Elementos y características del archivo

Introducción
Mantener un archivo organizado se traduce en menos tiempo perdido buscando lo que quieres. El objetivo de este entrada es
simplemente ayudarlo a hacerlo de manera consistente para que pueda usar su tiempo de forma óptima en la oficina. Una ventaja
adicional (que, en muchos aspectos, es igual de importante) son los sentimientos de calma y control que  se ganan con su decisión de
aprender a organizar los archivos de la oficina.

Contenidos temáticos
1. Elementos del archivo
2. Guías clasificatorias
3. Sistema de clasificación de archivo
4. Nociones básicas del documento de archivo
5. Apertura de un expediente de archivo
6. Registro y descripción del expediente de archivo
7. Control de documentos confidenciales

Desarrollo del tema

1. Elementos del archivo
El local: El espacio destinado al archivo deberá ser funcional, amplio con una iluminación y ventilación adecuada para evitar el
deterioro de los documentos.

El archivista: Para el manejo correcto y la acertada clasificación de los papeles es conveniente que el archivo sea manejado por un
archivista, persona debidamente capacitada para ello.
El archivero: Son muebles diseñados especialmente para guardar los documentos. Los hay en diferentes presentaciones (gavetas
anaqueles) y materiales (madera o metal). Los de gavetas varían en tamaño, las hay desde una hasta cinco o seis gavetas. Estas se
recorren sobre rieles que facilitan su deslizamiento.

Los anaqueles resultan más prácticos por la facilidad para manejar las carpetas archivadas y por el poco espacio que ocupan.

En los archiveros, se agrupan los papeles ya clasificados y ordenados en carpetas o folders; estos tienen una pestaña hacia arriba en
donde se anotan los datos de identificación de cada uno.

Las gavetas tienen al frente un portamarbete en donde se anotan los datos que nos permitirán saber lo que en ellas se guarda.
2. Guías clasificatorias
Para evitar el extravío de los papeles antes de ser trasladados y guardados en el archivo, se utilizan guías clasificadoras que nos permitan
ordenar un gran volumen de correspondencia en forma rápida y segura, intercalando los documentos alfabéticamente y numéricamente.

Carpetas

Comúnmente llamados Fólders están elaborados de cartulina y las hay en dos tamaños: Carta y Oficio. Cuando se ordenan documentos y
correspondencia de un mismo asunto decimos que estamos formando un expediente.

Guías

Son del tamaño de una carpeta o fólder y están elaboradas en cartón grueso o plástico duro con una pestaña para anotar la clase de
material archivado detrás de ellas. Se sostienen en las gavetas para evitar confundirse con las carpetas.
Ficheros

Son cajas de madera o acrílico, de diferentes medidas, que nos permiten localizar, por medio de tarjetas, cualquier documento archivado
en las gavetas. Este procedimiento ofrece rapidez y precisión.

Las tarjetas utilizándolas son de cartulina de tamaño estándar, en ellas se anota el mimo nombre que se le asigno a la carpeta.

Si el nombre viene acompañado del de la empresa, se anotara este en otra tarjeta para tener dos opciones en la localización de este
expediente.

Kardex

Este sistema de archivo es ideal para departamentos en los que se requiere tener información al día como almacén, personal o
contabilidad.
Son charolas desplazables con tarjetas en donde se anotan fechas, nombres de clientes, movimientos y existencias de mercancías,
cuentas, etc.

Este procedimiento permite registrar y obtener cualquier información en forma rápida.

 3. Sistema de clasificación de archivo
En una empresa, los archivos se clasifican según la información y la frecuencia con la que se consultan los documentos. Así, existen
archivos, semiactivos e inactivos.

Los archivos activos representan un material de información indispensable en la actividad diaria se una empresa ya que su consulta es
constante.

Para los archivos semiactivos se establece un tiempo prudente, de acuerdo a las necesidades de la empresa, para la conservación de
documentos; esto es con la finalidad de dejar espacio a otros documentos ya que de lo contrario, el de las gavetas sería insuficiente.

