A.

Descripcin de los sistemas de archivo

Concepto de sistemas de archivo
Es el componente del sistema operativo encargado de administrar y
facilitar el uso de las memorias perifricas, ya sean secundarias o
terciarias.
Sus principales funciones son la asignacin de espacio a los archivos, la
administracin del espacio libre y del acceso a los datos resguardados.
Estructuran la informacin guardada en un dispositivo de
almacenamiento de datos o unidad de almacenamiento (normalmente
un disco duro de una computadora), que luego ser representada ya sea
textual o grficamente utilizando un gestor de archivos.
La mayora de los sistemas operativos manejan su propio sistema de
archivos.1
Lo habitual es utilizar dispositivos de almacenamiento de datos que
permiten el acceso a los datos como una cadena de bloques de un
mismo tamao, a veces llamados sectores, usualmente de 512 bytes de
longitud (tambin denominados clsters). El software del sistema de
archivos es responsable de la organizacin de estos sectores en archivos
y directorios y mantiene un registro de qu sectores pertenecen a qu
archivos y cules no han sido utilizados. En la prctica, un sistema de
archivos tambin puede ser utilizado para acceder a datos generados
dinmicamente, como los recibidos a travs de una conexin de red de
computadoras (sin la intervencin de un dispositivo de
almacenamiento).
Caractersticas de eficacia

Seguridad o permisos

Listas de control de acceso (ACL)

UGO ("Usuario, Grupo, Otros", o por sus siglas en
ingls: "User, Group, Others")
Capacidades granuladas

Atributos extendidos (ej.: slo aadir al archivo pero no

modificar, no modificar nunca, etctera)

Mecanismo para evitar la fragmentacin

Capacidad de enlaces simblicos o duros

Integridad del sistema de archivos (Journaling)

Soporte para archivos dispersos

Soporte para cuotas de discos

Soporte de crecimiento del sistema de archivos nativo

1.

Importancia en una empresa

Marco legal
* MARCO LEGAL
* Conjunto de normas jurdicas dentro del cual deben actuar los
archivos en sus diferentes procesos.
* Es necesario entender queexisten unos principios de
aplicabilidad de las normas positivas, regulados a travs de las
Leyes; Decretos, Cdigos y Acuerdos en donde se establecen:
* La costumbre en ningn caso primasobre las normas positivas.
* La costumbre a falta de la ley constituye derecho.
* Cuando haya incompatibilidad entre una disposicin
Constitucional y una Legal, se preferir laConstitucional.
2. MARCO LEGAL Cdigo Civil Cdigo de Comercio Cdigo Penal
Cdigo de Procedimiento Penal Cdigo de Procedimiento Civil
Cdigo (Contencioso) Administrativo Cdigo Fiscal Cdigo
deElecciones Cdigo Militar Cdigo de Polica (Deptal. y Nacional)
Cdigo de Fomento Cdigo del Medio Ambiente Cdigo de
Beneficencia Cdigo de Instruccin Pblica
3.
* NORMASCONSTITUCIONALES
* Artculo 8. Proteccin cultural
* Artculo 15. Intimidad y honra
* Artculo 20. Informacin
* Artculo 23. Peticin
* Artculo 72. Patrimonio cultural* Artculo 74. Acceso a los
Documentos Pblicos.
* Artculo 95. Calidad de colombiano
* Artculo112. Los partidos polticos de acceso a la informacin y a

