ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 18:

AUDITORIA DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO: INFORME GERENCIAL

DEL PROCESO MEDICION DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

DISTRIBUIDORA LAP S.A.S

INSTRUCTOR:

MAGDA MELISSA RODRIGUEZ

APRENDICES:

AURA MARIA BERMUDEZ JIMENEZ

BERNARDO ANTONIO OCAMPO RAMOS

DAVID DURAN VILLEGAS

MARGARITA DE LAS MERCEDES SEGURA CUESTA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA 2017

GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO POR COMPETENCIAS-METODOLOGÍA

ESPECIALIZACIÓN TECNOLOGICA
 AUDITORIA Abril 23
DE LA GTH 2017
Proceso sistemático, independiente y
documentado para obtener evidencias
y evaluarlas de manera objetiva con el DISTRIBUIDOR
fin de determinar si se cumplen o no
los criterios auditados en la empresa
distribuidora LAP S.A.S.
A LAP S.A.S.

1. INTRODUCCIÓN:
Se realizara la auditoría a la implementación de la Metodología de gestión de
Talento Humano al proceso de la Evaluación de Desempeño por competencias
llevado a cabo en la empresa Distribuidora LAP S.A.S., este control interno se
llevara de manera lógica y organizada, con el fin de obtener información clara y
suficiente en el informe, y de este modo poder realizar una valoración de la gestión
de la empresa, y así verificar los elementos necesarios en el proceso para
ejecutar la acciones de mejora necesarias.

Finalmente identificar si fue acertado el direccionado, proporcionando una

información real del desempeño de los trabajadores y las necesidades de mejoras
en los procesos y procedimientos que le permitirán aumentar la productividad y
mantener la rentabilidad a la empresa Distribuidora LAP S.A.S.

2. OBJETIVOS:

2.1. OBJETIVO GENERAL:

Establecer una metodología que describa los lineamientos a seguir para realizar
una auditoría interna al proceso de la Evaluación de Desempeño por
competencias realizado en la empresa Distribuidora LAP S.A.S. teniendo en
cuenta la información obtenida en informes anteriores de la Implementación de la
GTH, en la búsqueda de mejorar los procesos y servicios de la organización.

2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

 Diagnosticar la Gestión de Talento Humano para intervenir en sus procesos
con el fin de realizar la auditoria al proceso de evaluación de desempeño
por competencias en la empresa Distribuidora LAP S.A.S.
 Identificar de forma sistemática, independiente y documentada las
evidencias necesarias en el proceso auditado para implementar las
acciones de mejora con el fin de evaluar y retener el personal.
 Obtener información clara y veraz del proceso de evaluación por
competencia en la empresa Distribuidora LAP S.A.S para el conocimiento
acerca de la eficiencia de la GTH en la empresa para la mejora de los
procesos y fortalecimiento del personal.
 Analizar los resultados obtenidos, identificando limitaciones y
recomendaciones para la aplicación de la evaluación por competencias a
corto, mediano o largo plazo teniendo en cuenta políticas organizacionales,
objetivos organizacionales, y plan estratégico del área RR.HH.

3. PROCESO DE LA AUDITORIA
3.1. ASPECTOS A CONSIDERAR
AUDITORIA: MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO
ASPECTOS A CONSIDERAR:

Existen parámetros o planes de mejoramiento para medir el desempeño

Los procedimientos para la medición del desempeño se definen con bases en competencias

Los instrumentos para medir el desempeño están debidamente definidos

La medición del desempeño garantiza la efectividad en los procesos productivos y la calidad del
servicio
La medición del desempeño está orientada a elevar la rentabilidad y garantizar la permanencia y
el desarrollo organizacional.
La medición del desempeño evalúa iniciativas, aportes e innovación con respecto al mejoramiento
de los procesos

3.2. ETAPAS DEL PROCESO

El proceso de la auditoria se ha organizado y dividido en 8 fases con el fin de

brindar un proceso claro y objetivo, el proceso se realiza de la siguiente manera:

1. Fase previa: como primer pasó del proceso para auditar la GTH de la
organización Distribuidora LAP S.A.S., se realizó un diagnostico general mediante
entrevistas con los responsables donde se identifica puntos clave para el
planteamiento como: requisitos legales, políticas organizacionales, riesgos,
necesidades, otras partes involucradas, entre otros aspectos necesarios de
identificar.

