POLITICA DE VIÁTICOS LOCAL PARA

GUATEMALA, EL SALVADOR, HONDURAS Y PANAMA

Objetivo de la Política

El objetivo de esta política es establecer un procedimiento claro y eficiente para el uso y liquidación de
viáticos para comisiones de trabajo que se realicen al interior de cada país.

Criterios que rigen la política:

1. Procedimientos Estándar de Operación de ICAP

Tarifas de Viáticos dentro del territorio de cada país:

Viaticos*
País Desayuno Almuerzo Cena
Subtotal Hospedaje Total
20% 30% 50%
Guatemala
$10 $15 $25 $50 $70 $120
Todos los departamentos
El Salvador
$10 $15 $25 $50 $70 $120
Todos los departamentos
Honduras
$10 $15 $25 $50 $70 $120
Todos los departamentos
Panamá
$12 $18 $30 $60 $80 $140
Todas las provincias
* Los viáticos serán entregados al equivalente en moneda local, de acuerdo con el tipo de cambio del día
del banco central del país

NORMAS:
1. Procede cobro de desayuno cuando la salida sea antes de las siete horas (07:00 am).
2. Procede cobro de almuerzo cuando el personal se encuentre en labores fuera de su sede por un tiempo
mayor a 5 horas fuera de su sede.
3. Procede cobro de cena cuando el personal se encuentre en labores fuera de su sede o su regreso sea
después de las dieciocho horas. (06:00 pm)
4. Cuando el desayuno, almuerzo y/o cena sean proporcionados como parte del evento al que asista se
debe descontar de los viáticos diarios (por ejemplo, almuerzo)
5. Si el hotel incluye el desayuno como parte del servicio, este se debe descontar de los viáticos diarios.
6. Según procedimientos internos no se debe presentar ninguna documentación para los viáticos diarios
(desayuno, almuerzo y cena), pero si se debe documentar (con factura o comprobante de pago, según
legislación de país) cualquier otro gasto como: Pago de habitación de hotel, transporte, entre otros.

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 7. El viajero debe tomar en cuenta que de conformidad con la legislación de cada país los viáticos que
no están sujetos a liquidación pueden considerarse como renta gravada para la determinación de la
renta imponible del trabajador.

Autorización y anticipo de viaje:

1. Se requieren las siguientes firmas para autorizar un viaje al interior del país:
1. Firma del solicitante (Viajero)
2. Firma de revisión oficial de finanzas y administración
3. Firma de autorización del supervisor del viajero
2. Para obtener la autorización de viaje se debe utilizar el formato autorización de viaje (anexo I).
3. A la solicitud de autorización de viaje se debe incluir la planificación de actividades (Scope of Work).
4. Es política de ICAP usar anticipos para viajes de trabajo; por lo que el viajero debe indicarlo en la
Solicitud de Autorización de Viaje.
5. Todos los anticipos de viáticos se deben incluir en el formato autorización de viaje, hasta un máximo
equivalente en moneda local de US$1,000 (montos mayores a US$1,000 hasta US$3,000 serán
aprobados por el Director de Finanzas y Administración y montos mayores a US$3,000 por el Director
Regional).
6. Las solicitudes de anticipo deben de efectuarse con no menos de cinco días hábiles previo al viaje y
acompañado de la planificación de actividades autorizadas. No se procesará un nuevo anticipo si aún
existen anticipos pendientes de liquidar.
7. Los anticipos de viáticos serán entregados en moneda local.

Liquidación del anticipo de viaje

Al concluir un viaje, el viajero debe presentar un informe de viaje y de gastos, utilizando el formato
Reporte de viaje y gastos (anexos II y III). Este reporte debe ser presentado dentro de los 10 días hábiles
posteriores a la finalización de un viaje.

Los gastos de hospedaje y otros gastos deben respaldarse con comprobantes a nombre de:

NIT: XXX
Nombre: XXX
Dirección: XXX

Para una mejor revisión se sugiere que los comprobantes de la liquidación sean ordenados y pegados en
hojas de papel bond tamaño carta. (Se puede utilizar hojas reciclables – colocar el máximo de facturas
posible por página para reducir páginas)

En el caso de que el viajero reporte devolución de fondos, éste deberá de venir acompañado de la boleta de
depósito en donde conste el reintegro a la cuenta respectiva de ICAP en la moneda en que fueron
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 entregados los viáticos. La boleta deberá contener en el reverso el nombre de la persona que está
realizando el reintegro.

Número de cuenta de banco:

Banco: XXX
DM – XXXX
A nombre de: XXX

En el caso de que la liquidación reporte reintegro de fondos a favor del viajero, finanzas procesará el
reembolso por cheque o transferencia con la liquidación adjunta. El reintegro de fondos se procesará dentro
de los 10 días hábiles posteriores a recibida la liquidación.

Otros Gastos Reembolsables

Entiéndase por gastos reembolsables, todos aquellos incurridos durante la comisión; por ejemplo:
pinchazos, peajes, parqueos, impuestos en aeropuertos, fotocopias, etc.

Los gastos realizados por eventos (siempre y cuando sean por emergencia y no se haya podido gestionar
anticipadamente el pago del evento) serán reembolsados adjuntando los siguientes documentos:
a) Listado de participantes
b) Reporte del evento
c) Comprobante(s) del(os) pago(s) realizado(s)

No está autorizado dentro de esta tarifa el pago de bebidas alcohólicas, gastos personales y de
entretenimiento

Gastos por transporte

Cuando se incurra en gastos de transporte deberá presentarse comprobante del mismo, emitido por el
proveedor del servicio.

Revisado y Aprobado por:

Revisado Por: Nombre y Firma Fecha

Aprobado Por: Nombre y Firma Fecha

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