Fase 3.

Estimar Los Costos y Determinar El Presupuesto Del Proyecto Ingenio

Carmelita S.A

Presentado por:

Jaime Alberto Aristizábal Cód: 1.017.153.550

Indhira Pinto Daza Cód.: 1.063.451.575

Paula Valeria Moreno Rodriguez Cód.: 1.015.454.301

Angela Daniela Rojas Becerra. Cód: 1.052.396.546

Cesar Manuel Valero Cód.: 1.052.407.501

Universidad Nacional Abierta y a Distancia-UNAD

Escuela de Ciencias Administrativas, Contables, Económicas Y De Negocios – ECACEN
Especialización En Gestión De Proyectos
2021

1
2
 1. INTRODUCCIÓN (Indhira)

Según la Guía PmBok 6 edición, estimar los costos consiste en desarrollar una estimación

aproximada de los recursos financieros necesarios para completar las actividades del proyecto.

Los costos incluyen, entre otros, el personal, los materiales, el equipamiento, los servicios

y las instalaciones, así como otras categorías especiales, tales como el factor de inflación, el costo

de financiación o el costo de contingencia. Las estimaciones de costos incluyen la identificación y

consideración de diversas alternativas de cálculo de costos para iniciar y completar el proyecto.

Así mismo, el determinar el presupuesto consiste en sumar los costos estimados de

actividades individuales, o paquetes de trabajo, para establecer una línea base de costo autorizada

para el Proyecto. Este proceso se lleva a cabo una única vez o en puntos predefinidos del

proyecto, por lo cual, el presupuesto de un proyecto contempla todos los fondos autorizados para

ejecutar el proyecto.

Por lo tanto, en esta actividad colaborativa se estimarán y se determinarán los costos del

proyecto Ingenio Carmelita S.A, identificando sus entradas, herramientas y técnicas y salidas;

Estos procesos proporcionarán información relevante en la toma de decisiones para gestionar de

manera adecuada los costos del proyecto.

3
 2. JUSTIFICACIÓN (Valeria)

Ingenio Carmelita S.A , es hoy una de las empresas agroindustriales más importantes del

sur occidente colombiano, dedicada al procesamiento de caña de azúcar y a la producción y

comercialización de azúcar y derivados de excelente calidad, que busca satisfacer las necesidades

y expectativas de los clientes, mediante la generación de valor agregado para los accionistas,

colaboradores.

Teniendo en cuenta el alcance que tiene Ingenio Carmelita así mismo se deben establecer

las políticas, los procedimientos y la documentación necesaria para la planificación, gestión,

ejecución del gasto y control de los costos del proyecto “AUTOMATIZAR, A TRAVÉS DE

UN DCS (SISTEMA DE CONTROL DISTRIBUIDO)”, del sector agroindustrial de la caña

para la empresa.

Para el control de gastos, se presenta en primer lugar la estimación de costos del proyecto,

donde se desarrollan los siguientes ítems; Plan de gestión de los recursos humanos, registro de

riesgos, estimación análoga, estimación paramétrica, estimación ascendente, estimación por tres

valores, análisis de reservas, costo de la calidad, software de gestión de proyectos, análisis de

ofertas de proveedores, técnicas grupales de toma de decisiones, estimación de costos de las

actividades, base de las estimaciones, actualizaciones a los documentos del proyecto.

4
 3. OBJETIVOS (Ángela)
3.1. Objetivo General

Estimar los costos del proyecto y establecer su presupuesto general y así lograr un análisis

integral del caso.

3.2. Objetivo Especifico

 Establecer los costos del proyecto planificado respecto a entradas, herramientas y salidas

del proyecto.

 Determinar el presupuesto del proyecto con las entradas y salidas establecidas.

 Analizar la influencia de los riesgos del proyecto en el presupuesto establecido para la

gestión de contingencias.

5
 4. ESTIMAR LOS COSTOS

4.1. Entradas
4.1.1. Plan de Gestión de la Calidad (Valeria)
Logo proyecto PROYECTO

PLAN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Preparado por: Paula Valeria Moreno Rodríguez Fecha: 27-03-2021
Revisado por: Grupo de estudiantes Fecha: 07-04-2021
Aprobado por: Comité directivo del proyecto Fecha:11-04-2021
Planificar la gestión de la calidad
La gestión de la calidad es cuando los productos o servicios cumplen con estándares establecidos. En

muchas ocasiones el consumidor infiere que los productos y servicios de calidad traduce lujos y

costos elevados. Para una organización tener buenos estándares de calidad representan la satisfacción

del cliente y empleados.

Gestionar la calidad
(Estándares de calidad)
El siguiente plan ha sido elaborado para uso exclusivo durante el proceso de Gestión de Calidad de los

productos presentados por la empresa Ingenio Carmelita S.A, cumpliendo con las especificaciones

requeridas por los clientes del mercado interno y externo, segura para el consumidor, en concordancia

con la legislación vigente a través del aseguramiento y gestión de sus procesos contando con un

recurso humano calificado y comprometido con la mejora continua y el desarrollo sostenible del

medio ambiente.

Objetivo del plan de gestión de calidad

Se realiza medición, verificación y seguimiento del cumplimiento de los objetivos, evaluando el

desempeño del sistema de gestión de calidad, basado en el compromiso obedecer con los requisitos

del cliente y mejorar continuamente el desempeño de los procesos de la organización.

Es por ello se han definido los objetivos generales de gestión los cuales son coherente con la Política

Integrada de Gestión. Se describe el Sistema de Gestión de Calidad de la empresa, aplicado a la

6
ejecución de la producción en mención, el cual será utilizado con propósitos internos y externos,

brindando seguridad y confianza del SGC implantado.

Para el proyecto se definen los siguientes objetivos.

 Cumplimiento de requisitos / requerimientos.

 Cumplimiento con el objeto a contratar.

 Control integral sobre el desarrollo del proyecto.

o Aseguramiento de la calidad

o Control de registros.

o Control de cambios.

 Evaluar la satisfacción de los clientes.

El control y registro de la calidad establecida en este plan y definidos en los objetivos para

inspecciones y ensayos, son plantillas y formatos de Ingenio Carmelita S.A, sin embargo, previo

acuerdo con el CLIENTE se puede utilizar los suministrados por la entidad contratante.

Entregables y procesos del proyecto sujetos a revisión de la calidad

Actividad Costos
Diseño (Rediseño del plano de arquitectura de red aprobado). $3.320.000
Requerimiento de Adquisiciones (Servicios) $8.700.000
Implementación (Montaje y Ubicación de Equipamiento de campo) $7.000.000
Arranque del sistema (Sintonización de lazos de control) $5.900.000
Termino de obra (Informe de pruebas del Sistema de Control aprobado) $9.000.000
TOTAL $33.920.000
Actividades de control de calidad y de gestión de calidad previstas en el proyecto
 Mantener comunicación con toda la organización, acerca de la importancia de satisfacer los

requisitos del cliente.

 Establecer y difundir el Plan de Gestión de Calidad, donde se emana el sistema y establece las

bases para la mejora continua de los procesos desarrollados por

7
  Asegurar que se establezcan y cumplan los objetivos de calidad.

 Realizar las revisiones y actualizaciones pertinentes del Sistema de Gestión de la Calidad.

 Identificar la necesidad de recursos y asegurar que se dispone de ellos analizando los avances

e indicadores que se desprendan del Sistema de Gestión de Calidad.

Mejora continua
Es indispensable contar con un control para la identificación, almacenamiento, protección,

recuperación, tiempo de retención y la disposición final de los registros generados ya que ellos son la

base en la que se encuentran los datos para analizar el comportamiento y las mejoras de cada uno de

los procesos del Sistema de Gestión de Calidad.

Responsabilidades y roles en el proyecto

Rol Responsabilidad Costos $

Gerente del proyecto Dirección y planificación $5.518.870
Consultor Planificación $6.622.644
Supervisor Control y supervisión $6.622.644
Jefe de personal Procesos de Selección $7.095.690
Financista Finanzas $3.469.004
Secretaria Control, información $2.540.730
Analista Auditorías $5.203506
Asegurador Garantías $5.518.870
Jefe de adquisiciones Compras $5.203.506
Ingeniero electromecánico Diseño y empalme $3.153.640
Coordinados SST Control y supervisión $5.991.916
Ingeniero electrónico Diseño y empalme $3.942.050
Tecnólogo en sistemas Diseño $3.626.686

8
 4.1.2. Requisitos de Recursos (Cesar)

Para estimar los recursos de las actividades del proyecto se debe tener en cuenta los

recursos humanos, equipos y materiales necesarios para el desarrollo del proyecto.

A continuación, se muestra los requisitos de recursos de quipos y materiales dentro de las

actividades del proyecto:

9
 REQUISITOS DE RECURSOS

FASES DEL PROYECTO TIPOS DE RECURSOS

DOCUMENTACION DISPONIBILIDAD
FASES ACTIVIDADES CÓDIGO IDENTIFICACION DESCRIPCIÓN CANTID VALOR
REQUERIDA / CRONOGRAMA
Gestión de
Fase I: A0 N/A
proyectos
Fase
Diseño B0 119.000
II:
Plano de la
Plano de
Impresión del plano arquitectura de
2.1 arquitectura de red B001 3 Factura 9 días 30.000
en formato A3 red actual antes
actual
del proyecto
Plano con la
Rediseño de plano
Impresión del plano nueva
2.2 de arquitectura de B002 3 Factura 20 días 30.000
en formato A3 arquitectura de
red aprobado
red
Plano de
proceso actual
Plano de control
Impresión del plano de
2.3 PID-Plan maestro B003 2 Factura 16 días 23.000
en formato A3 evaporización
de automatización
y clarificación
del jarabe
Plano de
proceso
Plano de control Impresión del plano actualizado de
2.4 B004 2 Factura 6 días 23.000
PID aprobado en formato A3 evaporización
y clarificación
del jarabe
Documento
con todas las
entradas y
Listado de señales Impresión del salidas de
2.5 B005 2 Factura 15 días 8.000
eléctricas aprobadas documento instrumentació
n de campo,
que serán
conectadas al

10
 tablero de
control
Documento
con el
equipamiento
Listado de hardware
Impresión del necesario para
2.6 y software B006 2 Factura 16 días 5.000
documento el tablero de
aprobados
control y
licencias de
softwares
Fase Requerimiento de
C0 290.000.000
III: adquisiciones
Compra de
instrumentos
de campo,
válvulas de
control,
3.1 Equipos adquiridos C001 Compra hardware y 1 Facturas 11 días 250.000.000
software del
sistema,
muebles, sillas
y monitores
LCD
Adquisición de
servicios de
programación,
montaje
Servicios eléctrico y Contrato de servicio
3.2 C002 Adquisición 3 8 días 40.000.000
adquiridos servicio de y facturación
tendido de red
(Fibra óptica,
Ethernet y
Profibus DP)
Recibido por
parte de los
proveedores y
3.3 Planos C003 Recibido verificación de 4 Planos 11 días N/A
los planos de
distribución del
tablero, de