2. Fase de Planteamiento: Como segundo paso se establecieron los objetivos de

la auditoria, área donde se aplicaría (GTH) y procesos especifico a evaluar
(Evaluación de Desempeño)

3. Fase de Diseño: Como tercer paso se establece el modelo estándar a

implementar, se establece el indicador (Medición del desempeño), y se definene
las técnicas para la recolección de datos del personal como lo serán: los
cuestionarios, las entrevistas y observación directa. Por último, se establecen
como auditores al equipo de trabajo número 1 conformado por: Aura María
Bermúdez Jiménez, Bernardo Antonio Ocampo Ramos, David Duran Villegas, y
Margarita de las Mercedes Segura Cuesta, se realiza el cronograma del plan
(proceso de auditoria considerado semestralmente), se revisa el documento a
implementar.
 PROGRAMACIÓN DE AUDITORIA INTERNA

MES Y SEMANA ENERO JUNIO

1 2 3 4 5 1 2 3 4
GTH X
AREA AUDITADA FINANCIERA X
LOGÍSTICA X
COMERCIAL X
GERENCIA X

AUDITORIA ¿SE CUMPLE?

PROCESO: MEDICIÓN DEL OBSERVACIONES
SI NO
DESEMPEÑO
El método de administración por
Existen parámetros o planes de
objetivos permite evaluar bajo
mejoramiento para medir el x  
parámetros y establecer planes de
desempeño
mejoramiento

Los procedimientos para la El método de administración por

medición del desempeño se definen x   objetivos está basado en las
con bases en competencias competencias laborales

Los instrumentos para medir el

No se evidencia claramente un
desempeño están debidamente   x
formato para realizar la evaluación
definidos

La medición del desempeño

garantiza la efectividad en los El objetivo de la evaluación es
x  
procesos productivos y la calidad mejorar los procesos de la entidad
del servicio
La medición del desempeño está
El método de administración por
orientada a elevar la rentabilidad y
x   objetivos tiene como fin potenciar el
garantizar la permanencia y el
rendimiento de los colaboradores
desarrollo organizacional.
La medición del desempeño evalúa El método de administración por
iniciativas, aportes e innovación con objetivos tiene en cuenta las
x  
respecto al mejoramiento de los propuestas e iniciativas de los
procesos colaboradores

4. Fase de Implementación: En este cuarto paso se determinan: se reúne el

equipo auditor para: presentación del equipo auditor, de los alcances de la
auditoria, del método a implementar, la definición de la relación costos beneficios,
los costos del proceso (recursos humanos (equipo de auditores) y materiales
(logística, equipos, lugar, duración)), y cronograma programado. Seguido se
desarrolla la auditoria según cronograma con el fin de: Recopilar y verificar
información con relación al proceso (evaluación de desempeño), toma de nota
sobre observaciones de los aspectos auditados del proceso seleccionado,
recopilar información de la lista de chequeo.

5. Fase de Análisis: En este quinto paso se realiza el análisis de la información

obtenida para detectar necesidades por mejorar o aspectos fortalecer del proceso,
si es necesario se adecuan políticas de la organización, se establece eficiencia y
eficacia del proceso evaluado según indicador (Medición de desempeño).
Finalizada la implementación en esta fase se realizara la retroalimentación de los
resultados del proceso auditados (PUNTO 4 del presente informe).

6. Fase de Redacción del informe: En el sexto paso el equipo de auditores

número 1 se presenta el informe de la auditoria de forma clara y precisa donde
queden reflejados aspectos como: los alcances de la auditoria, los hechos
identificados, los objetivos establecidos y el procedimiento realizado. Se
presentan las conclusiones finales de la auditoria (PUNTO 6 del presente informe),
aunque no es obligación del equipo de auditores realizar recomendaciones si se
plantean acciones a desarrollar en el presente informe (PUNTO 7).

7. Fase Actividades Complementarias: Este punto es adicional de ser

considerado necesario en la acciones a desarrollar por la Empresa Distribuidora
LAP S.A.S., en el presente informe (PUNTO 7); Identificado los errores (Los
instrumentos para medir el desempeño están debidamente definidos) e
implementado las acciones para la mejora (presentar un formato claro para
realizar la evaluación) el equipo auditor fijara una revisión complementaria es
decir una re-audita del proceso EVALUCION DE DESEMPEÑO realizado por el
área GTH, de ser realizada esta actividad complementaria de re-auditoria se debe
realizar otro informe.

8. Fase seguimiento y revisión: En este octavo paso adicional si se deja en las

acciones a desarrollar, el auditor semestralmente revisara el plan de auditoria, y
presentará regularmente resúmenes de desempeño a la Junta Directiva de la
empresa Distribuidora LAP S.A.S., ademas se podrán realizar comentarios sobre
el desempeño del auditor, retroalimentación del auditado y las mejoras al proceso
logradas como resultado de las auditorias; se tendrán en cuenta como
indicadores claves de desempeño de las áreas auditadas los siguientes:
 El número de auditorías realizadas, en comparación con el Plan.
 El porcentaje de auditorías Conformes (es decir, auditorias en las que no se
presentaron no conformidades).
 El número de acciones correctivas no resueltas.

