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Equipo Colaborativo Nº 8
Ficha 1881713
SENA
2019
CONTENIDO
1. Justificación ...................................................................................................................... 1
5. Participantes ..................................................................................................................... 5
6. Periodicidad...................................................................................................................... 6
técnica y moderna de fácil manejo para los departamentos de la empresa logrando así los
funciones que facilite el proceso de reclutamiento, selección y contratación, definiendo así cual
competencias, experiencias, funciones, nivel académico, etc., mediante el análisis detallado sobre
empresa, se puede identificar la necesidad de crear cargos con sus respectivas responsabilidades
de tal forma que se organice las tareas asignadas para que se cumplan las metas y objetivos de la
empresa.
responsabilidad a cada persona según su cargo para la Gestión del Talento Humano, con el fin de
contratar personas que cumplan con las competencias necesarias para ejercer el cargo, capacitar a
2. Políticas y Normas
2.1. Políticas
En una empresa u organización sus políticas son orientaciones y principios emanadas por la
una serie de reglas y directrices básicas acerca del comportamiento que se espera de sus
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empleados y fija las bases sobre cómo se desarrollarán los demás documentos (manuales,
procedimientos, etc.)
Atención al cliente por parte de los integrantes de la empresa, de acuerdo con los
Los colaboradores deberán cumplir con las actividades para las cuales estén
debidamente capacitados.
2.2. Normas
Indican a las personas lo que deben hacer o no hacer en determinadas situaciones o desde el
punto de vista del individuo, las normas le dicen lo que se espera de él. Todos los grupos tienen
Todo trabajador que ingrese a la empresa iniciará un período de prueba (no mayor a 3
meses), con el objetivo de apreciar sus aptitudes y desempeño de acuerdo con el oficio
La empresa reconocerá sobre remuneración horas extras y demás beneficios que la ley
determine.
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Es un instrumento o herramienta de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que
desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y se elabora con base en los respectivos
orientaciones para desarrollar las rutinas o labores cotidianas dentro de la empresa, sin interferir
profesional de los trabajadores u operarios de una empresa, ya que estos podrán tomar las
decisiones más acertadas apoyados por las directrices de los superiores, y estableciendo con
claridad la responsabilidad y las obligaciones que cada uno de los cargos conlleva, sus
requisitos, perfiles, incluyendo informes de labores que deben ser elaborados por lo menos cada
año dentro de los cuales se indique cualitativa y cuantitativamente el resumen de las labores
soluciones.
Tanto los informes como los manuales deberán ser evaluados permanentemente por los
actividades del puesto; es un proceso que consiste en enumerar las tareas o atribuciones que
conforman un cargo y que lo diferencian de los demás cargos que existen en una empresa; es la
enumeración detallada de las atribuciones o tareas del cargo (qué hace el ocupante), la
periodicidad de la ejecución (cuándo lo hace), los métodos aplicados para la ejecución de las
atribuciones o tareas (cómo lo hace) y los objetivos del cargo (por qué lo hace). Básicamente es
hacer un inventario de los aspectos significativos del cargo y de los deberes y las
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Se podría definir el cargo como la agrupación de todas aquellas actividades realizadas por un
solo empleado que ocupen un lugar específico dentro del organigrama de la empresa. Se podría
decir entonces que la descripción de cargo no es más que enumerar detalladamente las tareas y
responsabilidades que conforman al mismo y de esta manera diferenciar un cargo de los otros.
Después de la descripción de cargo viene el análisis de cargo, el cual podríamos definir como
la especificación de las cualidades que debe tener el factor externo al cargo como tal. Es por esto
que se le denominan factores extrínsecos, los cuales están formados básicamente por el perfil con
Requisitos Intelectuales
Requisitos Físicos
Responsabilidades implícitas
Condiciones de Trabajo
Entonces podemos decir que la descripción y el análisis de cargo son la base fundamental de
cualquiera de los trabajos que realizará el talento humano de la empresa, ya que tanto la
descripción como el análisis pueden ser de gran ayuda o guía para todas las etapas posteriores
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4. Beneficios de este Proceso
los alcances de cada uno de los puestos de trabajo que se encuentran, es por esto que todas las
organizaciones deben contar con un manual de funciones que facilite la organización interna de
Evaluar a todo el personal para hallar las falencias y sus respectivas soluciones.
