ELABORACION MANUAL DE FUNCIONES

ESPECIALIZACION TECNOLOGICA GESTION DEL TLENTO HUANO POR

COMPETENCIAS

FICHA NO. 1564939

Sandra Marcela Otálora Díaz

CC. 52.125.888

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA

ACTIVIDAD NO. 2
FASE I: PLANEAR

TUTORA: Jackeline Cajigas Hoyos

BOGOTA D.C.
NOVIEMBRE DE 2017
 JUSTIFICACIÓN

Teniendo en cuenta la necesidad de contar con un equipo humano idóneo y

dispuesto a responder a las necesidades de La distribuidora LAP ante el cambio
organizacional que se hace imprescindible realizar para garantizar el cumplimiento de las
metas corporativas, el aumento de las vetas esperado por la Junta Directiva, la disminución
de la rotación del personal y de los costos, el presente manual de funciones por
competencias permitirá tener una visión mucho más clara de los roles, responsabilidades,
competencias esperadas así como requisitos de tipo académico y de formación de los
empleados de todos los cargos pertenecientes a la compañía deben conocer y aplicar
adecuadamente.
De igual forma, mediante la elaboración y socialización de este manual que debe reposar en
las hojas de vida de los colaboradores de la empresa, se pretende determinar aquellas
necesidades de formación o capacitación que sean importantes fortalecer con el fin de
garantizar el cumplimiento adecuado de las funciones encomendadas, el aprendizaje
organizacional aunado a la misión, visión y valores institucionales y de esta forma apostarle
a la construcción de una identidad corporativa sólida y el continuo desarrollo de su talento
humano.
Para la elaboración del manual de funciones por competencias de la Distribuidora LAP se
contó con la participación de coordinadores, líderes de procesos y colaboradores de cada
uno de los cargos existentes quienes aportaron de manera colaborativa con la información
relacionada al saber, hacer así como necesidades específicas o generales de formación.
 TABLA DE CONTENIDO

I. Políticas y normas corporativas

II. Definición de manual de Funciones y descripción de cargos
III. Beneficios de este proceso
IV. Participantes
V. Periodicidad
VI. Proceso a desarrollar en el manual
VII. Instrumentos de medición
VIII. Instructivo para utilizar el manual

BIBLIOGRAFIA
 I. POLITICAS Y NORMAS CORPORATIVAS

MISION

Somos una compañía líder en la comercialización de productos de consumo masivo,

con altos estándares de calidad; lo que logramos a través de una cadena privada de
distribución, orientada a satisfacer las necesidades y deseos de la comunidad de tenderos,
ofreciendo un excelente servicio y precios competitivos. Contamos con un equipo humano
comprometido y capacitado. En concordancia actuamos en procura del bienestar para
nuestros empleados, nuestros proveedores y la comunidad en general, logrando una
adecuada rentabilidad.
Nos distinguimos por ser una empresa socialmente responsable, asumiendo para ello
buenas prácticas para el cuidado del medio ambiente y el entorno que nos rodea.

VISION

Ser una compañía líder en el sector, con altos niveles de competitividad, eficacia y
eficiencia en la distribución de productos de Consumo Masivo, garantizando a nuestros
clientes altos estándares de calidad, oportunidad y satisfacción tanto en sus necesidades
como en sus expectativas.

VALORES

Nos importan: la salud y seguridad de nuestros empleados, de todas las personas

que trabajan bajo nuestra responsabilidad, así como de aquellas que se benefician con
nuestros productos y servicios.
Nos importan: nuestros empleados, su crecimiento personal, su desarrollo profesional y su
bienestar general.
Nos importan: las comunidades en las que vivimos y trabajamos, por ello adoptamos
conductas que cuidan del medio ambiente lo que hace que sea un negocio con un desarrollo
sostenible comprometidos con nuestra responsabilidad como ciudadanos del mundo.
Nos importa: la calidad de nuestros productos y servicios.
Nos rige: la transparencia en el desarrollo de nuestras relaciones interpersonales tanto a
nivel externo como interno con todos los grupos de interés.

ORGANIGRAMA DISTRIBUIDORA LAP

 II. DEFINICION DE MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN
DE CARGOS

Un manual de funciones es un documento que se prepara en una empresa con el fin de

delimitar las responsabilidades y las funciones de los empleados de una compañía. El
objetivo primordial del manual es describir con claridad todas las actividades de una
empresa y distribuir las responsabilidades en cada uno de los cargos de la organización. 1

El manual de funciones es el principal constituyente que justifica la existencia de los cargos

en las empresas pero por si sólo no puede dar los resultados esperados. Adicional a este
documento es importante que la organización tenga definido un manual de procedimientos,
un manual de guías administrativas, políticas corporativas que estén delineadas con la
misión, visión, valores y mapa de procesos.

La descripción de cargos le permite a la empresa conocer con precisión lo que cada

trabajador debe realizar en su cargo, y las aptitudes que requiere para hacerlo
satisfactoriamente. 2En la descripción de cargos se precisa de manera especifican los
elementos que conforman cada cargo de la organización para de esta forma explicarlo a los
empleados y dejar de manera muy clara las obligaciones esperadas de parte de cada quien.

