PROCESO DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE

GUIA SIG CAPITULO 8 - 9 - 10

Denominación del Programa de Formación: TECNOLOGO EN GESTIÓN

INTEGRADA DE LA CALIDAD, MEDIO AMBIENTE, SEGURIDAD Y SALUD
OCUPACIONAL

Código del Programa de Formación: 122128 VERSION 01

Nombre del Proyecto: DOCUMENTACION DE UN SISTEMA INTEGRADO DE GESTION EN
9 EMPRESAS DE LA DORADA CALDAS
Fase del Proyecto : PLANEACIÓN
Actividad de Proyecto: ELABORACION DE LA INFORMACION DOCUMENTADA DEL SIG
Competencia: DOCUMENTAR LOS PROCESOS NECESARIOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN
MANTENIMIENTO Y MEJORA DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN, DE FORMA INDIVIDUAL O
INTEGRADA; SEGÚN PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS POR LA EMPRESA.
Resultados de Aprendizaje Alcanzar: CONSTRUIR LA DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE
GESTIÓN, BAJO LINEAMIENTOS DE LA ORGANIZACIÓN Y NORMAS VIGENTES
Duración de la Guía: 32 HORAS

2. PRESENTACIÓN

Estimado aprendiz, de acuerdo a la estructura de alto nivel de las normas (Anexo SL) ISO 9001,
14001 y 45001 y la fundamentación del Ciclo PHVA, se establece que el capítulo 8
corresponde a la fase de Hacer o ejecutar, el capítulo 9 a la fase de evaluación – seguimiento
y el capítulo 10 a la fase de Actuación, capítulos claves e integrables que implementándose en su
totalidad conforme a los requisitos de las normas aseguran el éxito en cualquier organización
independientemente del número de trabajadores y de la actividad económica.
En la siguiente guía encontraremos orientaciones y actividades destinadas a la integración de
dichos capiítulos que serán de gran utilidad para la aplicación de cada uno de ustedes en el
campo laboral.
Recuerden que cuentan con el apoyo permanente de su instructory con matreial de apoyo para
despejar dudar e incrementar sus conceptos y conocimientos.

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 3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

 SONDEO DE SABERES PREVIOS

Para iniciar el desarrollo de la Guía de Aprendizaje es indispensable medir el nivel de

conocimientos previos sobre la temática abordar, para ello se procede a realizar una serie de
preguntas para verificar el grado de conocimiento que se tiene frente al tema.

CUESTIONARIO DE SABERES PREVIOS

Definición “Lo que conozco”

Medición Forma de medir los resultados en los procesos,
procedimientos o actividades realizadas por la
organización.
Seguimiento Es la forma de acompañar y estar de cerca en los procesos o
actividades de la empresa, siempre contribuyendo con la
mejora de las mismas.
Mejora Es el enfoque que se le dan a los procesos, revisando
continuamente los problemas en las actividades de la
organización y dando soluciones y mejoras para los
mismos.
Indicadores de gestión Es la manera en como se expresan los resultados de la
organización, dependiendo del resultado se le aplicaran
acciones para mejorar o corregir.
Proveedores Son los que abastecen a la organización de los productos, o
o servicios vendidos por la organización.
Contratación externa Son los contratistas fuera de la organización que vienen a
hacer trabajos fuera de la actividad principal de la empresa.
Trazabilidad La trazabilidad es la estandarización de los resultados.
Auditoría interna Es la evalucion interna que se hace hace la empresa para
saber como están funcionando todos sus procesos, antes de
pasar a una auditoria externa.
Revisión por la dirección Es la revisión o auditoria que hace la alta dirección a los
procesos de la empresa.
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 No conformidad Incumplimiento de algún requisito del sistema de gestion
Acción Correctiva Actividades para corregir alguna inconformidad

Esta actividad será socializada a con el instructor . Materiales a utilizar equipos de cómputo.

3.1 ACTIVIDADES DE REFLEXIÓN INICIAL.

Caso No. 1

Por ejemplo, imagine una gran empresa de construcción en la que la compra de material es
llevada a cabo por dos personas. Una de ellas, ubicada en la oficina, antes de realizar la compra,
solicita afertas al menos a tres proveedores con los que ha trabajo antes y de los que tiene buenas
referencias en cuanto a la fiabilidad de su plazo de entrega y servicio post venta (garantía) para
seleccionar aquella que le suponga mejor relación calidad/precio.

Una vez que se ha decidido por la mejor oferta, realiza la confirmación por escrito del pedido y se
encarga de verificar el material a la entrega, para comprobar que el mateial ha llegado en
condiciones óptimas, y que la compra es conforme a lo solicitado en el pedido y finalmente,
cuando recibe la factura, agrupa los documentos una vez revisados como evidencia de la compra.
Apenas surgen problemas en estas compras, estás son fácilmente identificadas, controladas y
solucionadas.