Dar a conocer a todos los empleados los parámetros que hay en sus funciones.
Los empleados cumplen con todos los requisitos para realizar sus labores de forma
óptima.
Los empleados saben cuáles son los elementos de trabajo que le brinda la empresa y
Sirve de guía para alcanzar los objetivos tanto personales como profesionales de cada
empleado.
5. Participantes
En esta actividad los participamos Norman André López Becerra, Jeimy Paola Rodríguez y
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Talento Humano por Competencias, basados en el diagnóstico realizado a la Distribuidora LAP
S.A.S en el cual se evidencia la necesidad de realizar el manual de funciones del área comercial.
6. Periodicidad
para verificar que se está cumpliendo y se halla adaptado a las políticas de organización y al
personal, verificar al momento de hacer todas las contrataciones de personal que se cumpla con
lo establecido en cada perfil de cargo. En cada cargo la periodicidad por función es diaria,
Organización.
Funciones Básicas: Es un punto en donde se deben incluir brevemente cada una de las
funciones y responsabilidades básicas que describa adecuadamente los límites y la esencia del
cargo. Se debe tener en cuenta que en la descripción de las funciones básicas no se debe entrar en
empresa.
Identificación del cargo: En esta parte se describe el nombre del cargo, el nivel del cargo, la
Requisitos: Este punto de la descripción del cargo, se describe cuál serían los requisitos del
perfil para cada uno de los cargos del perfil de cargo que este se requiere para poder realizar una
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adecuada selección de personal. Si bien es cierto que es muy difícil encontrar un empleado que
cumpla a cabalidad con el perfil óptimo establecido para un cargo, esto si nos puede servir de
Experiencia, Conocimientos).
8. Instrumentos de medición
método Mixto, pues fue por medio de jefes de área y el grupo de trabajo participante en el
procedimiento, funcionarios conocedores de las funciones del área y también se dio apoyo por
medio de talleres de asesores o coordinadores. Este método fue elegido ya que consideramos que
de esta forma los manuales de funciones y perfiles de cargo pueden quedar más completos y
mejor estructurados, pues se tendrá en cuenta tanto la opinión de jefes como de los empleados de
cada área, además se contará con la participación de asesores que ayuden a encaminar de una
mejor forma cada uno de los procedimientos. Cabe anotar que la recolección de la información
las operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones de una dependencia o
Organización.
Objetivo: Establecer las funciones para el cargo de cada colaborador, Gerente general,
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Alcance: Este manual de funciones tiene un cubrimiento de todas las actividades a realizar
organización.
Nombre del proceso: Nombre del Cargo denominación otorgada al cargo dentro de la
Propósito Principal: Resume la razón de ser del cargo dentro de la organización y las
funciones en genera.
Funciones clave: Es un punto en donde se deben incluir brevemente cada una de las
funciones y responsabilidades básicas que describa adecuadamente los límites y la esencia del
cargo. Se debe tener en cuenta que en la descripción de las funciones básicas no se debe entrar en
empresa.
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Requisitos: Este punto se describe cuál serían los requisitos del perfil para cada uno de los
cargos que este se requiere para poder realizar una adecuada selección de personal. Si bien es
cierto que es muy difícil encontrar un empleado que cumpla a cabalidad con el perfil óptimo
establecido para un cargo, esto si nos puede servir de base para seleccionar el aspirante más
desempeñar el cargo.
experticia general y/o especifica requerida para el buen desempeño del cargo.
Competencias organizacionales requeridas para este cargo: Son aquellas condiciones que
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III. FUNCIONES CLAVES IV.CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES
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Con estudios de Especialización en alguna de las siguientes áreas: Gerencia de Mercadeo,
Gerencia Comercial y Mercadeo y otras relacionadas con la misión del cargo.
DE DESEMPEÑO: Cuatro (4) años como gerente o director de mercadeo, gerente o director de
ventas, gerente o director comercial, con experiencia demostrable en el acompañamiento a la
fuerza de ventas y capacidad para la elaboración de planes estratégicos de mercado, análisis del
mercado, diseño de productos/servicios y costos.
PREFERIBLE: Certificación de competencia laboral en alguna de las NCL relacionadas con el
cargo.
VII. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE CARGO
Planificación
Liderazgo
Escucha activa
Comunicación asertiva
Relaciones Interpersonales
Evaluación y Control de Actividades
Pensamiento crítico
CIUDAD:
FECHA DE APROBACIÓN:
ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:
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Diseñar el plan de distribución según el canal y
la normativa de transporte
Optimizar la política de aprovisionamiento y
Establecer el plan de distribución física
distribución de la empresa
según destino, modo de transporte y
Analizar el canal según las estrategias de
naturaleza del producto.
mercadeo y costos logísticos.
Implementar acciones de mejora que
contribuyan a generar una mayor calidad del
Elaborar el plan operativo según producto y confiabilidad por parte de los
requerimientos de los clientes, objetivos y clientes
estrategias de la operación. Determinar los recursos de la operación según
las necesidades y requerimientos de los clientes
y políticas de la organización.
OTRAS FUNCIONES RELACIONADAS:
Dirigir y supervisar las funciones del personal a su cargo, así como gestionar la motivación y el
nivel de desempeño.
Programar y supervisar el trabajo diario de los trabajadores asignando responsabilidades según
la carga de trabajo en recepción, almacenaje, preparación de pedidos y despacho.
Revisar y analizar el cierre diario de stock, preparación de pedidos y liquidaciones de reparto,
analizando las ventas y planteando cambios o propuestas que apoyen la mejora del nivel de
servicio.
Coordinar los despachos de los clientes garantizando su entrega oportuna en los tiempos
pactados.
Velar por el cumplimiento y evolución de los indicadores de gestión de almacén y transporte
Monitorear y evaluar el desempeño de los encargados del transporte, cuyo nivel de servicio
afecta la calidad del servicio que presta la empresa a sus clientes. Proponer mejoras y cambio de
proveedores oportunamente.
Emitir y remitir en forma oportuna los reportes requeridos por la gerencia
Realizar otras funciones afines al cargo que le sean encargadas por el Director Comercial.
V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES
Administración y gerencia
Recursos humanos y de personal
Transportes
Matemáticas
Servicio al cliente
Office Intermedio
VI. REQUISITOS:
ACADEMICOS: Título profesional en Ingeniería Industrial, Administración de Empresas, o
afines. Con estudios de Especialización en logística y otras relacionadas con la misión del cargo.
DE DESEMPEÑO:
Mínimo 2 años de experiencia como director o jefe de logística, jefe de bodega o distribución,
jefe de almacén o jede de planeación, con experiencia demostrable en la dirección y control de
operaciones, manejo de mercancías y establecimiento de rutas de entrega.
PREFERIBLE: Certificación de competencia laboral en alguna de las NCL relacionadas con el
cargo.
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VII. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE CARGO
Evaluación y control de actividades
Comprensión de lectura
Pensamiento crítico
Escucha activa
Comunicación asertiva
CIUDAD:
FECHA DE APROBACIÓN:
ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:
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Trabajar acorde a las políticas susceptibles de
la empresa, con una actitud responsable y
Es el líder del equipo de ventas de alimentos; respetuosa, no solo con sus superiores, sino
representa al conjunto de sus vendedores de con sus subalternos.
alimentos frente al resto de directivos y Es el encargado de formar su equipo de ventas
clientes. de alimentos, brindando la capacitación
requerida, para el desempeño de sus labores y
la atención de los clientes internos y externos.