11
 tablero de
switch
industrial,
eléctrico del
tablero y de
acondicionami
ento eléctrico
de motores.
Fase
Implementación D0 2.500.000
IV:
Traslado y
Montaje y
montaje de
ubicación de
4.1 D001 Montaje todos los 1 Informe 22 días 2.500.000
equipamiento en
equipos al área
campo
destinada
Instalación de
los
componentes
necesarios en
Software instalado los servidores, Costo incluido
4.2 y configuración en D002 Instalación carga de 1 Informe 14 días en 3.2 servicios
sala de control maestros y adquiridos
configuración
de todas las
estaciones de
operación.
Instalación de
Tendido de fibra
las redes para Costo incluido
óptica, ethernet y
4.3 D003 Instalación los tableros y 1 Planos e informes 8 días en 3.2 servicios
profibus DP
estaciones de adquiridos
canalizado
operación
Instalación de
todo el tendido
eléctrico,
Tendido eléctrico
cableado de los Costo incluido
desde instrumentos
4.4 D004 Instalación instrumentos 1 Planos e informes 11 días en 3.2 servicios
de campo y CCMs
de campo hacia adquiridos
canalizado
el tablero y
acondicionami
ento de

12
 arranque y pare
de motores.
Fase Arranque del
E0 25.000.000
V: sistema
Ensayos
dinámicos e
inspecciones,
con inyección
Costo incluido
de energía
5.1 Comisionamiento E001 Ensayos en 3.2 servicios
eléctrica y
adquiridos
fluidos de
proceso a
presión
nominal
Actividades
que constituyen
la última fase
del proyecto,
caracterizado
por el arranque
total de los
sistemas con
los ajustes de
los parámetros
5.2 Puesta en marcha E002 a valores 22.000.000
nominales de
operación y
diseño para la
realización de
pruebas
integrales con
flujos de
materias
primas en el
proceso.
Capacitaciones
para la
5.3 Operación asistida E003 Capacitaciones operación del 1 Planos y manuales 5 días 3.000.000
sistema y
control de

13
 asistencia

Fase
Término de obra F0 53.000
VI:
Informe final
del proveedor
que contiene
todas las
Informe de pruebas
Impresión de actividades de
6.1 del sistema de F001 1 Factura 11 días 15.000
informe pruebas de
control aprobado
software y
hardware del
sistema de
control
Planos finales
otorgados por
el proveedor
del servicio de
Planos eléctricos
montaje, que
finales del montaje
contiene los
de instrumentación
6.2 F002 Impresión de planos detalles de 3 Planos 11 días 30.000
y
conexión física
acondicionamiento
de los
de motores
instrumentos
de campo hacia
el tablero de
control.
Informe de Documento
monitoreo del Impresión de final de
6.3 F003 2 Factura 15 días 8.000
primer mes de informes pruebas de
operación operación

El costo de los requerimientos materiales del proyecto asciende a los $317.672.000.

Dado los requerimientos anteriores, se muestra seguidamente los requisitos de los recursos humanos necesarios para la

realización de las actividades.

14
 ESTIMACIÓN DE RECURSOS HUMANOS DEL PROYECTO
AUTOMATIZACIÓN DEL ÁREA DE
Proyecto: EVAPORIZACIÓN Y CLARIFICACIÓN DEL Elaboración: CESAR MANUEL VALERO Fecha: 27/03/2021
JARABE
% DEDICACION FACTOR COSTO TOTAL SALARIO + COSTO PARCIAL DISPONIBILIDAD
CARGO CANTIDAD SALARIO BASE
MENSUAL PRESTACIONAL PRESTACIONES PRESTACIONES MENSUAL (meses)
Gerente del proyecto 1 100% 3.500.000 57,682% 2.018.870 5.518.870 5.518.870 12
Consultor de automatización 1 100% 4.200.000 57,682% 2.422.644 6.622.644 6.622.644 7
Supervisor de programación 1 50% 4.200.000 57,682% 2.422.644 6.622.644 3.311.322 5
Jefe de personal 1 100% 4.500.000 57,682% 2.595.690 7.095.690 7.095.690 7
Financista 1 100% 2.200.000 57,682% 1.269.004 3.469.004 3.469.004 12
Secretaria 1 100% 1.500.000 69,382% 1.040.730 2.540.730 2.540.730 12
Supervisor de montaje 1 100% 4.500.000 57,682% 2.595.690 7.095.690 7.095.690 7
Analista de calidad 1 50% 3.300.000 57,682% 1.903.506 5.203.506 2.601.753 7
Asegurador de calidad 1 50% 3.500.000 57,682% 2.018.870 5.518.870 2.759.435 11
Jefe de adquisiciones 1 75% 3.300.000 57,682% 1.903.506 5.203.506 3.902.630 11
Tecnólogo eléctrico 1 100% 2.000.000 57,682% 1.153.640 3.153.640 3.153.640 6
Ingeniero electromecánico 1 100% 3.800.000 57,682% 2.191.916 5.991.916 5.991.916 7
Coordinador SST 1 100% 2.500.000 57,682% 1.442.050 3.942.050 3.942.050 7
Ingeniero electrónico 1 100% 3.500.000 57,682% 2.018.870 5.518.870 5.518.870 6
Tecnólogo en sistemas 1 100% 2.300.000 57,682% 1.326.686 3.626.686 3.626.686 5
Auxiliares de varias tareas 3 100% 910.000 69,382% 631.376 1.541.376 4.624.129 7
VALOR TOTAL MENSUAL $ 71.775.058

VALOR TOTAL EN EL PROYECTO $ 564.168.159

Los requerimientos por recursos humanos tienen un costo de $564.168.169 dentro del proyecto.

15
 4.1.3. Registro de Riesgos (Indhira)

La respuesta a los riesgos típicamente tiene un impacto en las actividades y los costos del proyecto, si los costos no son

considerados de manera adecuada, impactaran financieramente al proyecto, rebasando el presupuesto en la ejecución o

sobredimensionando el presupuesto en la planeación.

A continuación se estima los costos de cada uno delos riesgos identificados en el proyecto.
Registro de Riesgo (Costos)
Riesgo Acciones a Plan de Soporte /
Causa Probabilidad Impacto Afecta Responsable Costo
priorizado # tomar contingencia Herramienta
R01: Demoras
Contratar con
en el proceso de Mala gestión retraso en la Reformular el
una empresa Jefe de
Adquisición de en 0,5 0,2 ejecución cronograma de Actas $5.000.000
el inicio del compras
Equipos y adquisición del proyecto actividades
proceso
Herramientas.
Contar con
R02: Mala No hay una base de
calidad de los verificación datos
Los equipos
equipos y previa de los Gestionar el actualizada Soporte
presentan
herramientas equipos cambio de los de técnico Jefe de
0,2 0,4 daños al
adquiridos. adquiridos equipos y proveedores Lista de compras
poco tiempo
herramientas que cuente chequeo $10.000.000
de uso
con los
requerimiento
s exigidos
R03: Problemas No hay El inicio del Adquirir y/o
Cotizar con
con la garantía verificación proyecto ampliar la Garantía de
nuevos Jefe de
de los equipos previa de las 0,3 0,3 cobertura de las equipos $12.000.000
proveedores compras
garantías garantías

R04: No contar mayor aporte

con los Mala La Buscar otras de los socios,
Jefe de
suficientes planificación 0,4 0,6 ejecución fuentes de Contar con Proyecto de $10.000.000
presupuesto
recursos de proyecto de proyecto financiamiento solicitudes de
financieros crédito

16
asignados al presupuesto
Proyecto.
La
Mala gestión
R05: Demoras en confianza Montar un
en los Revisar el Programación
los pagos a de los Plan Jefe de
procesos de 0,3 0,4 proceso de del PAC $8.000.000
proveedores. proveedores mensualizado presupuesto
pagos pagos mensual
hacia la de caja
empresa
R06: El software Seguir de Jefatura de
No hay Los $20.000.000
no cuente con las Solicitar manera los Actas de instrumentació
supervisión procesos de
características características procesos y requisitos de n y
adecuada ejecución
exigidas por las técnicas antes procedimient complimiento automatización
del proyecto
partes 0,5 0,3 de instalación o
interesadas. Establecidos
en los
manuales.

Liquidación
del contrato e
iniciación de
un nuevo
proceso de
contratación
R07: No contar
con personal
capacitado para Los Capacitaciones
la operación de Mala procesos de - Contratación
Manual de Líder del
los equipos del planificación 0,3 0,3 ejecución retroalimentaci de personal $12.000.000
contratación proyecto
área de de proyecto del proyecto ón al personal idóneo
Evaporación y
Clarificación de
Jarabe.
R08:
Mala
Incumplimiento Hacer
planificación Reformular el
en la entrega por El inicio del efectivas las Actas de Líder del
de proyecto, 0,3 0,4 cronograma de
parte de los proyecto pólizas de requisitos de proyecto $10.000.000
mal estudio actividades
proveedores. cumplimiento complimiento
de mercado

17
R09: Demoras en
la instalación del Personal de Hacer
Reformular el Actas de Jefe de
software y instalación El inicio del efectivas las $8.000.000
0,6 0,5 cronograma de requisitos de departamento
equipos por parte con falta de proyecto pólizas de
actividades complimiento eléctrico
del proveedor. idoneidad cumplimiento

R10: Incidentes No cumplen La Exigir al Acompañami

Supervisor de
o accidentes con las ejecución proveedor ento del Plan de
seguridad y
durante la normas de del proyecto afiliación del personal de Seguridad y
salud en el
construcción o el seguridad y personal al seguridad y Salud en el $5.000.000
trabajo
montaje de salud en el 0,2 0,3 ARL Salud en el trabajo
equipos. trabajo trabajo de
manera
permanente

Asamblea Reportes de
La Refinanciar el general de los indicadores
R11: Alza del Alta demanda
ejecución proyecto socios para la económicos. Jefe de
precio de los del producto,
del proyecto aprobación de presupuesto $8.000.000
equipos debido a Variación del
0,4 0,2 nuevos Proyecciones
la fluctuación del dólar
recursos del dólar a
dólar.
futuro

R12: No cumplir
con el tiempo
La Ampliar el
estipulado para Mala gestión Ampliación
ejecución tiempo en el Líder del
la o 0,5 0,2 de los Cronograma de $10.000.000
del proyecto cronograma de proyecto
implementación planificación procesos actividades
actividades
del proyecto.

Revisión del
La proyecto para
Mala gestión Reformular el
R13: No cumplir realización identificar la Línea base del Líder del
o 0,1 0,4 alcance del $12.000.000
con el alcance del proyecto falencias y Alcance proyecto
planificación proyecto
del proyecto. dar
soluciones

Se estima un valor total de $130.000.000 para el costo de los riesgos del proyecto.

