GESTIÓN DOCUMENTAL

TALLERES

INSTRUCTORA : DARLY TARAZONA

APRENDIZ : Stefani johely gonzalez

contreras
 1. FICHEROS Y
TARJETEROS
MATERIALES Y ELEMENTOS PARA EL ARCHIVO

Las fichas o tarjetas se colocan horizontal

o verticalmente, se desplazan, las unas
en relación con las otras, por un espacio
constante que asegura la visibilidad de
las referencias y la señalización. Hoy en
día existen ficheros modernos, de fácil
manejo o aquellos de gavetas o
compartimientos, con cierre o sin él y de
gran capacidad. Es muy importante
diferenciar los archivadores de los
tarjeteros o ficheros. En los archivadores
se guardan documentos, en los tarjeteros
o ficheros se guardan fichas donde
registros y datos.
 2. CLASIFICADORES

Clasificador de Acordeón

Los clasificadores se fabrican en distinto tamaño, modelos

y materiales, y sus usos son diversos, por ejemplo para
organizar tarjetas, fichas, correspondencia, cheques,
facturas, talonarios, puede realizarse por cualquier sistema
de ordenamiento que utilice la empresa. Para esto hay
clasificadores con rótulos en blanco que se utilizan de
acuerdo con las necesidades de cada organización. Eje:
 3. CARPETAS

Son dos hojas de cartulina o manila, cartón prensado o fibra,

con pliegues adicionales o dobleces marcados que permiten
ampliar su capacidad. La proyección de la tapa posterior se
llama pestaña y viene de diferentes tamaños. La rotulación o
marcación de la carpeta se hace sobre la pestaña y es el nombre
que adquiere la carpeta. Una carpeta tiene capacidad máximo
para 100 documentos conservando su forma original.
Veamos algunas ilustraciones que nos muestran la forma como
las carpetas deben ser utilizada de acuerdo a su capacidad de
albergue.
Uso incorrecto

Uso correcto

Primera figura: abertura

normal. Se amplia a
medida que se introducen
los documentos.

Segunda figura
Si la abertura se
abre de manera
natural, alberga
hasta 100 hojas

Si la abertura no se abre de
manera natural, las hojas se
trepan como lo muestra la
figura
Carpetas con su máxima
capacidad o sea 100 hojas

Carpetas con más de 100

hojas.
 4. BOLSAS

• Llamadas también sobre o fundas. Un ejemplo claro son las historias

clínicas, los registros médicos y de personal. Las que más se usan tienen
separadores o compartimentos dentro de ellas. Se elaboran en plástico,
cartón, tela y hule.
 5. LEGAJOS

Son dos tapas de cartulina con gancho legajador, para asegurar

los documentos. No deben ir sujetos a la carpeta principal sino
al legajo y este va dentro de ella. En cuanto a los documentos
que se legajan, pueden quedar ordenados, dejando el primero o
el más actualizado al principio o al final. En el caso de las hojas
de vida, se prefiere que al final se queden las recibidas de
último.
El legajo se identifica con los siguientes datos:
• -Identificación de la empresa
• -Nombre de la dependencia a la cual pertenece
• -Título para el archivo
• -Año al cual pertenecen los documentos
 5. RÓTULOS O MARBETES

• Son las tiras de cartulina o las cintas de papel engomado

que se adhieren a las pestañas, para titular las carpetas.
Se consiguen en tiras perforadas, y gran variedad de
colores. Eje:
 6. INDICE

• Es una tarjeta de
cartulina que identifica el
contenido de la gaveta.
Se coloca en el portaíndice
que tiene cada gaveta y
se acostumbra
protegerlo con un
pedazo de acetato.
 7. GUÍAS

• Son cartulinas o cartones para

separar distintos grupos de
documentos dentro de una
carpeta. Pueden ser simples o
complejos.
 8. SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN

Los sistemas fundamentales de clasificación se resumen básicamente,

en dos: Alfabético y numérico. Separados o unidos, estos dos sistemas
forman la base de toda ordenación. En algunos casos sus variantes se
denominan sistemas, pero son sólo combinaciones realizadas con
ellos. Los sistemas de clasificación se subdividen en:
 Sistema alfabético. Se basa fundamentalmente en el uso del
abecedario, tomando en consideración el nombre de las personas u
organizaciones, razón por la cual es uno de los más conocidos. Se
puede archivar alfabéticamente por: nombres de individuos u
organizaciones, por localidades (geográfico), por categoría o tema
(asunto).
Sigue una secuencia lógica, basada en el arreglo de los nombres
de acuerdo con el alfabeto, muy similar al usado en los
diccionarios. Este sistema se ajusta a casi todos los negocios.

Ventajas:
La organización de carpetas y guías es sencilla; no necesita de un
archivo auxiliar; los apellidos y nombres se agrupan con facilidad
en estricto orden alfabético.

Reglas para ordenar alfabéticamente:

Se usan directa o indirectamente en casi todos los sistemas de
archivar, pues constituyen la base fundamental de todos los
sistemas. Existen varias reglas básicas para clasificar, las cuales
son de uso universal. Aquí se estudiarán las más usadas.
 USOS GENERALES DEL SISTEMA ALFABÉTICO:

 En las empresas pequeñas para el archivo de las hojas de vida

 En los departamentos de investigaciones científicas, donde la documentación
es solicitada por áreas o temas.
 Los ejecutivos, profesionales, profesores, y amas de casa, para sus asuntos
profesionales, sociales y personales.
 Para entidades que organizan, analizan, efectúan y controlan sus operaciones
por medio de distritos geográficos, sucursales, regionales, etc.
 En las empresas en general para la correspondencia de sus clientes
El sistema alfabético se subdivide en:

1) Por nombres de personas naturales: «Las personas

naturales son todos los individuos de la especie humana,
cualquiera que sea su edad, sexo, estirpe o condición»
(Código Civil)
2) Por nombres de razones sociales: Razón social o firma
social es el nombre con el cual se conoce la empresa. En
Colombia debe registrarse en la Cámara de Comercio.
3) Por nombres de lugares geográficos: También se llama
archivo geográfico.
4) Por nombre de asuntos, conceptos, temas, ideas,
materia: Conocido más comúnmente como archivo por
asuntos, o por temas, o clasificación analítica, por
fundamentarse en el análisis del texto o contenido
  NOMBRES DE PERSONALES NATURALES

«Toda persona tiene derecho a su individualidad, y por

consiguiente, al nombre que por ley le corresponde. Este
comprende el nombre, los apellidos, y en su caso, el
seudónimo» (Código Civil)

Si interpretamos esta definición para fines del archivo, los

nombre de las personas naturales constan de dos unidades
importantes: los nombres de pila y los apellidos (paterno y
materno).

Así, tenemos entonces que los nombres constan de varias

UNIDADES y cada unidad en varios ELEMENTOS que se
desglosan de la siguiente manera en este ejemplo: PAULO
ALFONSO COSTA TABARES
Algunas personas llevan un solo apellido, por razones
personales, por costumbres. En tales casos, la primera
unidad sólo tendría un solo elemento e irá separado de la
segunda unidad con una coma.
  REGLAS PARA ORDENAR NOMBRES DE PERSONAS
NATURALES

PRIMERA REGLA: Los nombres de las personas

constan de dos unidades: los apellidos y los nombres.
Eje:
PRIMERA UNIDAD-APELLLIDOS SEGUNDA UNIDAD-NOMBRES
Gaspar Contreras Vélez José Daniel Betancur Muñoz
Primer elemento Segundo elemento Primer elemento Segundo elemento
Genaro Atistizábal Torres Gloria María Colón Ch.
ARISTIZÁBAL Torres, Genaro
Luis Felipe Castro Ramón Cruz Colorado
BETANCUR Muñoz José

CASTRO, Luis Felipe

COLÓN Ch., Gloria María

CONTRERAS Vélez, Gaspar

CRUZ Colorado, Ramón

Observe cuidadosamente el siguiente ejemplo cuya
característica es que todos los apellidos empiezan por la misma
letra. Para facilitar la organización de cada unidad de
clasificación, es conveniente descomponerla por letras así:
NOMBRE COMPLETO NOMBRE POR UNIDADES
Gaspar Carazo Vélez CARAZO Vélez, Gaspar
Oliver Castelar García CASTELAR García, Oliver
Luis Felipe Castro CASTRO, Luis Felipe
Michael Castañeda Jaramillo CASTAÑEDA Jaramillo, Michael
Gloria María Canales Paéz CANALES Páez, Gloria María
Lidia Casas Solano CASAS Solano, Lidia
Ramón Carranza Jaramillo CARRANZA Jaramillo, Ramón
Teodoro Camacho Cano CAMACHO Cano, Teodoro
Para ordenar es necesario comparar letra por letra como se
observa en el ejemplo siguiente. Esto es siguiendo un total y
correcto orden alfabético.
OBSERVEMOS:
C A M A C H O
C A N A L E S
C A R A Z O
C A R R A N Z A
C A S A S
C A S T A Ñ E D A
C A S T E L A R
C A S T R O
 VEAMOS COMO QUEDA ORDENADOS EN ORDEN ALFABÉTICO:

PRIMERA UNIDAD SEGUNDA UNIDAD

APELLLIDOS NOMBRES

Primer elemento Segundo Primer elemento Segundo elemento

elemento
CAMACHO Cano, Teodoro
CANALES Páez, Gloria María

CARAZO Vélez, Gaspar

CARRANZA Jaramillo, Ramón

CASAS Solano, Lidia

CASTAÑEDA Jaramillo, Michael

CASTELAR García, Oliver

CASTRO, Luis Felipe

 SEGUNDA REGLA: Si los nombres tienen la primera unidad
igual, se considera la segunda.
PRIMERA UNIDAD SEGUNDA UNIDAD
APELLLIDOS NOMBRES
Primer elemento Segundo elemento Primer elemento Segundo elemento
Ríos Rojas Alberto
Ríos Rojas Ana Cristina
Ríos Rojas Ana María
Ríos Rojas Dagoberto
Ríos Rojas John
Ríos Rojas José
Ríos Rojas José Manuel

Al ordenar recuerde que

nada va primero que algo
 TERCERA REGLA: Si los nombres de los individuos son
totalmente iguales, se considerará el documento de
identidad o de identificación respectivo, la dirección o
cualquier otro dato para diferenciarlos. El nuevo dato no
representa una unidad, sino un elemento adicional.
OBSERVEMOS EL SIGUIENTE EJEMPLO

ROSAS TABARES, Carmen Cecilia Calle 40 40ª-21

ROSAS TABARES, Carmen Cecilia Diagonal 20 80-10

REYES ALVAREZ, Fabio Alfonso Cédula 3.976.220

REYES ALVAREZ, Fabio Alfonso Cédula 5.227.310

 CUARTA REGLA: apellidos con prefijos y apellidos
compuestos: las preposiciones, contracciones, artículos y
otras voces que hacen parte de algunos apellidos, no se
consideran elementos separados dentro de cada unidad
sino que hacen parte integral de cada elemento.

PRIMERA UNIDAD APELLLIDOS SEGUNDA UNIDAD NOMBRES

Primer elemento Segundo elemento Primer elemento Segundo elemento
De la Fuente Rizo, María José
De la Osa Mejía, Raúl
De la Rosa Amado, Ángel
De la Torre, Juan Diego
De la Vega Delgado, Fabián
O`Neill, Rober
 QUINTA REGLA: Títulos académicos, religiosos, militares,
nobiliarios. Cuando están acompañados del nombre
completo, porque así son solicitados, este dato se coloca al
final, entre paréntesis.

OBSERVEMOS EL SIGUIENTE EJEMPLO

Cardenal Aníbal Duque Duque, Aníbal (cardenal)

Coronel Fausto Martínez Martínez, Fausto (coronel)

Ingeniero Antonio Páez Páez, Antonio (ingeniero)

Sor Consuelo Pérez Pérez, Consuelo (sor)

Hermana Mariana Restrepo Restrepo, Mariana (hermana)

Monseñor Ángel Trujillo Trujillo, Ángel (monseñor)

 SEXTA REGLA: Nombres de mujeres casadas. Existen dos
criterios originados por dos necesidades específicas:

 En los países de habla hispana, el apellido paterno no

desaparece para efectos legales o comerciales. Basados en
esta norma, las entidades toman como primer apellido el
paterno y la clasificación es así según el ejemplo:

María Victoria Rueda de Pérez Martha Dora García de Suárez

Rueda de Pérez, María Victoria García de Suárez Martha Dora

Emilia Posada viuda de Escobar Martina Morales de Mora

Posada viuda de Escobar, Emilia Morales de Mora Martina

Rosario Espinosa de Polanco Gloria Cristina Russo de

Gómez
Espinosa de Polanco, Rosario Russo de Gómez, Gloria Cristina
Observemos el ejemplo anterior ordenado alfabéticamente
y por sus respectivas unidades:

PRIMERA UNIDAD APELLLIDOS SEGUNDA UNIDAD NOMBRES

Primer elemento Segundo elemento Primer elemento Segundo elemento
Espinosa (de) Polanco, Rosario
García (de) Suárez Martha Dora
Morales (de) Mora Martina
Posada (viuda de) Escobar, Emilia
Rueda (de) Pérez, María Victoria
Russo (de) Gómez, María Cristina

La preposición de y la expresión viuda de pueden escribirse entre paréntesis, pero no es

indispensable hacerlo. De todas maneras no debe considerarse como unidad de clasificación.
Algunas mujeres acompañan sus nombres con los dos apellidos del esposo (de Ospina Pérez)
para efectos de archivo.
 El segundo criterio difundido por algunas empresas privadas y
oficiales, tiene su origen en la costumbre norteamericana, de
tomar como primer apellido el del esposo y con base en este
criterio, observemos el siguiente ejemplo:

María Victoria Rueda de Pérez Martha Dora García de Suárez

Pérez, María Victoria Rueda de Suárez, Martha Dora García de

Emilia Posada viuda de Escobar Martina Morales de Mora

Escobar, Emilia Posada viuda de Mora, Martina Morales de

Rosario Espinosa de Polanco Gloria Cristina Russo de Gómez

Polanco, Rosario Espinosa de Gómez, Gloria Cristina Russo de

Cuando se presentan dudas en la escritura de nombre de una persona natural, es

conveniente optar por la forma como aparece registrado en el documento de identificación
  NOMBRES DE RAZONES O FIRMAS SOCIALES

«Se llama persona jurídica, una persona ficticia, capaz de ejercer

derechos y contraer obligaciones civiles, y de ser representada judicial y
extrajudicialmente»(CódigoCivil)
 REGLAS PARA ORDENAR NOMBRES DE RAZONES O FIRMAS
SOCIALES
 PRIMERA REGLA: Los nombres de razones o firmas sociales se
ordenan tal como aparecen registrados.Eje:

Banco Mundial

Primera unidad Segunda unidad

Esta norma se aplica a toda clase de empresas como hospitales,
hoteles, restaurantes, tabernas, librerías, instituciones religiosas,
civiles, políticas, militares, educativas, oficiales o privadas.

Las empresas tienen tantas unidades cuantas resulten salvo el

caso de los artículos, preposiciones y conjunciones que no se
consideran como unidades de clasificación. Los artículos serán
considerados únicamente cuando vaya al comienzo de la razón
social, por ejemplo:

La Casa de los Jóvenes

Primera unidad
Tercera unidad
Segunda unidad
Descompongamos en unidades los siguientes nombres de empresas:

Industria Nacional de Automóviles

La Industria del Calzado
La Ermita
Bar y Restaurante «La Cabaña»
Diario «El Liberal»
Diario «Tribuna
PRIMERA Libre» SEGUNDA UNIDAD
UNIDAD TERCERA UNIDAD
Industria Nacional de Automóviles
La Industria del Calzado
La Ermita
Bar y Restaurante «La Cabaña»
Diario El Liberal
Diario Tribuna Libre
 SEGUNDA REGLA: En las razones sociales o firmas se debe evitar
toda abreviatura que puede inducir a error, salvo que esté
registrada en esa forma. Igualmente debe evitar el abuso de
siglas cuando la empresa no sea conocida por su sigla, ya que
ésta se puede colocar al final, entre paréntesis, como un dato
aclaratorio.

Instituto Colombiano de Administración (INCOLDA)

Asociación Protectora de Animales
Instituto de Desarrollo Económico Agropecuario (IDEA)

Observemos la división en Unidades de estas empresas:

PRIMERA UNIDAD SEGUNDA UNIDAD TERCERA UNIDAD CUARTA UNIDAD

Instituto Colombiano de Administración

Asociación Protectora de Animales
Instituto de Desarrollo Económico Agropecuario

 TERCERA REGLA: Cuando en el nombre de una empresa

existen números, deben tratarse como si estuvieran
escritos en letras. Sin embargo cuando en el nombre de
una razón social existe un número que es consecutivo,
como es el caso de notarías, juzgados, almacenes de
cadena, etc., este conserva el orden y la escritura
numéricos. Eje:

Juzgado 25 civil municipal Juzgado 25 civil municipal

Emisora 110 Emisora mil cien
Almacén Avenida 39 Almacén Avenida treinta y nueve
Notaría 13 Notaría 13
Clasificado por unidades quedaría de la siguiente manera:
PRIMERA SEGUNDA TERCERA CUARTA QUINTA
UNIDAD UNIDAD UNIDAD UNIDAD UNIDAD
Emisora Mil Cien
Juzgado 25 Civil Municipal
Almacén Avenida Treinta y Nueve
Notaría 13

 CUARTA REGLA: Los nombres completos de personas naturales, en

algunas ocasiones forman parte de la razón social. El criterio más
común para organizarlos es la regla general: tal como aparecen, pero
también existe otra norma que es aceptada y es ordenarla tal como se
hace con los nombres de las personas naturales o sea por el primer
apellido. Eje:

Juan Iguazú e Hijos Limitada Iguazú e Hijos Limitada, Juan

 QUINTA REGLA: Algunas razones sociales tienen palabras comunes, tales
como compañía, sociedad, empresa, instituto, almacén. Cuando en un
archivo existen más de cinco razones sociales con palabras comunes, éstas
constituyen un grupo genérico y para efectos de archivo no son palabras de
orden o sea que vayan al comienzo, sino a partir de la segunda unidad.
Observemos los siguientes ejemplo:

NOMBRE NORMAL NOMBRE ORGANIZADO

Empresa Colombiana de Gas S.A. Colombiana de Gas S.A. (Empresa)

Empresa Nacional de Electricidad S.A. Nacional de Electricidad S.A. (Empresa)
Empresa Venezolana de Aviación & Cía. Venezolana de Aviación & Cía. (Empresa)
Empresa Mexicana de Módulos S.A. Mexicana de Módulos S.A. (Empresa)