PROCEDIMIENTO USO DE BIOMETRICO

¿Quiénes deben registrar asistencia electrónica?

 Deben registrar firma electrónica todos los colaboradores contratados en el

establecimiento indefinidos o fijos. Excepto reemplazos o apoyos.

LUGAR DE MARCAJE

 Todos los colaboradores afectos al control de asistencia están obligados a realizar marcaje
de entrada y salida utilizando su huella digital en el terminal de marcaje (reloj control),
donde se encuentre situado.
 No se autoriza que un colaborador se registre en más de un terminal de marcaje a menos
que se le encomiende realizar labores en dos o más lugares separados entre sí.
 Todo colaborador deberá verificar que efectivamente se haya efectuado su registro de
asistencia, observando en la pantalla del sistema y/o en el comprobante que entrega el
reloj. Cualquier anomalía deberá reportarla a Encargado de Asistencia en un lapso no
mayor de 24 hrs. mediante un medio escrito (electrónico o físico).
 En caso de falla del sistema electrónico o cualquier contingencia que impida el registro vía
electrónica, el trabajador deberá registrar su asistencia de manera manual utilizando el
Libro de asistencia auxiliar.

JORNADA LABORAL

 Se establece para todos los colaboradores una tolerancia de 5 minutos al ingreso de la

jornada laboral (mañana), sin perjuicio que dicho lapso de tiempo debe ser
compensado al término de la jornada de trabajo, transcurrido este margen se suma la
cantidad total como un atraso, es decir, se contabilizan los 6 minutos completos, en el
caso de marcar a las 8:06 suponiendo un horario de entrada a las 8:00 horas.

Cuando un trabajador incurre en tres o más atrasos mensuales se considera como “atrasos
reiterados”, es decir, reiteración de la falta, lo que se informa mediante memorando el
coordinador administrativo al Director General.

PROCEDIMIENTOS DE OPEREACIÓN

 Todos los meses a los 5 días hábiles antes de cada quincena se entregará por parte del
encargado de la asistencia a la Dirección del establecimiento y/o a quien cumpla las
funciones, las hojas de asistencia quincenal del personal, las cuales deben ser
devueltas al día hábil siguiente con las correcciones necesarias las cuales deben estar
debidamente revisadas por la dirección respectiva y además firmadas por el
interesado en señal de conformidad y toma de conocimiento.

 Cada Dirección será responsable de solicitar al Encargado de Asistencia:

o - El enrolamiento o eliminación de usuarios según sea necesario en el reloj

control.
 o - El cambio de lugar de marcaje de los usuarios según sea necesario.

 Cuando el trabajador se ausente por motivos de su actividad laboral ya sea por

comisiones de servicio, capacitaciones, participación en congresos, simposios, etc,
deberá proporcionar a Inspectoría o Dirección previamente a su ausencia, copia del
documento que avale y autorice dicha salida y permita confeccionar el decreto en los
casos que corresponda, lo cual debe ser informado al Encargado a través de un medio
escrito (electrónico o físico).

JUSTIFICACIÓN DE ATRASOS, INASISTENCIAS Y OMISIÓN DE MARCAS

 Las incidencias de todos los colaboradores deben ser autorizadas por el Director(a)
Administrativo, quienes deberán registrar la situación en el formulario F1,
remitiéndolas a los Encargados de Asistencia en un plazo no superior a 1 día hábil
posterior a la falta. En el caso de los directores(as) o encargados el plazo para entregar
al administrador del reloj, no podrá exceder los 5 días hábiles.

DESCUENTOS POR ATRASOS

 En aquellos casos en que los atrasos no justificados superen los 60 minutos en el

respectivo mes calendario, dicho tiempo será informado al Departamento de Nomina
para que aplique los descuentos que correspondan en la próxima remuneración del
colaborador.
 Se entiende por atraso todo registro realizado después de 6 minutos o más con
respecto al horario de inicio de la jornada diaria de trabajo o el exceso de tiempo
utilizado en la denominada “hora de almuerzo”. El funcionario siempre debe marcar,
no importando si llegó tarde o se retiró antes del término de la jornada, lo cual deberá
justificar. La omisión del registro de entrada y de salida será considerada como
Ausencia.

