PRESENTACIÓN GENERAL DE LA EMPRESA

Nombre de la empresa
Nivel académico de gerente y
directores
Dirección
Teléfono
Dirección electrónica

Actividad principal
(portafolio de productos y servicios)

Año de fundación de la empresa

N.° de empleados
N.° de profesionales
Ventas promedio mensuales

Cobertura (nacional, regional, local)

Misión
Visión

Principios y valores corporativos

Estructura organizacional
PRESENTACIÓN GENERAL DE LA EMPRESA
 ESTRUCTURA GENERAL DEL CONTENIDO
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

FASE HERRAMIENTA

PCI
(perfil de capacidad interna)

POAM
(perfil de oportunidades y
amenazas)
DIAGNÓSTICO
MPC
(matriz de perfil competitivo)

BCG
(Boston Consulting Group)

DISEÑO Matriz DOFA

IMPLEMENTACIÓN Plan de implementación

EVALUACIÓN Y CONTROL Tablero de control

MEJORA CONTINUA Plan de mejora continua

GENERAL DEL CONTENIDO
AMIENTO ESTRATÉGICO

DEFINICIÓN
Resume y evalúa las fuerzas y debilidades más
importantes en las áreas funcionales y sus relaciones
(producción, finanzas, recursos humanos, mercadeo,
etc.).

Resume y evalúa la información relacionada con las

variables del macroentorno que impacta la empresa.

Identifica a los principales competidores de la

empresa, lo mismo que sus fuerzas y debilidades.

La matriz BCG muestra de forma gráfica las

diferencias existentes entre las divisiones, en lo
relacionado con el mercado que se ocupa y la tasa
de crecimiento de la industria.

Instrumento de ajuste que ayuda a los gerentes para

que desarrollen cuatro tipo de estrategias:
-fuerzas y oportunidades (FO),
-debilidades y oportunidades (DO),
-fuerzas y amenazas (FA) y
-debilidades y amenazas (DA).

Herramienta que permite trazar y dar vida aL plan

estratégico, dividiéndolo en pasos identificables y
respnsables de cada uno para su ejecución, en una
línea de tiempo establecida.

Instrumento de medición que muestra indicadores

de rendimiento, que son definidos por una
organización con el fin de monitorear si su operación
está en el camino correcto para alcanzar los
objetivos del negocio.

Conjunto de medidas de cambio que se toman en

una organización para mejorar su rendimiento.
Pasos para el desarrollo del plan de ejecución y seguimiento
1. Proyecto estratégico: De acuerdo con las estrategias definidas en la matriz DOFA y los resultados obtenidos en la BCG, ¿cu
2. Área responsable: Indique el nombre del área responsable de cada proyecto.
3. Duración del proyecto (meses): Establezca la duración de cada proyecto (mínimo 6 meses y máximo 1 año).
4. Objetivo general: Defina un objetivo general para cada proyecto. En la redacción, comience con un verbo en infinito y respon
5. Fase/macroactividades: Señale las tres grandes fases de cada proyecto. Pueden ser fases asociadas al ciclo de vida del pro
6. Objetivo de cada fase SMART: Defina un objetivo estratégico, según la metodología SMART: S (specific [específico]), M (me
7. Indicador: ¿Cómo se medirá el grado de cumplimiento del objetivo SMART? Precise la fórmula para calcular el indicador. De
8. Entregable/resultado esperado: Es el resultado tangible o intangible de este proyecto. Incluye los nombres del producto, del
9. Presupuesto: Tiene que ver con el valor total del presupuesto para este proyecto. Se puede costear por fases o por tipo de r
10. Riesgos (+,-): Identifique mínimo tres riesgos para el proyecto. Los riesgos son eventos que podrían impactar positiva (opo
11. Información complementaria: Agregue la información que considere relevante para cada proyecto: recomendaciones, restr

(3) Duración del

(1) Proyecto estratégico (2) Área responsable proyecto (4) Objetivo general
(meses)
Sostenibilidad Administrativa gestion decalidad 6 meses fortalecer los
conocimientos en los
servicios de atencion
y a los estudiantes
Financiera con el fin de
garantizar una mejor
atencion
Desarrollo Físico y gerencia - Dirección anual diseñar una

modernización de

y Infraestructura y los recursos y del

Mantenimiento desarrollo físico de

la Universidad.
Tecnológico
Fortalecimiento de la recursos humanos 6 meses potencializar la

Estructura estructura
organizacional de la

organizacional de la
Estructura estructura
organizacional de la

organizacional de la
institución.

institucion
los resultados obtenidos en la BCG, ¿cuáles serían las estrategias que darían mayor aporte a la organización? Ponga los datos en este ca

meses y máximo 1 año).

