Guion Sobre la Responsabilidad del Auditor

Presentado a Docente
JHOIDY FABIAN VARGAS GARZON

Presentado por
Diana Carolina Munevar
Nicolas Fernando Montenegro
Jarrinson Quitian

Corporación Universitaria Minuto de Dios

Auditoría y Control Interno
Administración Salud Ocupacional
NRC 597
Bogotá Sur
Abril 2020
 Introducción

En el siguiente documento se ilustra el rol del auditor en la ejecución de una auditoria y el control
interno teniendo como objetivo analizar y tener en claro la función y responsabilidades de un
auditor, fortaleciendo las competencias de gestión del conocimiento. Se tendrán en cuenta sus
características y competencias dadas en la NTC-ISO 19011-2012, se abordara el buen actuar del
auditor, como una mala práctica de su ejercicio profesional.
 1. Título de la representación

Auditoria Interna para el Sistema de Gestión Integral del año 2020.

2. Descripción de la empresa y del entorno

COLOMBIA ENERGY DEVELOMENT CO Realiza actividades de exploración y explotación de

hidrocarburos. Ante la necesidad de responder a los procesos de mejoramiento y optimización de los
esquemas de trabajo, la compañía ha implementado un Sistema Integrado de Gestión en seguridad, salud y
medio ambiente.

IDENTIFICACIÓN: NIT 800 187 974 – 3

CIUDAD: Bogotá D.C

DIRECCIÓN: Cra 7 # 71 – 21 Oficina

802 Edificio Avenida Chile

TELEFONO: 2350007

Empleados: 100 Vinculación Directa

3. Identificación de personajes (roles)

- Nicolás Fernando Montenegro: Auditor Líder

- Diana Carolina Munevar: Auditora

- Jarrinson Quitian Bedoya: Auditor

- Renato Caicedo: Gestión de Operaciones

- Andrés Cortes: Coordinador HSEC

- Tatiana López: Coordinador Ambiental

 4. Desarrollo de la temática:
(a) Evidencien tanto el buen actuar del auditor como una mala
práctica de su ejercicio profesional

La actitud del auditor debe ser neutral e imparcial. El auditor no debe demostrar ni de forma verbal ni a
través de gestos su propia opinión al escuchar las respuestas del auditado. Su objetivo es obtener
información aunque ésta le parezca bien, mal o indiferente. El auditor pues de forma tal que no delata su
opinión, siendo su actitud totalmente objetiva, imparcial y neutra pide información, documentación y está
atento a toda información verbal, gesticular y visual que ofrece el auditado. El auditor debe tener en
cuenta los siguientes aspectos:

 No atosigar al auditado con una batería de preguntas

 Darle un cierto tiempo para responder, en muchos casos deberá procesar la pregunta
 No anticipar la respuesta
 Replantear las preguntas cuando el auditado no las entienda
 Nunca entrar en discusiones interpretativas con el auditado
 No transmitir sensación de enojo ante respuestas evasivas
 Comunicar al entrevistado los fundamentos de los hallazgos de auditoría
 No radiar sensación de alegría ante la detección de hallazgos

De otro modo la mala práctica del ejercicio de auditoria está ligada a varios factores más allá de las
discrepancias que un auditor pueda encontrar, también hay ciertos errores que pueden ser fatales a la hora
de realizar la auditoria:

 Mala planificación: Es primordial planificar en detalle dicha auditoría.

 Adjudicar responsabilidad que no corresponde: Una auditoría, y sea del tipo que sea, es una
instancia de evaluación. El resultado es poder determinar cuánto se apartan los sistemas de lo
establecido por la Norma. Esto claramente no es responsabilidad de una persona o de un sector
auditado.
 Adoptar una actitud de competencia: En muchas ocasiones, y especialmente las personas a la
defensiva adoptan una actitud errónea la cual choca directamente con la del auditor.
 No involucrar a la Dirección: Dado que generalmente los directores son personas muy ocupadas,
y por tanto de difícil ubicación, a veces quedan “excluidos” de la instancia.

