Estructura organizacional y control interno

Eliecer Lema Neira

Auditoria y control interno

Instituto IACC

30 de Agosto de 2021
 Desarrollo

Una pequeña empresa del sector minero, situada a 100 km al noreste de Antofagasta, opera las

24 horas del día. Para ello cuenta con 3 turnos diarios de operación, de 8 horas cada uno.

Además, existe un turno administrativo de lunes a viernes, entre las 8:00 y las 17:00 horas. La

empresa cuenta con 300 trabajadores propios y alrededor de 500 trabajadores contratistas,

quienes realizan distintos servicios indirectos a la producción. Las funciones están claramente

separadas entre la Administración y la Operación. La Operación consta de los procesos Mina y

Planta. La mina tiene la misión de extraer el mineral desde las entrañas de la tierra y dejarlo

puesto en las puertas de la planta. Para ello opera a rajo abierto y realiza las siguientes

operaciones unitarias o procesos básicos: perforación, tronadura, carguío y transporte, y servicios

de apoyo. Cada uno de esos procesos es dirigido por un jefe de proceso. La dirección de todo el

proceso se encuentra a cargo del superintendente de Mina. Por su parte, la planta tiene la misión

de procesar el mineral alimentado desde la mina y convertirlo en un concentrado, que es el

producto final. Para ello realiza los siguientes procesos básicos: chancado (para disminuir el

tamaño de las rocas entregadas por la mina en ambiente seco); molienda (para reducir el tamaño

a nivel de partícula en ambiente húmedo); flotación (para separar el mineral y la escoria);

espesamiento; filtrado y secado (para obtener, finalmente, el concentrado que se deposita en una

cancha especialmente acondicionada para ello). Además, debe manejar el proceso del tranque,

donde se acumulan los líquidos y partículas sólidas residuales del proceso. Cada uno de estos

procesos es dirigido por un jefe de proceso. La dirección del proceso completo la realiza el

superintendente de Planta. Tanto Mina como Planta utilizan equipos de alto costo y muy

especializados, cuya detención significa grandes pérdidas. Por ese motivo se les debe entregar

mantención intensiva. Antiguamente, existía una Superintendencia de Mantención que cubría

ambos procesos, pero, por un tema de mayor eficacia, se optó por separar la función en una

Jefatura Mantención Mina y una Jefatura Mantención Planta, dependiendo cada una de ellas del

respectivo superintendente de mantención mina y mantención planta.

Tanto el proceso administrativo como el operacional, es liderado por un gerente general, quien es

designado por el Directorio. Al gerente general le reportan directamente las siguientes unidades:

a) Gerencia de Administración y Finanzas: tiene a su cargo todo el proceso administrativo y

lidera a las jefaturas de Contabilidad (generación de la información contable); Finanzas

(administración de los recursos financieros); Abastecimiento (administración de los materiales

requeridos por los procesos y la faena en general. Para realizar su gestión cuenta con un

encargado de bodega y un ingeniero de materiales); Contratos (administración de la contratación

de servicios, con apoyo de 3 analistas de contratos) y Servicios Industriales (trabajos menores al

interior de faena, tales como mantención de campamentos; aseo industrial. Cuenta con cuatro

asistentes de obras).

b) Gerencia de RRHH: tiene a su cargo toda la dirección del proceso de gestión del recurso

humano, incluyendo compensación, beneficios, capacitación y asistencia social; cada una de

estas funciones es realizada por un analista específico. Los sueldos son pagados desde la sede

central en Santiago.

c) Gerencia de Producción: tiene a su cargo todo el proceso de producción, liderando a las

Superintendencias Mina y Planta, respectivamente.

d) Gerencia de Prevención de Riesgos: asesora al gerente general en materias de seguridad

industrial y control ambiental. Supervisa a cuatro prevencionistas de riesgos y dos analistas de

información que procesan las estadísticas del área. Para resolver el tema de autoridad en faena

durante el período entre las 17:00 y las 8:00 horas y días festivos, se ha creado la figura del
ingeniero senior residente y la del ingeniero residente. Todos los profesionales deben realizar

estas funciones aparte de sus funciones normales, de acuerdo a un sistema de turnos acordado

con la Gerencia de RRHH, recibiendo a cambio una compensación en días libres que puede

programar a su gusto. El ingeniero senior residente es denominado así porque se trata de un

profesional con más de 10 años de experiencia, y es el encargado de solucionar cualquier

problema que se produzca en ese intervalo. Para ello, debe alojar en faena aquellos días en que le

corresponda ese turno. Por su parte, el ingeniero residente es denominado así porque tiene menos

de 8 años de experiencia, y su función es apoyar al ingeniero senior residente en cualquier

actividad que este le solicite (por lo tanto, también debe alojar en faena). Cada día, al finalizar su

turno, preparan un informe gerencial con las novedades producidas. La bodega funciona entre

8:00 y 17:00 horas. El protocolo establece que, si los mantenedores necesitan sacar un repuesto

debido a alguna urgencia fuera del horario de funcionamiento, deben ir acompañados del

ingeniero senior residente y deben levantar un acta indicando todas las características del

repuesto. Esa acta queda en el mostrador de la bodega, para que al día siguiente sea ingresada la

transacción. El gerente de Administración ha sido advertido por el bodeguero de que esta

situación se está repitiendo continuamente y que va en aumento. “Es como si las fallas de los

equipos esperaran la noche para ocurrir”, ha dicho el bodeguero. Por otra parte, los inventarios

mensuales de repuestos entregan cada vez diferencias mayores entre el físico (lo real) y los

registros. Entre los servicios subcontratados se encuentra el control de acceso. Existe una garita

de control a la entrada, donde todo vehículo que entra o sale es inspeccionado, y se registra el

número de patente y nombre del conductor. Los guardias han reclamado porque, en general, el

personal de la empresa se niega a detenerse para la revisión de rutina y alegan de que son

tratados como ladrones y que los guardias actúan como gendarmes de prisión.
Se pide:

1.- Explicar cuál es la estructura organizacional que tiene la empresa. Para ello, se pide

construir un organigrama basándose en la información entregada.

