P-O-008

Cartagena
RECEPCION TECNICA Diciembre 2012
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1. Objetivo

Definir las actividades para verificar que los medicamentos, insumos

hospitalarios y dispositivos médicos recibidos en DROGUERIA XXXX cumplen
con las exigencias pactadas al realizar la compra y los parámetros de calidad
con que fueron diseñados y fabricados por el laboratorio.

2. Alcance

Este procedimiento aplica para la recepción técnica de medicamentos, insumos

hospitalarios y dispositivos médicos recibidos en DROGUERIA XXXX.

3. Responsables

Jefe de Almacén
Jefe de Compras
Director Técnico

4. Referencias

Decreto 2200 del 2005

Resolución 1478 de 2006
Resolución 1403 de 2007

5. Definiciones

 Área de recepción: Área de transición donde se realiza la inspección física de

los medicamentos a la llegada (condiciones de transporte y condiciones físicas),
debe presentar las siguientes características: estar separada del área de
almacenamiento, estructura física que proteja los medicamentos y dispositivos
médicos del mal tiempo al realizar la descarga, exclusiva para recibir los
pedidos hechos a los proveedores

 Recepción administrativa: permite constatar si el producto y la factura o

remisión, cumple con las especificaciones pactadas con el proveedor.

 Recepción Técnica: permite constatar el grado de cumplimiento de las

características y especificaciones técnicas del producto.
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 Embalaje: Envoltorio, recipiente o cualquier forma de acondicionamiento,

removible o no, destinada a cubrir, empaquetar, envasar, proteger o mantener,
específicamente o no, los productos de qué trata este Reglamento.

 Empaque: Material o conjunto de elementos que sirven para contener, proteger

e identificar un producto.

 Empaque primario: El que está en contacto directo con el producto (envase y

cierre).

 Empaque secundario: El que no está en contacto directo con el producto

 Lote: Cantidad definida y homogénea de una materia prima, material de

acondicionamiento de un producto que posee las especificaciones de calidad,
elaborado en un proceso o serie de procesos determinados, realizado(s) bajo
condición(es) constante(s).

6. Políticas

 El Jefe de Almacén es el responsable de recepcionar los medicamentos,

dispositivos médicos y mercancía en general de acuerdo al procedimiento
establecido, utilizando el formato de recepción técnica.

 Cuando se presenten diferencias en las cantidades recibidas con las solicitadas,

se saca copia de la orden de compra, se archiva para posterior recibo del
faltante, se devuelven los productos no pedidos, averiados o filtrados.

 Cuando se reciba un equipo biomédico se debe contar con la presencia del

Director de Servicio Técnico de la correspondiente empresa que realiza el
despacho.

 Para el caso de medicamentos al momento de recibir se debe revisar que el

nombre genérico del producto recibido coincide con la orden de compra o pedido
y factura, La forma farmacéutica tableta, ampolla, cápsula, ungüento, jarabe,
elixir), el costo unitario el valor total.

 En el caso que los costos no coinciden se debe informar inmediatamente al

proveedor o al distribuidor del producto.
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 Si la cantidad recibida es mayor, la forma farmacéutica no coincide o el nombre

genérico no concuerda, o el producto presenta algún defecto en sus
características físicas, se debe separar el excedente o los productos para su
devolución al proveedor, utilizando el Reporte de Novedades.

 Si la cantidad recibida es menor se debe registrar en el formato Reporte de

Novedades

 Si a la mercancía no se le realiza la recepción técnica al momento de su llegada,

se debe separar sin ser desempacada y dispuesta en la zona de recepción hasta
que pueda verificarse.

 No se debe retirar ningún producto de las cajas si la recepción no se ha

realizado. En caso de que se requiera una liberación de urgencia del producto,
se debe realizar una verificación administrativa completa y realizar una
verificación no muestreada del estado físico del producto.

7. Desarrollo

7.1. El Jefe de Almacén recibe el transportador y solicita al conductor la

documentación, para proceder a realizar la recepción administrativa.

7.2. Se verifica que el número de cajas relacionado en la factura coincida con el

relacionado en la guía transportadora o formato del transportador, y debe ser
igual a la cantidad de cajas físicas.

7.3. El embalaje debe estar en completo estado no debe presentar averías,

alteraciones, mojaduras, perforaciones, rótulos rotos.

7.4. Se procede a revisar que la cantidad registrada en la factura coincida con la

cantidad solicitada.

7.5. Se confronta la factura del proveedor con la orden de compra, constatando que
los productos recibidos corresponden a lo pedido.

7.6. Se coloca el sello “SE RECIBE EN CAJA SELLADA SIN VERIFICAR SU

CONTENIDO” en la guía del transportador y/o factura.

7.7. Se procede hacer la revisión técnica de los productos.

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7.8. Se inspecciona visualmente las unidades recibidas verificando integridad del

producto, cantidad de unidades, número de lote, fecha de vencimiento, registro
sanitario, laboratorio fabricante, condiciones de almacenamiento durante el
transporte, manipulación, embalaje, material de empaque y envase.

7.9. Se separan los productos para devolución y se elabora reporte de novedades.

7.10. Se hace el ingreso al sistema de los productos.

7.11. Se separan los productos de acuerdo con sus números de lote, para facilitar su
almacenamiento.

7.12. Se realiza la entrega de los productos a la persona encargada de surtirlo en el

almacén.

8. Registros

Orden de Compra
Factura Proveedor
F-O-015 Recepción técnica.
F-O-019 Reporte de novedades.

9. Indicadores

9.1. Indicador de pedidos perfectos/pedido total x100

% de pedidos entrados correctamente
% de pedidos completos con cantidades exactas
% de pedidos documentados perfectamente

9.2. Indicador de averias/pedido total x 100

% de mermas de la mercancía
% de averias en el empaque
% de averias ocasionadas en el transporte

Indicador de calidad de los Pedidos =Pedidos generados sin problemas x 100

Total pedidos generados
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10. Flujograma

INICIO

FORMATO DE
RECEPCION
TECNICA

RECEPCION ADMINISTRATIVA
*VERIFICACIÓN FACTURA CONTRA
DCTOS TRANSPORTADORA Y
ORDEN DE COMPRA

NO
RECEPCION TECNICA CUMPLE REPORTE DE
*INSPECCIÓN DE
CARACTERÍSTICAS FÍSICAS Y DE NOVEDADES
EMBALAJE DE LOS PRODUCTOS

SI
CUMPLE DEVOLUCION AL
PROVEEDOR
INGRESO
SISTEMA

FIN
ALMACENAMIENTO

FIN
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11. Control de Cambios

Versión Fecha Descripción modificación

Elaboró: Aprobó: Revisó:

Firma: Firma: Firma:

Nombre: Nombre: Nombre:

Cargo: Director Técnico Cargo: Asesor Calidad Cargo: Gerente General

Fecha: Diciembre 2012 Fecha: Diciembre 2012 Fecha: Diciembre 2012