La otra persona que trabaja en obra, tiene varios proveedores “históricos” de confianza a los que
siempre compra y nunca realiza evaluación de ofertas. Sólo llama por teléfono a su proveedor de
confianza y le hace el pedido sobre la marcha.

No necesita verificar el material a su llegada porque confía plenamente en sus proveedores (y

además no tiene tiempo para ello). No conserva los documentos de solicitud de la compra y la
única evidencia que le queda es la factura que le envían los proveedores.
Esta metodología de compras es ciertamente mucho más ágil que la anterior pero mucho más
ineficaz: precios altos, facturas que no se pueden justificar, materias prima en mal estado que no
se pueden reclamar….

La empresa no ha definido “formalmente” ningún procedimiento de compras, pues

confía plenamente en la profesionalidad de sus trabajadores… por lo que estas dos
formas de comprar, conviven en la misma empresa y la “calidad” del proceso de compras
depende de quién haga la compra.

Responda:

 Considera que la organización esta actuando de manera adecuada al designar a dos

personas para realizar las compras.
RTA: No actúa de manera adecuada ya que al tener dos personas encargadas de esta
actividad, no se lleva un orden o un manejo adecuado de las compras, además de un
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 desorden al momento de conservar los documentos generados en este proceso, también
en la fiabilidad del producto, en la calidad y en los precios del producto.
 Como líder del SIG que sugiere para realizar las compras de manera eficiente en la
organización.
RTA: Para hacer compras de manera eficiente en esta organización sugiero un plan de
compras, con los siguientes requisitos.
1. Identificar las necesidades de la empresa, que productos, materia prima, etc.
2. Seleccionar el producto previamente identificado, que sea lo real mente necesite la
organización.
3. Asignar personal encargado para esta actividad, que tenga las cualidades necesarias
para hacer un buen estudio de lo que se necesita, de losmejores precios en el
mercado, y de la calidad de los productos.
4. Establecer como será la entrega del producto, el medio de pago, etc.
Asi se llevara un proceso de compras de manera eficiente y organizada en la organización.

Esta actividad será socializada a con el instructor . Materiales a utilizar celulares y/o equipos de
cómputo.

3.2 ACTIVIDADES DE CONTEXTUALIZACIÓN E IDENTIFICACIÓN DE CONOCIMIENTOS

NECESARIOS PARA EL APRENDIZAJE

3.2.1 Apreciado aprendiz, revisar el video “ Proveedores, procesos, productos y servicios

suministrados externamente” entregado en el material de apoyo y dar respuesta a las siguientes
preguntas:

 De acuerdo al enfoque ISO describa los tres tipos de proveedores.

RTA:
1. Los que proporcionan productos y servicios a la organizacio.
2. Los que proporcionan productos y servicios directamente al cliente en nombre de la
empresa.
3. Los proveedores para los procesos, contratados externamente.
 Defina a través de que tipo de mecanismos las organizaciones pueden seleccionar los
proveedores.

RTA:
1. Internet
2. Revistas sectoriales
3. Bases de datos
4. Agremiaciones sectoriales
5. Redes sociales
6. Centros de exposición y ferias.

 Defina los criterios de selección de proveedores.

RTA:
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 1. Cumplimiento legal - 10%
2. Especificaciones técnicas del producto o servicio - 15%
3. Relación calidad/precio - 5%
4. Formas de pago - 5%
5. Certificaciones ISO - 15%
6. Tiempo de entrega - 20%
7. Procesos y métodos de trabajo - 8%
8. Equipos y tecnología a utilizar - 12%
9. Competencia del personal - 6%
10. Servicio técnico. - 4%
A cada criterio se la asigna un porcentaje, dando como suma total el 100% con el fin de elegir al
proveedor que obtiene la mayor calificación.
 Nombre las herramiestas de seguimiento y evaluación a proveedores.

RTA:
1. Listas de cheuqeo
2. Informes de revisión
3. Auditorias
4. Visitas de inspección
5. Instrumentos de medición y ensayo
6. Técnicas de muestreo
7. Técnicas de cliente oculto

 En un párrafo de 10 líneas describa la importancia de la evaluación y reevaluación de

proveedores en las organizaciones.

