Manual de Funciones Por Competencias D. Lap Gaes 8

Manual de Funciones por Competencias
Distribuidora LAP
Judith del Carmen Montes Chica

Andrés Motato Mejía
Luz Ángela Muñoz Álzate
Mayerline Navarro Murcia
Gaes 8- 1881720
Instructora
Ángela Paola Amaya Moreno
Servicio Nacional de Aprendizaje- SENA

Especialización Tecnológica Gestión de Talento Humano por Competencias
Aprendizaje - SENA
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION........................................................................................................................................................3
OBJETIVOS..................................................................................................................................................................4
JUSTIFICACIÓN.........................................................................................................................................................5
I. POLÍTICAS Y NORMAS...................................................................................................................................6
II. DEFINICIÓN MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DEL CARGO...........................................7
III. BENEFICIOS DEL MANUAL DE FUNCIONES.......................................................................................8
IV. PARTICIPANTES...........................................................................................................................................9
V. PERIODICIDAD.................................................................................................................................................9
VI. PROCESO A DESARROLLAR EN EL MFPC.........................................................................................10
VII. INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN............................................................................................................11
MANUALES DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS.....................................................................................13
DISTRIBUIDORA LAP.............................................................................................................................................13
OBJETIVO..................................................................................................................................................................13
ALCANCE...................................................................................................................................................................13
DESCRIPCIÓN...........................................................................................................................................................13
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL....................................................................................................................14
MISIÓN.......................................................................................................................................................................15
VISIÓN........................................................................................................................................................................15
RECOMENDACIONES PARA EL USO DEL MANUAL.....................................................................................37
REFERENCIAS..........................................................................................................................................................38
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INTRODUCCION
El Manual de funciones es un documento que se elabora en una empresa a través de un

equipo de profesionales o funcionarios con experiencia en talento humano, con el fin de
determinar y describir las actividades, responsabilidades y funciones de cada una de los puestos
de trabajo, por dependencias o áreas según el organigrama de la entidad.
Tomando como referencia el diagnostico organizacional realizado a la distribuidora LAP,

se hace necesario reformar o actualizar el Manual de Funciones Por Competencias (MFPC)
existente el cual presenta vacíos y no es acorde con las necesidades administrativas y con los
objetivos misionales establecidos.
Con la elaboración del presente MFPC, la Distribuidora LAP, podrá contar con un
instrumento de apoyo a la gestión para hacer seguimiento y control a los procesos que
desarrollaran cada uno de los funcionarios, facilitando posteriormente hacer un control interno
mediante evaluaciones de desempeño laboral con evidencias reales.
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OBJETIVOS
Realizar el Manual de Funciones Por Competencias de la Distribuidora LAP, teniendo en

cuenta los resultados del diagnóstico organizacional, donde se evidencia que no están
documentados los procesos para cada área.
Implementar el Manual de Funciones Por Competencias como una herramienta que sirva para
organizar eficazmente el trabajo, asignar responsabilidades, evaluar los procesos y el desempeño
de cada funcionario.
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JUSTIFICACIÓN
Teniendo en cuenta las carencias que presenta el actual Manual de Funciones Por
Competencias y los continuos inconvenientes en la ejecución y desarrollo de las actividades en
cada uno de los procesos que viene presentando el personal que labora para la Distribuidora
LAP, se hace necesario realizar un nuevo Manual de Funciones, teniendo en cuenta cada una de
las áreas y sus dependencias.
El Manual de Funciones le permitirá a la organización definir los roles y las responsabilidades

de cada uno de sus colaboradores con el fin de desempeñar de una mejor manera sus actividades,
buscando siempre el bienestar individual y general de la empresa logrando nuevamente el éxito
en el mercado de acuerdo a su visión estratégica.
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I. POLÍTICAS Y NORMAS
- Políticas
La Distribuidora LAP, estará regida por las siguientes políticas que serán publicadas y
socializadas con todos los empleados para el cumplimiento de ellas, con el fin de lograr nuestros
objetivos estratégicos y misionales que nos llevarán a alcázar el éxito organizacional.
Políticas de Calidad: Nuestra prioridad será ofrecer servicios y productos de calidad.
Políticas de Atención al Cliente: Mantener y aumentar nuestra clientela, a través de una

atención eficiente y eficaz generando altos estándares de satisfacción.
Políticas de Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo: Nos importa la

Seguridad y Salud en el Trabajo de nuestros empleados directos e indirectos que están bajo
nuestra responsabilidad, así como de aquellas que se benefician de nuestros servicios.
Políticas de Gestión del Talento Humano: Nos importa nuestros empleados, su crecimiento
personal, su desarrollo profesional y su bienestar general.
Políticas Ambientales: Adoptar conductas que ayuden a proteger el medio ambiente en torno
a la comunidad de la que hace parte la empresa.
- Normatividad
Código Sustantivo del Trabajo
Decreto 1072 de 2015, Libro 2, Parte 2, Titulo 4, Capitulo 6. Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo.
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II. DEFINICIÓN MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Manual de Funciones
Es un instrumento elemento del Sistema de Control Interno, que se convierte en un

documento instrumental de información detallado e integral. Contiene, en forma ordenada y
sistemática, instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, sistemas y
reglamentos de las distintas operaciones o actividades que se deben realizar individual y
colectivamente en una empresa, en todas sus áreas, secciones, departamentos y servicios.
(Rodríguez, 2002).
Según Beltrán, L. (2013) es un instrumento de trabajo que contiene el conjunto de normas y

