Informe de Prácticas Profesionales como

Opción de Grado

TÍTULO DE INFORME:

“DESARROLLO DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE FUNCIONES Y

RESPONSABILIDADES DE LA EMPRESA RED DE PRODUCTORES
ECOLÓGICOS DE LA SIERRA NEVADA DE SANTA MARTA”

PRESENTADO POR:

AMILKAR GUILLERMO POLO RODRÍGUEZ

Código:
2015216105

PRESENTADO A:

ING. JUAN DE LA CRUZ TAPIA NIEVES

Jefe inmediato empresa

Cindy Saballet Lara

UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA

FACULTAD DE INGENIERÍA
INGENIERIA INDUSTRIAL

Fecha de entrega: 14/09/2020

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Contenido
1. PRESENTACIÓN ............................................................................................... 3
2. OBJETIVOS Y/O FUNCIONES ......................................................................... 4
2.1. Objetivo General: ................................................................................................. 4
2.2. Objetivos Específicos: .......................................................................................... 4
2.3. Funciones del practicante en la organización:...................................................... 4
3. JUSTIFICACIÓN: ............................................................................................... 5
3.1. Guía técnica ......................................................................................................... 6
4. GENERALIDADES DE LA EMPRESA: ........................................................... 7
4.1. Organigrama de la empresa ................................................................................. 8
5. SITUACIÓN ACTUAL....................................................................................... 9
6. BASES TEÓRICAS RELACIONADAS .......................................................... 10
7. DESARROLLO DE ACTIVIDADES:.............................................................. 11
8. CRONOGRAMA: ............................................................................................. 12
9. CONCLUSIONES Y LÍNEAS FUTURAS ...................................................... 13
10. BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................... 14
ANEXOS…………………………………………………………………………………...15

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1. PRESENTACIÓN

Desde la invención de instituciones llamadas empresas se ha tomado como uno de

los factores de éxito, el orden, la estandarización y la organización, de ahí que las
empresas se han llamadas sinónimamente como organización y necesiten guías
para regularse y lograr mayor eficiencia en el trabajo. Por ello, este aspecto que es
fundamental para todas las industrias, Manuales que son totalmente aplicables para
la Redecolsierra, empresa que se encuentra en el sector productivo primario debido
al acompañamiento que se realizan a sus asociados en las fincas y secundario
debido a la transformación en producto terminado.

Estos textos son de suma importancia para las empresas y según un diagnóstico
previo a este trabajo no se encontraron varias de estos guías en la empresa
Redecolsierra. Debido a la prioridad, y al estudio necesario para el desarrollo de
cada Manual se tomó como foco de estudio solo uno de estos.

El que figura como más importante es el Manual Organizativo de funciones (MOF),

ya que permite que todos los trabajadores entiendan cuáles son sus funciones
diarias de manera estándar, es decir, a no perderse en el día a día de trabajo. esto
permite responder con calidad ante los requisitos de cada uno de los clientes, ya
sean clientes fijos o potenciales. Por lo cual, a falta y por el impacto positivo de este
guía a la empresa, se le hace necesario desarrollar y divulgar el MOF, con lo que
mejoraría la gestión de esta empresa en su labor.

El MOF se debe realizar a partir de la guía técnica con la se pueda construir un

manual con una base solidad para una compresión asertiva de los empleados.

Este manual esta presentado como un anexo en un enlace que redirige al archivo
que contiene el Manual.

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2. OBJETIVOS Y/O FUNCIONES

2.1. Objetivo General:

Desarrollar y estructurar el manual de organización de funciones de la

empresa red de productores ecológicos de la sierra nevada de santa marta.

2.2. Objetivos Específicos:

✓ Realizar un diagnóstico de la gestión documental actual del área de talento

humano de la empresa.
✓ Establecer un plan de actividades para el desarrollo de la documentación.
✓ Crear y/o ajustar la documentación del manual de organización de funciones
según las directrices de la empresa, cumpliendo con la guía “guía técnica
para establecer o modificar el manual de funciones y de competencias
laborales”

2.3. Funciones del practicante en la organización:

▪ Diagnóstico de procedimientos.
▪ Apoyar la elaboración o actualización de los procedimientos en la
organización.
▪ Apoyar en la planeación y control de los procesos.
▪ Seguimiento a procesos para revisión e implementación de formatos y
registros.