RTA: La importancia radica en que los proveedores son parte fundamental en la

organización, por eso hay que evaluar constantemente ya que de ellos dependerá de la
calidad de sus productos y servicios para que los procesos de la empresa sean exitoss y por
supuesto sus productos y servicios también lo sean.
También es muy importante la reevaluacion de los proveedores por que en las
organizaciones puede pasar, que por el tiempo que lleva el proveedor con la organización
dejan de la lado el saber, si estos si están cumpliendo con los requisitos, si están
actualizados en la normatividad, si sus certificados siguen vigentes o si están haciendo la
investigación de mercado de manera adecuada. Teniendo en cuenta estos aspectos de
evaluación y reevalucion la empresa tendrá un manejo adecuado en el proceso de las
compras y asi ofrecer el mejor precio y calidad de sus productos y servicios a los clientes.

3.2.2 Revisar el material de apoyo “Guía práctica para la integración de sistemas de gestión ISO
9001, ISO 14001 e ISO 45001” (Página 243 capítulo Operación) y a través de un corto video
(máximo 5 minutos) realice una breve y clara explicación de la forma como integrar el proceso de
compras. Puede apoyarse en carteleras, afiches, lo que considere necesario para una buena
explicación.

3.2.3 Solucionar el crucigrama entregado en el material de apoyo.

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3.2.4 Revisar el material de apoyo “Guía práctica para la integración de sistemas de gestión ISO
9001, ISO 14001 e ISO 45001” (Página 271 capítulo Evaluación del desempeño) y a través de una
presentación en power point o la herramienta ofimática que usted prefiera , describa como
Integrar el numeral 9.1.

3.2.5 Revisar el material de apoyo “Guía práctica para la integración de sistemas de gestión ISO
9001, ISO 14001 e ISO 45001” (Página 285 capítulo Evaluación del desempeño) y describa las
etapas y actividades de una auditroria integrada.

3.2.6 Investigue dos metodologías de mejora continua aplicables a los sistemas integrados de
gestión

Estas actividades serán socializada a con el instructor . Materiales a utilizar celulares y/o equipos
de cómputo.

3.3 ACTIVIDADES DE APROPIACIÓN DEL CONOCIMIENTO (CONCEPTUALIZACIÓN Y

TEORIZACIÓN).

 Identifique las necesidades reales de su organización (Compras) y elabore un

procedimiento para selección y reevaluación de proveedores teniendo en cuenta las
directrices del video.
 Elabore un procedimiento de auditoria Interna y un programa de Auditoria Interna
Integrada para su organización.

 Esta actividad será socializada con el instructor . Materiales a utilizar equipos de

cómputo.

3.4 ACTIVIDADES DE TRANSFERENCIA DEL CONOCIMIENTO

 Exposición de metodologías de mejora continua.

Esta actividad será socializada a con el instructor . Materiales a utilizar equipos de cómputo.

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Evidencias de Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos

Aprendizaje de Evaluación
Evidencias de - Hace seguimiento al cumplimiento Lista de Chequeo
Producto: del plan de implementación del
sistema teniendo en cuenta el ciclo
PHVA.
- Elabora informes consolidados
sobre el cumplimiento del plan de
implementación, de acuerdo con los
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 resultados del seguimiento

1. GLOSARIO DE TERMINOS

Información documentada: Información de quede ser controlada y mantenida por una

organización y el medio en el que esta mantenida.

Información documentada de origen interno: La información documentada de origen interno

corresponde a aquella que es elaborada, aprobada y controlada por la organización para la
ejecución de sus actividades.

Información documentada de origen externo: Los documentos de origen externo son

aquellos que no son elaborados por la organización pero que son incluidos o adoptados por el
Sistema de Gestión ya que representan una ayuda y/o guía para el correcto desarrollo de los
procesos.

6. REFERENTES BILBIOGRÁFICOS

 Pardo, Á. J. M. (2012). Configuración y usos de un mapa de procesos. Retrieved from

https://ebookcentral-proquest-com.bdigital.sena.edu.co
 Calso, M. N., & Pardo, Á. J. M. (2018). Guía práctica para la integración de sistemas de
gestión. iso 9001, iso 14001 e iso 45001. Retrieved from
http://ebookcentral.proquest.com
 JOSE ANTONIO PEREZ FERNANDEZ E VELASCO, (2015). Gestión de Procesos. Bogotá:
Alfaomega Grupo editor Esic Editorial.

 Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (2015). Sistemas de Gestión de la

Calidad – Fundamentos y Vocabulario NTC-ISO 9000. Colombia. ICONTEC.
 Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (2015). Sistemas de Gestión de la
Calidad – Requisitos NTC-ISO 9001. Colombia. ICONTEC.

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) BIBIANA PAOLA LEZAMA INSTRUCTOR CENTRO PECUARIO Mayo 2020
RUIZ Y
AGROEMPRESARIAL

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8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor (es)

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