SISTEMA DE

ARCHIVO
Integrantes:
ALFABETICO
• Reynoso Gonzales Kelly
• Perca Vela Ana Maria
• Perez Alarcon Beatriz
• Huanca Aurelia
• Soliz Inez
• Condori Rivera Edith
 1) Datos históricos del sistema de archivo
alfabético
• ¿Qué es?
• • Es una secuencia lógica, basada en el arreglo de los nombres de acuerdo con el alfabeto, muy similar al usado
en los diccionarios.
• • Como su nombre lo indica es el ordenamiento que se hace de forma alfabética de los documentos de acuerdo al
nombre del remitente o del destinatario.
• • Este sistema se ajusta a casi todos los negocios u oficinas.
• • Es directo lo que significa que los documentos pueden ser archivados y localizados inmediatamente sin
consultar primero archivos auxiliares.
• • Es flexible para sistemas grandes o pequeños porque se puede crear cualquier número de divisores
• • Permite clasificar usando la letra del alfabeto y el orden que ocupa esta.
• • Para utilización de este método será necesario determinar una palabra principal u orden central que será la que
defina el criterio de ordenación, por ejemplo, el primer apellido, el tema, etc.
 2) Clasificación del sistema de archivo
alfabético
• • Transposición de nombres.- Se invierte el nombre de la persona, colocando primero el
apellido paterno, luego el materno, seguidamente del nombre.
• Ejemplo:
• *Ana Elena Prado López *Prado López Ana Elena
• • Clasificación por unidades.- una vez realizado la transposición, determinar las unidades
de archivo de que consta el nombre.
• Ejemplo:
• Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3 Unidad 4
• Prado López Ana Elena
2) Clasificación del sistema de archivo alfabético
• • Orden alfabético por unidades.- se establece comparando las primeras unidades letra por letra. Si las primeras unidades son idénticas, se procederá a comparar las segundas
unidades y así sucesivamente.
• Ejemplo:
• Prado L. M.
• Prado L. Manuel
• Prado Juan
• Prado Juan M.
• • Nombre de casas comerciales, instituciones y sociedades.- Se clasifican y ordenan tal como se escriben, siempre y cuando no contenga el nombre completo de un individuo
• Ejemplo:
• Joaquín inversiones
• Mujica publicidad
• Gerardo diseños
• • Casas comerciales con artículos, preposiciones y conjunciones.- Los artículos como la, el, los, se colocan al final entre paréntesis. Cuando están ubicados al medio del
nombre es necesario colocarlos entre paréntesis.
• Ejemplo:
• *La casa de los gatos *casa (de los) gatos (La)
• *Hospital del niño *hospital (del) niño
 3) Materiales utilizados en el sistema
alfabético
• • Carpetas.- carpetas o folders son muy importantes para archivar, son usadas para guardar
dentro toda la documentación. No es recomendable llenar el demasiado las carpetas.
• • Carpetas misceláneas.- Usadas para archivar documentos de aquellos corresponsales con los
cuales no es frecuente la comunicación, esta carpeta contiene papeles de vario corresponsales. Es
el hogar temporal de toda correspondencia.
• • Carpeta individual.- son las que se asignan personas activas o con las que se mantiene
comunicación constante y frecuentemente. Dentro de la carpeta los papeles se ordenan
cronológicamente hacia arriba por orden de fecha la más reciente al frente.
• Para abrir carpetas individuales el corresponsal debe tener por lo menos cinco documentos o
más.
• • Carpetas varios.- es donde se archiva la información que no requieren tener carpeta propia,
ya sea por tener poca documentación o por utilizarse poco.
 Materiales utilizados en el sistema alfabético

• • Guías alfabéticas.- son láminas de cartón o tarjetas de material

resistente, facilita la identificación y separación de las distintas secciones
de gaveta, tiene el mismo tamaño que las carpetas que se usan para
archivar.
• • Guías falta.- indican que se ha extraído un documento de su sitio.
• • Guías fuera o testigo.- indican quien se ha llevado la carpeta, en qué
fecha se lo hizo y cuando será devuelto.
• • Indicadores Son pestañas de tamaño reducido y de diversos colores, se
las coloca en las fichas o carpetas para llamar la atención o servir de
recordatorio para pagos, visitas, perdidos.
4) Instituciones que utilizan este sistema
• Este sistema de archivo alfabético usas las unidades educativas, las
alcaldías (dependiendo a su decisión), el juzgado (en asistencias familiares
o recojo de depósitos de la mensualidad de los niños), hospitales.
 5) ¿Qué tipo de sistema es el archivo
alfabético cerrado o abierto?
• Es cerrado y abierto porque en el sistema cerrado entra los que es de la
letra a-z.
• El sistema abierto porque cuando se puede hacer combinaciones del orden
alfabético como ab-ac-ad-af-ag, etc.
 6) Ventajas y desventajas
• Ventajas:
• • Las principales ventaja es que resulta muy sencillo de colocar y puede manejarse sin ningún tipo de
formación especial.
• • Fácil de comprender.
• • Método directo
• • Puede incorporar diferentes archivos
• • Puede estar dentro de otra clasificación
• Desventajas
• • Podría surgir problemas si el archivo lo maneja muchas personas.
• • Pérdida de tiempo cuando se aumenta el archivo
• • Problemas con las letras únicas iniciales, artículos, abreviaturas de nombre.
gracias