Sistema de Archivo Alfabético

Como su nombre lo indica, es la organización de los

documentos o las tarjetas de los clientes, teniendo en
cuenta su localización, es decir, agrupa a todos los
corresponsales de un mismo lugar, por orden alfabético.
Este sistema es similar al alfabético nominativo (personas
naturales y razones sociales), porque la clasificación final se
hace también por nombres de individuos y empresas.

ORGANIZACIÓN DE LA GAVETA DE ARCHIVO EN UN SISTEMA DE ARCHIVO

ALFABÉTICO.
I. LOS MARBETES PARA LAS GAVETAS.
En las gavetas de los archivadores, cada una deberá tener al frente una etiqueta
(portamarbete)indicando la clasificación establecida y
su funcionamiento si los hubiera. Si son letras,
aparecerá la primera y la última letra o combinación de
letras archivadas allí. Si son números, el primero y el
último, etc. Ejem: A-N: 1-100
II. LAS GUÍAS.
Son tarjetas indicadoras, hechas de cartón fuerte y resistente. Son un poco más
grandes que las de papel que se va a archivar. Tienen doble función:
▪ Actúan como señales para guiar la vista hacia los lugares que se buscan en
la gaveta.
▪ Ayudan a mantener el material contenido en la gaveta
III. LAS CARPETAS Y LOS MARBETES DE LA CARPETAS.
Las carpetas contienen pliegues adicionales o dobleces marcados, que permiten
ampliar su capacidad. La parte de la carpeta que sobresale se llama pestaña.
Capacidad máxima 100 folios.
ORGANIZACIÓN DE LAS GUÍAS Y CARPETAS.
1. GUÍAS PRINCIPALES.
Cuando se trata de organizar las carpetas, existen
algunas guías principales que pueden ser útiles.
2. GUÍAS ESPECIALES.
Guías auxiliares o secundarias.
Unidades compartidas.
 3. CARPETAS INDIVIDUALES.
Son un tipo de carpeta utilizada para colocar documentos relacionados con una
persona, firma, institución o referidos a un mismo asunto.
4. CARPETAS MISCELÁNEAS.
Son un tipo de carpeta utilizada en sistemas de archivo para almacenar
documentos individuales de diversas procedencias o temas.
PASOS PARA ARCHIVAR.
1) Inspeccionar:
o Antes de archivar, es importante inspeccionar los documentos para
asegurarse de que estén listos para ser archivados.

2) Clasificar:
o Ordena los documentos según su nombre, clase o categoría para facilitar
su localización posteriormente.

3) Codificar:
o Escribe o indica el nombre con el que se va a archivar cada documento.

4) Distribuir:
o Agrupa los documentos en conjuntos que tengan el mismo asunto o
que comiencen con la misma letra

5) Archivar propiamente dicho:

o Coloca los documentos en carpetas o archivos adecuados.

MANEJO DE LA CORRESPONDECIA.
Recepción y registro: El primer paso es recibir la correspondencia y registrarla
adecuadamente.
Clasificación: Después de registrar la correspondencia, es importante
clasificarla según su tipo o contenido.
Manejo y control: Una vez clasificada, la correspondencia debe ser manejada
y controlada adecuadamente.
CONCLUSIONES.
En conclusión, el sistema de archivo alfabético es una forma sencilla y efectiva de
organizar documentos, ya que sigue una secuencia lógica basada en el arreglo de los
nombres de acuerdo con el alfabeto. Este sistema se ajusta a casi todos los negocios
y facilita la búsqueda y recuperación de documentos