18
 4.1.4. Factores Ambientales de la Empresa (Jaime)

Son condiciones externas que influyen de manera positiva y negativa en la ejecución del

proyecto, estos pueden llegar a restringir, modificar e incluso llegar a determinar su éxito o

fracaso. Entre los factores ambientales que influyen de manera significativa la planificación de la

gestión de costos se encuentran:

• La cultura y la estructura de la organización

• Las condiciones del mercado

• Las tasas de cambio de divisas

• La información comercial publicada: listas de precios publicadas por los proveedores.

• El sistema de información para la dirección de proyectos, que proporciona diferentes

posibilidades para la gestión de los costos.

• Las diferencias de productividad en diferentes partes del mundo, que pueden tener gran

influencia en el costo de los proyectos.

Para la planificación de la gestión de los costos del proyecto Ingenio Carmelita S.A se

expone lós siguientes factores ambientales:

Cultura y Estructura de la Organización

MISIÓN

Ingenio Carmelita S.A. es una empresa agroindustrial dedicada al procesamiento de caña

de azúcar y a la producción y comercialización de azúcar y derivados de excelente calidad, que

busca satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes, mediante la generación de valor

19
agregado para los accionistas, colaboradores y la comunidad del área de influencia, procurando

preservar el medio ambiente.

VISIÓN

Para el año 2022 se habrá logrado en el Ingenio Carmelita que al menos el 35% de los

ingresos se generen por valores agregados de los productos y subproductos actuales derivados de

la caña de azúcar mediante la actualización de la infraestructura técnica y operativa acorde con

los avances tecnológicos; acompañados del desarrollo, competencia y sentido de pertenencia de

nuestro recurso humano en un ambiente de cultura corporativa donde prima el trabajo en equipo,

que le ha llevado a contar con indicadores de eficacia y productividad comparables y superiores a

otras empresas afines a la nuestra.

PRODUCTOS

Azúcar: El Ingenio Carmelita S.A produce uno de los mejores azucares del País,

caracterizándose por su color, calidad y tamaño en el grano. Contamos con una planta azucarera

que nos proporciona la tecnología y acoge el personal humano que en ella opera para producir

azúcar de alta calidad. A continuación mencionamos los diferentes tipos de Azúcar que se

producen en el Ingenio Carmelita S.A:

 Azúcar Blanco Especial

 Azúcar Blanco

 Azúcar Crudo

 Azúcar Turbinado

Además de producir los tipos de Azúcar estándar del mercado, el Ingenio Carmelita S.A

produce para diferentes empresas del sector nacional e internacional numerosas especificaciones

20
técnicas propias de cada cliente, acorde con su necesidad, esto la convierte en una planta

azucarera líder en la región.

Mieles: Del proceso de producción de azúcar se generan subproductos que conservan la

alta calidad que siempre se nos caracteriza entre ellos se encuentra la Miel en sus diferentes

referencias o tipos:

 Miel Final / Melaza

 Miel B

 Miel Virgen

Energía: Producen energía renovable 100% de biomasa de forma responsable con el

medio ambiente

Bagazo: Del proceso de producción de azúcar se generan subproductos que conservan la

alta calidad que siempre se nos caracteriza entre ellos se encuentra el bagazo en sus diferentes

referencias o tipos.

Otros productos:

 Cachaza

21
Estructura Organizacional
Normatividad

Fuente: (Casas, Araque, Rojas Cortazar, & Corrales, 2017)

La Constitución Política Nacional, que se constituye en el marco legal de carácter

supremo y global que recoge gran parte de los enunciados sobre el manejo y conservación del

medio ambiente. La legislación ambiental aplicable al sector azucarero está enmarcada en tres

grandes bloques normativos a saber: La Constitución Política Nacional, que se constituye en el

marco legal de carácter supremo y global que recoge gran parte de los enunciados sobre el

manejo y conservación del medio ambiente. Las Leyes del Congreso de la República, derechos

con fuerza de ley y decretos ley del Gobierno Nacional, constituyen las normas básicas y

políticas a partir de las cuales se desarrolla la reglamentación específica o normativa.

22
 En 1974, con la aprobación del Código Nacional de los Recursos Naturales Renovables y

de protección al Medio Ambiente, se dio inicio a la gestión ambiental en el país en cabeza del

Inderena. Posteriormente, con el Código Sanitario Nacional aprobado en 1978, se establecieron

los lineamientos generales en materia de regulación de la calidad del agua y el aire, así como en

el manejo de los residuos sólidos.

La Constitución Política Nacional La constitución política de 1991 estableció un conjunto

importante de derechos y deberes del Estado, las instituciones y los particulares, en materia

ambiental, enmarcado en los principios del desarrollo sostenible. Este mandato constitucional,

propició así mismo la expedición de la Ley 99 de 1993, que creo el Sistema Nacional Ambiental

y el Ministerio del Medio Ambiente.

Fuente: (ASOCAÑA, 2010)

23
Marco Jurídico para el Subsector de Caña de Azúcar
INSTRUMENTOS DE ORDENACIÓN
LEY 99 DEL 22 DE DICIEMBRE DE 1993
DECRETO 1753 DEL 3 AGOSTO DE 1994 DEL
MINISTERIO DEL MEDIO AMBIENTE.
DECRETO 2353 DEL 23 DE NOVIEMBRE DE 1999
DEL MINISTERIO DEL MEDIO AMBIENTE.
DECRETO 879 DEL 13 DE MAYO DE 1998 DEL
MINISTERIO DEL MEDIO AMBIENTE
CONVENIOS DE PRODUCCIÓN
CONVENIO DE PRODUCCIÓN LIMPIA CON EL
SECTOR AZUCARERO.
GESTIÓN DEL AGUA Y LOS RECURSOS
HÍDRICOS
CUERDO No. 14 DEL 23 DE NOVIEMBRE DE 1976
DE LA CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL
DEL CAUCA CVC.
DECRETO 1541 DEL 26 DE JULIO DE 1978.
ACUERDO No. 020 DEL 14 DE AGOSTO DE 1979
DE LA CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL
DEL CAUCA CVC
DECRETO 2857 DEL 13 DE OCTUBRE DE 1981.
DECRETO 1594 DEL 26 DE JUNIO DE 1984.
LEY 373 DEL 6 DE JUNIO DE 1997.
RESOLUCIÓN 567 DEL 24 DE OCTUBRE DE 1997
DE LA CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL
DE RISARALDA CARDER.
ACUERDO 002 DE MARZO DE 2000 DE LA
CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DEL
CAUCA CRC
DESCRIPCIÓN
Por la cual se crea el Ministerio del Medio Ambiente,
se reordena el sector público encargado de la gestión y
conservación del medio ambiente y los recursos
naturales renovables, se organiza el Sistema Nacional
Ambiental, SINA y se dictan otras disposiciones.
Por el cual se reglamenta parcialmente los Títulos VIII
y XII de la ley 99 de 1.993 sobre licencias ambientales.
Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 1753
de 1994
Por el cual se reglamentan las disposiciones referentes
al ordenamiento del territorio municipal y distrital y a
los Planes de Ordenamiento Territorial
DESCRIPCIÓN
Contiene el Convenio de Producción más Limpia,
suscrito en Noviembre de 1996, por los afiliados de
ASOCAÑA, el Ministerio del Medio Ambiente y las
autoridades ambientales del área de influencia de la
agroindustria azucarera
DESCRIPCIÓN
Por el cual se dictan normas sobre el control de la
contaminación de las aguas en la cuenca del río Cauca
dentro del territorio de jurisdicción de la CVC.
Por el cual se reglamenta la Parte III del Libro II del
Decreto-Ley 2811 de 1.974; “De las aguas no
marítimas” y parcialmente la Ley 23 de 1.973.
Por el cual se reglamentan las aguas subterráneas en el
área de jurisdicción de la CVC
Por el cual se reglamenta la Parte XIII, Título 2º,
Capítulo III del Decreto-Ley 2811 de 1.974 sobre
Cuencas Hidrográficas y se dictan otras disposiciones.
Por el cual se reglamenta parcialmente el Título I de la
ley 09 de 1979, así como el capítulo II del título VI
parte III libro II, y el título III de la parte III libro I del
decreto ley 2811 de 1974 en cuanto a usos del agua y
residuos líquidos.
Por la cual se establece el programa para el uso
eficiente y ahorro del agua.
Por la cual se reglamenta el aprovechamiento de las
aguas en el territorio de EGIONAL ÓN de la
CARDER, y se dictan medidas para su protección.
Por medio de la cual se reglamenta la inversión del 1%
parágrafo único del artículo 43 de la Ley 99 de 1993.
24
 GESTIÓN DEL AIRE
DECRETO 002 DEL 11 DE ENERO DE 1982 DEL
MINISTERIO DE SALUD.
RESOLUCIÓN 005 DEL 9 DE ENERO DE 1996 DEL
MINISTERIO DEL MEDIO AMBIENTE.
RESOLUCIÓN DG 048 DEL 11 DE FEBRERO DE
1998 DE CVC.
RESOLUCIÓN DG 044 DE FEBRERO 2 DE 2000 DE
LA CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DEL
VALLE DEL CAUCA CVC.
DISPOSICIONES VARIAS
RESOLUCIÓN 2246 DEL 17 DE JULIO DE 1998
DEL MINISTERIO DE DESARROLLO
ECONÓMICO.
LEY 491 DEL 13 DE ENERO DE 1999.
RESOLUCIÓN 00023 DEL 17 DE MARZO DE 1999
DEL INSTITUTO COLOMBIANO
AGROPECUARIO ICA.
NORMA
RESOLUCIÓN ICA NO. 1696 DE 1984
DECRETO NO 569 DE 2000
RESOLUCIÓN ICA NO. 3995 DE 2005
Fuente: (ASOCAÑA, 2010)
DESCRIPCIÓN
Por el cual se reglamentan parcialmente el Título I de la
Ley 09 de 1.979 y el Decreto Ley 2811 de 1.974, en
cuanto a emisiones atmosféricas
Por la cual se reglamentan los niveles permisibles de
emisión de contaminantes producidos por fuentes
móviles terrestres a gasolina o diésel, y se definen los
equipos y procedimientos de medición de dichas
emisiones y se adoptan otras disposiciones.
Por la cual se expide un permiso colectivo de emisiones
por quemas de caña y se imponen unas condiciones.
Por medio de la cual se establece la metodología para
calcular el monto de las multas por infracciones a las
normas ambientales por vertimientos líquidos y
emisiones por quemas de caña de azúcar
DESCRIPCIÓN
Por la cual se acredita un organismo de certificación en
normas ISO 14001 (ICONTEC).
Por la cual se establece el seguro ecológico y se
modifican los delitos ambientales del código penal.
Por la cual se declara en alerta sanitaria al cultivo de la
caña de azúcar en el Valle Geográfico del río Cauca por
la presencia del Caligo Iliones.
DESCRIPCIÓN
Por la cual se adoptan requisitos fitosanitarios para la
producción de semilla de caña de azúcar
Por el cual se organiza el Fondo de Estabilización de
precios para los azúcares centrifugados, las melazas
derivadas de la extracción o del refinado de azúcar y
los jarabes de azúcar.
Por la cual se autoriza al Centro de Investigación de la
Caña de Azúcar de Colombia, Cenicaña, a continuar
con actividades de investigación en pequeña escala en
campo con plantas de caña de azúcar modificadas
genéticamente

Condiciones del mercado

En 2019, en promedio, el precio internacional del azúcar blanco se situó en 333,08 dólares

por tonelada, una reducción de 3,1% frente a 2018, siendo el nivel más bajo desde 2007 (gráfica).

