Gestión de talento humano por competencias

Manual de Funciones empresa LAP Área Comercial

Luisa Fernanda García Chica

Jackeline Cajigas Hoyos.

Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA)

Especialización en gestión de talento Humano por Competencias Metodología

Manizales

2017
Tabla de contenido

1. Justificación ----------------------------------------------------------------------------------- 3

2. Políticas y normas ---------------------------------------------------------------------------- 4

3. Definición de manual de funciones y descripciones de cargos ------------------------ 4

4. Beneficios de este proceso ------------------------------------------------------------------ 6

5. Participantes -----------------------------------------------------------------------------------

6. Periodicidad ----------------------------------------------------------------------------------- 7

7. Proceso a desarrollar en el manual --------------------------------------------------------- 8

8. Instrumentos de medición ------------------------------------------------------------------- 8

9. Instructivo para la utilización del manual. ------------------------------------------------ 9

 1. Justificación

Para el siguiente caso de estudio de la empresa LAP, se tiene en cuenta que es una

empresa familiar la cual es una distribuidora de consumo masivo dedicada a la

comercialización de productos de alimento y aseo la cual está fundada desde 1994, por

ende, esta empresa necesita de personal calificado que desempeñe de manera correcta y

eficiente las funciones en específico de cada área, para que pueda funcionar de manera

correcta y los procesos se cumplan a cabalidad.

Por tal razón se realiza el manual de funciones para el área Comercial ya que es

donde se encuentran las mayores falencias, la mayor rotación de personal y el declive en las

ventas, tema que es el de mayor preocupación para la Gerencia, teniendo en cuenta que este

manual beneficiara a los empleados y a la misma gerencia ya que este manual de funciones

les brindara la información necesaria que les permitirá hacer una mejor evaluación y

selección de su personal.

Teniendo en cuenta que se establecerá el organigrama con la jerarquía para el área

comercial, mencionando los niveles de autoridad, a quien deben de reportar y a quien

reportan en casos dados, las actividades que realizan para el logro de objetivos los

diferentes cargos, mejoran con esto la comunicación entre pares que se ve está fallando, el

mejoramiento, la actualización y el análisis constante de los cargos que se están ocupando

en la empresa.
 2. Políticas y normas

Las políticas y las normas que rigen a la empresa LAP son las siguientes:

 Respeto por los compañeros y por los jefes de cada área.

 No tener relaciones interpersonales entre compañeros dentro de la empresa,

por fuera lo pueden realizar.

 No llevar accesorios por fuera del uniforme de trabajo.

 Portar siempre el uniforme y el carnet para identificarse como empleados de

la compañía.

 Participar activamente de las actividades propuestas por la organización, en

los horarios establecidos por esta.

 Comunicar a tiempo incapacidades, o ausencias en el puesto de trabajo.

3. Definición de Manual de Funciones y Descripciones de Cargos

Según Rodríguez (2002) indica que el manual de funciones es un documento donde se da

información detallada e integral, el cual contiene de forma ordenada y esquematizada, las

políticas, reglamentos y funciones de las distintas actividades que debe de realizar una

persona ya sea de manera individual o de manera grupal en la empresa y esto se debe de

hacer en todas sus áreas, departamentos o servicios.

4. Beneficios de este proceso

 Cuando se elabora un manual de funciones para cualquier empresa, se está

garantizando una mejora en la productividad y el clima organizacional de la

compañía, en este caso para la Empresa Lap es muy beneficioso la implementación

de este manual de funciones ya que su área comercial ha venido presentando

inconvenientes tanto internos como externos, porque no se está realizando de

manera correcta las funciones de los empleados, están trabajando sin motivación y
 bajo muchas presión sin retribución alguna, por esto se evidencias las bajas, la

rotación de personal contante y las discusiones entre jefes y subordinados.

 Se eliminarán las falencias en cuestión de cargas de trabajo, la omisión o incluso la

duplicación de funciones en una sola persona.

 Se llegan a conocer los conocimientos específicos y relevantes de la compañía y

hasta donde llegan las capacidades de cada colaborador de la empresa.

 Es muy útil en el tema de desarrollo de carrera de los colaboradores, ya que al tener

claro para que está siendo contratado, las funciones que debe de cumplir, puede

fomentar a que realice estudios motivado a lo que hace dentro de la empresa y

quiera crecer dentro de ella.

5. Participantes

Solo se realizará con los siguientes cargos que es donde se detecta las falencias y la

encargada de hacer que se cumpla.

 COORDINADORA DE GESTION HUMANA

 COORDINADOR COMERCIAL

 ASESOR DE VENTAS JUNIOR

6. Periodicidad

Se recomienda realizar revisión cada 6 meses para evidenciar que si este

funcionando, con el fin de plantear si requiere o no nuevos ajustes, teniendo en cuenta que

las modificaciones el manual de funciones se realizaran siempre y cuando allá modificación

en el organigrama ya sea por crecimiento, modificación o reducción de la misma o también

si se llegan a dar modificaciones en el reglamento interno de trabajo.

7. Proceso a desarrollar en el manual

Desde el área de Gestión Humana se establecerán los criterios de evaluación

obligatorios que se debe de incorporar en el manual de funciones, ya que esta es el área

encargada del reclutamiento del personal y de velar por la capacitación constante de los

empleados y su bienestar. De acuerdo con lo expuesto esta área establece las competencias

laborales para toda la organización sin importar los niveles jerárquicos que dentro de esta se

encuentren.

La elaboración del manual de funciones se convierte en una herramienta de suma

importancia en el cual se registran de manera clara y organizada las competencias de los

trabajadores que se encuentran actualmente en la compañía, el cual sirve como insumo para

la constante capacitación y actualización que deben de tener los empleados y que no sea un

documento más que se tiene archivado por que la ley lo exige y los organismos de calidad

lo piden cada vez que hacen su revisión.

8. Instrumentos de medición

 Entrevistas no estructuradas

Se realizaron entrevistas no estructuradas al personal del área comercial, donde se

evidencio la interacción por parte del entrevistador y entrevistado, con esto se pudo conocer

el trabajo que realizan, si tienen claro o no las funciones que deben de realizar, cuál es su
grado de motivación ante los logros y los objetivos propuestos por la empresa, y su opinión

personal acerca de los productos que ofrecen y sobre los parámetros de la empresa.

 Encuestas

Se realizaron encuestas al personal del área comercial para detectar los

conocimientos ante el proceso, las falencias que se tienen en cuanto a conocimientos y

saber si tienen claridad sobre quien es la fuente directa que les debe dar la información

sobre las funciones que se deben realizar en el cargo.

 Observación Directa

Se realizó una observación directamente en los puestos de trabajo, que constaba de

visitas continuas y sin aviso previo al puesto de trabajo del área comercial, detectando el

trato con los empleados y el trato con superiores, el trato con el cliente y el desarrollo de su

trabajo dentro de la jornada laboral.

9. Instructivo para la utilización del manual.

 Lo pueden manejar todos los empleados de la empresa ya que deben estar en

permanente actualización para conocer las actividades y responsabilidades, para así

poder realizar las evaluaciones de desempeño que tenga la organización estipulada.

 Si es el caso y presentan sugerencias sobre la mejoría de los procedimientos deben

de hacerlas llegar a su superior en este caso los jefes de cada área, para que ellos a

su vez la hagan llegar a la gerencia, para así no saltar los conductos regulares.
  Los jefes de cada área podrán evaluar el desempeño objetivamente de sus

subordinados y proponer las adecuaciones pertinentes para el cumplimiento de los

objetivos de la empresa.

 El manual diseñado en Word estará disponible tanto de manera física en los

archivos del área de Talento Humano, como en manera Virtual en el aplicativo

interno de la empresa, en formato Pdf para que no pueda ser ni copiado ni

modificado.

 El área de Gestión Humana será la encargada de realizar la capacitación para

mostrar el manual de funciones y dejará evidencia por escrito sobre fecha, hora,

lugar de la capacitación, personal convocado y resultados de la capacitación.

Referencias Bibliográfica

Rodríguez J. (2002). Cómo elaborar y usar los manuales administrativos. México D. F.,

México: Thompson Learning.