En los archivos inactivos se guardan los documentos que son consultados ocasionalmente. Por ejemplo, los datos de establecimiento de la
empresa nóminas, estados contables, etc. Todos estos documentos nunca deben ser destruidos.

Dentro de un sistema de archivo, toso documento lleva una continuidad: se clasifica, registra y archiva.

 Clasificar: Es reunir todos los documentos de una misma clase o de un mismo asunto.
 Registrar: Es anotar en tarjetas o libretas los datos de los documentos clasificados anteriormente.
 Archivar: Es guardar ordenadamente en el archivo los documentos previamente clasificados, registrados y colocados en carpetas.

Los sistemas de archivo más usuales son: el Alfabético. Cronológico, geográfico. Por asuntos.

Existen otros, como el numérico y el decimal, que por su complejidad y extensión, no se estudiarán en este curso.

Sistema alfabético
El uso de este sistema es el más frecuente y fácil de entender; se puede llevar a cabo sin dificultad. Como su nombre lo indica es ordenar
alfabéticamente los nombres. Estos los dividiremos en personas físicas y personas morales.

Personas físicas

1.- Colocaremos el apellido paterno, materno y el nombre o inicial del mismo:

Alma Jacobo Fuentes Jacobo Fuentes, Alma

 Paula S. Martínez Martínez, Paula S.

2.- En apellidos compuestos, éstos se tomarán como una sola palabra:

Gabriela A. de la Rivera De la Rivera, Gabriela A.

Facundo Araujo – Simpson Araujo – Simpson Facundo

3.- Cuando nos encontremos personas con igual apellido, el orden alfabético nos lo dará el primer nombre:

Juan Sánchez Fernández Sánchez Fernández, Jaun

Laura Sánchez Fernández Sánchez Fernández, Laura

4.- En los apellidos y nombres iguales, el orden alfabético se determinará por el apellido materno o, en su caso, los nombres.

Fernanda P. Torres Gómez Torrez Gómez, Fernanda P.

Fernanda P Torres Martínez Torres Gómez, Fernanda P.

Fernanda M. Torres Gómez Torres Gómez, Fernanda M.

5.- En el caso de que la mujer lleve el apellido de casada:

 Julia Macías de Rico Rico, Julia Macías de

Juanela Muñiz de del León Del León, Juanela Muñiz de

6.- Cuando las personas tienen titulo o grado, éste se colocará al final del nombre:

Doctor Guillermo Rico Mancera Rico Mancera, Guillermo, Dr.

General armando López Alvarado López Alvarado, Armando, Gral

7.- Cuando nos encontremos con nombres extranjeros, los ordenaremos de la siguiente manera:

Greicy Neal Garlinton Garlinton, Greicy Neal

Personas morales

1.- Los nombres se escribirán tal como aparecen en el orden en que están escritos:

Radio Reloj Radio Reloj

Editorial Nacional, S A de C. V Editorial Nacional, S. A de C. V

2.- Cuando en una razón social se incluyan artículos o preposiciones iniciales, éstos se escribirán pero no se tomarán en cuenta para la
alfabetización:
 El viejo Mundo (El) Viejo Mundo

El maíz, Tortillería (El) maíz, Tortillería

La Lupita, Nevería (La) Lupita, Nevería

3.- Cuando se trate de siglas, se alfabetizarán de acuerdo con la inicial del primer nombre:

ANDA Asociación Nacional de Actores

IMSS Instituto Mexicano del Seguro Social

PEMEX Petróleos Mexicanos

Sistema geográfico

En este sistema la clasificación es muy sencilla ya que se realiza con base en un ordenamiento alfabético de regiones, territorios, estados,
provincias, etc.

Los documentos se ordenan siguiendo un orden decreciente de importancia con respecto al lugar:

1. Estado
2. Ciudad
 3. Provincia
4. Municipio

Sistema cronológico

Este sistema se lleva tomando en consideración la fecha de expedición de los documentos.