la documentacin
*Artculo 313. Concejos
4.
* EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
* Ley 80 de 1989. Crea el A. G.N.
* Decreto Nacional 1777 de 1990. Reglamenta el S.N.A.
* Acuerdo 07 de 1994. Seadopta y se expide el Reglamento
General de Archivos.
* Decreto 1382 de 1995: Genera las Tablas de Retencin
Documental, Reglamentado por el Acuerdo 09 de 1995.
* Ley 594 de julio 4 de2000: Se dicta la Ley General de Archivos.
Equipo funcional de archivo
Archivo vertical: Los documentos son almacenados en carpetas
individuales, colgando de una gua dentro de las gavetas. Las
carpetas se colocan una detrs de otra con el borde que presenta
la pestaa hacia arriba, donde se escribe la identificacin de lo
que all se conserva.
Archivo lateral: Los documentos se archivan uno al lado del otro
como los libros de estantera en una biblioteca. Normalmente se
archivan a su vez en carpetas o cajas que se colocan
paralelamente.
Archivo horizontal: Los documentos son almacenados en plano,
uno encima del otro en carpetas, cajas, archivadores o cajones.
Este archivo es vlido en el caso de tener que archivar pocos
documentos o cuando se trate de planos o mapas.
Por la frecuencia de consulta, tambin se pueden mencionar
los archivos: activos, semiactivos e inactivos.
Archivos activos: Aquel donde los documentos son consultados
frecuentemente o que la documentacin por su valor
administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo
general la fecha de emisin de los registros no es superior a los
cinco aos y es consultada ms de una vez al mes.
Archivo semiactivo: Se conservan los documentos que han sido
retirados del archivo activo finalizado el ao fiscal. Su finalidad es
suministrar informacin para comprobar operaciones realizadas.
Archivo inactivo: Se conservan los documentos de consulta poco
frecuente, que tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor. Se
almacenan all hasta la destruccin de los mismos una vez que ya
han cumplido su funcin.
Materiales de archivo

Carpetas: Cartulinas dobladas en dos, con pestaa en la hoja de

atrs. En la pestaa se escribe el rtulo, que indica el contenido
de la carpeta. Las carpetas son utilizadas para colocar
documentos relacionados con una persona, firma o institucin o
referidas a un mismo asunto.
Carpetas individuales: Son las que se asignan a corresponsales
activos o personas con las cuales se mantiene comunicacin
constante y a la cual se hace necesario referirse frecuentemente.
Carpetas miscelneas: Usadas para archivar documentos de
aquellos corresponsales con los cuales no es frecuente la
comunicacin.
Guas: Tarjetas indicadoras hechas de cartn fuerte y resistente,
provistas de una pestaa en la parte superior donde aparece el
ttulo, nombre o asunto. Se usan para dividir las gavetas en
secciones e indicar dnde debe archivarse o localizarse los
documentos.
Rtulo: Ttulo que parece impreso en la pestaa superior de la
gua. Identifica cada gua,
describiendo lo que aparece o
debe archivarse detrs de ella.
B. Identificacin de los tipos de sistemas de archivo
alfabtico.
Alfabtico simple.
- Concepto
Se refiere a todo escrito que tiene relacin con el nombre de una
persona o institucin. Su clasificacin es alfabtica segn los
apellidos o nombre de la empresa.
Reglas a seguir:
1. El nombre de personas fsicas se archiva iniciando con el
apellido paterno, materno y nombre. Ejemplos: Domnguez
Ramos Juan, Espnola Reyes Roberto, Sotomayor Arroyo Leticia,
etc.
2. En caso de que los apellidos lleven monoslabos deben tomarse
como parte del mismo nombre. Ejemplos: De la Rosa Reyes
Jorge, Del Moral Hernndez Julio, De los Monteros Espinosa Jorge.
3. Los nombres de personas morales se clasifican respetando su
razn social o nombre. Ejemplos: Alarmas Panamericanas,
Centro Serfin, Corsetera Francesa, pticas Dubln, etc.
- Objetivo.


Aplicar adecuadamente las reglas de clasificacin alfabtica para
hacer de ellas un uso correcto.