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3. JUSTIFICACIÓN:

Cada empresa, ya sea micro, pequeña o mediana, todas precisan de una pauta de
la forma organizativa de la empresa, del mismo modo es importante que todos los
colaboradores conozcan y entiendan la visión, misión y valores a los que se orienta
la empresa. En algunas ocasiones los trabajadores no saben lo que deben hacer,
especialmente cuando recién ingresan, lo que con lleva a una pérdida de tiempo
hasta que descubren cuáles son sus funciones o roles, o con que personas deben
coordinar directamente. Esto se debe a que se precisan de ciertos manuales
administrativos que permitan el funcionamiento efectivo de la empresa.

En relación con los manuales administrativos una definición de acuerdo con la

investigación Catacora (1999), afirma:
Los Manuales son por excelencia los documentos organizativos y
herramientas gerenciales utilizadas para comunicar y documentar los
procedimientos, identificados bajo el esquema de una especie de libro
actualizable (p.42)

Coincidiendo con lo anterior los manuales se consideran como pieza fundamental

en la labor de una organización, ya que a través de estos la empresa poseerá una
guía para llevar a cabo de forma adecuada las actividades. En este sentido, el
requerimiento del tipo de manual administrativo y la razón de este trabajo es el
(MOF) y se define así.
Según la secretaria de la contraloría de relaciones exteriores de México:
“El Manual de Organización es un documento que contiene, en forma
ordenada y sistemática, la información y/o las instrucciones sobre su marco
jurídico administrativo, atribuciones, historia, organización, objetivo y
funciones de la dependencia o entidad, constituyéndose además en un
instrumento de apoyo administrativo, que describe las relaciones orgánicas
que se dan entre las unidades administrativas, siendo ello, un elemento de
apoyo a su funcionamiento”. (secretaria de la contraloría general ,2003, p. 5)
El documento en mención contiene, esencialmente la estructura organizacional,
usualmente llamada organigrama y las funciones de cada puesto de trabajo de la
empresa con su respectiva descripción, También se incluye en la descripción de
cada puesto el perfil.
El diseño y estructuración del presente manual de funciones y responsabilidades
para la Red Ecolsierra, se convierte en una herramienta de gestión administrativa
que permite orientar el buen funcionamiento de la empresa.

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En este sentido, la presente herramienta contribuye:

✓ Al proceso de inducción, adiestramiento y capacitación del personal de la
empresa.

✓ Al fortalecimiento de cada individuo dentro de la organización, para que se

proyecte en su puesto de trabajo.

✓ A la minimización de tareas y actividades inconexa en cada uno de los

puestos de trabajo.

✓ A que no se presente confusiones como duplicidad de funciones y

actividades en los diferentes proceso académico administrativos.

✓ A la distribución equitativa de la carga de trabajo dentro de la empresa.

A Apoyar el proceso de auditoría y control interno de cada uno de los funcionarios

de la empresa.

3.1. Guía técnica

La “guía técnica para establecer o modificar el manual de funciones y de
competencias laborales” es una pauta práctica y funcional para establecer y
actualizar de manera periódica los perfiles de cada empleado.

Esta guía se desarrolla en 6 pasos:

- Identificación y ubicación del empleo

- Identificación del área o proceso al cual se asigna el empleo
- Descripción del contenido funcional del empleo
- Descripción de los conocimientos básicos esenciales
- Competencias comportamentales
- Fijación de los requisitos de la formación académica y experiencia

Cada paso de esta Pauta se explica de manera precisa y resumida con lo que,
seguir cada paso de forma correcta concluirá en la obtención del manual
organizativo de funciones. Igualmente, el encargado o el jefe de talento humano
deberán hacer la divulgación de este contenido. en el mismo sentido se adelanta el
proceso de contratación de empleado en caso de que se requiera.