mience con un verbo en infinito y responda estas preguntas; ¿qué hacer?, ¿para qué? y ¿para quién?
r fases asociadas al ciclo de vida del proyecto, fases relacionadas con el ciclo de vida del producto/servicio o macroactividades claves del
SMART: S (specific [específico]), M (measurable [medible]), A (attainable [alcanzable]), R (relevant [relevante]), T (time bound [acotado en
la fórmula para calcular el indicador. Debe estar alineado con el factor de medición del objetivo SMART. Ej.: (unidades aprobadas/total de
o. Incluye los nombres del producto, del servicio y de la mejora, el documento, el artefacto de software y la máquina.
e puede costear por fases o por tipo de recurso (personal, tecnología, máquinas, suministros y otros). Agregue un monto para riesgos. Tam
ntos que podrían impactar positiva (oportunidades) o negativamente (amenazas) el proyecto. Los riesgos identificados se costean (aproxim
cada proyecto: recomendaciones, restricciones, lecciones aprendidas de proyectos anteriores, etc. Piense que usted es el CEO y le debe

(6) Objetivo de cada fase (8) Entregable/resultado

(5) Fases/macroactividades (7) Indicador
SMART mantener en 100% la esperado
fortalecer
realizar unlos canales de
estudio obtener una union union y comunicación
comunicación
externo sobre entre
la los diagnostico interno de la
estrategica entre entre estudiantes y
estudiantes
experiencia dey ellos
proceso lorar actualizacion de las empresa
empleados y clientes cuerpo administrativo
recoleccion de las y
documento de mejora
administrativo
estudiantes, para poder estrategias con las docenciade los
sugerencias continua que conlleve
plan de accion para ela
determinar si sey
Sensibilización respuestas y analisis de
estudiantes la acreditacion
ejercicio de capacitacion
encuentran satisfechos
capacitación de los los clientes/estudiantes
con la atencion y los de aumentar un 90% los 100% de al personal con el fin de
sistemas integrados
programas brindados productos y servicios que capacitaciones satisfacer las
gestión
ofrece la instucion realizadas necesidades de los
estudiantes los cuales
mejorar un 100% las salones
son los seguros
clientes y
Remodelación centros optimizar la calidad del
condiciones de adecuados para los
de estudio y laboratorios servicio
infraestructura estudiantes
Fortalecimiento de las salones seguros y
Remodelación y tecnologías de mantenimiento general adecuados para los
adecuaciones generales comunicación e
de la sede estudiantes
Apoyo al diseñoy ypersonal
para salones información
administrativo
elaboración de la
prevenir riesgos por propuesta de alineación de
Terminación Laboratorio
medio de las Remodelación y la estrategia de Gobierno
de estructura
instalaciones adecuadas adecuaciones generale en Línea de la Universidad.
Revisar y actualizar la
información
consolidada en el
proyecto manual
específico de funciones y
de competencias
Actualización del manual laborales de la
de funciones y
competencias y aprobación universidad.
del régimen salarial por Porcentaje de ejecución Designación de las
cargos del proyecto funciones de los operarios
 implementar el margen rentabilidad esperada
de rentabilidad que
permita gestionar Medir a través de una
Implementación del plan encuesta a los empleados
de formación y inversiones en torno a las del área administrativa
capacitación para el capacitaciones para bajo cualquier tipo de
mejoramiento de las vinculación; con base en
competencias evitar la rotacion de juicios objetivos, la
administrativas del medición del clima
personal. personal organizacional.
Aumentar el porcentaje mantener un clima Lograr la retencion del
de satisfacción del clima
organizacional estable
organizacional en la
UFPSO a través del
y perdurable en el
diseño e implementar
Mejoramiento del clima
organizacional. estrategias tiempo personal
Ponga los datos en este campo de la matriz.

acroactividades claves del proyecto según su experiencia.

, T (time bound [acotado en el tiempo]).
nidades aprobadas/total de unidades por elaborar)*100 %.

un monto para riesgos. También añada el presupuesto detallado en otra pestaña.

ficados se costean (aproximadamente un 10 %), y este rubro se adiciona al presupuesto. Para riesgos no identificados, también se adicion
usted es el CEO y le debe entregar esta información a la oficina de proyectos de la organización ( project management office).

