Prodecimiento Entrega de Celulares II

TIPO DE DOCUMENTO: Código del procedimiento
POCEDIMIENTO
NOMBRE DEL DOCUMENTO: 500-001-01S
ENTREGA DE CELULARES CORPORATIVOS
PROCESO Cargo Responsable
ASIGNACION DE ACTIVOS FIJOS Asistente Administrativa
OBJETIVO:
Establecer los lineamientos para regular la asignación, entrega y uso de la línea telefónica y
celulares corporativos, con el fin de poder realizar el seguimiento y buen manejo de los mismos.
ALCANCE:
El presente procedimiento aplica para todos los trabajadores directos de Forest First Colombia
S.A.S, que cumpla con los criterios para recibir líneas y/o equipo celular de uso corporativo.
DEFINICIONES:
Celular Corporativo: XXXXXXXXX

Planes Telefónicos: XXXXXXXXXXX
POLITICAS Y NORMAS
 Asignación de Celulares: Los celulares serán asignados de acuerdo con la lista

vigente de equipos disponibles; este podrá cambiar, sin previo aviso por parte de
la compañía. Si el celular requiere alguna especificación técnica o característica
adicional, deberá ser especificada en el formato de solicitud y analizada por la
persona que aprueba la compra
 Asignación de Planes: Forest First Colombia SAS asignara los tipos de planes
corporativos dependiendo el grado HAY de la estructura de cargos y/o las
especificaciones técnicas que requiera según el estándar vigente en el momento
de la asignación, los trabajadores que deseen continuar con su número personal
podrán realizar la portabilidad de su línea telefónica para pasarla a nombre de
FFC y adquirir los planes de la compañía o podrán solicitar una línea corporativa
nueva, no se hará pago de planes personales por reembolso de gastos. Los planes
corporativos podrán cambiar sin previo aviso por parte de la compañía, para lo
cual se actualizará al estándar vigente de acuerdo con las condiciones
comerciales contratadas por la compañía.
 Los cargos con grado HAY entre 17 hasta 20 que tengan personal a cargo, podrán
solicitar la asignación de una línea corporativa nueva o primera vez para los
miembros de su equipo, cambio de plan o reposición de equipo diligenciando el
formato de solicitud y entregándolo a la asistente administrativa.
Elaborado por: Aprobado por: Versión No. Fecha de revisión:

Recursos Humanos Gerencia Colombia 01S 1128/098/2020
POCEDIMIENTO
Los cargos con grado HAY de 19 en adelante, serán los únicos que podrán
autorizar asignaciones de planes y/o equipos diferente a lo estipulado en este
procedimiento siendo catalogado como casos especiales.
 Las líneas y los equipos corporativos no son transferibles a ninguna persona, a

menos que sea realizada y autorizada por los niveles de aprobación descritos en
este documento (cargos con grado HAY entre 17 y 20), siendo este el caso, solo
estos niveles de la estructura podrán autorizar la trasferencia de la línea.
 En el momento que la persona se desvincule de la empresa, el equipo deberá ser

devuelto con la sim-card en perfecto estado de conservación junto con todos los
accesorios que hayan quedado descritos en el acta de entrega, teniendo en
cuenta el deterioro normal por uso.
 Forest First Colombia SAS se reserva el derecho de retirar los celulares a

consideración, para tales efectos bastará la correspondiente comunicación al
trabajador involucrado, se firmara el documento de retiro del equipo corporativo,
se notificará a recursos humanos y entregará una copia del formato para su
archivo en la carpeta del empleado.
 El servicio de Roaming internacional únicamente será utilizado en caso de viajes

al exterior por motivos de trabajo y sólo en caso de ser necesario. La Gerencia de
Colombia de FFC será la única que podrá aprobar la activación de este servicio.
 Robo o pérdida: En caso de robo o pérdida del equipo actuar de manera diligente
e inmediata avisando al jefe inmediato y procediendo a hacer el reporte de la
línea ante la operadora correspondiente: Tigo #503 o 01 8000 41 11 1, además de
reportar el equipo ante las autoridades competentes por medio de la página de la
Policía Nacional, reporte que deberá ser enviado a la asistente administrativa
para registro de la compañía.
 Reemplazo por daño: El uso indebido del equipo/línea obligará al empleado a

asumir el costo y/o hacerse cargo de los daños ocasionados. En el caso de que los
daños sean por el desgaste propio del uso (vida útil estimada de 24 meses), se
deberá avisar al jefe directo para que se realice el cambio del equipo justificando
las razones.