III. BENEFICIOS DE ESTE PROCESO

1
Universidad Nacional de Colombia. Definición manual de funciones. 2005 . Recuperado el 26 de noviembre de
2017http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/economicas/2006838/lecciones/capitulo3/funciones.htm..

2
Servicios de apoyo y reforzamiento del crecimiento humano SEARCH C.A. Cómo hacer descripciones de cargo.
Recuperado el 26 de noviembre de 2017 de: http://www.gideca.net/files/Como%20hacer%20Descripciones%20de
%20Cargos.pdf
  Al tener la descripción del puesto de trabajo el nuevo empleado tendrá una visión
mucho más clara de las funciones que desempeñará en la empresa lo cual sin duda
algún favorece el proceso de inducción al cargo y entrenamiento
 Al estar consignado en un documento digital y físico permite tener una revisión del
procedimiento en un momento determinado y hacer ajustes de ser necesario
 Al ser conocido por los empleados, en el momento de realizarse la evaluación de
desempeño, la persona sabrá de antemano que aspectos serán calificados por sus
jefes inmediatos
 Al ser socializado por el personal que pertenece a la organización, se tendrá la
garantía de saber que los colaboradores estarán enterados del funcionamiento
interno de la empresa, responsables de la ejecución de los procesos y puestos de
trabajo
 De igual forma, permite establecer de manera mucho más clara el control del
cumplimiento de tareas, auditorías internas y controles internos.
 Al ser un medio de consulta periódica, los empleados que tengan necesidades de
formación o capacitación pueden hacer parte de los programas a realizar por el área
de formación desarrollo y de estar forma ser mucho mas competentes para el cargo
o para futuras promociones internas.

IV. PARTICIPANTES

Es muy importante dirigirse a las fuentes primarias pertenecientes a la organización: jefes y

colaboradores.
Los jefes por un lado, podrán informar que competencias debe tener su subordinado, que
perfil de cargo es necesario, requisitos de formación y funciones a desempeñar vs
indicadores de productividad, gestión o resultados esperados.
Los colaboradores por su parte, brindan la información sobre cómo desempeñan sus
funciones y qué deben hacer en el desarrollo de sus tareas. En este punto es crucial no dejar
pasar ningún detalle puesto que son los mismos empleados de la empresa quienes deben
tener toral claridad de las tareas por las que deben cumplir junto con los tiempos y calidad
esperados.

V. PERIODICIDAD

Se sugiere realizar una revisión cada 6 meses aproximadamente con el fin de determinar
ajustes, actualizaciones o en el momento en que el organigrama de la empresa tenga alguna
modificación relacionada con fusión de funciones, crecimiento o cambios en el
organigrama de la empresa, re distribución de tareas y responsables.
 VI. PROCESO A DESARROLLAR EN EL MANUAL
Este es un proceso de definición de competencias, formación académica requerida,
experiencia relacionada con el cargo, responsabilidades a cumplir partiendo de una función
macro a desempeñar y de las cuales se desprenden otras funciones que son aquellas sujetas
a verificación o evaluación internas.

VII. INSTRUMENTOS DE MEDICION

Indudablemente en la elaboración de un manual de funciones se emplean técnicas como la
entrevista semiestructurada la cual se constituye como una fuente muy fiable de
información dado que los datos están siendo brindados por los actores principales de los
procesos a consignar en el documento final

VIII. INSTRUCTIVO PARA USAR EL MANUAL

A continuación se detalla la elaboración de tres perfiles de cargo existentes en

Comercializadora LAP.
La parte superior del cuadro permite evidenciar el nombre del cargo, unidad funcional al
que pertenece, a quien le reporta y número de cargos existentes para este rol
Después se consigna la información necesaria en cuanto a requisitos de formación técnica o
profesional así como aquella relacionada con educación continuada; se especifica en tiempo
de experiencia requerida en el cargo y las competencias deseables por la empresa y para el
cargo.
Finalmente, en la descripción del cargo se especifica el propósito principal, misión del
cargo u objetivo principal y luego se desglosan una a una las funciones que desempeña la
persona que ocupe dicho cargo al interior de la organización.
Por último, se consigna la información relacionada con las responsabilidades adicionales a
las requeridas para el cargo; en este punto se especifica si la persona debe responder por el
cuidado o entrega de activos fijos, dinero, información confidencial, etc

Cargo 1.
Director Comercial
Cargo 2.
Coordinador logístico
Cargo 3.
Auxiliar de transporte y bodega
 BIBLIOGRAFIA

 Universidad Nacional de Colombia. Definición manual de funciones. 2005 .

Recuperado el 26 de noviembre de
2017http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/economicas/2006838/lecciones/
capitulo3/funciones.htm..

 Servicios de apoyo y reforzamiento del crecimiento humano SEARCH C.A. Cómo

hacer descripciones de cargo. Recuperado el 26 de noviembre de 2017 de:
http://www.gideca.net/files/Como%20hacer%20Descripciones%20de
%20Cargos.pdf