El azúcar crudo, por su parte, registró en 2019 un precio promedio de 12,35 centavos de dólar por

libra (equivalente a 272,28 dólares por tonelada), un nivel similar al de 2018, y no observado

desde 2007. En ambos casos, blanco y crudo, los precios en 2019 se ubicaron 30% por debajo del

promedio de los últimos 10 años. Hechos relevantes del mercado internacional del azúcar.

25
 Fuente: (Sugaronline, 2019)

Durante 2019 y lo corrido de 2020 (a marzo) se observan tres fases del ciclo de precios de

azúcar. Una descendente que inició a mediados de enero de 2019 con niveles de precios cercanos

a 13 Centavos de dólar y que estuvo marcada por mayores excedentes mundiales de azúcar, la

debilidad del real y el recrudecimiento de la disputa comercial entre China y Estados Unidos.

Entre septiembre de 2019 y hasta febrero de 2020, se observa una fase de recuperación

jalonada por el aumento de los precios del petróleo y que se consolidó con las expectativas de

unos fundamentales más sólidos para 2020. En febrero de 2020 la cotización del azúcar crudo

alcanzó su nivel más alto, no visto desde mayo de 2017 (15,07 centUSD/lb), luego de que se

conocieran las cifras de la cosecha en Tailandia, que daban cuenta de sus bajos resultados, y de

India, que, después de dos temporadas consecutivas con niveles de producción cercanos a 34

millones de toneladas, anunció que espera cerrar la temporada 2019/20 con cerca de 26 millones

de toneladas de producción. (ASOCAÑA, 2010)

26
 A partir de marzo de 2020, los precios se precipitaron a una velocidad sin precedentes y

en el lapso de un mes cayeron 22% arrastrados por la expansión del COVID-19, como se muestra

en el recuadro.

Fuente: (Sugaronline, 2019)

Colombia en el contexto Internacional

En el contexto internacional, Colombia continúa entre los 15 mayores productores y

exportadores de azúcar del mundo entre 110 productores y 115 exportadores mundiales (con base

en el promedio 2014-2018). Sin embargo, su participación (1%) no es significativa, dada la

preponderancia de grandes jugadores como Brasil, India y Tailandia.

En promedio, entre 2014 y 2018, de acuerdo con cifras de la Organización Internacional

del Azúcar (OIA), Colombia ocupó el puesto 14 entre los mayores productores mundiales, pero

con una participación de solo el 1,3% de la producción mundial.

27
 Fuente: (ISO, 2018)
En el caso de las exportaciones, en este período ocupó el puesto 12 con el 1,1% del

comercio mundial de azúcar. La baja participación de Colombia en el mercado mundial de azúcar

(1,3% de la producción mundial y 1,1% del comercio mundial), lo convierte en un tomador de

precios, por lo que el precio interno se forma con base en el internacional. Por ello, para mitigar

la alta volatilidad del mercado internacional, generada por las políticas distorsionantes de grandes

importadores y exportadores, el país utiliza instrumentos de política pública agrícola como el

Sistema Andino de Franjas de Precios (SAFP), que opera de manera contra-cíclica al precio

internacional. (ASOCAÑA, 2010)

Fuente: (ISO, 2018)

28
 Al observar el comportamiento del precio al productor de azúcar en Colombia, se aprecia

que, desde 2001 ha crecido por debajo de la inflación nacional y de los precios de algunos

productos que lo utilizan como insumo.

Cuando se compara el precio al consumidor de azúcar en Colombia, en góndola, frente a

otros productores, consumidores y competidores, bien sea de la región, de la Alianza del Pacífico

(AP) o de los Candidatos a Estados Asociados (CEAs), se observa que este precio se ubica entre

los más bajos (gráfica 3). Es importante tener en cuenta que en ningún país del mundo el precio

doméstico es igual al precio internacional de bolsa, pues el doméstico, además de la cotización

internacional, incluye otros gastos (nacionalización y aranceles, tipos de empaque, calidad,

logística, márgenes, etc.).

Importaciones
En 2019 se presentó un incremento significativo de las importaciones de azúcar,

principalmente originarias de los países de la Comunidad Andina, y de etanol originario de

Estados Unidos, lo que afectó las decisiones de producción, y se reflejó en una menor área

cosechada (-3,7%), molienda (-6,8%), y producción de azúcares, incluyendo los destinados al

etanol (-5%).En efecto, las importaciones de azúcar crecieron 136% frente a 2018 alcanzando

250 mil toneladas, provenientes de 17 países; sin embargo, el 91% de estas importaciones se

29
originaron en Perú (40%), Bolivia (35%) y Ecuador (16%), países que no pagan arancel. 2019 fue

el tercer año con el mayor volumen de importaciones de la historia; a su vez, en lo corrido de

2020 (a marzo) se registró un incremento del 53%, respecto al mismo trimestre de 2019. Como se

observa en el recuadro “Situación del comercio de azúcar de Colombia con la Comunidad Andina

de Naciones”, las importaciones de azúcar procedentes de los países andinos se han incrementado

en condiciones desiguales para Colombia.

Según la DIAN citado por (ASOCAÑA, 2010):

 Durante 2019, 48 compañías importaron 250 mil toneladas de azúcar procedentes

de 17 países

 Un aumento de 136% frente al registro de importaciones de 2018.

 91% de las importaciones de azúcar de 2019 provino de países de la Comunidad

Andina de Naciones con 0% de arancel.

 6% de las importaciones provino de Brasil con un arancel promedio efectivo

pagado de 46,7% en azúcar blanco

 En total, el arancel efectivamente pagado por las importaciones de azúcar, durante

2019, fue de 3,1% para azúcar blanco

Exportaciones
En cuanto a las exportaciones de azúcar, aunque disminuyeron 6,4% frente a 2018, le

permitieron a Colombia continuar siendo un país superavitario y generar divisas por 307 millones

de dólares.

Aunque la producción de azúcar disminuyó un 5,6% en 2019, frente a 2018, Colombia

continúa siendo un país superavitario con 700 mil toneladas exportadas en 2019.

30
 Las exportaciones de azúcar de 2019 alcanzaron los 307 millones de dólares que

representan:

 El 4,2% de las exportaciones del ámbito agrícola + pesca (capítulos del arancel de

aduanas 1 al 24).

 3,9% de las exportaciones de la industria manufacturera (no incluye productos

minerales, piedras preciosas, fundición, hierro y acero.

Los principales destinos de exportación del azúcar colombiano en 2019 fueron:

Perú: 25%
Chile: 17%
Estados Unidos: 16%
Haití: 8%
Ecuador: 4%
Otros: 30% (incluye 60 destinos adicionales). (DIAN, 2020)

Con todo lo anterior, se formalizaron en el país tres Asociaciones Productoras de Caña,

las cuales son las encargadas de representar al Sector Agroindustrial de la Caña, promoviendo su

evolución y desarrollo sostenible.

Asociaciones de Productores de Caña

Asociación Nombre Contacto Símbolo
Asociación de
Cultivadores de
Asocaña Tel: (2) 6647902 – 4877902. Fax: (2) 6645888
Caña de Azúcar
de Colombia
Asociación
Colombiana de
Tel: (2) 6644029 – 6644111 – 6641899. Fax:
Procaña Productores y
(2) 6640615
Proveedores de
Caña de Azúcar

31
 Asociación
Comité de
Azucari Teléfono Cel.3113837778
Cañicultores del
Ingenio Risaralda
Comercializadoras de Azúcar
Sigla Nombre Contacto Símbolo
Sociedad de
Comercialización
Ciamsa Internacional de Tel: (2) 6647911. Fax: (2) 6647637 – 6541696
Azúcares y
Mieles
Desarrollos
Dicsa Industriales y Tel: (2) 6648340 – 6648341. Fax: (2) 6647637
Comerciales S.A.

La industria azucarera colombiana está ubicada en el valle geográfico del río Cauca, desde

Santander de Quilichao, en el norte del Departamento del Cauca, atravesando el Departamento

Valle del Cauca por su zona plana, hasta La Virginia, en el Departamento de Risaralda. Su área

de influencia cubre más de 30 municipios del Cauca, Valle del Cauca y Risaralda.

Esta región ofrece condiciones especiales para la siembra y cosecha de la caña de azúcar a

lo largo de todo el año debido a sus ventajas agroclimáticas. (Sector Azucarero Colombiano,

2017)

Las Asociaciones están integrada por ingenios y cultivadores de caña. En donde se

mencionan algunos ingenios azucareros: Carmelita, Incauca, La Cabaña, Manuelita, Maria Luisa,

Mayagüez, Del Occidente, Pichichi, Providencia, Riopaila Castilla, Risaralda y SanCarlos;

además un número importante de cultivadores de caña de azúcar que esta ubicados en su

mayoría, en la región Cauca

32
 Ingenios Azucareros
Sigla Dirección Contacto Símbolo
Tel: 57 (2) 6661667. Fax: 57
Carmelita Av.3i Norte No.49 – 146 La Flora
(2) 6661666

Central Cra. 5a. 12-16 Of. 907 Edificio

Tel: 57 (2) 5508282.
Tumaco Suramericana

Incauca Cra 9 No. 28 – 103 Tel: 57 (2) 418 3000.

La Cabaña Calle. 23N # 4N-50 p.9 Tel: 57 (2) 3930300.

Manuelita Cra 4 Norte #60-26 Tel: 57 (2) 4443812.

María Luisa Cra. 1A No. 47 -20 Tel: 57 (2) 4187000

Mayaguez Calle 22 Norte # 6AN-24 Tel: 57 (2) 2608100

Cra 2 Oeste # 12-85 Edificio Tel: 57 (2) 2547201. Fax: 57

Pichichi
Farallones (2) 2547023

Providencia Cra 9 No.28 – 103 Tel: 57 (2) 418 3500

Riopaila Cra. 1 # 24-56 piso 2 Ed.

Tel: 57 (2) 2205191
Castilla Belmonte

Cra 7 # 19-48 piso 8 Edificio

Risaralda Banco Popular Tel: 57 (6) 367 9900

Calle 64 Norte #5BN-146 L26 Tel: 57 (2) 886 25 00. Fax: 57

San Carlos Centro Empresa (2) 6611670

33
 4.1.5. Activos de los Procesos de la Organización (Ángela)

Los activos de los procesos de la organización hacen referencia a los procedimientos y

estándares de la empresa que permiten el reconocimiento de dificultades, fortalezas y

aprendizajes previos que puedan apoyar una planeación, ejecución y seguimiento ajustados a la

realidad de la organización. Para identificar cuáles son los activos resulta importante preguntar

¿Cuáles son las herramientas, documentos, protocolos o información de la organización que

pueden ayudar para la planificación y gestión del proyecto?