POCEDIMIENTO
En caso que el equipo que se haya dañado no fuese nuevo (se entregó un equipo
de segundao al trabajador), no se debe pagar por el daño y se le asignara un
equipo nuevo siguiendo el protocolo establecido.
 Reposiciones:
Las reposiciones de equipos se realizarán cada dos años esto dependiendo del
uso y condiciones en que se encuentre el equipo, y a discreción de la Compañía.
El empleado deberá entregar el equipo antiguo y solo podrá ser autorizado por
los cargos estén dentro de los niveles de aprobación descritos en este documento
(cargos con grado HAY entre 17 y 20) siguiendo los pasos de este procedimiento.
y diligenciando el formato de solicitud y entregándolo a la asistente
administrativa quien con las debidas autorizaciones deberá tramitar el nuevo
equipo con su correspondiente acta de asignación, entregando las respectivas
copias de los formatos a recursos humanos para su archivo en la carpeta del
empleado.
 Después de dos años de uso del celular, este será entregado al trabajador, en
caso de que el celular haya sido asignado a las posiciones con grado HAY de 17
en adelante, podrán conservar el equipo pagando el 20% del valor de
adquisición. Si el trabajador no desea conservar el celular deberá realizar el
proceso de devolución de acuerdo al procedimiento.
MATRIZ DE PLANES EMPRESARIALES
TIPO DE PLAN
CARGOS Grado HAY
OPERADOR MINUTOS MENSAJES INTERNET
Analistas
Entre grado 10 Asignado por la
Supervisores Ilimitado Ilimitado 8 GB
y grado 14 compañía
Controladores
Entre grado 17 Asignado por la

Jefes Ilimitado Ilimitado 8 GB
hasta grado 18 compañía
Gerentes Entre grado 19 Asignado por la Ilimitado Ilimitado 8 GB

hasta grado 20 compañía
Vicepresidente

POCEDIMIENTO
Gerente Asignado por la

Grado 22 Ilimitado Ilimitado 35GB
Colombia compañía
MATRIZ DE ASIGNACION DE EQUIPOS CELULARES
CARGO Grado TIPO DE CELULAR

S HAY
MODELO VALOR
Asignado por
Analistas Hasta
Entre grado 10 y la compañía
Supervisores $550.000
grado 14 según
Controladores COP
disponibilidad
Asignado por Hasta

Entre grado 17 hasta la compañía
Jefes según $700.000
grado 18
disponibilidad COP
Asignado por Hasta

Gerentes Entre grado 19 hasta la compañía
$800.000
Vicepresidentes grado 20 según
disponibilidad COP
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

No. Actividad Cargo responsable Mecanismo de
/ Periodicidad control
1 Identificar la necesidad
Nuevo Ingreso: Determinar si el cargo

nuevo requiere celular e incluir la Jefe de área
solicitud del equipo y planlo en el (grado HAY 17 hacia
formato de requisición de personal arriba)
(ver procedimiento requisición de

POCEDIMIENTO
personal)
Reposición de equipos: Diligenciar
formato de reposición de equipos y
solicitar autorización de acuerdo a la
política de aprobaciones de este Jefe de área
documento (grado HAY 17 hacia
arriba)
Aprobación de la solicitud
Revisar la real necesidad de asignación
o reasignación de equipo y/o línea Gerente o VP de área
celular y aprobar el formato (grado HAY 19 para
(requisición de personal/ reposición arriba)
de equipos) en señal de aceptación
2 Solicitudes de celular
Nuevo ingreso: Solicitar al asistente

Analista RH Formato de
administrativo el equipo y la línea
requisición de
celular aprobada en el formato de
personal aprobado
Requisición de Personal.
por cabeza de área
Reposición de equipos: Solicitar el
Formato de
equipo justificando la reposición, con
Jefe de área aprobación de
la debida autorización dentro del
cambio de equipo
formato de reposición.
3 Adquisición del equipo
Realizar la solicitud del equipo celular

a la empresa de servicios celulares
contratada de acuerdo a la matriz de
asignación de equipos y líneas.
Nota: Se debe adquirir el equipo a
través de redención de puntos con la Asistente Administrativa
empresa de servicios celulares
contratada y en caso de no tener saldo
lo debe solicitar al área de compras
(ver procedimiento compras).
*(ver matriz de asignación de equipos
y líneas)
4 Asignación del equipo Asistente Administrativa Acta de entrega de

activos fijos firmada
POCEDIMIENTO
Entregar el equipo ya sea usado o

nuevo a la persona asignada y hacer
firmar el acta de entrega de activos
fijos, entregar una copia del acta a
Recursos Humanos para archivo en
carpeta del empleado. por el responsable
Nota: Dejar registro en el acta de del equipo.
entrega dentro del campo de
observaciones las condiciones en que
se entrega cuando el equipo se
entrega usado
5 Devolución y/o Retiro de equipos o

línea
Paz y Salvo
Entregar el equipo o línea corporativa
Acta de retiro de
al jefe directo y se hace firmar el acta Responsable celular
equipos
de devolución del activo o el paz y
corporativos
salvo según sea requerido. Enviar
copia a Recursos Humanos del acta
firmada
6 Entregar el equipo a responsable de
inventario
Una vez recibido el equipo, se debe

hacer firmar al empleado el acta de
devolución del equipo en caso de ser
Jefe del área
necesario, poner la firma en el paz y
salvo de salida.
Entregar el Este equipo devuelto debe
ser entregado a la Asistente
administrativa y los documentos
firmados a Recursos Humanos
7 Reasignación de líneas y equipos
Acta de entrega
Solicitar al asistente administrativo la
Jefe de área Acta de retiro de
reasignación de la línea y/o entrega
equipo corporativo
del celular (volver al punto No. 2)
ANEXOS
POCEDIMIENTO
XXXXXXXX
XXXXXXXX


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Celular Corporativo: XXXXXXXXX

 Asignación de Celulares: Los celulares serán asignados de acuerdo con la lista

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 Las líneas y los equipos corporativos no son transferibles a ninguna persona, a

 En el momento que la persona se desvincule de la empresa, el equipo deberá ser

 Forest First Colombia SAS se reserva el derecho de retirar los celulares a

 El servicio de Roaming internacional únicamente será utilizado en caso de viajes

 Reemplazo por daño: El uso indebido del equipo/línea obligará al empleado a

Elaborado por: Aprobado por: Versión No. Fecha de revisión:

MATRIZ DE PLANES EMPRESARIALES

Entre grado 17 Asignado por la

Gerentes Entre grado 19 Asignado por la Ilimitado Ilimitado 8 GB

Elaborado por: Aprobado por: Versión No. Fecha de revisión:

Gerente Asignado por la

MATRIZ DE ASIGNACION DE EQUIPOS CELULARES

CARGO Grado TIPO DE CELULAR

Asignado por Hasta

Asignado por Hasta

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Nuevo Ingreso: Determinar si el cargo

Elaborado por: Aprobado por: Versión No. Fecha de revisión:

Nuevo ingreso: Solicitar al asistente

3 Adquisición del equipo

Realizar la solicitud del equipo celular

4 Asignación del equipo Asistente Administrativa Acta de entrega de

Entregar el equipo ya sea usado o

5 Devolución y/o Retiro de equipos o

Una vez recibido el equipo, se debe

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