HORAS EXTRAORDINARIAS

 Las horas extraordinarias serán informadas a pago por la Dirección, en virtud del
decreto que las autoriza y la debida marcación en el registro de asistencia. Déjese
establecido que el jefe de Gestión de Personas, podrán autorizar con derecho a pago,
sólo el tope establecido en el Decreto que corresponda, con un máximo de 2 horas
cronológicas diarias, a continuación de la jornada ordinaria de trabajo, sin distinción
respecto a que los trabajos extraordinarios que se desarrollen de lunes a viernes, en
horario nocturno o en días sábados, domingos o festivos.
LIBRO CONTINGENCIA ASISTENCIA MANUAL.

 El registro de asistencia utilizado por la institución al ser dependiente de un sistema

computacional de control biométrico, está sujeto a la alimentación eléctrica, al
presentarse un evento que impida el normal uso del dispositivo, se debe utilizar el
LIBRO ASISTENCIA DE CONTINGENCIA O AUXILIAR”. Se debe dejar en claro que es la
única función que cumple este libro y no puede ser utilizado para otros efectos ni
acontecimientos. Y siempre deberá estar en poder del administrador del reloj control
y no de otros colaboradores.

“LIBRO DE TRANSITO” O “REGISTRO DE SALIDAS DURANTE LA JORNADA LABORAL”

 El registro de salidas durante la jornada laboral, viene a dejar por escrito la circulación
de los funcionarios que tengan que por motivos justificados y autorizados ausentarse
del establecimiento dentro de su jornada normal.

PREGUNTAS FRECUENTES

1. ¿Si un usuario olvida registrar alguna marca? Respuesta: El usuario deberá completar un
Formulario F1, con las justificaciones que correspondan, este formulario debe presentarlo
a su Director(a) para que lo autorice mediante firma.

2. ¿Cuál es el rango de tolerancia para que no se considere atraso? Respuesta: Se

establece un rango de 5 minutos.

3. ¿Qué sucede en casos de corte de energía? Respuesta: Solo en dichos casos se podrá
utilizar el libro de Contingencia Asistencia Manual, el cual debe estar siempre en poder del
Encargado del reloj Control o de quien lo reemplace.

4. ¿Si el funcionario tiene contrato FIJO o INDEFINIDO debe marcar? Respuesta: Todos los
colaboradores del establecimiento deben marcar en el Reloj Control, esto es
absolutamente independiente del tipo de centro de costos por el cual se pague su
remuneración.

5. ¿Si un funcionario tiene media jornada debe marcar? Respuesta: Si, el funcionario
marcará tanto entrada como salida, siempre y cuando durante su jornada no haga uso de
almuerzo, si es así, deberá considerar 4 marcas.

6. Qué ocurre si me retiro antes del término de mi jornada laboral, autorizado por
dirección, ¿debo marcar? Respuesta: No, debe usar el “LIBRO DE TRANSITO” O “REGISTRO
DE SALIDAS DURANTE LA JORNADA LABORAL” y al día siguiente solicitar un F1 para
justificar el no marcaje de salida del día anterior.

7. Si salgo de la empresa durante la jornada laboral por un tiempo determinado, previa

autorización, y regreso antes del término de mi jornada, ¿debo marcar esa salida?
Respuesta: No, debe usar el “LIBRO DE TRANSITO” O “REGISTRO DE SALIDAS DURANTE LA
JORNADA LABORAL” y marcar su salida al término de su jornada laboral normalmente.
 OTRAS CONSIDERACIONES

 Las marcaciones que se deben realizar para el personal con jornada completa, son
mínimas de 4, las que se consideran de la siguiente forma:
o a. Entrada jornada laboral.
o b. Salida a hora de almuerzo.
o c. Entrada de la hora de almuerzo.
o d. Salida jornada laboral.

 Las marcaciones que se deben realizar para el personal con media jornada, son
mínimas de 2 las que se consideran de la siguiente forma:
o a. Entrada jornada laboral.
o b. Salida de la jornada laboral.
 La media jornada o jornada completa se define por el horario del día, independiente
del contrato.

ELABORADO: RECIBIDO:

DIRECTOR ADMINISTRATIVO
FORMATO:

F1 AUTORIZACIÓN/JUSTIFICACIÓN N° de folio

Uso interno

Fecha solicitud: __________________________

Se autoriza a _______________________________ C.C. ___________________ para:

No marcar entrada. No marcar salida.

A las:_______________________ horas, del día ______________________ por el siguiente

motivo:
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______________________________________________________________________________.

OBSERVACIONES:

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NOMBRE Y FIRMA DEL COLABORADOR(RA) NOMBRE Y FIRMA DEL DIRECTOR(A)