Los activos de los procesos pueden clasificarse de dos maneras:

4.1.5.1. Procesos y Procedimientos

Estos activos son distintos dependiendo la fase en la que esté el proyecto. En el caso de

planeación se pueden encontrar: Orientaciones para adaptar los procesos del proyecto; Normas

internas de la organización; Protocolos de seguridad, salud, procedimientos; Plantillas de

documentos; Instrucciones para la calidad.

Respecto al momento de ejecución y seguimiento los activos más comunes son:

Estándares de propuesta y gestión de cambios y control presupuestal; Procedimiento de

priorización y control de riesgos; Políticas institucionales en relación a la realización del trabajo y

reporte permanente del mismo, entre otros.

Por último, en la fase de cierre se pueden contemplar: Criterios y protocolos para cierre

del proyecto; Metodología de evaluación para la identificación de lecciones aprendidas; Formatos

de reporte final de resultados del proyecto, entre otros.

34
4.1.5.2. Base corporativa de conocimiento

Estos activos hacen referencia a la información que la empresa ya tiene y que ha

construido en los años que lleva activa y en relación a su campo de trabajo. Estas bases pueden

ser: De conocimiento de la configuración; De datos financieras; De conocimiento de lecciones

aprendidas; De datos sobre la gestión de problemas e incidencias; De datos de proyectos

anteriores: líneas base de tiempos, de coste, etc.

En el caso de Ingenio Carmelita S.A. al ser una empresa de más de 70 años cuenta con

numerosos activos tanto de procesos y procedimientos como de bases corporativas del

conocimiento, lo anterior le ha hecho merecedora de los reconocimientos Great place to work

(2020-2021) y Great culture to innovate (2020-2021). También han contado permanentemente

con los requerimientos para la certificación ICONTEC ISO 9001, de productos Kosher e IQNet.

Así mismo, en su página web se presentan los principales procesos que llevan a cabo, a saber:

Sembrar caña, producir azúcar y derivados, y administrar la gestión comercial, esto implica que

al interior de la empresa cuentan con documentos, protocolos e indicaciones claras y óptimas para

su desarrollo en el sector agroindustrial y puntualmente de azúcar y derivados en el país y la

región.

4.2. Herramientas y Técnicas

4.2.1. Análisis de Reserva (Valeria)

Los análisis de reserva son una técnica analítica para determina las características y

relaciones esenciales de los componentes del plan de gestión para establecer una reserva para la

duración del cronograma, presupuesto, costo estimado o fondos para un proyecto.

35
 Es una técnica analítica que se emplea en la gestión de proyectos, principalmente en la

gestión del tiempo y de los costos, cuya finalidad es establecer una reserva de tiempo y/o costos

destinada a cubrir gastos imprevistos no planificados o modificaciones del alcance del proyecto,

esta técnica se aplica en la determinación del presupuesto del proyecto, así como en otros

procesos de planificación. Generalmente, una vez determinados los costos directos e indirectos

del proyecto, se aplica el análisis de reserva en la forma de un porcentaje sobre la suma de los

costos estimados, calculándose de esta manera el monto de la reserva.

Dependiendo del origen de la reserva, para el caso particular de los costos de un proyecto,

estas pueden ser de dos tipos: de contingencia y de gestión.

Reservas de Contingencia

Es un fondo adicional que se agrega a cada actividad del cronograma, en forma de un

porcentaje o de otra unidad como puede ser horas-hombre, cuyo fin es cubrir los costos

adicionales no planificados, pero de ocurrencia probable, sobre situaciones identificadas en el

registro de riesgos del proyecto. El propósito de este tipo de reserva es mitigar o reducir el

margen de incertidumbre que existe sobre las actividades y su costo asociado. La reserva de

contingencia es un “colchón” de tiempo o costo que se puede agregar de manera puntual sobre

una o varias actividades donde exista alguna condición incierta o sobre todas las actividades del

proyecto. Los costos calculados hasta este punto, es decir, incluyendo la reserva por contingencia,

conforma la Línea Base de Costos del proyecto.

Reservas de Gestión

La reserva de gestión es un colchón extra que se agrega a la Línea Base de Costos, en la

forma de un porcentaje cuya cantidad queda a discreción de la directiva de la organización

36
ejecutante, cuyo fin es cubrir riesgos no identificados o desconocidos, que usualmente implican

una modificación drástica del alcance del proyecto. Esta es una de las diferencias entre este tipo

de reserva y la reserva de contingencia. En la reserva de contingencia, los riesgos son conocidos,

porque están identificados en el registro de riesgos del proyecto y se pueden aplicar puntualmente

sobre determinadas actividades o paquetes de trabajo. En el caso de la reserva de gestión los

riesgos no están identificados, es decir, puede tratarse de cualquier situación imprevista

sobrevenida. La reserva de gestión se incluye en el presupuesto pro no forma parte de la Línea

Base de los Costos ni se considera su inclusión para efectos de seguimiento y control. (Sorg,

2015) En el proyecto de la empresa Manuelita se debe tener en cuenta las reservas, debido a que

según el análisis de riesgos, en caso de que estas se presenten, se debe activar dichas reservas,

con el fin de que no se vea afectada la ejecución del proyecto y sus actividades ya planteadas en

el cronograma respectivo. El análisis de reservas, se debe tener en cuenta para los riesgos que

presenta el proyecto, los cuales son:

 Demora en el proceso de adquisición

 Que el presupuesto no alcance

 La no aprobación de los planos

 Fallas en el software diseñado

 Demora en la entrega de los equipos

 Que la fase de implementación no coincida con el reseco de la planta

 Demoras en el proceso de capacitación al personal operativo

Se elabora el presupuesto del proyecto y las reservas de gestión del proyecto. Este

documento fue elaborado por el Project Manager y revisado y aprobado por el patrocinador. Se

evalúa el impacto de cualquier posible cambio del costo, en especial las consecuencias en los

37
objetivos finales del proyecto (alcance, tiempo y costo). El análisis de impacto deberá ser

presentado al Sponsor y evaluará distintos escenarios posibles, cada uno con los cuales

corresponderá alternativas de intercambio de triple restricción.

Toda variación final dentro del +/- 5% del presupuesto será considerada como normal.

Toda variación final fuera del +/- 5% del presupuesto será considerada como causa asignable y

deberá ser auditada.

Si se considera por fuera del 5% el valor seria de 714.000.000

Si se considera dentro del 5% el valor seria de 646.000.000

38
4.3. Salidas
4.3.1. Estimación de Costos (Cesar):

39
40
 4.3.2. Base de las Estimaciones (Indhira)

Es la Documentación de apoyo en la que se describen los detalles utilizados para

establecer estimaciones de proyecto, tales como hipótesis, restricciones, nivel de detalle, rangos y

niveles de confianza.

El proyecto del sector agroindustrial de la caña para Ingenio Carmelita S.A.

“Automatizar, a través de un DCS (Sistema de Control Distribuido) existente, bajo un criterio

Cliente/Servidor, los procesos de Evaporación y Clarificación de Jarabe.”

Presenta una serie de restricciones que se de deben tener en cuenta al momento de la

estimación de los costos del proyecto.

Las restricciones (Estado, calidad o sensación de estar forzado a tomar un determinado

curso de acción o inacción. Una restricción o limitación impuesta, sea interna o externa, al

proyecto afectará el rendimiento del proyecto o de un proceso) que se definen para definir la

métrica del proyecto son:

 Los Proveedores de la solución del Sistema de Control, deben acreditar experiencia en

este tipo de plataformas. Para este aplicativo, al menos deben tener certificación del

fabricante (Siemens) de Process Control, con experiencia reconocida en PCS7.

 Los Proveedores Extranjeros, no permiten trabajos en fines de semana, solo trabajan de

lunes a viernes por 8 horas.

 Los proveedores de montaje eléctrico, deben acreditar su experiencia en montaje de

instrumentos y tableros, no menor de 3 años.

 El costo del proyecto no debe exceder los $869,000.000 y no debe exceder de 12 meses.

 No superar $869.000.000 o su equivalente en Dólares o Euros de costo para la puesta en

marcha el sistema.

41
  EDT/WBS es una descomposición jerárquica del alcance total del trabajo a realizar por el

equipo del proyecto para cumplir con los objetivos del proyecto y crear los entregables

requeridos.

Los limites (Entregables no considerados como parte del proyecto) o exclusiones del

proyecto son:

 El proyecto no incluye tableros de centro de control de motores.

 El proyecto no incluye bombas, ni equipamiento mecánico en el área de Evaporación y

Clarificación de Jarabe.

El Ingenio Carmelita S.A., dentro de su grupo de expertos establece criterios de selección

para evaluar a los posibles proveedores que necesita el proyecto, con esta información

suministrada se pueden estimar los costos en cada uno de los procesos.

Para la evaluación del criterio de selección de proveedores estos deben cumplir con

ciertas características como son: Método de selección de proveedores

 Estabilidad financiera

 Capacidad administrativa

 Desempeño comercial

 Posicionamiento geográfico

 Investigación y desarrollo

 Capacidad instalada de producción

 Especificaciones técnicas del producto

 Desempeño logístico

Otros factores:

42
  Experiencia

 Reputación

 Servicio al cliente

De cada uno de las propuestas estudiadas se determina cuáles son los mejores proveedores

que prestarían su servicio al proyecto.

El gerente del proyecto junto con su equipo, establece los costos estimados en cada

proceso y se determina el costo total, teniendo en cuenta sus restricciones.

Los demás requerimientos que necesite el proyecto en especial elementos de oficina entre otros,

se tendrán en cuenta al mercado nacional con la realización por parte del equipo de trabajo de

estudios de mercado, teniendo en cuenta la fluctuación de los indicadores económicos que

pueden llegar a afectar el presupuesto del proyecto.

Para establecer la base salarial del recurso humano necesario para el desarrollo del

proyecto, el ingenio Carmelita S.A estima el costo total mediante la experiencia de cada uno de

los profesionales y demás proyectos similares en el mercado.

Características de cada uno de roles esenciales en el proyecto:

ROLES RESPONSABILIDADES AUTORIDAD COMPETENCIA

Responsables de gestionar Comunicación asertiva con la
licencias y permisos para el dirección de proyectos
Representante Legal proyecto, toma de decisiones en logrando los cronogramas de
adquisición de recursos financieros actividades.
con el fin de la realización de un
proyecto exitoso

Autorizado para solicitar

permisos ante entes
gubernamentales y entidades
que lideran el proyecto.