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4. GENERALIDADES DE LA EMPRESA:

NOMBRE COMERCIAL RED DE PRODUCTORES ECOLÓGICOS DE LA

O RAZÓN SOCIAL: SIERRA NEVADA DE SANTA MARTA

NIT: 819.004.609-4

PROCEDENCIA DE ENTIDA SIN ANIMO DE LUCRO

CAPITAL:

TIPO DE SOCIEDAD:

ACTIVIDAD PROCESAMIENTO Y COMERCIALIZACION DE

ECONÓMICA: CAFÉ

OBJETO SOCIAL: PROPICIAR ENTRE LAS FAMILIAS DE SUS

GRUPOS ASOCIADOS PARA LA PRODUCCIÓN Y
COMCERICAILIZACIÓN

FECHA DE SEPTIEMBRE 07 DE 2001

CONSTITUCIÓN:

DOMICILIO: KM 3 VIA GAIRA PARQUE LOGISTICO

INDUSTRIAL BODEGA A13

TELÉFONOS: 4333234

E-MAIL: GERENCIA@REDECOLSIERRA.ORG

GERENTE: CORDERO ARDILA VICTOR ENRIQUE

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4.1. Organigrama de la empresa

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5. SITUACIÓN ACTUAL

La empresa Red Ecolsierra es una organización que a pesar de tener 23 años de

actividad aún se encuentra en crecimiento, debido a lo poco que se contaba en sus
inicios. Año tras año ha venido adquiriendo más y más exigencias para sustentar su
actividad social. Muchas áreas se encuentran organizadas mientras otras aún son
débiles, en otras palabras, le falta estandarizar ciertos procesos para lograr una
mayor eficiencia.
Puntualmente en el departamento de Talento humano, se presenta como
departamento nuevo en la empresa según la misma coordinadora a su cargo. Con
ella y con el consejero de la empresa se realizaron dos reuniones presenciales en
las que se identificó: hacía que apunta a la empresa, cuáles son las falencias, que
documentos y formatos no se habían estandarizado.
Una de las pautas a seguir es el enfoque por procesos con lo que se intenta mejorar
las actividades que se ejecutan a diario en la empresa. Para esto, se hace necesario
organizar documentos que expliquen a los empleado los pasos a seguir y que no
varíen de uno a otro. Uno de los documentos ideales para plasmar los perfiles y
funciones es el manual organizativo de funciones. A falta de este, se realizará el
MOF, con la finalidad de dar un paso más allá de lograr el enfoque por procesos en
la empresa.

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6. BASES TEÓRICAS RELACIONADAS

El tipo de prácticas realizadas en la Redecolsierra fueron multifuncionales debido

a las áreas de desempeño:

- Se utilizaron y ampliaron conocimiento sobre el área de talento humano a

través del desarrollo y actualización de manuales de la empresa y como se
gestiona el personal.

- Se emplearon conocimientos de SG-SST con las inspecciones a la planta

combinando con el diseño y desarrollo de planta para las medidas tomadas
por la pandemia y como se debía trabajar una vez reanudado el trabajo en
la planta.

- Se realizaron aprendizajes profundamente de simulación de operaciones y

programación en el programa de Excel.

- Se obtuvieron conocimientos para la actualización de documentos de

producción para la inspección de entes de vigilancia territorial.

- Se aprendieron temas sobre el enfoques de teorías de la organizaciones.

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7. DESARROLLO DE ACTIVIDADES:

1. Se diagnostico el área de producción y área Talento humano y

aprovisionamiento, con el fin de dar ideas de mejora para estas áreas.

2. Se Leyeron documentos como manuales y procedimientos de estas

misma áreas para lograr un mayor entendimiento del funcionamiento de
estas áreas.

3. Se Actualizo el organigrama de la empresa desde un perspectiva fresca

con el fin de cambiar la forma de organización de la empresa

4. Se desarrollo el Manual de procedimientos de compras para eliminar

ciertos problemas con la forma en como se llevan la solicitudes y los
tiempo para entrega

5. Se realizaron inspecciones de seguridad semanales contra plagas para

dar apoyo al asistente de SG-SST

6. Se Asistió a despacho de pedidos con el objetivo de tener como

responsabilidad la entrega para próximas ocasiones

7. Se Realizo flujograma al proceso de prima social para socializarlo con los

asociados con el objetivo de que estos comprendieran el proceso de
ejecución prima social.