(b) representen las competencias del auditor

El buen actuar del auditor está ligado directamente con el Código de Ética el cual indica el camino
correcto para la acción y el comportamiento del auditor. Se espera que los auditores internos apliquen y
cumplan los siguientes principios, competencias y habilidades:

1.- Debe mostrar imparcialidad, sinceridad y honestidad en todo momento del proceso de la auditoría de
calidad.
2.- Tener discreción total en los asuntos y materias revisadas durante dicho proceso, respetando en todo
momento la máxima de confidencialidad de la organización.

3.- Ha de ser una persona comprensible y abierta a aceptar diferentes visiones alternativas considerando,
para ello, la aportación de nuevas ideas propuestas.

4.- Mantener cierta distancia y diplomacia en el trato con las diferentes personas con las que ha de tratar
durante la realización de la auditoría interna.

5.- Tener firmeza en las decisiones tomadas en todo momento. Con esto, nos referimos a que a la hora de
redactar su informe final con la valoración de la auditoría no debe negociar con la organización la
consideración de ciertas inconformidades, sino que, debe incluir todo aquello que considera necesario en
el informe, a pesar de que ello le lleve a desacuerdos con la organización auditada en cuestión por no
querer esta última aceptar tal informe.

6.- Debe ser una persona muy observadora, con capacidad de que los pequeños detalles no se le pasen por
alto.

7.- Ha de tener la capacidad de entender diferentes situaciones y ser consciente de las mismas.

8.- Ser una personal versátil, en el sentido de que sepa amoldarse a diferentes entornos y contextos con
facilidad.

9.- Debe ser altamente exigente en cuanto al logro de las metas establecidas en el proceso de auditoría que
realice.

10.- La formulación de las conclusiones finales a las que le lleve la auditoría interna de calidad realizada
al SGC debe estar fundamentada en el oportuno análisis realizado a las evidencias halladas, y la
explicación de tales conclusiones han de formularse con razonamientos lógicos.

11.- Mostrar en todo momento seguridad de lo que hace y de sí mismo.

12.- La objetividad que se le exige no debe verse desvirtuada por prejuicios que pudiera tener.

(c) los pasos de la auditoría, según se enumeran a continuación.

Diseño de la auditoría

Utilizando un formato para plan de auditoria se establecen los siguientes puntos en la auditoria del sistema
de gestión de calidad, ambiental, seguridad y salud en el trabajo.

Objetivos de la auditoría.

Determinar el grado de conformidad y efectividad del Sistema de Gestión Integral de SENALTUR S.A.,
para el alcance definido por la empresa, el logro de la política y objetivos establecidos, frente a las normas
NTC ISO 9001:2015, NTC ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018
Determinar la conformidad del proceso de Gestión integral de acuerdo a los requisitos de la NTC ISO
9001:2008, ISO 14001:2004,.

Documentos y criterios de referencia.

CRITERIOS NTC:

ISO 9001: 7.2.1 Determinación de los requisitos relacionados con el productos, 7.2.2 Revisión de los
requisitos relacionados con el producto, 7.2.3 Comunicación con el cliente, 7.5.1 Control de la producción
y de la prestación del servicio, 7.5.2 Validación de los procesos de la producción y de la prestación del
servicio, 7.5.3 Identificación y trazabilidad, 7.5.4 Propiedad del Cliente, 7.5.5 Preservación del producto,
7.6 Control de los equipos de seguimiento y de medición, 8.2.1 Satisfacción del Cliente, 8.2.4
Seguimiento y medición del producto, 8.3 Control del Producto No Conforme, 8.5.1 Mejora Continua,
8.5.2 Acción Correctiva y 8.5.3 Acción Preventiva.

ISO 14001: 4.4 Implementación y operación, 4.4.6 Control operacional 4.5 Verificación, 4.5.3 No
conformidad, Acción correctiva y Acción preventiva

ISO 45001: 4.4 Sistema de gestión de la sst, 5.2 política de la sst, 6.1 acciones para abordar riesgos y
oportunidades, 6.2 objetivos de la sst y planificación para lograrlos, 8.1 planificación y control
operacional, 9.1 seguimiento, medición, análisis y evaluación del desempeño. 10.2 incidentes, no
conformidades y acciones correctivas,

• Información documentada de Referencia: Manual del Sistema Integrado de Gestión, procedimientos,

planes, instructivos, protocolos y matrices.