43
Director de Proyecto Conocimientos técnicos
Encargado de planificar, dirigir y
especializados,
llevar a cabo la ejecución del
Liderazgo,
proyecto.
Coordinación,
Responsable de solucionar riesgos
Comunicación asertiva.
y cambios en el proyecto siempre
Conocimiento en calidad de
buscando la mejor solución ate los
materiales
problemas que se puedan presentar.
Autorizado para dar órdenes y
directrices durante la
ejecución del proyecto, exigir
responsabilidades

Responsable del control de

materiales, tiempo, control de
Ingeniero Residente
personal logrando que cada
actividad que se desarrolla este
monitoreada en tiempo real y se
cumplan con los periodos de
tiempos establecidos en el
cronograma del proyecto.
Conocimiento de objetivos
Autorizado para informar
del proyecto, estándares de
avances e imprevistos de la
cumplimiento.
obra durante su ejecución.
Conocimientos técnico de
Informando cada etapa y su
equipos y maquinaria,
desarrollo.
capacitación de personal.

Perfil contador público o

administrador de empresas Aprobación y desaprobación Conocimiento de mano de
Analista de Costos
Responsable de coordinar gastos, de compras, control de obra y equipos
presupuesto, contabilidad de la presupuesto. Tener experiencia en
organización y de análisis proyectos y ejecución de
financiero en cada etapa del obras
proyecto. Conocer precios de los
materiales
Conocimientos de Legislación
Contable.
Trabajo en equipo.

44
Coordinador de recursos Contratación de personal
humanos capacitado y asignado para el cargo
Responsable de la selección y
contratación del personal,
encargado de la estructura
organizacional, capacitaciones y
seguimiento del recurso humano
del proyecto.
HSEQ Capacitación diaria a todos los
empleados de la empresa
Encargado de brindar la seguridad
y salud en el trabajo, Cumplimiento
de políticas de la organización.
Mediante la realización de pausas
activas cuidando la salud de los
trabajadores
Encargado de llevar a cabo el
Director de calidad seguimiento a los procesos según
los estándares de calidad con el fin
de mejoras continuas
Diseñadores
Plano de Arquitectura de Red
aprobado.
Plano de Control PID – Plan
Maestro de
Automatización.
Plano de Control PID aprobado.
Documento de Lista de Señales
eléctricas aprobadas.
Documento de Hardware y
Software aprobados.
Socialización de actividades
diarias a realizan con el fin de
mitigar los accidentes de
trabajo
Autorización para la
contratación y capacitación
del recurso humano.
Exigencia y cumplimiento de
maquinaria, equipos y Coordinación el alturas.
personal.
Cursos avanzados en manejo
defensivo ,manejo de cargas
Exigencia para seguimiento
de procesos y documentación
ya que todos los permisos
deben estar en regla y las
fechas de los contratos se
tiene que cumplir.
Caracterizados por ideas
innovadoras a lo largo del
proyecto Cumplimiento de
diseños y planos según
requisitos del proyecto.
Manejo de trabajo en equipo,
sentido de partencia con la
empresa Excelentes
relaciones interpersonales,
Conocimientos en
Normatividad Laboral.
Conocimientos en seguridad y
salud laboral.
Liderazgo.
Exigencia al cumplimiento de
estándares.
Manejo y capacitación al
personal.
Capacitación en leyes y
normas de proyectos en
Colombia Certificado como
auditor de calidad.
Liderazgo
Motivación
Conocimiento en diseño de
redes monitoreo de proyectos
y normas y estándares de
calidad ya que sus ideas son
socializadas con el grupo de
trabajo.
45
Jefe de Instrumentación y
automatización Conocimientos en electrónica
Encargado de verificar todas las Autorizado para informar los ingeniería civil y desarrollo de
conexiones al tablero de control así posibles cambios en la proyectos.
como de informar oportunamente automatización del proyecto.
las no conformidades.
Pruebas punto a punto de todos los
equipos.

Jefatura de Evaporación Informe de Autorizado para brindar Conocimientos en procesos

Monitoreo y calidad del proyecto. informes sobre los procesos industriales y ambientales.
de evaporación y clarificación
de los procesos que se lleven a
cabo durante el proyecto.

Asistente de Automatización Supervisar pruebas de Supervisar equipos de Conocimientos en informática

comunicación realizadas por el
Proveedor del Servicio de
Programación y todo el personal de
la empresa informando los posibles
cambios que se pueda presentar a lo
largo del proyecto
comunicación y y redes de computo programas
programación con el fin de de monitoreo
estar conectados con el
desarrollo del proyecto en
todas sus etapas

Operación Asistida
Socialización del cronograma de
actividades Encargada de brindar
capacitación al personal y todos los
funcionarios de la empresa
logrando un ambiente laboral sano.
Conocimientos en manejo de
Autorizado para dar las cargas, capacitación industrial
especificaciones y y seguridad y salud en el
capacitación a los encargados trabajo.
de máquinas y demás aparatos
que sean manejas en el
proyecto.

46
Jefe de programación - Operación asistida durante el Autorizado para dar Conocimientos en desarrollos
proyecto. aprobación al servicio de de proyectos.
-Informe de pruebas del sistema de programación contratado.
control aprobado.
-actividades de pruebas de
Software y hardware del Sistema de
control.

Jefe de adquisiciones Encargado de realizar las compras Autorizado para aprobar la Excelentes conocimientos en
de todos los equipos y servicios compra de equipos y equipos de automatización
necesarios para el inicio y puesta servicios. industrial.
en marcha del proyecto.

Autorización por los entes de

Entregar el montaje de servicios públicos para la
Contratistas/Proveedores equipos y servicios realización de instalaciones.
contratados en buen estado y Certificados de competencia
listos para su buen laboral.
funcionamiento. Conocimientos y experiencia
en montajes electrónicos,
Servicios Adquiridos: eléctricos y de
Servicio de Montaje Eléctrico. comunicaciones con el fin de
Servicio de Tendido de Red (Fibra que el proyecto sea un éxito
Óptica, total.
Ethernet y Profibus DP).
Planos Eléctricos finales del
proveedor del servicio de Montaje,
que contiene todo el detalle de
conexión física de los instrumentos
de campo hacia el tablero de
control.
Informe de pruebas de Software y
hardware del Sistema de control.
Montaje y ubicación de
equipamiento en campo.
-Software instalado y configuración
en sala de control.
- Tendido de fibra óptica, Ethernet
y Profibus DP canalizado.

Fuente (Mora et al, 2018)

47
 Según la Dianhoy.com, Para los honorarios del recurso humano del proyecto, se tendrá

como base el factor prestacional para el año 2021 en el país, este factor es la base sobre

la cual el empleador debe liquidar las prestaciones sociales a sus empleados, dicho de otra

manera, se puede considerar factor prestacional todo pago o abono en cuenta que realice el

empleador que constituya salario, según las disposiciones legales que regulan en materia laboral.

De acuerdo con lo anterior, se calcula que para este 2021 la carga prestacional para una

empresa que cuenta con un empleado que devenga el salario mínimo mensual legal vigente

($908.526) es aproximadamente de $1.232.149, sin incluir los valores de dotación.

Para los contratos de obra o labor tiene la finalidad de vincular una persona, por un

periodo equivalente a la realización de una actividad, una labor u obra, es decir que el contrato

finalizará, cuando se termine la función para la cual fue contratado.

De esta manera no se puede definir como un contrato a término fijo, ni tampoco a como

un contrato a término indefinido, pero si se gozan de los beneficios que se tienen en estos dos

contratos a nivel laboral.

El artículo 45 del código sustantivo del trabajo, le da origen legal a este tipo de contrato

cuando habla de la duración de un contrato por el tiempo que dure la obra.

Es así que las prestaciones sociales en este tipo de contrato, se deben pagar al empleado

de la misma manera que en los demás contratos de trabajo, es decir que el empleado tiene

derecho a recibir la prima, cesantías, intereses y dotación, en las fechas estipuladas para cada

caso, y bajo los debidos procesos de liquidación.

Las normas para el pago y afiliación a la seguridad social de los trabajadores vinculados

mediante este tipo de contrato, serán las mimas que se tienen en cuenta para cualquier otro tipo

de trabajo, es decir, que el trabajador tiene derecho a que se le realicen los debidos aportes a

salud, pensión y ARL.

48
 Los aportes parafiscales son otro de los conceptos que se deben pagar por contratar un

empleado bajo esta modalidad.

La remuneración de un empleado no podrá ser inferior a un salario mínimo mensual legal

vigente, cuando se labora en jornadas de 8 horas diarias, y los periodos en los que se paga podrán

ser acordados por las dos partes, siempre y cuando no superen un mes.

De igual manera el empleado deberá recibir el pago de sus horas extras, cuando deba

trabajar en horario adicional o dominicales, y no podrán ser descontados conceptos diferentes a

los de la salud y la pensión en sus debidos porcentajes del 4% por cada concepto.

La terminación del contrato se puede dar por dos factores, el primero de ellos es que

finalice la obra por la cual fue contratada la persona y la segunda sería un despido por justa causa,

lo cual se debe derivar de un acto que realice el empleado el cual este sujeto a un despido

justificado

4.3.3. Actualizaciones al Registro de Riesgos (Jaime)

Debido a la ubicación geográfica del Ingenio Carmelita SA, se determina que existe el

riesgo de posibles acciones terroristas en la zona, generando posibles contratiempos al proyecto.

Así mismo no se está exentos de posibles desastres naturales como sismos, inundaciones y plagas

entre otros.

En la nueva normalidad mundial, es importante tener siempre presente el riesgo generado

por el COVID-19, pues esta es de fácil contagio si no se siguen rigurosamente los protocolos de

bioseguridad.

Debido a lo anterior, se considera pertinente actualizar a la Versión 2.0 los registros de

riesgos, incluyendo:

49
  R14: Retrasos debido a ataques terroristas y/o desastres naturales
 R15: Contagio COVID-19 por parte del personal

CONTROL DE VERSIONES REGISTRO DE RIESGOS

HECHA REVISADA APORBADA
VERSIÓN POR POR POR FECHA MOTIVO
Indhira Jaime Ángela
1.0 Pinto Aristizábal Daniela Rojas 1/02/2021 Llenado de Registro de Riesgos
Jaime Indhira Ángela
2.0 Aristizábal Pinto Daniela Rojas 04/04/2021 Actualización

Actualización De Registro de Riesgos (Costos) Versión 2.0

Riesgo Acciones a Plan de Soporte /
Causa Probabilidad Impacto Afecta Responsable Costo
priorizado # tomar contingencia Herramienta
R14: Retrasos Realizar
Realizar las Cronograma
debido a Mala La comité para
acciones de
ataques gestión o ejecución evaluar la Líder del
0,1 0,4 determinadas actividades $15.000.000
terroristas y/o planificació del posible proyecto
por el comité Línea base
desastres n proyecto situación
del proyecto del Alcance
naturales presentada
No seguir Aislar
los preventivam
Contratar
R15: Contagio protocolos La ente el
personal extra
COVID-19 de ejecución personal Líder del
0,4 0,5 temporalmente, $20.000.000
por parte del biosegurida del involucrado proyecto
para suplir la
personal d durante la proyecto junto con sus
necesidad
elaboración contactos
del proyecto directos

El total de los costos de los riesgos actualizados es de $35.000.000.