tareas que desarrolla cada empleado en sus actividades cotidianas y será elaborado técnicamente,
basados en los respectivos procedimientos, sistemas y normas que resumen el establecimiento de
guías y orientaciones para desarrollar las rutinas labores cotidianas, sin interferir en las
capacidades intelectuales, ni en la autonomía propia e independencia mental o profesional de
cada uno de los trabajadores u operarios de una empresa, ya que estos podrán tomar las
decisiones más acertadas apoyados por las directrices de los superiores, y estableciendo con
claridad la responsabilidad, las obligaciones que cada uno de los cargos conlleva, sus requisitos,
perfiles, incluyendo informes de labores que deben ser elaborados por lo menos anualmente
dentro de los cuales se indique cualitativa y cuantitativamente en resumen las labores realizadas
en el período, los problemas e inconvenientes y sus respectivas soluciones, tanto los informes
como los manuales deberán ser evaluados permanentemente por los respectivos jefes para
garantizar un adecuado desarrollo y calidad de la gestión.(Cap.3, p.12).
El MFPC indica qué hacer y para qué hacerlo, cuándo hacerlo, en función de cumplir con la
planeación aplicable al Recurso Humano, es decir: misión, visión, objetivos, procedimientos para
que éstos se cumplan con eficiencia y eficacia. Después la organización, ejecución y control que
dispone el proceso administrativo aplicada a la administración de personal. Para su desarrollo se
tendrá en cuenta el MFPC, reglamento de trabajo, manuales de operaciones y mantenimiento,
análisis de cargos, evaluación de cargos, análisis de carga laboral.
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Descripción de Cargos
El proceso consiste en hacer un inventario de los aspectos significativos del cargo, de sus
deberes y de las responsabilidades. Se hace una descripción detallada del objetivo del cargo, de
las actividades, sus tiempos de ejecución y la forma como se deben realizar.
Por tanto, el Manual de Descripción de Cargos contiene la descripción de las funciones y

actividades (conjunto de tareas homogéneas, afines e interrelacionadas cuya realización
contribuye al cumplimiento de determinada función.) Estas actividades se llevan a cabo mediante
procedimientos y tareas propias de cada cargo; además de la especificación, la cual determina las
cualidades que el ocupante o aspirante debe cubrir para optar por el mismo. (Rodríguez, 2006)
III. BENEFICIOS DEL MANUAL DE FUNCIONES
1- Soporte técnico para fundamentar la existencia de los cargos en la empresa.

2- Facilita los procesos de selección, contratación y evaluación de desempeño de los funcionarios.
3- Facilitar los procesos de Control Interno de la empresa.
4- Ayuda a identificar el desarrollo de actividades, tramites, procesos, de cada operación y su
funcionario responsable.
5- Establecer indicadores para evaluar la gestión.
6- Aumenta la productiva para el cumplimiento de metas a nivel individual y organizacional.
7- Mejora la eficiencia en los procesos de cada área.
8- Cumplimiento de los objetivos misionales y visiónales de la empresa.
9- Aumentar el sentido de pertenencia de los funcionarios hacia la organización
10- Ser más eficientes en la prestación de servicios con el cliente interno y externo.
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IV. PARTICIPANTES
Para la realización del MFPC se contó con la asesoría profesional de los consultores
externos, Judith del Carmen Montes Chica, Andrés Motato Mejía, Luz Ángela Muñoz Álzate y
Mayerline Navarro Murcia, Santiago Preciado González, Gerente General, Carlos Rodríguez,
Coordinador Comercial y Carolina Prieto, Coordinadora de Talento Humano, delegados de la
Distribuidora LAP.
V. PERIODICIDAD
Teniendo en cuenta el cronograma de actividades realizado en el Diagnostico Organizacional,

se debe realizar una revisión al MFPC cada seis meses, con el fin de evaluar los procesos y
realizar los ajustes y actualizaciones que sean necesarios.
FORMATO DE CONTROL DE ACTUALIZACIÓN O MODIFICACIÓN AL MANUAL

DE FUNCIONES DE LA DISTRIBUIDORA LAP.
FUNCIÓN CAMBIO RESPONSABLE FECHA ÚLTIMA

ASIGNADA EFECTUADO FIRMA ACTUALIZACIÓN
DÍA MES AÑO
VI. PROCESO A DESARROLLAR EN EL MFPC
Objetivo: Determinar las funciones de los empleados del Área Comercial, según el
organigrama de la distribuidora LAP
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Denominación: Nombre del Cargo dentro de la organización.
Tipo de Proceso: Estratégico, Misional y de Apoyo
Nombre del Proceso: Corresponde al nombre del Cargo, otorgada dentro de la organización,
según nombramiento y designación.
Dependencia: Se determina teniendo en cuenta las directrices establecidas en los estatutos y

acuerdos internos de la organización
Cargo del Jefe Inmediato: Corresponde a la persona responsable de la dependencia a la cual

se encuentra adscrito el trabajador.
Funciones: Son las actividades que debe desempeñar el empleado, donde se incluyen las
responsabilidades y funciones. Estas corresponden a la esencia del cargo
Requisitos: En este punto se describen los requisitos del perfil para el cumplimiento de cada
uno de los cargos. Es la base para seleccionar el aspirante más adecuado.
Educación: Nivel de escolaridad
Experiencia Laboral: Tiempo laborado
Competencias organizacionales: Son aquellas condiciones que debe poseer una persona
para el desempeño eficaz y eficiente en un determinado contexto laboral.
VII. INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN
 Evaluaciones de Desempeño, para conocer las competencias laborales de los