• Registros de la organización.

Alcance.

Aplica para el proceso de Gestión Integral de acuerdo a los parámetros de las Normas ISO 9001:2008,
ISO 14001:2004, ISO 45001:2018.

Actividad, lugar, fecha, hora, responsable.

Actividad Localización Fechas Hora y Responsable Asistentes

duración
de
actividades
Reunión de Apertura Gestión 20/04/2020 8:00 a. m. Nicolás Gerencia General
Operacional Montenegro Lideres de Proceso
PHVA-Planear: Gestión 20/04/2020 8:15 a. m. Diana Gerencia General
Revisión de la Operacional Munevar y Coordinador del
Planificación del Sistema de gestión
Proceso integral.
(Caracterización, Coordinador
planes, programas) Ambiental
Coordinador
HSEC
PHVA-Hacer: Gestión 20/04/2020 8:35 a. m. Diana Gerencia General
Revisión del Operacional Munevar y Coordinador del
cumplimiento de Sistema de gestión
requisitos legales integral.
(Manual de Coordinador
operaciones)(Si Ambiental
aplica) Coordinador
HSEC
PHVA-Hacer: Gestión 20/04/2020 Jarrinson Gerencia General
Revisión del Operacional Quitian y Coordinador del
cumplimiento de Sistema de gestión
disposiciones internas integral.
del proceso Coordinador
(Procedimientos, 9:00 a. m. Ambiental
registros y demás Coordinador
requisitos de Calidad, HSEC
Medio Ambiente y de
Seguridad y Salud en
el Trabajo)
Gestión 20/04/2020 Jarrinson Gerencia General
PHVA-Verificar: Operacional Quitian y Coordinador del
Revisión de Sistema de gestión
seguimiento y integral.
9:45 a. m.
medición del proceso Coordinador
(Indicadores y demás Ambiental
medios de control) Coordinador
HSEC
Gestión 20/04/2020 Jarrinson Gerencia General
Operacional Quitian y Coordinador del
PHVA-Actuar: Sistema de gestión
Revisión de la mejora integral.
10:15 a. m.
continua del proceso Coordinador
(AC, AP y AM) Ambiental
Coordinador
HSEC
Visita a PIR (Punto de Gestión 20/04/2020 Diana Gerencia General
Inicio) a elección Operacional Munevar y Coordinador del
10:30 a. m.
Sistema de gestión
integral.
 Reunión de cierre Gestión 20/04/2020 Nicolas Gerencia General
11:30 a. m.
Operacional Montengro Lideres de Proceso
Entrega de informe de Gestión 21/04/2020 Nicolas Gerencia General
12:00 p. m.
auditoria Operacional Montenegro Lideres de Proceso

Recursos que se emplean.

 Recurso humano
 Recurso técnico
 Recurso operativo
 Espacio y tiempo

Identificación del representante auditado.

Renato Caicedo: Gestión de Operaciones

Cualquier tipo de preparativo adicional necesario.

 Listas de verificación
 Documentación de áreas a auditar
 Planes de muestreo
 Formularios de recogida de información.
 Documento de definiciones:

Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias objetivas y

evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de
auditoría.

Plan de auditoría: Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría.

Criterios de auditoría: Conjunto de requisitos usados como referencia frente a la cual se compara la
evidencia objetiva.

Evidencia de la auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que es

pertinente para los criterios de auditoría y que es verificable.

Hallazgos de la auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a

los criterios de auditoría.

Conclusiones de auditoría: Resultado de auditoría tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los
hallazgos de la auditoría.

Auditado: Organización o persona que es auditada en su totalidad o partes.

Equipo auditor: Una o más personas que llevan a cabo una auditoría con el apoyo, si es necesario, de
expertos técnicos.

Auditor: Persona que lleva a cabo una auditoría.

Observador: Persona que acompaña al equipo auditor pero no actúa como auditor.
Sistema de gestión: Conjunto de elementos de una organización interrelacionados o que interactúan para
establecer políticas, objetivos y procesos para lograr estos objetivos.

Competencia: Habilidad para aplicar conocimientos y habilidades para alcanzar los resultados esperados

Conformidad: Cumplimiento de un requisito

No conformidad: Incumplimiento de un requisito

Implementación de la auditoría

Utilizando el formato de acciones correctivas, acciones preventivas y acciones de mejora se describe la

fuente de acción (Auditoria Interna) y la descripción de los hallazgos, por medio de un análisis de causas
se establece un análisis de Causas y Acciones a seguir: Correctivas, Preventivas, Mejora.

 Se establece plan de acción:

Actividad Responsable de ejecutar Fecha Inicio Fecha Fin

la actividad (dd/mm/aaaa) (dd/mm/aaaa)
Capacitación sobre Coordinador de 9/12/2019 9/02/2020
caracterización de operaciones / Asistente
procesos en la empresa HSEQ
Socialización del folleto Asistente HSEQ 16/09/2019 9/01/2020
de gestión Integral donde
se plasma el mapa de
procesos de la empresa.

 Se genera Análisis de riesgo y se establece si ejerce dicha actividad algún tipo de riesgo sobre los
responsables.
 SEGUIMIENTO AL PLAN DE ACCIÓN (El seguimiento al plan de acción lo debe realizar el
líder de proceso a quien éste designe). Se establece el seguimiento del plan de acción además de
las evidencias de su debido cumplimiento, fecha en la cual es generada y si esta se encuentra
cerrada o abierta.
 Revisión de la Eficacia de la Acción: Se da cierre a la acción como eficaz conforme a que se
evidencia claridad sobre el conocimiento, entendimiento e interacción de la caracterización del
proceso de gestión Integral.

Mejoramiento de la auditoría

Se establece un plan de mejoramiento de auditoria derivado de la auditoria interna realizada para la

vigencia 2020, en donde se demuestran las No Conformidades, se debe de evidenciar a que procesos
corresponden, este documento demuestra las acciones correctivas.
 Supervisión de la auditoría

La supervisión deberá ejercerse en todas las fases de la auditoría, durante la planeación, la ejecución del
trabajo y hasta la culminación del mismo. El grado de supervisión a aplicarle a cada asistente se
relacionará con la capacidad de cada uno y su experiencia en la labor de auditaje.

Seguimiento realizado por: Carlos Tejedor-Asistente de Calidad

5. Materiales
• Formato de evaluación

• Medios electrónicos

• Equipos para evidencias fotográficas

• Borradores

• Formatos de protocolo

• Encuestas

Conclusión

La auditoría es realizada bajo parámetros legales que permiten garantizar la efectividad y la eficacia a la
hora de llevarse a cabo dentro de una organización. Y además de esto para identificar las falencias que
hay. Y tomar las medidas necesarias para actuar frente a los problemas o debilidades hallados. Durante la
realización de esta auditoria se pudo definir el riesgo latente al que están expuestos, además de las
amenazas que tiene la organización para su adecuado funcionamiento.
 REFERENCIAS.

López, P. (2016). Novedades ISO 9001:2015. Madrid: Fundación Confemetal. Recuperado de:
http://site.ebrary.com/lib/bibliouniminutosp/reader.action?docID=11362508
Marcelino, M. y Ramírez, D. (2014). Administración de la calidad: nuevas perspectivas. México: Grupo
Editorial Patria. Recuperado de:
http://site.ebrary.com/lib/bibliouniminutosp/reader.action?docID=11013511

Aldana de Vega, L. Á., et al. (2011). Administración por calidad. Chía: Universidad de La Sabana-
Alfaomega. Recuperado de : http://site.ebrary.com/lib/bibliouniminutosp/reader.action?docID=10565646

Biblioteca de Socioeconomía Sevillana. (2009). Cuaderno para emprendedores y empresarios. Gestión de

la calidad total. Sevilla, España: El Cid Editor. Recuperado de:
http://site.ebrary.com/lib/bibliouniminutosp/detail.action?docID=10316838&p00=calidad

ISO 9001:2015 (traducción oficial), Sistemas de gestión de la calidad — Requisitos