OTRAS FUNCIONES RELACIONADAS
Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de
contribuir al mejoramiento continuo.
Coordinar, supervisar y evaluar las actividades propias del personal bajo su inmediata
responsabilidad.
Suministrar en forma oportuna toda aquella información y soportes técnicos que sean
requeridos por las instancias de control
V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES
Comprensión de lectura
Pensamiento crítico
Escucha activa
Comunicación asertiva
Resolución de problemas complejos
VI. REQUISITOS:
ACADEMICOS: Profesional graduado en Ingeniería de Alimentos, Administración de
Empresas, Administración de Negocios, Economía o Ingeniería Industrial.
DE DESEMPEÑO: Tres (3) años de experiencia en cargos y procesos relacionados el área de
alimentos, la gestión administrativa y financiera Estar siempre dispuesto a ayudar a sus
compañeros de equipo y compartir el conocimiento
Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita.
PREFERIBLE: Certificación de competencia laboral en alguna de las NCL relacionadas con
el cargo.
VII. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE CARGO
COMPETENCIAS BÁSICAS
COMPETENCIA DEFINICIÓN CONDUCTAS ASOCIADAS
Realizar verificación del producto con
el fin de lograr que los alimentos no
Hacer inspección a producto
Inspección vayan a estar vencidos o próximos a
terminado
vencer y que sean aptos para el
consumo humano.
Realización de estadística,
Manejo de relacionadas con el consumo de
Cuantificación de producto
estadísticas alimentos y preferencias de los
clientes
VIII. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES
COMPETENCIA DEFINICIÓN CONDUCTAS ASOCIADAS
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Sentido de pertenencia con la
Compromiso organización y las labores Buena disposición en sus labores.
propias de su cargo.
Cumplir con sus deberes a Compromiso con sus deberes.
Responsabilidad
cabalidad. Eficacia y efectividad en su trabajo.
Tolerancia con el personal de la
Ser tolerantes y acatar las
empresa.
Respeto labores con la mejor
Amabilidad en toda relación que se
disposición.
presente dentro de la organización.
CIUDAD:
FECHA DE APROBACIÓN:
ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:
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Establecer el modelo de base de datos de
Estructurar los componentes de un sistema de acuerdo con los procesos y los productos.
trazabilidad de acuerdo con los productos, Participar en la planificación, desarrollo,
servicios y procesos. control y validación de los Procedimientos
para asegurar la calidad de los productos
Establecer un programa de registro de
almacenamiento que cumpla con los
Almacenar los productos según técnicas de procedimientos del sistema de inventarios
almacenamiento y normativa. Monitorear el cumplimiento de los
estándares de calidad establecidos por la
organización
OTRAS FUNCIONES RELACIONADAS:
Participar en la planificación y coordinar las actividades referidas a aseguramiento de calidad
de los productos.
Participar en la selección y evaluación de proveedores de productos de aseo
Contribuir con la implementación y mejora de los Sistemas de Gestión establecidos en la
Organización
Controlar los mecanismos de identificación y trazabilidad
Monitorear y controlar el manejo eficiente en el análisis de datos
Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe de Distribución y otras instancias de mayor
jerarquía, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas
aprobadas en los planes de acción.
Velar por el cumplimiento de las directrices y normas establecidas por el departamento de
Seguridad y Salud en el Trabajo para todo el personal a su cargo
Realizar otras funciones afines al cargo que le sean encargadas por el jefe de distribución.
V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES
Manejo y elaboración de registros
Sistemas de Gestión de calidad
Legislación sanitaria vigente
Interpretación de procedimientos operativos y normatividad interna de la empresa
Auditorias de Calidad
Estadística
Manejo básico de Herramientas de Office (Word, Excel, Power point).
