Verificando su correcto orden y existencia.

Control de sistemas informáticos: este es un muy buen sistema para controlar todas las

actividades de la empresa, ya que en él, se ingresa toda la información por aéreas de la misma,

en tiempo real, tales como desde la compra de productos hasta un balance y estado de resultado.

El cual puede ser controlado por empresas externas como la administración de la misma

organización. Debe ser siempre mantenido por versiones de software actualizados generalmente

externo.

Item II

Explique las características que diferencian a los procesos de control interno en el área de

proveedores y otras cuentas por pagar, ingresos/ventas y compras.

Proveedores y cuentas por pagar; control de este deben estar registrado, clasificado y valorado

oportunamente y correctamente, así como las cuentas por pagar de los mismos con periodos

exactos. Verificar las fechas de vencimientos como los saldos por pagar, determinar un área o

persona encarga de estos. Con este control el flujo de salida de dinero dará estabilidad a la

empresa como también dará confiabilidad a los proveedores para obtener mejores créditos o

precios.

Ingresos y ventas; el área de ingreso y venta debe analizar si el cliente es confiable y es factible

operar con él para créditos, la persona responsable debe analizar y autorizar si la venta con este

nuevo cliente será buena. Por supuesto todas las ventas deben ser con su debida documentación,

como también un seguimiento de las cuentas por cobrar según fechas y saldos, en periodos

reales.

Compras y adquisiciones; los controles en esta área es otra persona la responsable de verificar

que cada producto y proveedor se obtenga de acuerdo a las políticas y autorizaciones

correspondientes, además de los documentos necesarios para garantizar la verificación en

cantidad, precios convenidos y calidad de los mismos.

Item III

1.- Elabore un informe destinado a su jefe, informándole de los principales controles generales y

específicos que detecto con problemas.

Sr. Controller

Análisis de controles generales

Según lo observado se notifica de análisis sobre controles generales:

Gerencia comercial: a pesar de un diagrama de flujo que muestra las responsabilidades,

atribuciones y procedimientos a seguir y que se encuentra a la vista en la oficina, no se cumple

a cabalidad, ya que no todas las ventas están siendo documentadas, y están siendo aceptadas por

el gerente de producción, no habiendo coordinación con las ventas programadas hacia los

clientes.

Gerencia de producción: poca seriedad y respeto, no hay un organización para reemplazos de

trabajadores, no hay un orden de registro de órdenes de trabajo, no hay protocolo alguno sobre

existencias de producto terminado y despachado para almacenar, no hay segregación

responsable de documentación ni existencia.

Bodega 1: de materias primas, repuestos e insumos, no hay orden en el almacenamiento de

materiales, la infraestructura no es peligrosa, inestable, sin protección alguna. Con elementos

peligrosos, no apta para salvaguardar las tarjetas y procesadores. Poco personal para realizar las

labores que se requieren, de recepción, reposición y salida de materiales.

Gerencia de administración y finanzas: información con irregularidades al respecto de las

existencia por parte de asistente contable, sin control de inventario.

Se entrega información clara y precisa para evaluar.

Aurora Aranguiz

2.- Identifique los riesgos que detecto en la bodega, siguiendo la pauta que se entrega en el

contenido de la semana y buscando adicionalmente soporte en la red.

PROCESO: SEGURIDAD INDUSTRIAL

Causas
(Factores internos Efecto
Objetivo del Descripción
y externos, Riesgo (Consecuencias)
proceso
agente generador)

Entregar seguridad Factores internos Pérdidas totales de Bodega no tiene Provocación de

y salvaguardar en Mala materiales. Por orden alguno, incendio intencional
bodega 1 infraestructura en el incendios, robos, precario como tal, o deliberado.
Para instalaciones depósito y fraudes o extravíos almacenamiento Robo de materiales
materiales de almacenamiento, por negligencias. de productos por parte externa
producción y mala organización peligrosos como como interna, como
organización. de materiales gas, acetileno, fraudes internos.
peligrosos, ningún oxigeno. No hay Perdida de materia
control de entrada y protecciones, ni prima valiosa.
salida de nada similar.
materiales.

3.- Construya la matriz de riesgo que represente un análisis de la bodega, explicando su

significado de acuerdo con el caso presentado.

PROBABILIDAD VALOR
ALTA 3 Paro de labores por falta de Fraude interno, por Accidente laboral y
suministro. falta de revisión y pérdida total de
control. infraestructura y
material.
MEDIA 2 Acusaciones entre aéreas de Daños de reputación Perdida de Materia
trabajo. de la empresa Prima primordial.
BAJA 1 Desorganización entre las aéreas Inventario mal Perdidas por
de la empresa. expresados y mermas
erróneo
Impacto Leve Moderado Catastrófico
Valor 5 10 20
4.- Proponga medidas de mitigación de riesgo para la bodega.

Las medidas de mitigación de riesgo en bodega desde la primordial;

Infraestructura de bodega 1: cambiar lugar de bodega con mayores seguridades contra

incendios, protecciones en estradas y salidas, evitar almacenamiento de materiales peligrosos o

dejar un espacio para ellos con todas las seguridades que necesiten.

Personal de trabajo en bodega: incorporal 2 personas como mínimo capacitadas con

anterioridad en labores de bodega, si existiese una falta de alguno capacitar otro como partime

en el área.

Control de inventario: un control de inventarios y materiales permanente, ojala un software

para ingreso e ingreso de productos.

Autorizaciones: mantener una capacitación constante de los métodos y funcionamiento con un

esquema en cada sección de la empresa.

 Bibliografía

IACC 2021, Contenido de la Semana, Auditoría y Control Interno.