Dar a nuestros compaeros la informacin necesaria para llevar a

cabo un proceso de archivo de documentos efectivo.
- Usos.
1- Nombres de individuos. Se invierte el nombre de cada
individuo, considerando en primer lugar el apellido paterno,
seguido del nombre de pila y en tercer lugar el segundo nombre o
inicial, si existiere. Ejemplo: Mara Elena Salas. Quedar as:
- Apellido, en este caso, Salas;
2- Nombre de pila: Mara;
3- Segundo nombre: Elena; es decir quedara as:
Salas, Mara Elena, siempre la inversin del nombre debe ir
precedida por una coma. (Si aparecen los dos apellidos, el apellido
materno constituira la segunda unidad de archivo, es conveniente
aclarar que Unidad de archivo ES CADA PALABRA, NOMBRE, LETRA
O SIGLA QUE APAREZCA EN EL NOMBRE DE UN INDIVIDUO,
EMPRESA O INSTITUCIN.
Ordene alfabticamente los siguientes nombres de acuerdo a esta
regla:
Mario Daz Prez, Carlos Arreaza, Juan E. Zarcos, Jos Perna
Archivo.
Sistema alfabtico
- Ventajas
Los sistemas de clasificacin alfabticos son un tipo de sistema
fcil de ensear y aprender. Los documentos se presentan en
orden alfabtico, por lo general ordenados por el nombre del
proveedor. Cualquier empleado puede encontrar el documento que
necesita siempre y cuando conozca el nombre del proveedor.
Alfabtico compuesto
- Concepto
- Objetivo.
- Usos.
- Ventajas
C. Aplicacin del sistema de archivo

Alfabtico
Creacin
Ordena los archivos alfabticamente segn el nombre
indexado. El indexado es el proceso de colocar cada seccin de
un ttulo en la unidad correcta.
Coloca los archivos en el gabinete en orden alfabtico de la
A-Z basndote en la primera letra de la unidad 1. Si la
primera letra de la unidad 1 es la misma, usa la segunda letra,
luego compara la tercera y as sucesivamente. Si la unidad 1 es
idntica, usa la primera letra de la unidad 2, luego la segunda,
tercera, etc. Cada vez que una letra o unidad sea idntica,
archvalo con la siguiente letra o unidad diferente. No hay
variaciones a este paso. Indexar correctamente clarificar
cualquier rea gris.

Clasificacin y codificacin
Sistema alfabtico
El uso de este sistema es el ms frecuente y fcil de entender; se puede
llevar a cabo sin dificultad. Como su nombre lo indica es ordenar
alfabticamente los nombres. Estos los dividiremos en personas fsicas y
personas morales.
Personas fsicas
1.- Colocaremos el apellido paterno, materno y el nombre o inicial del
mismo:

2.- En apellidos compuestos, stos se tomarn como una sola palabra:

3.- Cuando nos encontremos personas con igual apellido, el orden

alfabtico nos lo dar el primer nombre:

4.- En los apellidos y nombres iguales, el orden alfabtico se

determinar por el apellido materno o, en su caso, los nombres.

5.- En el caso de que la mujer lleve el apellido de casada:

6.- Cuando las personas tienen titulo o grado, ste se colocar al final
del nombre:

7.- Cuando nos encontremos con nombres extranjeros, los ordenaremos

de la siguiente manera:

Personas Morales
1.- Los nombres se escribirn tal como aparecen en el orden en que
estn escritos:

2.- Cuando en una razn social se incluyan artculos o preposiciones

iniciales, stos se escribirn pero no se tomarn en cuenta para la
alfabetizacin:

3.- Cuando se trate de siglas, se alfabetizarn de acuerdo con la inicial

del primer nombre:

Distribucin
Actualizacin
Para la actualizacin de este tipo de sistema se puede
mover algn dato en el expediente como el cdigo o algn
documento tambin se puede enviar al archivo histrico
Eliminacin o conservacin
Se pueden eliminar archivos que ya no tengan ninguna
funcin en el archivo siempre y cuando el expediente ya
haya cumplido su tiempo de inactividad en la empresa
Para conservar el archivo se tienen que tener en cuenta las
medidas preventivas de cuidado de archivo.
A. Identificacin de un archivo numrico.
Concepto.
Permite clasificar documentos asignando a stos un nmero
correlativo de n cifras, para ello, cada documento deber llevar
una ficha informativa donde se refleje el contenido del expediente.
Podrn utilizarse colores, ndices auxiliares u otros elementos que
faciliten la clasificacin.
Objetivo.
Asignar una numeracin a los expedientes a medida que se vayan
abriendo para ordenarlos de forma codificada, progresiva y
cronolgica.
Usos.