empleados, mediante la recolección de evidencias en la ejecución de sus labores.
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 Implementación de Indicadores de Gestión de Talento Humano para garantizar
que los procesos se están aplicando de manera adecuada.
 Encuestas de satisfacción por área para medir el cumplimiento de los procesos.
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MANUAL DE
FUNCIONES Y CARGOS
DISTRIBUIDORA L.A.P
MANUALES DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS
DISTRIBUIDORA LAP
OBJETIVO
El presente Manual de Función, se elaboró con el fin de apoyar y lograr el cumplimiento de la
misión y la visión de la Distribuidora LAP, con el cual se busca que mediante la descripción de
los perfiles laborales por competencias se logre la eficiencia en el desarrollo de las funciones.
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ALCANCE
Este documento aplica y es de estricto cumplimiento para todo el personal que labora en la
Distribuidora LAP.
DESCRIPCIÓN
En pro de optimizar los procesos organizacionales y estructurales la Distribuidora LAP,
presenta el Manual de Funciones por Competencias, el cual está dirigido a mejorar la gestión
administrativa de todas las Áreas, se establece como un instrumento de consulta que permitirá a
los trabajadores informarse de las funciones que debe desarrollar cada uno.
Este Manual se realizó teniendo en cuenta las necesidades de restructuración de la

Distribuidora, es obligación de todo el personal informar las novedades e inconsistencias que se
presenten en ejercicio de sus labores a la Coordinación de Talento Humano quien será la
encargada de actualizarlo, socializarlo cuando se presenten modificaciones.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
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JUNTA DIRECTIVA
AUDITORÍA DE CALIDAD GERENTE GENERAL REVISOR FISCAL
ASISTENTE
DIRECTORA DIRECTOR FINANCIERO DIRECTOR DIRECTOR

GESTIÓN HUMANA (1) Y ADMINISTRATIVO (1) LOGISTICO (1) COMERCIAL (1)
COORD. FORMACIÓN COORD. COMPENSACIÓN COORD. SELECCIÓN JEFE DE CENTRO

Y DESARROLLO (1) Y BENEFICIOS (1) Y VINCULACIÓN (1) DISTRIBUCIÓN
COORD. COORD. COORD.

ALIMENTOS (6) ASEO (6) LOGÍSTICO 1
ASESORES COMERCIALES AUXILIARES
JUNIOR Y SENIOR TRANSP- BODEGA
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MISIÓN
Somos una compañía líder en la comercialización de productos de consumo masivo, con
altos estándares de calidad; lo que logramos a través de una cadena privada de distribución,
orientada a satisfacer las necesidades y deseos de la comunidad de tenderos, ofreciendo un
excelente servicio y precios competitivos. Contamos con un equipo humano comprometido y
capacitado. En concordancia actuamos en procura del bienestar para nuestros empleados,
nuestros proveedores y la comunidad en general, logrando una adecuada rentabilidad.
Nos distinguimos por ser una empresa socialmente responsable, asumiendo para ello buenas
prácticas para el cuidado del medio ambiente y el entorno que nos rodea.
VISIÓN
Ser una compañía líder en el sector, con altos niveles de competitividad, eficacia y
eficiencia en la distribución de productos de Consumo Masivo, garantizando a nuestros clientes
altos estándares de calidad, oportunidad y satisfacción tanto en sus necesidades como en sus
expectativas.
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CÓDIGO: DLAP-MF01
MANUAL DE FUNCIONES VERSIÓN: 01
VIGENCIA A PARTIR DE: 23

JUNIO 2019
PÁGINA 1 DE N
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

DENOMINACIÓN: DIRECTOR COMERCIAL
CÓDIGO: 0611
NIVEL JERÁRQUICO: DIRECTIVO
UBICACIÓN DEPENDENCIA: ÁREA COMERCIAL
CARGO DEL JEFE
GERENTE GENERAL
INMEDIATO:
II. PROPOSITO PRINCIPAL: Planear, organizar y diseñar todo lo relacionado con ventas,
estrategias de comercialización y mercadeo; promoviendo constantemente los servicios ofertados por la
empresa, orientando su gestión al logro de los objetivos y metas económicas propuestas, afrontando con
éxito los cambios constantes en el mercado donde actúa la empresa.
III. FUNCIONES CLAVES IV.CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES
Elaborar planes de negocio de acuerdo con las

políticas establecidas por la empresa.
Diseñar y establecer estrategias para el buen manejo de
la empresa a nivel de ventas. Elaborar e implementar programas de
comercialización de acuerdo con las políticas
establecidas por la empresa.
Mantener en constante monitoreo el comportamiento
del mercado, manejando bases de datos de las empresas
que se consideran competencia para la Mantener actualizada base de datos de
DISTRIBUIDORA LAP y estadísticas de fidelización posibles competidores y su comportamiento
de los clientes, a fin de planificar estrategias de en el mercado con relación en el último año.
mercadeo, llegar a un público más amplio y medir el
grado de satisfacción de los clientes.
Diseñar y lanzar campañas publicitarias basándose en Implementar estrategias publicitarias
las políticas de la DISTRIBUIDORA LAP. enfocadas a la fidelización de los clientes.
Proponer la política comercial y un plan anual de ventas Motivar y dinamizar al personal de ventas,
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a nivel nacional con el objetivo de someterlo a
consideración de la Gerencia General para proceder a ejercer liderazgo.
su aprobación.
Planificar, dirigir y controlar las actividades
comerciales, identificando y desarrollando estrategias Elegir las formas de retribución del personal
innovadoras, ajustadas al mercado actual y las de ventas.
exigencias de los clientes.
Dirigir y controlar el proceso sistémico con la Gerencia
General y las demás dependencias a fin de articular
Marcar lo objetivos a toda la fuerza comercial.
estrategias conjuntas con miras de cumplir con los
objetivos misionales de la DISTRIBUIDORA LAP.
V.OTRAS FUNCIONES RELACIONADAS:
 Elaborar las previsiones de ventas.
 Reclutar, seleccionar y formar al personal de ventas.
 Establecer la política de precios junto con el departamento de Marketing.
 Gestionar la cartera de clientes asignada a la dirección comercial.
 Defender y responder ante la organización al equipo de ventas.
VI. RELACIONES DE COORDINACIÓN:

COORDINACIÓN INTERNA

Con la Gerencia General y las demás Gerencias en lo relacionado con la
comercialización de los productos que ofrece la empresa.
 Con el área de finanzas con el objetivo de mantener al día la cartera de clientes.
 Con el área de Talento Humano en lo relacionado a la profesionalización del equipo
comercial, y retención del capital de talento humano de la DISTRIBUIDORA LAP.
COORDINACIÓN EXTERNA
 Con clientes en general, así como entidades relacionadas con gestión de la calidad,
marketing, publicidad, coaching empresarial y otras afines.
VII. CONOCIMIENTOS ESENCIALES

 Manejo de Excel avanzado, conocimiento básico sobre legislación laboral.
 Conocimiento de la plataforma estratégica de la empresa (misión, visión y valores
corporativos),
 Diseño de campañas publicitarias, capacidad de comunicación,
 Cursos y o diplomados en mercadeo y ventas.
VIII. REQUISITOS:
ACADÉMICOS
Tecnólogo en Mercadeo, titulado en Administración de Empresas, negocios o afines.
DE DESEMPEÑO
Mínimo 3 años de experiencia en el manejo del área comercial.
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IX. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS
 Comunicación corporativa.
 Desarrollo de estrategias de mercadeo y ventas.
 Remuneración a vendedores.
 Proactivo en el desarrollo de destrezas para atraer clientes nuevos y fidelización de clientes
antiguos.
 Capacidad para el diseño de campañas de impulso y publicidad de productos nuevos.
 Resolución de problemas e inconvenientes con sus colaboradores.
CIUDAD: BOGOTÁ - CUNDINAMARCA
FECHA DE APROBACIÓN: 23 DE JULIO DE 2019
ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:
MAYERLI NAVARRO CAROLINA PRIETO CARLOS RODRÍGUEZ

MURCIA
18
CÓDIGO: DLAP-MF01
VIGENCIA A PARTIR DE:

23 JUNIO 2019
PÁGINA 1 DE N

DENOMINACIÓN: JEFE DE CENTRO DISTRIBUCIÓN
CÓDIGO: 0812
NIVEL JERÁRQUICO: DIRECTIVO
UBICACIÓN DEPENDENCIA: ÁREA COMERCIAL
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: DIRECTOR COMERCIAL
II. PROPOSITO PRINCIPAL: Planear, dirigir y supervisar el área de distribución basándose en las
políticas y lineamientos de la empresa. Organizar la recepción, almacenamiento y entrega de las
mercancías a los clientes de la DISTRIBUIDORA LAP.
Supervisar la productividad y rendimiento

Planificar un modelo de distribución controlado y de buen
de la distribución rigiéndose por las políticas
rendimiento.
internas.
Hacer seguimiento a los tiempos y
Establecer seguimiento a todos los factores del área de confiabilidad en temas de entrega.
distribución. Hacer seguimiento al presupuesto de la
empresa a través de carteras vencidas.
Controlar la distribución de los productos y mercancías Supervisar, dirigir y capacitar al personal

de mayor salida y que aporten mayor rentabilidad a la bajo su responsabilidad. Ejercer liderazgo.
distribuidora.
Apto y proactivo en la utilización de
Asegurar la ubicación correcta y el momento adecuado sistemas informáticos que faciliten:
para distribuir las mercancías, maximizando el volumen planificación de rutas de entrega, toma de
de ventas y los beneficios económicos de la empresa. pedidos que entran y salen , llevar registro
de las mercancías recibidas y enviadas.
Planear de manera adecuada el cumplimiento de los Analizar e interpretar los datos importantes
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plazos de entrega de las mercancías, programando y
haciendo seguimiento de las rutas de transporte. y necesarios para asegurar el correcto
Asegurarse del correcto cargue de las mercancías en los funcionamiento de los centros de
vehículos de la compañía, para poder hacer uso eficiente distribución.
del transporte.
Aptitud para tratar situaciones de emergencia, por
Aplicación de habilidades de gestión
ejemplo, demora en la recepción de determinada
financiera, lectura de balances, análisis e
mercancía, o repentina escases de productos. Estar en
interpretación de información presupuestal
contacto con compradores, proveedores y clientes al por
de su departamento.
menos así como con sus propios colaboradores.
V. OTRAS FUNCIONES RELACIONADAS:
 Encargarse de que los productos y mercancías se encuentren en el lugar correcto en el momento
adecuado.
 Encargarse del almacén de distribución, del control de existencias, del trámite y embalaje.
 Responsabilidad en la rotación de las mercancías dentro del almacén, reduciendo la posibilidad
de que la mercancía se deteriore.
 Responsabilidad al momento de contratar con empresas del sector transportador.
 Capacidad de organización, habilidades numéricas y analíticas.