(9) Valor total del (11 )Información

(10) Riesgos (+,-)
presupuesto complementaria

se estima un 1. la no Desglosa el trabajo

participacion
de todo el
en pasos
cuerpo
presupuesto de adminsitrativo
en las delimitados por un
capacitaciones
7.000.000 2. riesgo de cronograma.
tiempo y 3 no
50,000,000 no destinar el Mantener una
lograr
satisfacer las
dinero para
necesidades
de los
estudiantes y
veridicamente
llegar al
abandono
la de la
universidad
infraestructura mirada realista.
25,000,000 Conocer y Los roles y las

responsabilidades

entiende el

deben estar

propósito del
 responsabilidades

entiende el

deben estar

propósito del

claramente

proyecto. definidos.
icados, también se adiciona otro rubro (aproximadamente de un 10 %).
gement office).
Pasos para la elaboración del tablero de control
El entregable del curso termina con estos campos:
1. Proyecto estratégico: Pase los 3 proyectos estratégicos seleccionados en el plan de ejecución y seguimiento.
2. Objetivo general: Escriba el objetivo general del proyecto.
3. Fases/macroactividades: Pase las fases o macroactividades de cada proyecto.
4. Objetivo de cada fase SMART: Pase el objetivo SMART de cada fase o macroactividad.
SMART: S (specific [específico]), M (measurable [medible]), A (attainable [alcanzable]), R (relevant [relevante]), T (time bound
5. Indicador: Pase el indicador de cada fase o macroactividad.
6. Frecuencia de medición: Indique la frecuencia de medición (mensual, bimestral, trimestral, semestral). Se recomienda que c
De aquí en adelante, los ítems tienen que ver con la medición periódica que se hace del indicador, de modo que NO ap
7. Período de medición: Fecha en que se realiza la medición.
8. Índice de desempeño esperado: Valor esperado al ejecutar el 100 % de la fase o actividad. Puede ser en tiempo, costo, alc
9. Índice de desempeño alcanzado: Valor realmente alcanzado en el momento de la medición. Este indicador debe ser totalme
10. Índice de desempeño del proyecto: Valor obtenido después de comparar el índice de desempeño alcanzado frente al índic
11. Calificación de desempeño (excelente, bueno, regular, ineficiente, crítico): Asigne la calificación según el índice de desemp
12. Análisis de la medición: Haga un análisis en contexto del índice de desempeño del proyecto. Vaya más allá de la simple le
13. Acciones por seguir: Concrete acciones correctivas, que ayuden a alinear el proyecto, si está atrasado, y preventivas, para

De aquí en adelante está la medición periódica que

para esta entrega (a menos que se haya aplicado).

Resultados de la m

Objetivo de Índice de
Proyecto Objetivo Fase/macroa Frecuencia Período de
cada fase Indicador desempeño
estratégico general ctividades de medición medición
SMART esperado

P1.

P2.

P3.

Escala cualitativa - calificación de dese

Calificación Rango
Excelente Si desviación positiva (adelant
Bueno Si desviación igual a 0% (a tie
Regular Si desviación entre 0,1 % y 10
Ineficiente Si desviación entre 11 % y 25
Crítico Si desviación superior a 25 %
ón y seguimiento.

vant [relevante]), T (time bound [acotado en el tiempo])

emestral). Se recomienda que comience con mediciones mensuales y, poco a poco, las vaya extendiendo hasta llegar a semestral, cuando
indicador, de modo que NO aplica para esta entrega (a menos que se haya aplicado).

Puede ser en tiempo, costo, alcance o en los tres. Ej.(1): Al cerrar la primera fase, se espera ejecutar el 20 % del cronograma (tiempo) con
Este indicador debe ser totalmente compatible con el esperado, para que se pueda establecer la relación de desempeño final.
mpeño alcanzado frente al índice de desempeño esperado. Este indicador permite ver realmente cual es el grado de eficiencia del proyecto
ación según el índice de desempeño del proyecto y la escala definida.
o. Vaya más allá de la simple lectura del número, busque razones y argumentos que sustenten el indicador, haga una prospectiva, analice
tá atrasado, y preventivas, para evitar la materialización de riesgos o mejoras por si se está bien, pero se puede estar mejor.

ante está la medición periódica que se realiza del indicador, de modo que NO aplica
a (a menos que se haya aplicado).

Resultados de la medición y análisis

Calificación
Índice de Índice de de Análisis de Acciones por
desempeño desempeño desempeño la medición seguir
alcanzado del proyecto (E/B/R/I/C)

ativa - calificación de desempeño

Rango
i desviación positiva (adelantado)
i desviación igual a 0% (a tiempo)
i desviación entre 0,1 % y 10 % (desviación mí
i desviación entre 11 % y 25 % (desviación med
i desviación superior a 25 % (desviación mayor)
hasta llegar a semestral, cuando exista cultura de medición y mejora continua en la organiza

% del cronograma (tiempo) con el presupuesto establecido a la fecha. Ej.(2): Al terminar la fase de ejecución, se espera tener el 100 % de
de desempeño final.
grado de eficiencia del proyecto.

, haga una prospectiva, analice holísticamente e identifique posibles oportunidades de mejora para accionar.
puede estar mejor.
ón, se espera tener el 100 % del producto completado.