MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES

ELABORADO POR
DIEGO FERNANDO CARTAGENA TOVAR
YULY MARIA MOSQUERA
LISETH GONZALEZ
DANIEL COLLAZOS

ENTREGADO A
LINDERMAN SALAZAR ALARCON

SERVICIO NACIONAL DEL APRENDIZAJE “SENA”

TECNÓLOGO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA
NEIVA – HUILA
2023
Contenido

CONCEPTO:..............................................................................................................3
CARACTERÍSTICAS:................................................................................................3
APLICACIÓN:............................................................................................................4
PROCESO ADMINISTRATIVO.................................................................................5
CONCEPTO:
Manual de procedimientos y funciones es un documento esencial en cualquier
organización, ya que establece las pautas y normas que deben seguirse en cada
proceso y definir claramente las responsabilidades y tareas facilitadas a cada
miembro del equipo. Esto ayuda a garantizar la eficiencia, la calidad y la
uniformidad en la ejecución de las labores, así como a facilitar el entrenamiento
del personal nuevo y mantener la consistencia en los procesos.

CARACTERÍSTICAS:

El enfoque de este documento recae mayormente en la administración de

recursos humanos y en la contribución del mejoramiento y desarrollo de la
empresa. Contiene las normas y tareas, así como la descripción de algunos
puestos de trabajo.

El manual de Funciones incluye datos importantes como:

Identificación del cargo y la dependencia a las que se puede pertenecer.

Organigrama de la empresa que describa cuántos cargos son y el jefe inmediato.
Se describen igualmente lo que se requiere y busca en dicho cada cargo como
perfil del aspirante.
Señala y apoya el trabajo diario de las diferentes áreas de la empresa
determinando sus funciones.
Contienen descripciones breves y sistemáticas como información necesaria para
conocer el funcionamiento general de la empresa o normas comunes.
La importancia del mismo radica en tener un sistema de control y una guía para
los empleados, facilita el aprendizaje autodidacto de la persona acerca del
funcionamiento de la empresa, sus propósitos y necesidades.

APLICACIÓN:
Su aplicación se realiza a través de una serie de pasos que permiten su
implementación y seguimiento adecuado.
1. El primer paso para aplicar el manual de procedimientos y funciones es
familiarizarse con su contenido. Esto implica leer detenidamente cada uno de los
procedimientos y funciones descritos en el manual, así como comprender su
alcance y objetivos. Es importante tener claridad sobre las responsabilidades
otorgadas a cada puesto o área de trabajo, así como los procesos que deben
seguirse para llevar a cabo las tareas.

2. Una vez que se ha comprendido el contenido del manual, es necesario

comunicarlo a todos los miembros de la organización. Esto implica realizar
reuniones o sesiones informativas en las que se explica el propósito del manual,
así como los cambios o ajustes que se han realizado en los procedimientos y
funciones. Es importante asegurarse de que todos los empleados estén al tanto de
las nuevas directrices y sepan cómo aplicarlas en su trabajo diario.

3. La siguiente etapa consiste en implementar los procedimientos y funciones

descritos en el manual. Esto implica poner en práctica las instrucciones y
lineamientos establecidos, asegurándose de seguir cada paso de manera precisa.
Es importante contar con un sistema de seguimiento y control que permita verificar
el cumplimiento de los procedimientos y corregir cualquier desviación o error que
pueda surgir.

4. Además, es fundamental capacitar a los empleados en la aplicación del manual

de procedimientos y funciones. Esto implica brindarles la formación necesaria para
que comprendan cómo llevar a cabo cada tarea de acuerdo con los lineamientos
establecidos. La capacitación puede incluir sesiones teóricas, prácticas y
evaluaciones para asegurar que todos los empleados estén preparados para
aplicar el manual de manera efectiva.

5. Por último, es importante realizar un seguimiento continuo de la aplicación del

manual de procedimientos y funciones. Esto implica evaluar periódicamente el
desempeño de los empleados, identificar posibles áreas de mejora y realizar
ajustes en los procedimientos si es necesario. El seguimiento también puede
incluir la revisión periódica del manual para asegurarse de que esté actualizado y
refleje los cambios en la organización.

En resumen, la aplicación del manual de procedimientos y funciones se realiza a

través de una serie de pasos que incluyen familiarizarse con su contenido,
comunicarlo a todos los miembros de la organización, implementar los
procedimientos, capacitar a los empleados y realizar un seguimiento continuo. Al
seguir estos pasos, se garantiza que el manual sea una herramienta efectiva para
mejorar la eficiencia y eficacia de las actividades en una organización.

PROCESO ADMINISTRATIVO

PLANEACIÓN.
La planeación o planificación, en el contexto del proceso administrativo, consiste
en saber qué se va a hacer por anticipado y cuál va a ser la dirección que se va a
tomar para alcanzar los objetivos de la manera más eficiente. La planeación trata
de crear un futuro deseado.

ORGANIZACIÓN.
La organización es el sistema que permite la utilización equilibrada de los
recursos. Consiste en establecer una relación entre el trabajo y el personal que lo
debe ejecutar, es decir, ¿cómo hacerlo?

DIRECCIÓN.
La dirección es la función que trata, a través de la influencia interpersonal, de
lograr que todos los involucrados en la organización contribuyan al logro de sus
objetivos, es decir, verificar que se haga. Se ejerce a través de tres subfunciones:
el liderazgo, la motivación y la comunicación.

CONTROL.
El control es la función que efectúa la medición de los resultados obtenidos
comparándolos con los esperados (planeados) con el fin de buscar la mejora
continua, es decir, ¿cómo se hizo?