Con la Gerencia General y la Gerencia Comercial en lo relacionado con la
planificación y priorización de mercancías a recibir y despachar de acuerdo a lo
solicitado por los clientes.
 Con el área de Talento Humano en lo relacionado a la escogencia del personal que
cumpla con los requisitos y aptitudes para desarrollar las actividades que exige el área
de distribución.
 Con el área de finanzas en lo referente a los registros de envíos que han sido
cancelados y aquellos que están pendientes por cancelar.
 Desarrollo de habilidades interpersonales e inteligencia emocional, para encargarse de
las relaciones con clientes externos, proveedores y transportadores.
VII. CONOCIMIENTOS ESENCIALES

 Manejo de bases de datos y sistemas de información de distribución, manejo de
personal, capacidad de liderazgo, mercadotecnia, servicio al cliente.
 Manejo de tecnologías de la información.
 Aptitudes para la negociación.
VIII. REQUISITOS:
ACADÉMICOS
Tecnología Industrial, titulado en Administración de Empresas, Tecnología en mercadeo y ventas
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DE DESEMPEÑO
Mínimo 2 años de experiencia manejo de inventarios.
 Comunicación corporativa.
 Habilidad para resolver problemas, buen motivador.
 Aptitudes para la planificación de estrategias con miras al cumplimiento de los objetivos
económicos de la empresa.
 Capacidad de trabajo en equipo.
 Responsable en la toma de decisiones.
 Capacidad de ser proactivo y tomar decisiones en momentos de presión.
ANDRÉS MOTATO MEJÍA CAROLINA PRIETO CARLOS

RODRÍGUEZ
21
CÓDIGO: DLAP-MF01

23 JUNIO 2019
PÁGINA 1 DE N
DENOMINACIÓN: COORDINADOR DE ALIMENTOS

CÓDIGO: 0631
NIVEL JERÁRQUICO: MISIONAL
UBICACIÓN DEPENDENCIA: DIRECCIÓN COMERCIAL
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: JEFE DE CENTRO DE DISTRIBUCIÓN
II. PROPOSITO PRINCIPAL: Ejecutar los procesos de manipulación de alimentos de acuerdo con las
normas de higiene y sanidad. Verificar y controlar las entradas y salidas, almacenamiento y distribución
de los productos alimenticios y bebidas. Comprobar el cumplimiento de normas de salubridad e
inocuidad de los alimentos, para el correcto almacenamiento y transporte. Garantizar el normal
desarrollo de los procesos de venta y distribución de alimentos y bebidas. Programar y realizar
seguimiento constante de acuerdo al cronograma establecido por la empresa a los procesos de venta y
distribución de las mercancías.
Planificar y generar estrategias para garantizar la Aplicar estrategias para asegurar la

conservación de los productos respetando las normas de conservación de los alimentos según la
higiene y sanidad. vigencia actual.
Mantener actualizado el inventario con las
Hacer seguimiento a las fechas de vencimiento de los
respectivas fechas de vencimiento de cada
productos.
producto.
Hacerles ingreso a los productos alimenticios, previa
verificación de los requisitos de inocuidad y
Capacidad de liderazgo y trabajo en equipo.
cumplimiento de la normativa vigente sobre la
distribución de los productos.
Habilidad para desarrollar inteligencia
Verificar los registros INVIMA de los productos
emocional y empatía con los miembros de
alimenticios.
su organización.
Velar por el cumplimiento de las normas de seguridad Capacidad de asumir retos, siendo proactivo
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integral establecidas por la alta dirección de la desarrollando con ímpetu las actividades
comercializadora. propuestas.
Elaborar informes periódicos sobre el tratamiento que se
da a los productos y el estado de inocuidad de estos para Ser organizado.
el consumo humano.
V. OTRAS FUNCIONES RELACIONADAS
 Verificar y controlar las condiciones de inocuidad de los productos alimenticios.
 Controlar y supervisar los lineamientos que la empresa imparte con respecto la seguridad y
salud en el trabajo.
 Promover la cultura del autocuidado y buenas prácticas ambientales.
 Desarrollar e impulsar la cultura del mejoramiento continuo y de calidad.


Con la Gerencia General en lo relacionado a la prioridad de productos alimenticios a
recibir y despachar.
 Con la Gerencia General en lo relacionado al cumplimiento de normas de salubridad y
registro ante INVIMA.
 Con el área de Talento Humano, en lo relacionado a la escogencia del personal que
cumpla con los requisitos y aptitudes para desarrollar las actividades que exige el área.
 Coordinación con el jefe encargado de distribución, con el fin de efectuar los envíos
priorizados.
 Habilidades interpersonales para el cumplimiento de requisitos solicitados por
organismos de control de salubridad.
 Desarrollo de habilidades para manejar excelentes relaciones interpersonales con
proveedores y clientes.
VII. CONOCIMIENTOS ESENCIALES:

 Manejo de bases de datos y sistemas de información, sistemas de gestión de calidad,
legislación sanitaria vigente.
 Conocimiento de rotación de inventarios de alimentos.
 Conocimiento en almacenamiento y transporte de alimentos.
 Conocimiento en manejo integral de residuos.
VIII. REQUISITOS:
ACADÉMICOS
Ingeniería Industrial, Ingeniería de Alimentos o Técnico en Manipulación de alimentos. Formación en
sistemas de gestión de calidad.
DE DESEMPEÑO
Mínimo 2 años de experiencia como coordinador de alimentos o jefe de control de calidad.
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 Impulso a la cultura organizacional.
 Supervisión y control a los sistemas de gestión de calidad y salud y seguridad en el trabajo.
 Formación en manipulación, almacenamiento de alimentos y normativa alimentaria.
 Fortalecimiento de cultura de atención preferencial al cliente.
JUDITH DEL CARMEN CAROLINA PRIETO CARLOS