50
 5. DETERMINAR EL PRESUPUESTO DEL PROYECTO

5.1. Entradas
5.1.1. Plan de Gestión de los Recursos (Valeria)

INGEGIO CARMELITA S.A

Elaborado por Paula Valeria Moreno Rodríguez Fecha de 28/03/2021

elaboración

Revisado por Grupo de estudiantes Fecha de revisión 10/04/2021

Aprobado por Comité Directivo del Fecha de

Proyecto aprobación

TIPOS DE ESTIMACIÓN DEL PROYECTO

TIPOS DE MODO DE NIVEL DE PRECISIÓN

ESTIMACIÓN FORMULACIÓN

Orden de magnitud Formulación por Analogía -25% al + 75%

Presupuesto Bottom up -15% al + 25%

Definitivo Bottem up -5% al + 10%

UNIDADES DE MEDIDA

TIPO DE UNIDADES DE MEDIDA

RECURSO

Recurso humano Costo / hora

Recurso material Unidades

Recurso máquinaria Unidades

CUENTA DE ENTREGABLES PRESUPUESTO RESPONSABLE FICHAS

CONTROL INICIO FIN

C001 Diseño $ Consultoría 30/03/2021

3.320.000,00

C002 Requerimiento de $ Área de Compras 22/07/2021

Adquisiciones 8.700.000,00

C003 Implementación $ Área de Compras 2/09/2021

7.000.000,00

C004 Arranque del sistema $ Área Operacional 18/11/2021

5.900.000,00

C005 Termino de obra $ Supervisión 22/12/2021

9.000.000,00

51
PLANIFICACIÓN GRADUAL

ETAPA COMPONENTES DE FECHA DE RESPONSABLE

PLANIFICACIÓN EMISIÓN DE
PRESUPUESTO

Diseño Plano de Arquitectura de 30/03/2021 Equipo de Consultoria

red actual

Rediseño de Plano
de Arquitectura de
Red aprobado

Plano de Control
PID – Plan Maestro
de Automatización

Plano de Control
PID aprobado

Listado de Señales
Eléctricas
aprobadas

Listado de
Hardware y
Software
aprobados

Requerimiento de Instrumentación de Campo 22/07/2021 Área de Compras

Adquisición
Válvulas de Control

Válvulas de Control

Hardware y
Software del Sistema
Cliente/Servidor

Muebles y Sillas

Monitores LCD

Servicio de
Programación

Servicio de Montaje
Eléctrico

Servicio de Tendido
de Red (Fibra
Óptica, Ethernet y Profibus
DP)

52
 Plano de
Distribución de
Tablero de
Periferia Distribuida
aprobado

Plano de Tablero de
Switch
industrial aprobado

Plano Eléctrico de
Tablero de
Periferia Distribuida
aprobado

Plano de
Acondicionamiento
eléctrico para motores
aprobados

Implementación Montaje y 2/09/2021 Área de Compras

Ubicación de
Equipamiento de campo

Software instalado y
configurado en Sala de
Control

Tendido de Fibra
Óptica, Ethernet y
Profibus DP
canalizado

Tendido Eléctrico desde

instrumentos de campo
y CCMs canalizado

Arranque del Pruebas de 18/11/2021 Área Operacional

Sistema Comunicación aprobado

Pruebas punto a punto

de todos los equipos

Pruebas de las
Estrategias de Control,
enclavamientos y
secuencias del sistema

Sintonización de lazos
de control

Pequeñas alteraciones de
las pantallas de
Supervisión y Control

53
 Operación Asistida

Termino de obra Informe de 22/12/2021 Supervisión

pruebas del Sistema
de Control aprobado

Planos Eléctricos finales

del montaje de
instrumentación y
acondicionamiento de
motores

Informe de
monitoreo del

UMBRALES DE CONTROL

ALCANCE VARIACIÓN ACCIÓN

PERMITIDA

Todo el proyecto +/-5% costo Investigar variación para tomar

planificado acción correctiva

MÉTODOS DE MEDICIÓN DE VALOR GANADO

ALCANCE METODO DE MODO DE MEDICIÓN

MEDICIÓN

Todo el proyecto Valor Acumulado - Reporte semanal

Curva S

FORMULAS DE PRONÓSTICO DEL VALOR GANADO

TIPO DE PRONÓSTICO FÓRMULA MODO DE MEDICIÓN

EAC variaciones típicas AC + (BAC- Reporte semanal

EV)/CPI

NIVELES DE ESTIMACIÓN Y DE CONTROL

TIPO DE ESTIMACIÓN DE COSTOS NIVEL DE NIVEL DE CONTROL DE

ESTIMACIÓN DE COSTOS
COSTOS

Orden de magnitud Por fase N/A

Presupuesto Por actividad Etapa

Definitiva Por actividad Acta final

PROCESO DE GESTIÓN DE COSTOS

PROCESO DE GESTIÓN DE COSTOS DESCRIPCIÓN

Estimación de costos Se estiman los costos con base a las etapas y proyección del
presupuesto, esto se realiza desde la planificación del
proyecto y es elaborado por el área responsable y aprobado

54
 por el director

Preparación del presupuesto Se elabora el presupuesto del proyecto, junto con las
reservas, el área responsable es quien lo presenta y lo
aprueba el director

Control de costos Se evalua el impacto de cualquier posible cambio del costo,

informando al directos los efectos en el proyecto,
consecuencias en los objetivos (alcance, tiempo y costo)

FORMATOS DE GESTIÓN DE COSTOS

FORMATOS DE GESTIÓN DE COSTOS DESCRIPCIÓN

Plan de Gestión de Costos Documento que informa la planificación para la gestion de

costos

Línea base del costo Linea base del costo del proyecto, sin incluir las reservas de
contingencia

Costo del proyecto Este informe detalla los costos a nivel de las actividades de
cada entregable, según el tipo de recurso

Presupuesto por fase y entregable Presupuesto presentado por capítulos.

Presupuesto por fase y por tipo de recurso Informe de los costos por fases y recursos involucrados.

Presupuesto por semana Informe semanal

Presupuesto en el tiempo Flujo de caja

SISTEMA DE CONTROL DE TIEMPOS

Cada responsable del equipo emite un reporte semanal informando los entregables realizados y el porcentaje de
avance. La duración del proyecto puede tener una variación de lo planeado inicialmente, si como resultado de una
replanificación del proyecto estos márgenes son superados se necesitará emitir una solicitud de cambio, la cual
deberá ser revisada y aprobada por el director.

SISTEMA DE CONTROL DE COSTOS

Cada responsable del equipo emite un reporte semanal informando los entregables realizados y el porcentaje de
avance. La duración del proyecto puede tener una variación de lo planeado inicialmente, si como resultado de una
replanificación del proyecto estos márgenes son superados se necesitará emitir una solicitud de cambio, la cual
deberá ser revisada y aprobada por el director.

SISTEMA DE CONTROL DE CAMBIOS DE COSTOS

El director será el responsable de evaluar, aprobar o rechazar las propuestas de cambios.

Se aprobaran automáticamente aquellos cambios de emergencia que potencialmente pueden impedir el normal
desarrollo del proyecto y que por su naturaleza no puedan esperar a reunión con el comité ejecutivo.

Todos los cambios deberán ser evaluados y cumplir con un protocolo (solicitud de cambios, acta de reunión, plan
de proyecto).

55
 5.1.2. Documentos de Negocio

Caso de negocio

El proyecto “Automatización de evaporadores y clarificación de jarabe” tiene el objetivo

de automatizar, a través de un DCS (Sistema de Control Distribuido) existente, bajo un criterio

Cliente/Servidor, los procesos de Evaporación y Clarificación de Jarabe, esto implica tener un

mejor control de las operaciones de variables en el proceso y optimizar los rendimientos a sus

clientes. Se espera que al final del proyecto se pueda hacer el monitoreo, control y registro de

históricos de todas sus variables del proceso desde la entrada del jugo clarificado hasta la salida

del jarabe clarificado.

Este proyecto representa en principio numerosas posibilidades de éxito dada la historia y

características de la empresa Ingenio Carmelita S.A, teniendo en cuenta que produce derivados de

la caña para diferentes empresas del sector nacional e internacional, incluyendo una diversidad de

especificaciones técnicas de acuerdo a su necesidad, haciéndola una de las plantas azucareras con

más éxito en el país y la región.

Así mismo, es necesario señalar que hay varios factores críticos de éxito del proyecto

relacionados con: a) Diseño de software acorde a los requerimientos de la parte interesada; b)

Proceso de adquisición de equipamiento y software dentro de los plazos establecidos y las

características requeridas; c) Montaje de instrumentos de campo y canalización de cableado

eléctrico acorde a los requerimientos de la parte interesada; d)Personal del área de Evaporación y

Clarificación del jarabe capacitado para la elaboración de estos equipos.

Para lograr abordar y cumplir totalmente los objetivos de este proyecto se deberán seguir

las siguientes fases, cada una con sus respectivos entregables que evidencien los avances y logros

de cada momento del proceso, y que permitan dar continuidad al proyecto:

56
 Fase 1. Gestión del proyecto.

Entregables: Procesos de iniciación, Proceso de planificación, Procesos de ejecución,

Proceso de seguimiento y control, Proceso de cierre.

Fase 2. Diseño.

Entregables: Plano de arquitectura de red actual, Rediseño de plano de arquitectura de red

aprobado, Plano de control PID – Plan Maestro de Automatización, Plano de control PID

aprobado, Listado de señales eléctricas aprobadas, Listado de hardware y software aprobados.

Fase 3. Requerimientos de adquisición

Entregables: Equipos adquiridos, Servicios adquiridos, Planos.

Fase 4. Implementación

Entregables: Montaje y ubicación de equipamiento en campo, Software instalado y

configuración en sala de control, Tendido de fibra óptica, ethernet y profibus DP canalizado,

Tendido eléctrico desde instrumentos de campo y CCMs canalizado.

Fase 5. Arranque del sistema

Entregables: Comisionamiento, Puesta en marcha, Operación asistida.

Fase 6. Término de obra

Entregables: Informe de pruebas del sistema de control aprobado, Planos eléctricos finales del

montaje de instrumentación y acondicionamiento de motores, Informe de monitoreo del primer

mes de operación.

Para llevar a cabo el proyecto se tiene un presupuesto total de $869.000.000, pero luego

de los debidos análisis financieros se identificó que el valor real de proyecto es de

$1.126.098.108, el valor restante, que corresponde a $257.098.108, será también asumido por la

empresa a través del debido proceso de gestión.

57
 Resulta importante referir que la empresa cuenta con distintos mecanismos, formatos y

estrategias de gestión de costos, en el caos de la estimación de costos se analizan por fase, en el

caso de orden de magnitud; por actividad en el caso del presupuesto. Así mismo, se tiene un

riguroso proceso de gestión de costos que incluye la estimación, la preparación de l presupuesto y

el control de costos donde se evalúa el impacto de cualquier posible cambio y analizando si

afecta los alcances tiempos y costos del proyecto en general. Sumado a lo anterior cuenta con los

sistemas de control de tiempos, control de costos y control de cambios de costos que garantizan

el adecuado manejo de las posibles variaciones tanto en procesos, manejos de personal como en

el ámbito financiero.