8. Se asistió a reunión vía teletrabajo con alta gerencia para el enfoque por
procesos, cambio el enfoque y el direccionamiento que busca la empresa

9. Se Planeo el desarrollo del Manual de organización de funciones para

mejorar la operatividad de la empresa realizando la citación con cada
empleado, para estudiar su cargo, funciones y responsabilidades

10. Se desarrollo de un programa de Excel con macros para la cotización de

proyectos de prima social con el fin. De facilitar esta operación y para un
mayor análisis

11. Se desarrollo de un programa de Excel con macros para el registro de

proveedores y orden compras de insumos

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8. CRONOGRAMA:

SEMANAS
FASE
ACTIVIDAD 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2
S 1 2 3 4 5 6 7 8 9
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4
Diagnosticar el área de producción y
área Talento humano y
aprovisionamiento
Leer documentos como manuales y
guías de estas misma áreas

FASE Actualizar el organigrama de la

I empresa

Desarrollar el Manual de
procedimientos de compras

Realizar inspecciones de seguridad

semanales

Asistir a despacho de pedidos

FASE Realizo flujograma al proceso de

II prima social

Asistir a reunión vía teletrabajo con

alta gerencia

FASE Planeación el desarrollo del Manual de

III organización de funciones

Desarrollo de un programa de Excel

FASE para la Prima Social
IV Desarrollo de un programa de Excel
para orden de compras

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9. CONCLUSIONES Y LÍNEAS FUTURAS

- Realizar este trabajo de prácticas profesionales fue de gran beneficio para

entender desde otra perspectiva las funciones que se pusieron a cargo, y observar
las áreas donde fue ventajoso el apoyo dado. Es de resaltar que este trabajo va
encaminado a dejar pautas a los alumnos próximos a realizar prácticas
profesionales y deseen titularse mediante esta opción, a seguir construyendo una
Redecolsierra más grande.
- Aquí se evidencian las funciones que un practicante realiza y la importancia de
estas, ya que el objetivo no es solo ir a una organización y elaborar un trabajo
cualquiera, sino llevar a cabo encargos de importancia por estudiantes como en este
caso el diagnóstico de procedimientos, apoyar la elaboración o actualización de los
procedimientos en la organización, apoyar en la planeación y control de los
procesos y seguimiento a procesos para revisión e implementación de formatos y
registros. es de gran importancia e interés porque aquí tienes que ser eficaz, realizar
diagnósticos y llevar un seguimiento para mejorar el funcionamiento de la empresa
y observar cómo repercute en el funcionamiento y en la percepción de todos los
trabajadores no solo del área sino de la empresa en general.
- Una recomendación de este trabajo es que el practicante pueda hablar y tener un
mayor desarrollo en la organización donde se realizaron las prácticas profesionales.
Una mayor confianza ayuda encontrar falencias importantes y específicas, para dar
una idea más personal y general del espacio donde se desarrollaron las practicas
del estudiante. por otro lado, poder hablar temas afines con la experiencia y las
practicas realizadas, en lo que este caso fue de gran ayuda por todo lo aprendido y
por el despliegue de la empresa hacia un libre desarrollo del alumno en lo que
resulta en una experiencia provechosa y trabajo satisfactorio.

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10. BIBLIOGRAFÍA

✓ Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP. (2015). Guía

para Establecer o Modificar el Manual de Funciones y de Competencias
Laborales. Colombia.

✓ Secretaria de relaciones exteriores-SER. (2004). Guía técnica para la

elaboración de manuales de procedimientos. México

✓ Álvarez, D. Ochoa, G. (2018). Importancia del manual de organización y

funciones (MOF) y el manual de procedimientos (MAPRO) en la
percepción del rendimiento laboral de los trabajadores de la empresa
waka-s textiles finos S.A.C. Perú.

✓ CATACORA, F. (1999). Sistemas y Procedimientos Contables, Mc.

Graw Hill. Colombia.

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ANEXOS

N° Relación de Anexos
1 Organigrama
2 Manual de organización de funciones
3 Manual de procedimiento compras
4 acta de entrega de prima social
5 Orden de compra

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ANEXOS

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2. Vea el manual de organización de funciones aquí

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3. Vea el manual de procedimiento de compras aquí

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