MONTES CHICA RODRÍGUEZ
CÓDIGO: DLAP-MF01

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PÁGINA 1 DE N
24
DENOMINACIÓN: COORDINADOR DE ASEO
CÓDIGO: 0651
II. PROPOSITO PRINCIPAL: Coordinar, dirigir y supervisar las actividades de mantenimiento, aseo
y limpieza de las instalaciones, asegurando el cumplimento de las normas de higiene; a fin de preservar
en buen estado el espacio físico de la comercializadora.
IV.CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES
III. FUNCIONES CLAVES
Planificar estrategias para asegurar el cumplimiento de las Ejecutar y coordinar el control de los
normas de higiene y limpieza de las instalaciones de la productos de aseo de acuerdo con los
DISTRIBUIDORA LAP. procedimientos establecidos según la ley.
Establecer estrategias que permitan llevar el control del
Supervisar la distribución del personal para
mantenimiento de aseo e higiene de las instalaciones de la
dar un cubrimiento efectivo en
Distribuidora LAP para mantenerlas bajo un ambiente
mantenimiento de aseo a toda empresa.
sano y óptimo para los usuarios de la Empresa.
Elaborar y coordinar los planes de mantenimiento y Habilidad para relacionarse con otros,
limpieza velando por su cumplimiento. liderazgo y trabajo en equipo.
Conocimiento de los materiales utilizados
Diseñar e implementar estrategias necesarias, manejando para la limpieza, su ficha técnica,
indicadores que redunden en la calidad del servicio para proporción que se debe usar y conocimiento
los clientes internos y externos. de las herramientas que deben utilizarse a
fin de obtener los objetivos propuestos.
Responsabilizarse de capacitar y preparar al personal
Conocimientos en legislación laboral y
encargado de las labores de limpieza y mantenimiento de
contratación.
las instalaciones.
 Conocimientos de higiene y seguridad laboral.
 Capacidad para coordinar y dirigir trabajo en equipo.
 Verificar y controlar el uso de los implementos de seguridad personal de los colaboradores a su
cargo.
 Mantener excelentes con contratistas, proveedores de insumos y empresas con quienes puedan
se contratar los servicios.

25

Coordinar con la Gerencia General las actividades relacionadas con la labor de
limpieza de las instalaciones.
 Participar en las reuniones de Gerencia, con el objeto de exponer los planes de acción
de su competencia.
 Preparar y exponer informes de resultados a la Gerencia General.
 Supervisar al personal bajo su cargo.
 Con el área de Talento Humano, en lo relacionado a la escogencia del personal que
cumpla con los requisitos y aptitudes para desarrollar las actividades exigidas.
 Mantener relación con proveedores de insumos de limpieza y mantenimiento.
 Relaciones cordiales y profesionales con empresas con agencias de empleo que oferten
los servicios de personal.

 Manejo y elaboración de bases de datos, sistemas de gestión de calidad, legislación
sanitaria vigente y manejo de productos de limpieza.
 Manejo de herramientas de ofimática (Excel, Word, Outlook).
 Habilidad numérica.
VIII. REQUISITOS:
ACADÉMICOS
Tecnólogo o Profesional en Talento Humano, Tecnólogo en producción industrial, Administración de
Empresas o afines.
DE DESEMPEÑO
Mínimo 1 año de experiencia como coordinador de aseo o jefe de calidad.
 Responsabilidad en la escogencia del personal, hábil para escoger la formación y capacitación del
personal a su cargo.
 Proactivo para aportar ideas y/o soluciones de acuerdo al nivel de conocimiento y experiencia
adquiridos.

LUZ ÁNGELA MUÑOZ
CAROLINA PRIETO CARLOS RODRÍGUEZ
ALZATE
26
CÓDIGO: DLAP-MF01

23 JUNIO 2019
PÁGINA 1 DE N

DENOMINACIÓN: COORDINADOR DE LOGÍSTICA
CÓDIGO: 0812
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II. PROPOSITO PRINCIPAL: Planificar y coordinar las líneas de transporte, métodos de distribución
y bodega. Garantizar el correcto, adecuado y oportuno despacho de mercancía, así como las actividades
inherentes a la logística, gestión de inventarios y movimiento del almacén de la distribuidora.
Ejecutar estrategias de supervisión para

asegurar el buen funcionamiento de las
Diseñar estrategias para asegurar la supervisión de las líneas de distribución.
líneas de distribución.
Optimizar los puntos menos eficientes de las
líneas de distribución.
Diseñar una base de datos para el manejo del inventario, e Supervisar la constante actualización del
indicadores de gestión de su área. inventario.
Diseño, seguimiento y supervisión de las rutas de entrega.
Supervisar y hacer seguimiento a los horarios
establecidos para el cargue de la mercancía en los Capacidad de liderazgo, y trabajo en equipo.
vehículos escogidos para tal fin.
Controlar y verificar que el inventario físico de la
Manejo de indicadores de gestión.
mercancía cumpla con lo registrado en el sistema.
Asegurar y garantizar que la mercancía recibida por el
Control de indicadores de calidad y sistemas
cliente cumpla con las exigencias y requerimientos del
de seguridad laboral.
cliente.
 Revisar y controlar adecuadamente las mercancías que se devuelven.
 Coordinación del proceso de almacenamiento, transporte y distribución de mercancías.