Se puede apreciar, según lo expuesto, que la empresa cuenta con organigrama establecido en

cuanto a labores, según se realizaron modificaciones en área mantención con el fin de mejorar

eficiencia de trabajo y evitar tener equipos sin funcionamiento.

Se puede diferenciar claramente:

Alta Dirección: Existe un directorio, probablemente es una sociedad anónima con varios

directivos y un presidente de directorio, a quien le rinde cuentas el gerente general designado por

ellos mismos.
Departamentos: Dentro de las muchas áreas que hay en la empresa, se encuentran los diversos

departamentos en los cuales se dividen las tareas de acuerdo a sus especialidades, no teniendo

implicancia una sobre otra, se puede distinguir departamentos como las gerencias de

Administración y finanzas, Recursos humanos, Producción y prevención de riesgos. Todos estos

cuales rinden informes o cuentas al gerente general.

Funciones: Los departamentos ya divididos tienen sus tareas y atribuciones claras, según su área

será la responsabilidad de sus acciones las cuales pueden ser de administración, prevención u

operativas, no afectando un departamento a otro.

Interrelaciones: Según el organigrama muestra la jerarquización de los cargos y áreas, por lo

cual se deduce las subordinaciones respectivas, ademas de usar estos mismos canales tanto para

dirigir, traspasar informaciones y retroalimentar sobre resultado de los diversos procesos, los

cuales están ya establecidos en los manuales de procedimientos.

2.- Indicar los problemas de control interno (limitaciones) que se pueden detectar y en qué

parte de la estructura organizacional se encuentran.

Estructura Limitación al control Situación solicitudes

interno
Departamento Responsabilidad Falta de personal Se debe cubrir la
extra a un solo para cubrir la bodega bodega en todo
trabajador de 17 a 18 hrs. momento. Es un
punto demasiado
crítico como para
estar abandonado sin
personal fijo.
Departamento Trabajo excesivo, Personal trabaja Se solicita realizar
mas de 12 horas muchas horas calendarización de
continuas, esto va a horarios, teniendo en
afectar su cuenta descansos
desempeño, siendo adecuados para la
sus labores muy dotación, evitando
específicas por lo con ello accidentes o
 que no puede haber errores.
bajas.
Funciones Manipulación del acta El acta queda en el Se debe mantener
de bodega. mostrador de bodega registro inmediato de
y sobre ese registro todos los
se ingresan las movimientos que
variaciones de involucren activos de
existencias al día la empresa, con esto
siguiente. mantener el orden de
inventarios y el stock
adecuado.
Funciones Revisión de rutina Personal no respeta Se debe hacer
controles por parte hincapié en el
de la seguridad de la cumplimiento de los
instalación. procedimientos de
rutina y seguridad, los
cuales están
establecidos por la
gerencia de la
empresa. Además de
esto en lo posible
mantener cámaras de
seguridad ente
cualquier
eventualidad crítica.

3.- Describir responsabilidad, autorización, supervisión y segregación de funciones que se

identifican en el caso presentado.

Responsabilidad: Son tareas o acciones, fijas o variables que le son solicitadas a los

trabajadores, las cuales están establecidas en un contrato de trabajo, reglamento interno,

procedimientos o políticas internas de una organización. Estas responsabilidades en la

organización señalada son variadas depende de cada nivel jerárquico en el que se encuentre el

cargo. Para este caso puntual se reconoce la responsabilidad asignada al Ingeniero Senior, el cual

es responsabilidad de ésta de entregar el repuesto y levantar un acta sobre esta acción.

También se identifica la responsabilidad en cuanto a los departamentos que existen, ya que las

gerencias respectivas son responsable tanto del cumplimiento de las tareas o resultados de su

área como también del personal asignado para cumplir dichas labores.

Autorización: Según lo expuesto en la materia de la semana, “IACC 2018, control interno en el

contexto de las organizaciones”, la autorización permite realización de tareas concretas incluidas

en el proceso operativo. Se puede entonces señalar, que el ingeniero Senior tiene el poder de

autorizar ingreso a la bodega para hacer entrega de repuestos, esta autorización es para el cargo y

no la persona, ademas tiene la responsabilidad del respectivo registro.

Supervisión: Esta acción de supervisión sin duda recae sobre los jefes de proceso, tanto al hablar

de la mina como también de la planta, además de los encargados de mantención. Ellos ejecutan

la acción de supervisión en las tareas necesarias para el funcionamiento de la empresa, por

ejemplo, el jefe de planta debe supervisar procesos de chancado, molienda, flotación, filtrado y

secado. Además del jefe, se encuentra también la figura del superintendente de planta, quien

supervisa el proceso completo.

Segregación de funciones: Estas son actividades de gran importancia en la organización, las

cuales se busca que haya quien las ejecute y también quien las controle, con ello separar

responsabilidades en una actividad determinada. De esto podemos señalar que se encuentran

principalmente en las áreas de gerencia de administración, en los departamentos de contabilidad,

finanzas, contratos y abastecimiento. Estas actividades tienen relación de control y evaluación,

por ejemplo, el abastecimiento realiza manejo de materiales físicos, pero la contabilidad es quien

controla la distribución y/o contabilización de ellos. Con ello se evita concentrar la acción en un

solo departamento.
 Bibliografía

-IACC 2018. Estructura organizacional y control interno. Auditoría y control interno. Semana 2.