4. ANALISIS DE RESULTADOS OBTENIDOS

NOTA: Este cuadro pasarlos a Excel es el indicador para la medición del
desempeño, tomado de la misión
 Denominación del indicador Medición del desempeño
Fórmula Número de empleados evaluados
semestralmente/número total de trabajadores
Objetivo Aumentar las evaluaciones de desempeño en
un 67% semestralmente
Frecuencia Semestral
Responsable de la medición Analista de formación y desarrollo
Responsables de las acciones de mejora Coordinador de formación y desarrollo

4.1. RESULTADOS DE LA EVALUCION DE DESEMPEÑO

INSTRUMENTO – LISTA DE CONTROL

Variable a evaluar Cumple No Cumple

Existen parámetros o planes X
de mejoramiento para medir el
desempeño
Los procedimientos para X
medir desempeño se definen
con base en competencias
Los instrumentos para medir X
desempeño están
debidamente definidos
La medición de desempeño X
garantiza la efectividad de los
procesos productivos y calidad
de servicio
La medición del desempeño X
está orientada a elevar la
rentabilidad y garantizar la
permanencia y el desarrollo en
organizaciones
La medición de desempeño X
evalúa iniciativas, aportes o
innovaciones con respecto al
mejoramiento de procesos

NOTA: Estos cuadros pasarlos a Excel son los resultados de la misión, pero creo
que están en el informe de la evaluación por competencia que entregamos

4.2. HALLAZGOS

Se realizó un análisis al indicador de gestión para la medición

del desempeño cuyo objetivo es aumentar las evaluaciones
de desempeño en un 67% semestralmente, tomando como
base la evaluación de desempeño realizada a la directora
comercial, un asesor de ventas junior y la coordinadora de la
línea de aseo.
Con los resultado obtenidos se verifico el cumplimiento de los
criterios de auditoría establecidos en el instrumento “lista de
control” con las variables a evaluar que se encuentra en el
cuadro anterior determinando si cumple o no con el criterio
establecido.
De seis (6) variables, se pudo establecer que cinco (5) de
ellas cumplen con el criterio lo que arroja un cumplimiento del
83,3% contra un 16,7% de incumplimiento generándose un
No conformidad en el proceso.

4.3. NO CONFORMIDADES

Se evidenció que no están definidos los instrumentos para

medir el desempeño lo que genera un bajo grado de
confiabilidad en el proceso, lo anterior se extrae de la
auditoria medición del desempeño realizada a los tres
funcionarios auditados considerándose esto como una No
conformidad al proceso auditado.

5. LIMITACIONES

La auditoría general proporciona a los receptores del informe

la certeza de que el veredicto está libre de errores.

 Los procesos están elaborados por personas que en

algún momento pueden cometer errores de manera
accidental.
 La evidencia de la auditoria es determinante más que
concluyente.
 Auditar procesos un poco complejos como lo son las
evaluaciones de desempeño.
 Sentido crítico para poder elaborar un buen análisis.
6. CONCLUSIONES CUALITATIVAS Y CUANTITATIVAS

 Se debe definir los instrumentos para medir el

desempeño
 Están claramente diseñados los parámetros para la
medición del desempeño
 Se garantiza la efectividad en cada uno de los procesos
 Se evidencia mejoramiento continuo en cada uno de los
procesos
 Se deben crear estrategias que permitan minimizar las
no conformidades presentadas.

7. ACCIONES A DESARROLLAR

 Documentarse acerca del proceso de tal manera que

permita redefinir los instrumentos.

 Mantener de manera óptima el proceso

 Garantizar un tratamiento adecuado a las no

conformidades presentadas.

 Realizar socialización con los empleados de distribuidora

LAP acerca de los resultados obtenidos.

 Crear y diseñar estrategias junto con los empleados de

distribuidora LAP para que el proceso funcione y no se
deje caer.
 Crear conciencia en la importancia de mantener el
proceso de manera satisfactoria.

BIBLIOGRAFIA:

 Documento descargable, Material de trabajo de la

especialización tecnológica gestión de talento humano por
competencias, Actividad de Aprendizaje 18: Realizar una
presentación gerencial sobre los resultados obtenidos.
 Documento de apoyo, Material de trabajo de la especialización
tecnológica gestión de talento humano por competencias,
Actividad de Aprendizaje 18: Como elaborar una auditoria.