Coordinar con el jefe de centro de distribución, los tiempos de recepción y despacho
de mercancías de acuerdo al cronograma establecido.
 Ordenar con el coordinador de alimentos, los tiempos de recepción y entrega de los
productos alimenticios que requieren movimiento.
 Con el área de Talento Humano lo relacionado con la escogencia del personal.
 Dirigir y coordinar el programa de inducción y reinducción del personal bajo su cargo.
 Desarrollo de habilidades para manejar excelentes relaciones interpersonales con
proveedores y clientes.

 Manejo y elaboración de bases de datos, administrar y coordinar bodega, rutas de
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distribución, manejo de personal.
 Conocimientos de inventario, facturación y manejo administrativo.
VIII. REQUISITOS:
ACADÉMICOS
Tecnólogo en gestión logística, Titulado en Administración de Empresas o Ingeniero Industrial.
DE DESEMPEÑO
Mínimo 2 años de experiencia en manejo de personal, organización, logística y distribución.
 Impulso a la cultura organizacional.
 Trabajo en equipo, capacidad de liderazgo.
 Proactivo para motivar a las personas a su cargo.
ANDRÉS MOTATO MEJÍA CAROLINA PRIETO CARLOS

RODRÍGUEZ
CÓDIGO: DLAP-MF01

23 JUNIO 2019
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DENOMINACIÓN: AUXILIAR DE TRANSPORTE Y BODEGA
CÓDIGO: 1371
NIVEL JERÁRQUICO: APOYO
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: COORDINADOR LOGÍSTICO
29
II. PROPOSITO PRINCIPAL: Recibir y almacenar adecuadamente los productos en almacén. transportar
los productos cumpliendo con los tiempos de entrega estipulados.
Hacer entrega de los productos, de acuerdo con

Realizar el alistamiento de los productos para el las normas de seguridad establecidas
transporte y entrega cumpliendo los tiempos y estándares
establecidos por la empresa realizar devolución de productos que no cumplan
con los estándares de calidad propuestos por la
compañía.
Registrar en una base de datos, la salida y la
Coordinar y documentar la salida de productos del
entrada de cualquier producto evidenciando sus
almacén
características.
Empacar los productos en sus respectivos
Coordinar la fase de empaque según los estándares de empaques asegurando la conservación de estos
seguridad establecidos Coordinar las rutas de transporte asegurando el
cumplimiento de las normas vigentes
Alistamiento de los pedidos que serán distribuidos a los Recibir, contar y registrar en planilla las
clientes. mercancías que ingresa y salen de bodega.
Llevar reporte diario sistematizado delas mercancías que

Velar porque la bodega se encuentre en óptimas
ingresan y salen de bodega, como también los cambios
condiciones de organización.
que se realizan.
Mantener actualizados los documentos y permisos para Verificar las condiciones mecánicas del vehículo
conducir el vehículo asignado. antes, durante y después del viaje, asegurando el
correcto transporte de la carga.
 Realizar mantenimiento preventivo y correctivo al vehículo.
 Cumplir estrictamente con las normas sobre seguridad laboral, seguridad vial y demás normas de
tránsito.
 Estacionar el vehículo tan pronto haya culminado las funciones de entrega de mercancías; no hacer
uso del vehículo para funciones distintas a las indicadas.
 Mantener en perfecto estado de limpieza el vehículo y sitio de trabajo.

 Comunicación con el coordinador de logística para programar los tiempos de recepción y
entrega de las mercancías solicitadas.
 Establecimiento de relaciones de coordinación y comunicación con el fin de informar los
tiempos de mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos.
30
 Estar atento al vencimiento del seguro contra accidentes, revisión técnomecanica y pago
del respectivo impuesto de rodamiento del vehículo, informar al superior inmediato.

 Sistemas, inventariados y bases de datos, rutas de entrega, salud ocupacional, normas de
gestión de calidad.
 Conocimientos de mecánica básica, normas de tránsito, nomenclatura y direcciones.
VIII. REQUISITOS:
ACADÉMICOS
Tecnólogo industrial, técnico almacenista o a fines, bachiller académico, cursos relacionados con el cargo,
tener licencia actualizada de conducción.
DE DESEMPEÑO
Mínimo 2 años de experiencia en manejo de inventarios y transporte de productos.
IX. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS:
 Respetuoso.
 Disciplinado.
 Relaciones interpersonales.
 Colaboración.
MAYERLI NAVARRO CAROLINA PRIETO FERNANDO PÉREZ

MURCIA
31
CÓDIGO: DLAP-MF01

23 JUNIO 2019
PÁGINA 1 DE N

DENOMINACIÓN: ASESORES COMERCIALES JUNIOR Y SENIOR
CÓDIGO: 6311
NIVEL JERÁRQUICO: APOYO
II. PROPOSITO PRINCIPAL: Planear y gestionar la comunicación directa de la empresa con el
cliente, siempre intentando tener buena relación con el fin de lograr el cumplimiento de todas las metas
propuestas.
Visitar a los clientes, manteniendo una

Gestionar estrategias de comunicación asertiva con los constante y adecuada comunicación.
clientes de acuerdo con la cartera asignada
hacer seguimiento a los clientes y a sus
cuentas.
Elaborar un perfil de posibles clientes con el fin de tener Elaborar un programa de ventas a la medida
claridad el público objetivo de la empresa de la compañía.
32
Diseñar y promover estrategias con el objeto de Planificar medidas tendientes a afrontar la
incentivar a los clientes. Competitividad frente a otros mercados.
Elaborar un programa de ventas a la medida de la Establecer un programa de procedimientos
compañía. de trabajo.
Establecer un cronograma de visitas a clientes antiguos, y Proyectar una imagen organizada y positiva
establecer contacto con posibles clientes nuevos. de la empresa.
 Acompañamiento en la entrega de pedidos.
 Organizar y direccionar eventos de mercadeo y promoción de productos.
 Acompañamiento a los nuevos asesores.