En el caso de papeles con la misma fecha, será necesario recurrir a la ayuda del sistema alfabético. Los documentos se ordenan tomando
en cuenta primero el año, después el mes y por último, el día.

Sistema de archivo por asuntos

La clasificación que se hace por este sistema es tomando en cuenta el asunto tratado en los documentos y no tomando en consideración
el nombre de la empresa remitente.

Microfilmación

El objeto de este proceso es el producir películas y microfichas de todos los documentos de un archivo, de manera de conservar
permanentemente las imágenes contenidas en los rollos de microfilmación.

Para ello, cada empresa utilizara sistemas apropiados a sus necesidades, con el objeto de proporcionar seguridad y acceso inmediato a la
información microfilmada.

En cuanto a un archivo inactivo, es ventajoso este sistema porque permite la destrucción de cantidades considerables de documentos, con
el objeto de economizar espacios; además la microfilmación de documentos importantes tiene la ventaja de que se guardan en cajas de
seguridad.

4. Nociones básicas del documento de archivo

Principios de los archivos

Los documentos de archivo se basan en dos principios fundamentales:

 El principio de procedencia: Consiste en mantener agrupados los documentos de cualquier naturaleza recibidos y/o generados por
una unidad responsable, área u oficina o de una persona moral o física determinados, sin mezclarlos con otros. La procedencia
proporciona la base para la recuperación de información contenida en los archivos.
 El principio de orden original: Se refiere al orden en el cual los documentos fueron creados, organizados y mantenidos por la oficina
de origen.

Su organización obedecerá a un proceso natural conforme se inicia un asunto o trámite continuado durante su desarrollo y hasta su
conclusión.

Las características de un documento de archivo hacen que este sea diferente a cualquier otro tipo de documento (libro, periódico, revista)

 Los documentos de archivo que tienen un carácter seriado, ya que cada documento se produce uno a uno y al paso del tiempo
constituyen series (documentos sobre un asunto o temas tales como juntas, acuerdos, etc.).
 Los documentos de archivo se generan dentro del proceso natural de una actividad y surgen como producto o reflejo de las tareas
de su productor; es decir, no son ajenos a el. Así los documentos del área de recursos humanos que se generan o reciben no tienen que
ver con los generados o recibidos por recursos financieros.
 La información que contiene el documento de archivo es única, cuando no existen documentos de archivo iguales. Pueden existir
expedientes con trámites similares pero siempre diferenciados por la persona moral o física de quien se trate el asunto o por tema y época
del mismo.
 Un documento de archivo es estático cuando es definitivo y no puede ser cambiado o corregido. Es el caso de los borradores o
notas, estos se consideran documentos de archivo como tales y se respetan dentro del expediente como parte del desarrollo de una acción
o trámite.
 El documento de archivo tiene autoridad cuando proporcionan la evidencia “oficial” de la actividad que registran por lo cual deben
ser confiables.

Su confiabilidad estará vinculada a su creación, al generador y a la autoridad que tiene para producirlo. También las firmas,
encabezamientos y sellos son indicadores de la naturaleza oficial de los documentos de archivo.

 Como principio general las piezas aisladas (documentos sueltos) no tienen sentido, o tienen muy poco; la razón del documento de
archivo se da por su pertenencia a un conjunto –la unidad documental o expediente, serie o sección- y por las relaciones que entre los
documentos se establece.

Con base en lo anterior, sólo se considerarán documentos de archivo:

Aquellos que tienen un carácter seriado, se generan dentro del proceso natural de una actividad o función, son únicos, tienen autoridad,
son estáticos y se interrelacionan entre si.
 Por otra parte, los documentos de archivo deben reflejar correcta y claramente las acciones sobre las funciones que tienen delegadas sus
creadores o generadores, a fin de garantizar:

 La correcta toma de decisiones

 La rendición de cuentas
 La transparencia de acciones
 El acceso a la información

Por ello, los documentos de archivo deben ser auténticos para probar:

 Que cumplen con el propósito para el cual fueron creados

 Que son originados o enviados por la persona que realmente los creó y turnó.
 Que fueron creados y enviados en el tiempo indicado

Así, un documento de archivo es confiable cuando su contenido refleja en forma clara y completa las acciones por la que fue elaborado,
conforme a las funciones asignadas.

Un documento es íntegro por estar completo y sin alteraciones; y también a disposición del usuario, con fácil localización, recuperación,
presentación o interpretación.

El documento de archivo y el documento de apoyo informativo

Dentro de las oficinas existen además de los documentos de archivo, los documentos de apoyo informativo ambos son útiles aunque son
diferentes en cuanto a su tratamiento y manejo. A continuación se presenta las diferencias entre los documentos de archivo y los de apoyo
informativo.

Documento de archivo

Documento que sin importar su forma o medio ha sido creado, recibido, manejado y usado por un individuo u organizador en cumplimiento
de obligaciones legales y el ejercicio de su actividad.

– Son documentos creados o recibidos por una institución o individuos en el curso de trámites administrativos o ejecutivos.
– Son producidos en forma natural en función de una actividad administrativa.
– Constituye el único testimonio y garantía documental del acto administrativo, por tanto, se trata de documentación única
– Están estructurados en conjunto de documentos organizados que se interrelacionan
 – Son o pueden ser patrimonio documental
– Cumplida su vigencia administrativa, contable o legal y su uso en oficinas pasan al Archivo de Concentración para su conservación
precautoria.
– Posteriormente, pasan al Archivo Histórico para su conservación permanente, o se tramita su baja por carecer de valor evidencial o
testimonial.

Documento de apoyo informativo

Se trata de documentación constituida por ejemplares de origen y características diversas cuya utilidad en las unidades responsables
reside en la información que contienen para apoyar en las tareas asignadas.

– Generalmente son ejemplares múltiples que proporcionan información. No son originales: se trata de ediciones o reprografías o
acumulación de copias y fotocopias que sirven de control.
– Se trata de un conjunto ficticio o integrado artificialmente por unidades temáticas
– Por lo general no se consideran patrimonio documental se destruyen y sólo se conservan aquellos por su valor de información
– No pasan al archivo de concentración
– Carecen de vigencias o valores documentales

De acuerdo a lo anterior, no se consideran documentos de archivo, los documentos de apoyo informativo, así como aquellas carpetas que
se integran por documentos sueltos de control interno temporal tales como:

1. Los controles de correspondencia de entrada y salida, a excepción de los minutarios que integran los documentos,
correspondencia y oficios firmados por el mismo funcionario.
2. Las carpetas que contienen documentos sin interrelación alguna.
3. Las carpetas donde se integran copias de documentos que ya se encuentran en un expediente de archivo, como aquellos que
reúnen copias de talonarios, de faxes de vales de almacén, de fotocopias o tarjetas utilizadas para registrar entrada y salida del personal,
entre otros.
4. Las carpetas con copias o fotocopias de diversos temas.
5. Las carpetas a las que se les da el nombre de una unidad responsable, servicio determinado o dependencia pero con contenido
diverso y variado sin relación entre si.
6. Las carpetas con información incompleta y sin orden alguno.
7. Revistas, periódicos, Diario Oficial de la Federación, publicaciones u otros tipo de documento que no formen parte del documento
de archivo, es decir, cuando se trate de conjuntos de documentos similares o semejantes que no reflejan una acción o trámite.

5. Apertura de un expediente de archivo

Un expediente de archivo se abrirá cuando:

 No existan antecedentes del asunto en los archivos del área o en la unidad de documentación en trámite o archivo central.
 Cuando se trate de un asunto o materia nuevos.

Nota. Cabe destacar que los soportes de los escritos que se integran a un documento de archivo deben necesariamente tener relación con
el tema o asunto, por lo tanto los disquetes, fotografías, revistas, mapas o publicaciones que no estén relacionados con un asunto o
materia se considerarán documentos de apoyo administrativo.

Preguntas a contestar antes de abrir un expediente de archivo:

 ¿El asunto del documento compete a un programa, proyecto, función o acción del área?

Ejem: programas o proyectos de trabajo, informes, documentos técnicos tales como guías, instructivos, manuales (comprende al
documento así como a la dependencia y a otros documentos generados en el curso de desarrollo)

 ¿El asunto demanda un trámite o una acción conforme a las atribuciones del área?

Ejem: solicitudes de autorización administrativa, juicios, responsabilidades.

 ¿El documento refleja acciones o trámites sobre administración y finanzas de la organización?

Ejem: licitaciones, cuentas por liquidar, anteproyecto y proyectos de presupuesto, auditorias,  solicitadles de recursos.

Si alguna de las respuestas es afirmativa, entonces se abrirá un expediente de archivo.

6. Registro y descripción del expediente de archivo

 El propósito de registrar un expediente es el de asentar que este forma parte de los archivos de la institución con información confiable y
relevante para sustentarlas tareas de la organización.

El registro y descripción de un expediente de archivo en soportes tradicionales comprende:

 Describir en la carátula del mismo la mayor información posible para su mejor manejo, así como para el desarrollo de una base de
datos o inventario que facilite su control y accesos.
 El registró y descripción de un expediente servirá para homologar sistemas de acceso y recuperación y facilitará el control y
ubicación dentro de la unidad administrativa en particular.
 La descripción de documentos de archivo en soportes tradicionales como el papel se elaborará a nivel de expediente de archivo y
no de cada documento que este contiene. En su caso, los archivos electrónicos en su momento, se registrarán y describirán a nivel de
documento y expediente.

7. Control de documentos confidenciales

Gran número de los abusos a la privacidad resultan a causa de errores y descuidos por parte de los individuos que manejan la información.
Algunos son el resultado de una seguridad inadecuada.

Los documentos confidenciales de la organización como fórmulas, costos, precios, etc., deben ser conservados en bajo llave en
archivadores, armarios o cajas de seguridad.

He aquí algunas ideas que deben tenerse en cuenta para proteger documentos confidenciales.

 Rotule como “Confidencial” todo documento que contenga información secreta. Limite el acceso de empleados a la información
confidencial, permitiendo la consulta de los mismos sólo a aquellos que realmente los necesiten.
 Los documentos confidenciales deben numerarse consecutivamente y mantenerse archivados en ese orden.
 Destruya todo documento confidencial antes de echarlo a la basura, para evitar que puedan caer en manos ajenas.

Conclusión
Organizar archivos puede ser una tarea difícil, especialmente si se tienen grandes cantidades de archivos y documentos, pero no necesita
ser un proceso doloroso. Planificar con anticipación y decidir sobre el sistema de archivos puede ayudar a organizar los archivos de forma
 eficiente y garantizar que se encontrará documentos importantes de manera eficiente. Una vez que tenga sus archivos en buen estado,
debe apegarse a un sistema consistente para mantener sus archivos de esa manera.

Muebles para archivo y clasificación

 Armarios. El más utilizado, en madera o metal, con puertas y baldas para archivar documentación o material de
trabajo.
 Archivo de carpetas. ...
 Ficheros multigavetas. ...
 Archivo planos metal. ...
 Archivo planos madera. ...
 Armarios escolares. ...
 Cajoneras.

Muebles para archivo y clasificación

 Armarios
El más utilizado, en madera o metal, con puertas y baldas para archivar documentación o material de trabajo.

Archivo de carpetas
Cajones metálicos para clasificar gran cantidad de documentación de forma práctica en carpetas colgantes.
 Módulos Organitec
Archivadores de cajones de plástico con posibilidad de unirse para crear infinitas configuraciones.

Ficheros multigavetas
Ficheros y archivadores metálicos multicajones para clasificar todo tipo de utensilios.
 Archivo planos metal
Cajones de metal para archivar planos hasta tamaño A0 o A1 en estudios de diseño o arquitectura.

Archivo planos madera

Archivadores y carros para documentos en gran formato con estructura de melamina y cajones metálicos.
 Armarios escolares
Estanterías, gaveteros, cartulineros y armarios con puertas de colores para aulas de educación infantil.

Cajoneras
Pequeño archivo personal junto a la mesa de trabajo. Con ruedas o fija y en madera o metal.
 Taquillas
Muebles metálicos con múltiples compartimentos cerrados con llave para separar los efectos personales y ropa en vestuarios.

Bibliotecas
Estanterías para ordenar y clasificar libros y publicaciones en zonas de estudio consulta o exposición.
 Estanterías
Sistema modular a base de estantes, baldas y crucetas para crear espacios de almacenamiento abiertos.

Archivos móviles
Sistema de archivo para almacenes. Estanterías rodantes con tiradores silenciosos InnerSpace de Bisley.

Muebles de archivo y seguridad

 Armarios blindados
Armarios de alta seguridad antirrobo para guardar objetos o documentación de gran valor.

Armarios ignífugos
Armarios de alta seguridad Hartmann Tresore resistentes a incendios e inundaciones.
 Archivadores carpetas ignífugos
Archivadores de 2, 3, 4 o 5 cajones para carpetas colgantes con protección contra el fuego.

Archivadores CD ignífugos
Armarios para archivo, clasificación y seguridad de copias en discos ópticos de CD, DVD o Blu-Ray.
 Productos peligrosos
Diseñados para guardar con total seguridad productos tóxicos, inflamables o corrosivos.

Cajetines para llaves

Armarios de seguridad para colgar llaves y llaveros de forma organizada.

Material de oficina para archivo y clasificación

 Mobiliario metálico

Archivadores carpetas colgantes

Archivos metálicos de cajones para archivar carpetas con documentación.
 Armarios metálicos
Armarios fabricados en metal, de puerta o persiana, con estantes para almacenamiento vertical.

Ficheros multicajones
Ficheros con cajones multigavetas para archivar todo tipo de utensilios.
 Cajoneras
Armarios bajos de cajones metálicos para archivar y almacenar documentos bajo la mesa o sobre el escritorio.

Archivadores para planos

Con cajones para archivar planos hasta tamaño A0 o A1 en estudios de diseño o arquitectura.
 Taquillas metálicas
Taquillas metálicas para guardar material o utilizar como vestuario en empresas o centros deportivos.

Estanterías metálicas
Estructuras de metal para almacenar material de forma que quede a la vista para ser identificado.
 Archivos móviles
Sistema de archivo para almacenes. Estanterías y tiradores rodantes silenciosos .

https://es.slideshare.net/yoliton_s/materiales-y-equipos-de-archivo

https://es.slideshare.net/DaraDaniela123/miquel-29071687?next_slideshow=1

https://es.slideshare.net/balbinoantoniorg/3-equipos-y-materiales-para-el-archivo?next_slideshow=2

https://es.slideshare.net/ColDeSanJuan/equipos-y-materiales-para-sistemas-de-archivo-manuales-42356396?next_slideshow=1

https://es.slideshare.net/1fernand/el-archivo-y-la-gestin-de-documentos-46208049?next_slideshow=1

Documentación de apoyo informativo Los documentos de apoyo informativo existen en todas las oficinas y podemos definirlos como el conjunto
de documentos que han sido recogidos para servir de ayuda a la gestión administrativa. Normalmente se trata de publicaciones, fotocopias de
legislación, folletos, copias de escritos remitidos por otras oficinas que se conservan por su función informativa, etc, que han de ser destruidos en
las propias oficinas, una vez hayan cumplido su misión informativa. Nunca se han de transferir al Archivo General.