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Edicin No.

02
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IPS PORSALUD Cdigo FAR-
PORSALUD-02-01
Fecha 20-09-2012 RECEPCIN TECNICA DE Pagina 1 de 28
MEDICAMENTOS

1. OBJETIVO

Garantizar mediante la recepcin tcnica las actividades que permitan verificar la


calidad y oportunidad de los medicamentos y/o dispositivos mdicos solicitados
por la Institucin y enviados por el proveedor para su respectiva dispensacin a
los usuarios de PORSALUD LTDA.

2. ALCANCE

El proceso compromete particularmente al Auxiliar de Farmacia encargado de la


recepcin directa del pedido y al Director Tcnico del Servicio Farmacutico.

3. RESPONSABLES

Auxiliar de Farmacia encargado


Director Tcnico del Servicio Farmacutico.

4. DEFINICIONES

Recepcin: Procedimiento a travs del cual se aceptan o rechazan los productos


solicitados a un proveedor.

Envase Primario: Es el recipiente que se encuentra en contacto directo con el


producto.

Envase Secundario: Es el recipiente que puede contener varios envases primarios


y que se encuentra en contacto directo con ste.

Fecha de vencimiento: Perodo de vida til de una sustancia en la cual se puede


garantizar su eficacia, eficiencia y condiciones fsico qumicas.

Lote: Cantidad determinada de un material, de caractersticas similares o que es


fabricado bajo condiciones de produccin presumiblemente uniformes, que se
somete a inspeccin como un conjunto unitario.

Materia prima de control especial o sustancia sometida a fiscalizacin: Es toda


sustancia cualquiera que sea su origen, que produce efectos mediatos e
inmediatos de dependencia psquica o fsica en el ser humano; aquella que por su
posibilidad de abuso, pueda tener algn grado de peligrosidad en su uso, o
aquella que haya sido catalogada como tal, en los convenios internacionales, por
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el Ministerio de la Proteccin Social, o la Comisin Revisora del Invima. Dentro de


estas se incluyen los estndares de referencia, patrones y reactivos.

5. PROCEDIMIENTO DE RECEPCIN

El procedimiento de recepcin tiene dos etapas que son: la recepcin


administrativa y la recepcin tcnica.

5.1.1 RECEPCIN ADMINISTRATIVA

a). Verificacin del documento soporte del despacho (Factura, carta de entrega,
remisin, etc.) que contenga los datos del proveedor como son Nombre, Nit,
Direccin y Telfono. Adems de la relacin de la totalidad de los insumos
despachados con cantidades y nmero de lote.
b). Verificacin de los documentos recibidos con especificaciones administrativas
c). Verificacin de los productos solicitados versus los productos recibidos, es
decir, que exista coincidencia entre lo que se le pide al proveedor y lo que l
entrega.
d). Se dar prioridad a la recepcin de documentos de control especial y aquellos
que requieran cadena de fro.

5.1.2 RECEPCIN TCNICA

Las cajas deben ubicarse en el rea de Recepcin, sobre una estiba, nunca
sobre el piso.

El envase secundario no debe presentar deterioro, rasgaduras, cortes y debe estar


bien sellado.

En el envase primario se debe revisar:

a). Rotulacin: De acuerdo a las normas vigentes se verificarn entre otras:


- Nombre comercial
- Nombre genrico
- Frases ("Conservar bajo refrigeracin"; "Mantener fuera del alcance de los
nios"; "Susceptible de causar dependencia"; "Venta libre").
- Registro Sanitario (INVIMA)
- Nmero de lote
- Fecha de expiracin o vencimiento, no menor a un ao de lo contrario se
debe informar al Director Tcnico.
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- Va de administracin
- Contraindicaciones
- Datos del laboratorio fabricante.

b). Envase

- Contenido completo
- Ausente de olores sospechosos (plstico)
- Intacto

c). Tapa

- Debe tener banda de seguridad


- Verificar ausencia de perforaciones y roturas

d). Impresin

- Debe ser clara, sin manchas, legible, libre de correcciones.

e). Bsqueda de inestabilidades fisicoqumicas en los medicamentos: Observacin


de las caractersticas que indiquen alteracin o cambios en la apariencia fsica de
estos.

f) Temperatura

- Medir la temperatura de recepcin de los medicamentos, en el caso de


requerirse cadena fro.

Se dar prioridad a la recepcin de medicamentos de control especial y a aquellos


medicamentos que requieran cadena de fro, para proseguir con su
almacenamiento inmediato.

5.1.2.1 ACTA DE RECEPCIN

El proceso de recepcin debe ir acompaado del diligenciamiento del acta de


Recepcin Tcnica en la cual se consigna toda la informacin acerca de la
recepcin de los medicamentos, en esta debe figurar la hora de entrega, cantidad,
nmero de lote, registro sanitario, fechas de vencimiento, cumplimiento de
condiciones de transporte, manipulacin, embalaje, material de empaque y
envase, condiciones administrativas y tcnicas establecidas en la negociacin.
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(Ver formato Anexo), adems debe contener espacio para verificacin del registro
sanitario, titular del mismo emitido en la pgina del Invima y para su aprobacin.

Se deben indicar las condiciones ambientales en el momento de la recepcin.

El acta debe contener el nombre de la persona que recibe los productos en


Farmacia y el del Director(a) Tcnico(a) una vez haya verificado los registros
sanitarios Invima. Es necesario que el acta lleve un consecutivo asignado y debe
ser archivada en el Servicio Farmacutico junto con la factura, en un lugar que
permita su consulta rpida.

5.1.2.2 REA DE CUARENTENA

En esta zona se deben colocar aquellos medicamentos que presentan


inconsistencias de tipo administrativo y/o tcnico y deben permanecer en esta
rea hasta que se realice la revisin tcnica adecuada. No se deben almacenar o
dispensar estos productos hasta que se lleve a cabo la toma de decisiones sobre
su destino. En esta zona no deben permanecer medicamentos vencidos o
averiados.

6. INGRESO AL SISTEMA DE INFORMACION

Por el mdulo de inventarios del Sistema de Informacin Krystalos se realiza el


ingreso de la Factura y/o remisin de los productos mencionados.

Es necesario tener en cuenta que se debe elaborar primero la Orden de


Suministro dentro del mismo Mdulo.
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Se debe prestar especial atencin a los espacios destinados para el


diligenciamiento de nmero de lote y fecha de vencimiento ya que esto permite
una mayor trazabilidad en los insumos ingresados.
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6. FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE RECEPCIN

Verificacin del
Remisin desde embalaje
Depsito Disampharma
Cumple No cumple

Ubicacin en rea Verificacin en presencia de


de recepcin transportador

Comparacin fsico
vs remisin Notificacin al Depsito

Verificacin
Diligenciamiento condiciones
Acta de recepcin fisicoqumicas FIN

Cumple No cumple
Almacenamiento A

FIN

A
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Ubicar en
cuarentena

Inspeccin Diligenciamiento Acta de


tcnica inspeccin

Realizar
Almacenamiento devolucin

FIN

Cabe resaltar la necesidad de dar prioridad a los medicamentos de control


especial y a aquellos que requieran cadena de fro, en lo referente a Recepcin,
Almacenamiento y Devolucin.

7. CONTROL DE CAMBIOS
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a) Objetivo
b) Alcance
c) Responsables
d) Inclusin de definiciones: Materia prima de control especial o sustancia
sometida a fiscalizacin.
e) Procedimiento: Recepcin administrativa y tcnica: Inclusin de
medicamentos de control especial.
f) Acta de recepcin
g) Flujograma.

DISE / ELABORACION REVIS APROB


Q.F. AURA CHAPARRO Dr. DEISY MOSCOTE Dra. CLAUDIA FORERO
ARAQUE. AUDITORA CALIDAD GERENTE
DIRECCIN TCNICA

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