ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL (2586676)

EVIDENCIA: INFORME PARA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

MAGDA GABRIELA VICTORIA SERRANO

INSTRUCTORA

WILMAR ELIECER SUAREZ HERNANDEZ

APRENDIZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA
Informe. Sistema para organización de documentos.
El Aprendiz deberá seleccionar una empresa de su contexto, analizar el sistema para la
organización de documentos de archivo que esta utiliza; presentar un diagnóstico que defina si la
empresa elegida cumple o no con los parámetros de preservación y conservación documental, y
proponer recomendaciones de mejora frente a lo encontrado.

Hace mas de 12 años trabaje como guarda de seguridad para una empresa de nombre Convida,
esta es una empresa promotora de salud que presta sus servicios a los hospitales de
Cundinamarca; trabaje en una casa donde guardaban todos los elementos que ya no servían o
estaban en desuso (mesas, sillas, computadores, impresoras, chatarra, cables, etc).
También en esta casa se guardaba todas las cajas que contenían las historias clínicas de los
usuarios, pero no se manejaba ningún tipo de sistema de organización de documentos de archivo.
A continuación, voy a describir la forma en que estaba este archivo:
Primero que todo se encontraba en cajas completamente deterioradas, estas cajas en una gran
parte no contaban con tapa y esto las exponía a polvo, suciedad y otros agentes que pudiera
contaminarlas, algunas tenían humedad , estas cajas no contaban con ningún tipo de marcación
para poder diferenciarlas o para encontrar un documento eficientemente; estaban en un
completo desorden ya que estaban en toda la casa, revueltas entre los artículos que describí
anteriormente, si ibas a mirar una carpeta esta en ocasiones no estaba bien legajada y las hojas se
soltaban o caían, habían documentos en mal estado, no se veían, ya que a parte la casa tenia en
algunos lados tejas plásticas y el rayo de sol les caía a través de estas tejas, no se contaba con
ningún tipo de estantería este archivo estaba en el piso, eran hileras de cajas unas encimas de
otras. En este “archivo” trabajaba un señor que era el encargado de manejar el archivo y de surtir
las oficinas de material como esferos, lápices todo tipo de elementos relacionados con el tema ya
que en el segundo piso había una bodega con toda clase de estos artículos.
En fin, cuando este señor tenia que buscar alguna información como una historia clínica de un
paciente era una completa odisea ya que por el desorden era casi imposible encontrar algo, a
parte de eso tocaba colocarse tapabocas por la cantidad de tierra acumulada, hacer fuerza para
estar corriendo caja por caja, en varias ocasiones tuve que colaborar a buscar documentación y
era una hazaña poder encontrar el documento especifico.
Esta casa era algo improvisada ya que no contaba con zonas de demarcación, extintores, letreros
indicando salidas de emergencia, puntos de encuentro, nada por el estilo.
En una ocasión un roedor murió dentro de unas cajas las cuales estaban en el lado donde había
más archivo acumulado, fue imposible encontrarla y el olor fue terrible y duro por varios días.
Este informe a manera de anécdota logra evidenciar muchas falencias y por consiguiente se
realizará el siguiente diagnóstico:
La empresa no está manejando una ordenación documental ya que esta deriva en un
procedimiento de clasificación para posteriormente pasar a la ordenación y aquí no se seguía este
parámetro.
Las carpetas podrían tener fechas para identificarlas, pero estas no estaban en un consecutivo por
lo cual tocaba mirar una por una.
Una eficiente ordenación documental permite el rápido acceso a la información, gracias a la
correcta ubicación de los documentos.
La norma ISO 15489 que es una normativa que expresa un método específico para esquematizar e
implementar el sistema de gestión de documentos, concretar los procedimientos técnicos, crear
las herramientas principales y establecer las actividades de evaluación, medición y aprendizaje que
conducen a la mejora continua del sistema.
Esta normativa no se aplica para el relato anteriormente contado.
Para una correcta ordenación documental en esta empresa se debe:

-Realizar la debida foliación, con esto se podrá saber la cantidad exacta de hojas que hay en cada
folio y facilitará la búsqueda de un documento.
-Conseguir estantería de buena calidad y con las normas especificas para quitar las cajas del piso
para protegerlas de la humedad y haya un orden.
-Trasladar el archivo para unas instalaciones mas adecuadas ya que esa casa no cuenta con el
suficiente espacio y sino seguir las recomendaciones de la estantería del párrafo 2.
-Esta es para mi la mas importante ya que es la de aplicar de manera correcta las estructuras u
objetivos de la norma ISO 15489.
-Asignar a una o varias personas para que organicen el archivo, cambiando las cajas donde están
los folios, realizar una adecuada marcación, ordenar, limpiar y todo lo que se pueda hacer para
mejorar este tema.
-Estar a la vanguardia con la tecnología, modificarlo a manera digital según las leyes establecidas,
con esto se podrá ubicar fácilmente cualquier documento y van a saber que hay y que no.

FUENTES BIBLIOGRAFICAS

https://sena.territorio.la/content/index.php/institucion/Complementaria/institution/SENA/
Finanzas/51130034_1/Contenido/DocArtic/material_formacion_3.pdf