Los corresponsales o encargados del archivo asignan

numeraciones a cada expediente, ya que el sistema numrico es
uno de los ms recomendados a la hora de archivar documentos.
Ventajas.
Ventajas
Identificacin rpida en secuencia de los documentos; esto
permite localizar ms rpidamente los documentos codificados.
Evita la duplicacin, pues todas las carpetas tienen unos
nmeros diferentes.
Permite la expansin permanente del archivo, aadiendo
nmeros adicionales.
Su carcter es ilimitado.
Lectura rpida.
Exactitud.
Carencia de dudas o errores.
La falla de un documento se pone de manifiesto
inmediatamente.

Equipo funcional de archivo

o Equipo funcional de archivo
Resguarda la informacin que se genera o recibe en una empresa.
Guas
Marbetes
Carpetas de acorden
Pestaas
Gavetas
Memorias USB.
Los CD.
Bandejas de escritorio.
Ficheros.

Materiales de archivo

Carpetas: Cartulinas dobladas en dos, con pestaa en la hoja de

atrs. En la pestaa se escribe el rtulo, que indica el contenido
de la carpeta. Las carpetas son utilizadas para colocar
documentos relacionados con una persona, firma o institucin o
referidas a un mismo asunto.
Carpetas individuales: Son las que se asignan a corresponsales
activos o personas con las cuales se mantiene comunicacin
constante y a la cual se hace necesario referirse frecuentemente.
Carpetas miscelneas: Usadas para archivar documentos de
aquellos corresponsales con los cuales no es frecuente la
comunicacin.
Guas: Tarjetas indicadoras hechas de cartn fuerte y resistente,
provistas de una pestaa en la parte superior donde aparece el
ttulo, nombre o asunto. Se usan para dividir las gavetas en
secciones e indicar dnde debe archivarse o localizarse los
documentos.
Rtulo: Ttulo que parece impreso en la pestaa superior de la
gua. Identifica cada gua,
describiendo lo que aparece o
debe archivarse detrs de ella.

B. Aplicacin de los sistemas de archivo numrico.

Creacin de archivo.
- Seleccin de formato.
Para archivos de correspondencia y tarjetas se utiliza el sistema
numrico y es muy utilizado por las diferentes entidades por su alto
grado de confidencialidad y fcil expansin.
Los componentes del sistema numrico se componen por cuatro partes
bsicas:
* Al archivo principal
* El archivo miscelneo alfanumrico
* El tarjetero ndice

* El registro de nmeros asignados

El en archivo principal solo se mantiene las carpetas individuales de los
corresponsales de los archivos
El archivo miscelneo alfabtico se conservan todos los documentos de
los corresponsales pasivos hasta q se conviertan en activos, se
transforman o se dispongan de ellos.
El Tarjetero ndice se organiza en el orden alfabtico por el nombre de
cada corresponsal, este tipo de tarjeta es esencial en el sistema
numrico por que los documentos pueden ser solicitados por el nombre
de corresponsal.
El registro se trata de un numero de anotaciones q sirve para mantener
la relacin de los nmeros asignados y a quien se asignaron, ayuda a
evitar que se asignen a ms de un corresponsal.
- Seleccin de Colores.
El color facilita la identificacin del nmero, aun a distancia, y la
localizacin de los expedientes, con el uso de los colores en un archivo
numrico se forman patrones de bloques de colores.
Los colores se utilizan mucho en oficinas mdicas y en compaas de
seguros, este tipo de oficina utiliza gabinetes laterales o estanteras
abiertas. Los gabinetes o anaqueles laterales hacen ms fcil la
bsqueda.
Algunas empresas mantienen sistemas alfanumricos es decir que
combinan letras y nmeros para una mejor identificacin de los
expedientes, a cada letra se le asigna un significado especial y se
codifica por cierto color.
En los sistemas numricos, las claves de los colores se pueden utilizar
en las carpetas de los archivos verticales, en estos archivos se puede
utilizar carpetas en color para diferenciar departamentos, tipos de
plizas, ao o asunto, entre otros.
En conclusin el sistema de archivo numrico se utiliza mucho en las
oficinas por sus muy tiles ventajas, resulta adecuado cuando los
corresponsales son numricos y la naturaleza de lo q se archiva es
similar. Es un sistema indirecto de archivo, el cual consta de un archivo
principal, un archivo miscelneo organizando el orden alfabtico, un
tarjetero ndice y un registro.
En este sistema es importante dedicar tiempo al proceso de codificar y
clasificar los documentos. De esta manera se reduce el tiempo de
localizacin y archivo de documentos. Entre los sistemas numricos que
se pueden utilizar esta el sistema numrico corriente, el de dgitos

terminales, el de dgitos centrales, los sistemas alfanumricos y otras

variaciones de este sistema
En los sistemas numricos se usa el color para identificar los nmeros,
esto facilita el archivo y la localizacin de los expedientes.
- Identificacin de expedientes.
- Archivo
Consiste en asignar nmeros consecutivos a las personas y/o empresas
que escriben, numerando consecutivamente las carpetas, para despus
archivarlas por orden numrico. Se hace una ficha con el nombre de
cada una y el nmero asignado. Las fichas se archivarn en orden
alfabtico en un cajn o fichero.
Creacin de los medios de control y registro de archivo
- Tarjeteros
Para diferentes propsitos, en muchas oficinas se organizan tarjeteros en
orden numrico. Por eje algunos tarjeteros se dedican a las cuentas de
los clientes separan mercanca y a las cuentas de los clientes q separan
mercanca y las de los suplidores.
Las tarjetas de los clientes que separan mercanca sirven para llevar las
anotaciones de los pagos parciales que enfuetan. En un archivo de
tarjetas de uso frecuente se utiliza una gua para cada diez tarjetas. La
informacin registrada en estas tarjetas se puede mantener en una base
de datos computarizada
- Archivos de cmputo.
- Consulta
- Clasificacin y codificacin
Consiste en asignar a los documentos categoras y sub-categoras,
representadas cada una de ellas por un dgito, que despus se expresar
en forma de nmero.
Establecido por el responsable del archivo, su ventaja es que es
solamente un nmero y no un encabezamiento largo de nombre o tema
y se registra en el documento
- Numeracin cronolgica.
El criterio que se utiliza es segn el tiempo de vida del documento.
Primero se ordenan por el ao, despus por el mes y finalmente por el

da. Se emplea para informacin de carcter financiero o econmico o en

la relacionada con vencimientos: facturas, letras de cambio, etc.
- Por turno de recepcin.
Consiste en asignar un nmero de organizacin en lugar de seguir un
orden consecutivo, reservando bandas de nmeros para determinados
asuntos. Por ejemplo, todas las facturas estarn en el archivo n 1, los
reclamos en el archivo n 3 .
- Numeracin compuesta
Consiste en asignar a los documentos categoras y sub-categoras,
representadas cada una de ellas por un dgito, que despus se expresar
en forma de nmero.
- Por turno y ao
Ejemplo: 001-2015
002-2106
- Por turno y mes.
001-enero
- Por materia y ao.
Asunto- 20015
- Por materia y mes
Asunto-enero
- Dos dgitos. 01
- Tres dgitos. 001
A. Identificacin de sistemas de archivos
Combinados
Concepto.
Es la combinacin del sistema alfabtico y el sistema numrico
(tambin se puede combinar con los otros sistemas de archivos,
como lo son el sistema de archivo geogrfico.
Objetivo.
Este sistema se basa en una combinacin de letras y nmeros. Por
ejemplo: A-25. Este sistema permite muchas variantes: letras seguidas
de nmeros, nmeros seguidos de letras, una sola letra y varios
nmeros, un nmero y varias letras, etctera.
Este sistema obliga a llevar paralelamente unas fichas o ndice que
sirven de referencia al tomar al tomar como referencia la primera clave.
Tendremos que:

. A-25. Primero ordenar alfabticamente.

. Si 25-A el criterio ser el nmero.

Usos.
Esto va dependiendo la necesidad de cada empresa, ejemplo si
estamos hablando de una empresa, donde se archivan los expedientes
de los obreros el uso de este sistema podr ser mediante el curp ya que
contiene la combinacin de letras y nmeros.
De igual manera, podra ser usado en un hospital al archivar los
expedientes de los pacientes por asunto, separando cada situacin,
ejemplo, embarazos, vacunas, enfermedades.
Ventajas
Confidencialidad, ya que solo las personas autorizadas y
capacitadas tienen acceso a este tipo de archivos adems de que son
polticas de la empresa no brindar informacin a nadie y este sistema
ayuda a mantener la confidencialidad ya que si se encontraran los
expedientes por todas partes, todos tendran acceso a la informacin.
Otra de las ventajas es que mantiene un orden ya que de igual
manera si todos los expedientes estuvieran regados, se vera mal, dara
un mal aspecto, adems de que ya ordenados es ms fcil la localizacin
de los expedientes.
Equipo funcional de archivo
*gaveta
*gua primaria
*gua secundaria

*carpeta
Materiales de archivo
Carpetas: Cartulinas dobladas en dos, con pestaa en la hoja de
atrs. En la pestaa se escribe el rtulo, que indica el contenido
de la carpeta. Las carpetas son utilizadas para colocar
documentos relacionados con una persona, firma o institucin o
referidas a un mismo asunto.
Carpetas individuales: Son las que se asignan a corresponsales
activos o personas con las cuales se mantiene comunicacin
constante y a la cual se hace necesario referirse frecuentemente.
Carpetas miscelneas: Usadas para archivar documentos de
aquellos corresponsales con los cuales no es frecuente la
comunicacin.
Guas: Tarjetas indicadoras hechas de cartn fuerte y resistente,
provistas de una pestaa en la parte superior donde aparece el
ttulo, nombre o asunto. Se usan para dividir las gavetas en
secciones e indicar dnde debe archivarse o localizarse los
documentos.
Rtulo: Ttulo que parece impreso en la pestaa superior de la
gua. Identifica cada gua,
describiendo lo que aparece o
debe archivarse detrs de ella.
Relacin con otros sistemas de
Archivo
B. Aplicacin de sistemas de archivos
Creacin
Puede necesitar crear sistemas de archivos para el cdigo de producto y
para los datos de trabajo que se deben almacenar. Existen unos
requisitos mnimos de almacenamiento para estos sistemas de archivos.
El directorio de instalacin predeterminado del cdigo de producto se
puede cambiar durante la instalacin, pero la ubicacin de los datos de
trabajo no se puede cambiar.
Consulta
Puede personalizar la salida del valor de las propiedades mediante la
opcin -o y una lista separada por comas de las propiedades en
cuestin. Tambin puede proporcionar una propiedad del conjunto de
datos como argumento vlido. Para obtener una lista de todas las
propiedades de conjuntos de datos compatibles, consulte Introduccin a
las propiedades de ZFS. Adems de las propiedades que se definen, la

lista de la opcin -o tambin puede contener el name literal para indicar

que la salida debe incluir el nombre del conjunto de datos.
Clasificacin y codificacin
- Por Asunto
Este mtodo consiste en agrupar los documentos adecuados de acuerdo
al tema o asunto tratando en cada pieza de correspondencia es til
cuando existe la necesidad de relacionar el expediente con
alguna actividad en particular, con algn departamento o con
un producto especfico.
- Geogrfico
La codificacin geogrfica hace referencia al proceso de conversin de
cadenas con direcciones y nombres conocidos (por ejemplo, nombres de
hoteles, hospitales, edificios pblicos y puntos de referencia) en
coordinadas de longitud/latitud que se pueden mostrar como puntos en
un mapa.
- Alfanumrico
Adems de numricos, pueden ser alfabticos o alfanumricos.
Normalmente, con los datos alfanumricos podemos construir
instrucciones y programas. Por otro lado, es lgico pensar que el
ordenador no solamente procesar datos numricos, sino tambin datos
alfabticos y combinaciones de los anteriores, como datos
alfanumricos.
Distribucin
Identificacin de dependencias destinatarias de acuerdo a la
competencia.
Clasificacin de las comunicaciones.
Organizacin de documentos en carpetas, buzones o casilleros.
Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
Reasignacin de documentos mal direccionados.
Registro de control de entrega de documentos recibidos.
Actualizacin
Sistema de archivo alfabtico como su nombre lo indica es el
ordenamiento que se hace de forma alfabtica de los documentos de
acuerdo al nombre del remitente o del destinatario. Este sistema es
considerado de mucha importancia y que ofrece ventajas
Eliminacin o conservacin
El borrado de archivos o eliminacin de archivos es la accin que ejerce
una unidad de disco duro al marcar un grupo de sectores ocupados del
mismo como sectores libres. El borrador de archivos es una forma de
eliminar un archivo de un sistema de archivos informtico.