VI. REQUISITOS:
ACADEMICOS Título profesional en Ingeniería Industrial, Ingeniería de Alimentos o carreras
afines.
DE DESEMPEÑO:
Tres (3) años como Coordinador de aseo o jefe de calidad para empresas de alimentos o
bebidas, con experiencia demostrable en el manejo de productos de aseo y calidad del
producto.
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PREFERIBLE: Certificación de competencia laboral en alguna de las NCL relacionadas con
el cargo.
VII. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE CARGO
Orientación al Servicio
Trabajo en equipo
Planificación
Liderazgo
Escucha activa
Comunicación asertiva
Relaciones Interpersonales
CIUDAD:
FECHA DE APROBACIÓN:
ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:
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OTRAS FUNCIONES RELACIONADAS
Realizar inventarios magnéticos y físicos, de forma semestral sobre toda la bodega.
Supervisar y controlar inventario
Estudiar las rutas de distribución.
Hacer un análisis de estudio de tiempos de entrega de cada producto y plantear posibles mejoras.
Brindar apoyo al jefe de distribución en las labores que requiera.
Administrar y coordinar la bodega.
V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES
Elaboración de inventarios físicos y magnéticos.
Manejo de Office especialmente en Excel.
Manejo de personal
Fácil resolución de conflictos
Buena memorización de procesos.
Técnicas de manipulación.
Localización y señalización.
Razonamiento espacial y matemático.
Indicadores productivos.
Matemáticas.
VI. REQUISITOS:
ACADEMICOS: Profesional en logística. Especialización en inventarios, almacén o afines.
DE DESEMPEÑO: Experiencia mínima de 5 años coordinando la logística de una empresa de
alimentos o productos de aseo.
PREFERIBLE: Certificación de competencia laboral en alguna de las NCL relacionadas con
el cargo.
VII. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE CARGO
Liderazgo
Metódico
Fácil comunicación
Resolución de conflictos
Pensamiento critico
Propositivo
CIUDAD:
FECHA DE APROBACIÓN:
ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:
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Marque con X el ESTRATÉGICO
TIPO DE PROCESO MISIONAL X
al cual se asocia
este cargo DE APOYO
NOMBRE DEL PROCESO: Ventas y servicios
DEPENDENCIA: Comercial
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Director Comercial
II. PROPOSITO PRINCIPAL: Desarrollan las actividades propias del proceso de la venta.
Venden mercancías y servicios no técnicos para clientes mayoristas, al detal, comerciantes,
industriales y profesionales. Están empleados por empresas que producen, distribuyen o
proveen bienes y servicios.
III. FUNCIONES CLAVES IV.CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES
Cumplir a tiempo con los proyectos para la
aprobación del cliente
Promover las ventas con los clientes.
Resolver problemas a través de la construcción
de proyectos con una visión prospectiva.
Coordinar, seleccionar y organizar una serie
Identificar y contactar clientes potenciales. de elementos para producir objetos visuales
comunicando un mensaje específico.
Desarrollar un pensamiento e innovador, con
capacidad para realizar proyectos
Informar a los clientes sobre las ventajas y
Trabajar acorde a las políticas de
utilización de las mercancías y servicios.
sustentabilidad, con una actitud responsable y
respetuosa.
Elaborar y realizar seguimiento a las
Elaborar cotizaciones, convenir plazos de
solicitudes de servicio con los requerimientos
crédito, garantías y fechas de entrega.
de los clientes
Apoyar los procesos de facturación y recaudo
Preparar o supervisar la elaboración de
de cartera generada por la venta de servicios a
contratos de venta.
sus clientes.
OTRAS FUNCIONES RELACIONADAS: hacer despliegue de objetivos estratégicos y
operacionales de las metas mensuales y anuales institucionales, comprometiendo a todos los
colaboradores, seleccionado y diseñando indicadores de gestión que permitan hacer
seguimiento.