Si bien este presupuesto final es superior a lo proyectado, se tiene que las ganancias y

avance tecnológico de esta iniciativa representan numerosas ventajas a la empresa. Por un lado

están las ganancias económicas al contar con este avance tecnológico, y por otro lado está el

posicionamiento de la empresa como vanguardia en la industria azucarera por el diseño e

implementación de tecnologías que optimizan los procesos y buscan la reducción de los errores

que puedan afectar la producción.

Plan de Gestión de Beneficios (Valeria)

CONTROL DE VERSIONES

Versión Hecha por Revisada por Aprobada por Fecha Motivo

Paula Valeria
1.0 Moreno Grupo de estudiantes Comité evaluador 10-04-2021
Rodríguez

PLAN DE GESTIÓN DE LOS BENEFICIOS

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

58
 INGENIO CARMELITA S.A ICS.A

METRICA DE:

PRODUCTO PROYECTO x

FACTOR DE CALIDAD RELEVANTE: ESPECIFICAR CUÁL ES EL FACTOR DE CALIDAD

RELEVANTE QUE DA ORIGEN A LA MÉTRICA

Cumplir con las actividades en el tiempo indicado, con el presupuesto solicitado, cumplir con el alcance y
los objetivos del proyecto es decir cumplir con el cronograma, informar en los entregables de una manera
clara y concisa que se ha realizado en el proyecto

DEFINICIÓN DEL FACTOR DE CALIDAD: DEFINIR EL FACTOR DE CALIDAD INVOLUCRADO

EN LA MÉTRICA Y ESPECIFICAR PORQUE ES IMPORTANTE

Es lo más importante de los entregables ya que informa a los supervisores del proyecto
El avance de este, para que ellos puedan tener un mejor seguimiento del mismo

PROPÓSITO DE LA MÉTRICA: ¿ESPECIFICAR PARA QUÉ SE DESARROLLA LA MÉTRICA?

La métrica nos ayudará a poder observar cómo es el avance del proyecto y en que
Podemos mejorar para cumplir con los objetivos del mismo

DEFINICIÓN OPERACIONAL: DEFINIR COMO OPERARÁ LA MÉTRICA, ESPECIFICANDO EL

QUIÉN, ¿QUÉ, ¿CUÁNDO, DÓNDE, CÓMO?

La métrica lo realizará el director del proyecto cuando responda el informe de los

Entregables, nos ayudará a ver las fallas y el avance del mismo para poder conseguir un
Autocontrol de los propios involucrados

MÉTODO DE MEDICIÓN: DEFINIR LOS PASOS Y CONSIDERACIONES PARA EFECTUAR LA

MEDICIÓN.

Ver el gasto con lo planificado

Ver la realización de las actividades en el tiempo planificado
Cumplir con 80 % de satisfacción del Director del proyecto
SPI Índice del desempeño del cronograma
CPI Índice del desempeño del costo
Satisfacción de los interesados

RESULTADO DESEADO: ESPECIFICAR CUÁL ES EL OBJETIVO DE CALIDAD O RESULTADO

DESEADO PARA LA MÉTRICA.

59
El objetivo de evaluar estas métricas, es que se desarrolle el proyecto de acuerdo al cronograma, tiempo y
presupuesto establecido. Dentro de los objetivos de calidad es importante.
Que el SPI >= 0.98 Cronograma, Informe de rendimiento del Proyecto.
Que el CPI >= 0.98 Línea base del costo, Informe de rendimiento del Proyecto.
Encuesta a los interesados: Gestión de los interesados

ENLACE CON OBJETIVOS ORGANIZACIONALES: ESPECIFICAR CÓMO SE ENLAZA LA

MÉTRICA Y EL FACTOR DE CALIDAD RELEVANTE CON LOS OBJETIVOS DE LA
ORGANIZACIÓN.

Esta nos ayudara a evaluar cada etapa del proyecto, identificar las fallas y tomar medidas eficaces que no
generen atrasos en la implementación del proyecto y por ende alcanzar los objetivos propuestos.

RESPONSABLE DEL FACTOR DE CALIDAD: DEFINIR QUIÉN ES LA PERSONA RESPONSABLE

DE VIGILAR EL FACTOR DE CALIDAD, LOS RESULTADOS DE LA MÉTRICA, Y DE PROMOVER
LAS MEJORAS DE PROCESOS QUE SEAN NECESARIAS.

El director del proyecto será el encargado de que se cumplan los objetivos de calidad y que se implemente
de forma adecuada el proyecto

5.1.3. Acuerdos (Jaime)

Un acuerdo es cualquier documento o comunicación que defina las intenciones iniciales

de un proyecto. Esto puede tomar la forma de un contrato, memorando de entendimiento (MOU),

cartas de acuerdo, acuerdos verbales, correo electrónico, etc. (Valor Ganado, 2017)

60
 CONTRATOS DENTRO DEL PROYECTO
Número Empresa Descripción Entregable Costo Tiempo Contacto
Plano que contiene el
detalle de la arquitectura
de red existente hasta
antes de este proyecto.
Los procesos
automatizados e
integrados al sistema de Plano de
control existente a tomar Arquitectura de $30’000.000 9 Días
en cuenta son: Área de Red Actual
Trapiche, Área de
Sulfatación, Área de
Calentamiento de Jugo,
Área de Clarificación de
Jugo y Área de Filtros de
Cachaza.
Cr4 C Oe 2 A-66
Plano que contiene el
Diseños detalle de la nueva P-3
Contrato
Eléctricos
N°1 arquitectura de red. Acá
SA se incluye la etapa (+57) 315
5614940
AUTOMATIZACIÓN Rediseño de
DEL ÁREA DE Plano de
$30’000.000 20 Días
EVAPORACIÓN Y Arquitectura de
CLARIFICACIÓN DE Red aprobado
JARABE – FABRICA
DE AZÚCAR / de
Evaporación y
Clarificación de Jarabe.
Este plano muestra
Plano de
la distribución interna de
Distribución de
todos los componentes
Tablero de $10’000.000 10 Días
internos del tablero de
Periferia
Control: módulos,
Distribuida
borneras y canaletas.

61
 Este plano muestra la Plano Eléctrico
distribución eléctrica de de Tablero de
$10’000.000 8 Días
todos los módulos Periferia
(periferia distribuida) Distribuida

Este plano muestra la Plano de

distribución eléctrica del Acondicionamien
$10’000.000 12 Días
acondicionamiento de to eléctrico para
tableros para motores motores

Plano de Proceso de
Evaporación y
Plano de Control
Clarificación de Jarabe,
PID – Plan
donde se $23’000.000 16 Días
Maestro de
aprecia las estrategias de
Automatización
control y el monitoreo de
todas las variables.
Rocatek: Av 5 A N 24 A N
Trabajos del servicio de
Automatiza Servicio de 32 Loc 16
Contrato programación y puesta en $15’000.000 8 Días
ción y Programación
N°2 marcha del sistema.
Control (+57) 318
Industrial Trabajos y alcances del Servicio de 7600926
servicio Montaje Montaje $20’000.000 8 Días
Eléctrico Eléctrico
Servicio de
Tendido de Red
Trabajos y alcances del
(Fibra Óptica, $20’000.000 11 Días
servicio de programación
Ethernet y
Profibus DP)
Las válvulas de campo y Válvulas de
Soluciones $50’000.000 15 Días
Integrales accesorios. Control Cl 5 45 - 20
Contrato para Suministros del tablero de Hardware y
N°3 Sistemas control, así como las Software del (+57) 310
Informático $100’000.000 15 Días 8354043
licencias respectivas del Sistema
s SISI proyecto. Cliente/Servidor

62
 Este plano muestra la
distribución interna de
Plano de Tablero
todos los componentes
de Switch $20’000.000 20 Días
internos del tablero de
industrial
Switch: módulos,
borneras y canaletas
Los muebles adquiridos
para
AUTOMATIZACIÓN
Suministros DEL ÁREA DE Cl 17 6 - 20
Contrato Muebles y sillas $50’000.000 12 Días
el Trébol EVAPORACIÓN Y
N°4 CLARIFICACIÓN DE
SAS (+57) 2 8833433
JARABE – FABRICA
DE AZÚCAR
Todos los monitores LCD Monitores LCD $50’000.000 10 Días
1 Gerente del
proyecto
1 Consultor de
automatización
1 Supervisor de
automatización
1 Jefe de
personal
Vinculación de personal 1 Financista Calle 34 # 43- 66
por medio de empresa 1 Secretaria Of 233
Contrato Vinculamos
temporal de servicios 1 Supervisor de $564’168.159 12 Meses
N°5 SAS
VINCULAMOS SAS, montaje PBX: 444 05 25
durante 1 Analista de ext. 201
calidad
1 Asegurador de
calidad
1 Jefe de
adquisiciones
1 Tecnólogo
Eléctrico
1 Ingeniero

63
 electromecánico
1 Coordinador de
SST
1 Ing.
Electrónico
1 Tecnólogo en
sistemas
3 Auxiliares de
varias tareas

5.2. Salidas

5.2.1. Línea Base de Costos (Cesar)

64
65
66
67
 5.2.2. Requisitos de Financiamiento del Proyecto (Indhira)

De acuerdo a los criterios establecidos por el Ingenio Carmelita S.A el grupo de

accionistas será el encargado de suministrar el presupuesto total del proyecto, esto con el fin de

no adquirir deudas financieras por medio de un crédito bancario

Por lo tanto el proyecto se desarrollara inyectando capital por medio de recursos propios.

Para el presupuesto del proyecto se había estimado un valor de $869,000.000

OCHOCIENTOS SESENTA Y NUEVE MILLONES DE PESOS M/CTE, sin embargo el valor total del

proyecto es de $1.126.098.108

El presupuesto restante de $257.098.108 se adicionara mediante el proceso que establece

el Ingenio Carmelita el cual es el siguiente:

68
Fuente: Asohofrucol

69
 6. Conclusiones (Cesar)

La determinación del presupuesto es el proceso de sumar todos los costos estimados de las

actividades con el fin de establecer una línea base de costos.

La línea base de costos es una referencia inicial de los costos del proyecto la cual permite

llevar un control comparando los costos reales y lo presupuestado inicialmente.

La estimación de costos incluye tanto el valor de los recursos materiales y humanos, como

otros costos derivados de: actividades de calidad, riesgos, reservas y actualización de riesgos a lo

largo de la ejecución del proyecto.

70
 7. Bibliografía (Jaime)

Andrés Ocaña, J. (2013). Gestión de proyectos con mapas mentales. Vol. I. ECU. Páginas 222 –

231. Recuperado de https://elibro-

net.bibliotecavirtual.unad.edu.co/es/ereader/unad/42789?page=222

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