Ejemplos de razones para la eliminacin de archivos son:

Liberar espacio en disco

Extraccin de datos duplicados o innecesarios para evitar
confusiones
Hacer la informacin confidencial indisponible a los dems

Todos los sistemas operativos incluyen comandos para borrar archivos

(rm en Unix, era en CP/M y DR-DOS, del/erase en MS-DOS/PC DOS, DRDOS, Microsoft Windows, etc.). Los administradores de archivos tambin
proporcionan una forma cmoda de eliminacin de archivos. Los
archivos se pueden eliminar uno por uno o bien eliminar el rbol de
directorios entero.

A. Identificacin de los archivos Mecnicos.

Objetivos
Es el conjunto de documentos producidos por personas naturales o
jurdicas durante el ejercicio de sus actividades cotidianas
Ventajas y limitaciones
Los sistemas de clasificacin alfabticos son un tipo de sistema fcil de
ensear y aprender. Los documentos se presentan en orden alfabtico,
por lo general ordenados por el nombre del proveedor. Cualquier
empleado puede encontrar el documento que necesita siempre y cuando
conozca el nombre del proveedor.
Una desventaja de este sistema es que los documentos son
frecuentemente traspapelados. Otra de las desventajas es que si algn
documento est clasificado bajo el primer nombre de un proveedor en
vez de su apellido, los documentos son difciles de localizar. Adems, los
cambios de nombre en las empresas no pueden ser registrados
adecuadamente, causando tambin confusin.

Procedimientos para manejo y Disposicin de

documentos

B. Implementacin de archivos mecnicos.

Gavetas.
- Marbetes
Rtulos que se pega a mercancas u objetos donde va a escrita la
marca, el fabricante, el contenido, el precio, etc.
- Pestaas
Es en donde se les agrega el cdigo de identificacin de los
documentos
- Carpetas
Cartera grande formada por dos cartones unidos con gomas o
cintas para guardar papeles
- Guas
Lista de datos o informacin referente a determinada material o
asunto
- Uso de colores
Se usan para identificar los diferentes departamentos que se estn
utilizando o los asuntos que se manejan
Ficheros.
Es una coleccin de informacin (datos relacionados entre s)
Tarjeteros.
Cartera o clasificador para guardar todo tipo de tarjetas
C. Control y resguardo de documentacin
Flujo de documentos
- Recepcin
Es la nica dependencia autorizada para La recepcin de
documentos, solicitudes y de requerimientos.
- Despacho
Se realiza diariamente por parte del encargado de despacho, es
para tener el control de los transportistas para ver quin es
responsable de la mercadera.
- Envo
Proporcionar un servicio de calidad mediante un adecuado control
y un eficiente manejo el el envi y entrega de correspondencia de
las diversas reas e instancias de gobierno
Resguardo de documentos
- Actualizacin
Tiene como objetivo garantizar la disponibilidad de los documentos
de forma rpida, eficiente y segura para las empresas de cualquier
tipo y la actividad que realice.
- Archivo histrico
Unidad responsable de organizar, describir, administrar y
conservar a perpetuidad los documentos, que despus de haber
incluido su vida.