Concurrir en el desempeño de sus funciones con todas las dependencias afines, integrando
equipos interdisciplinarios que garanticen una gestión con calidad, cumplimiento oportuno de
los objetivos y metas Participar activamente en los programas de inducción, re inducción,
entrenamiento, capacitación y mejoramiento de la cultura organizacional, establecidos por la
empresa. Mantener en el desempeño de su cargo excelentes relaciones humanas, capacidad de
Coordinar el trabajo en equipo, receptividad al cambio, mejoramiento continuo, calidad en la
gestión, orientación y servicio integral al cliente. Elaborar, presentar y sustentar informes de
gestión oportunos al superior inmediato y ejercer el control interno del área comercial.
V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES: Servicio al cliente, Mercadotecnia y ventas, Idioma
extranjero, Administración y gerencia, Matemáticas, informática básica.
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VI. REQUISITOS:
ACADEMICOS: Profesional graduado en Administración de Empresas, Negocios, Economía,
Ingeniería Industrial.
DE DESEMPEÑO: Requiere de dos (2) años de experiencia en actividades de atención al
cliente y
manejo de personal y Un año como asesor comercial.
Excelentes habilidades de comunicación verbal y oral.
PREFERIBLE: Certificación de competencia laboral en alguna de las NCL relacionadas con
el cargo.
VII. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE CARGO
Adaptarse a las políticas Institucionales y buscar información de los cambios en la autoridad
competente; perseverar en un asunto o problema hasta que este quede resuelto.
ADAPTACIÓN AL CAMBIO Enfrentarse con flexibilidad y versatilidad a situaciones nuevas
para aceptar los cambios positivos y constructivamente.
MANEJO DE LA INFORMACIÓN Manejar con respeto y confidencialidad la información
empresarial de la que disponga.
RELACIONES INTERPERSONALES Establecer y mantener relaciones amistosas y positivas,
basadas en la comunicación abierta y fluida y en el respeto por los demás.
TRABAJO BAJO PRESIÓN Capacidad para actuar con eficacia en situaciones de presión de
tiempo, de desacuerdo, oposición y/o diversidad. Es la capacidad para responder y trabajar con
alto desempeño.
Capacidad para permanecer eficaz dentro de un entorno cambiante, como a la hora de
enfrentarse con nuevas tareas, responsabilidades o personas.
CIUDAD:
FECHA DE APROBACIÓN:
ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:
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hospitales, fuerzas armadas y otros establecimientos comerciales e industriales del sector
público y privado.
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DISCIPLINA Y TENACIDAD Adaptarse a las políticas Institucionales y buscar información
de los cambios en la autoridad competente; perseverar en un asunto o problema hasta que este
quede Resuelto.
ADAPTACIÓN AL CAMBIO Enfrentarse con flexibilidad y versatilidad a situaciones
nuevas para aceptar los cambios positivos y constructivamente.
MANEJO DE LA INFORMACIÓN Manejar con respeto y confidencialidad la información
empresarial de la que disponga.
DISPOSICIÓN HACIA AL APRENDIZAJE Disposición para Gestión no voluntaria e
incondicionalmente a actividades que contribuyan al fortalecimiento de su conocimiento de
sus componentes profesionales y personales.
RELACIONES INTERPERSONALES Establecer y mantener relaciones amistosas y
positivas, basadas en la comunicación abierta y fluida y en el respeto por los demás.
TRABAJO BAJO PRESIÓN
Capacidad para actuar con eficacia en situaciones de presión de tiempo, de desacuerdo,
oposición y/o diversidad. Es la capacidad para responder y trabajar con alto desempeño en
situaciones de mucha exigencia.
Ser tolerantes y acatar labores con la mejor disposición.
CIUDAD:
FECHA DE APROBACIÓN:
ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:
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