 Atención y servicio al cliente, bases de datos, cobranzas, comunicación asertiva,

finanzas.
VIII. REQUISITOS:
ACADÉMICOS
Administración de empresas o técnico en ventas y mercadeo.
DE DESEMPEÑO
Mínimo 1 años de experiencia en ventas y servicios.
VII. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS:
 Liderazgo, comunicación asertiva.
 Buenas relaciones interpersonales.
 Honestidad, determinación.
33
LUZ ÁNGELA MUÑOZ CAROLINA PRIETO CARLOS RODRÍGUEZ
ALZATE
34
INSTRUCTIVO PARA LA UTILIZACIÓN DEL MANUAL
La Coordinación de Talento Humano de la Distribuidoras LAP, hará entrega de una copia del
MFPC a cada empleado, de acuerdo con las funciones y al cargo que desempeñe, se dejará
constancia en la hoja de vida.
Se socializará el MFPC, a todos los empleados, explicando de manera clara su contenido y

finalidad.
RECOMENDACIONES PARA EL USO DEL MANUAL
Es importante la retroalimentación ya que cada empleado debe conocer y cumplir con las
responsabilidades establecidas en el MFPC.
La Coordinación de Talento Humano enviará a los correos institucionales de cada funcionario

copia de MFPC.
35
Todos los empleados deberán cumplir a cabalidad con lo estipulado en el MFPC, ya que este
documento está enmarcado en el logro de la misión, visión y objetivos planteados por la
empresa.
Sera publicado en un lugar visible las funciones y el nivel de riesgo laboral al que se exponen los
trabajadores.
REFERENCIAS
Beltrán, L. Auditoría en Entidades de Salud. Universidad Nacional de Colombia. Obtenido de
http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/economicas/91337/. Licencia: Creative Commons BY-NC-ND.
Bumeran. (2016). Obtenido de Bumeran: https://www.bumeran.com.ve/empleos/supervisor-de-limpieza-
y-mantenimiento-de-centro-comercial-1110777389.html
Caprendizaje Sena. (s.f.). Obtenido de Caprendizaje Sena:
https://caprendizaje.sena.edu.co/sgva/EMPRESA/Documento/LISTADO_DE_OFICIOS_Y_OCUPACIO
NES.pdf
Diapositivas Elaborar Manual de Funciones, Actividad de Aprendizaje 2, pp. 19, 23, 25, 39,
Especialización Tecnología de Talento Humano por Competencias, Programa de Formación SENA.
Educaweb. (s.f.). Obtenido de Educaweb: https://www.educaweb.com/profesion/gerente-distribucion-
386/
Limasara. (2016). ClubEnsayos. Obtenido de ClubEnsayos: https://www.clubensayos.com/Temas-
Variados/MANUAL-DE-FUNCIONES-COORDINADOR-DE-ALIMENTOS/3417623.html
Rodríguez J. (2002). Cómo elaborar y usar los manuales administrativos. México D. F., México:
Thompson Learning.
Rodríguez, J. (2006). Dirección Moderna de Organizaciones. México D. F., México: Thompson Learning
36
Urquijo, M., Torres, H., Paipilla, A., Maldonado, L., (S.A.) Estudio de caso Distribuidora LAP. En
Programa de Formación SENA.
37

Manual de Funciones Por Competencias D. Lap Gaes 8

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DIRECTORA DIRECTOR FINANCIERO DIRECTOR DIRECTOR

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COORD. COORD. COORD.

ASESORES COMERCIALES AUXILIARES

JUNIOR Y SENIOR TRANSP- BODEGA

MANUAL DE FUNCIONES VERSIÓN: 01

VIGENCIA A PARTIR DE: 23

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

III. FUNCIONES CLAVES IV.CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

Elaborar planes de negocio de acuerdo con las

VI. RELACIONES DE COORDINACIÓN:

VII. CONOCIMIENTOS ESENCIALES

CIUDAD: BOGOTÁ - CUNDINAMARCA

FECHA DE APROBACIÓN: 23 DE JULIO DE 2019

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

MAYERLI NAVARRO CAROLINA PRIETO CARLOS RODRÍGUEZ

MANUAL DE FUNCIONES VERSIÓN: 01

VIGENCIA A PARTIR DE:

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

III. FUNCIONES CLAVES IV.CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

Supervisar la productividad y rendimiento

Controlar la distribución de los productos y mercancías Supervisar, dirigir y capacitar al personal

VI. RELACIONES DE COORDINACIÓN:

VII. CONOCIMIENTOS ESENCIALES

CIUDAD: BOGOTÁ - CUNDINAMARCA

FECHA DE APROBACIÓN: 23 DE JULIO DE 2019

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

ANDRÉS MOTATO MEJÍA CAROLINA PRIETO CARLOS

MANUAL DE FUNCIONES VERSIÓN: 01

VIGENCIA A PARTIR DE:

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

DENOMINACIÓN: COORDINADOR DE ALIMENTOS

III. FUNCIONES CLAVES IV.CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

Planificar y generar estrategias para garantizar la Aplicar estrategias para asegurar la

VI. RELACIONES DE COORDINACIÓN:

VII. CONOCIMIENTOS ESENCIALES: