CORDIAL SALUDO APRENDIZ LO INVITO A REALIZAR LA SIGUIENTE ACTIVIDAD Y SUBIR SUS

RESPUESTA MEDIANTE ESTE MEDIO La empresa Cerámica Italia se encuentra desarrollando un

proceso para la elaboración de su programa de gestión documental, para ello decide contratarlo a
usted. Pero le solicita iniciar como actividad principal con la elaboración, aprobación e
implementación de las tablas de retención documental, teniendo en cuenta que la empresa ya no
cuenta con espacio en sus oficinas para guarda información, ya que posee archivos desde hace
diez años. Teniendo como base el caso anterior realice el plan de trabajo que usted ejecutaría para
esta solicitud, teniendo en cuenta que la empresa requiere solucionar los problemas de espacio y
agilizar las actividades del programa de gestión sustentando cada actividad y suba su respuesta al
foro temático en la plataforma territorium y lea los comentarios de los compañeros e
intercambien ideas.

ESTRUCTURACIÓN DEL PROYECTO DEL SISTEMA EN DESARROLLO

Presentado por: stefani johely gonzalez contreras

Título del Proyecto: empresa Cerámica Italia

1Por qué se requiere la aplicación:

1. Para disminuir costos generados por las fotocopias además de contribuir con el medio
ambiente.

2. Para tener un control, para evitar el vencimiento de términos en las respectivas respuestas a las
peticiones y/o correspondencia recibida.

3. Para hacer seguimiento y notificación al funcionario responsable de proyectar las respuestas

sobre los documentos pendientes y plazo para responder.

4. Para poder acceder a la información (Imágenes de los documentos) y tramite de la

correspondencia recibida y enviada desde cualquier parte del planeta.

1.1 Requerimientos del sistema:

1. Que permita general un consecutivo y fecha del radicado del documento.

2. Que permita cargar la imagen (pdf) del documento para poder ser consultada y descargada de
ser necesaria.

3. Creación y control de perfiles de usuarios.

3. Creación y control de dependencias

4. Creación y control de usuarios (funcionarios)

5. Creación y control de tablas de retención documental.

6. Que permita el seguimiento permanente al documento desde su radicado inicial, traslado a

dependencias y/o funcionarios responsables, radicado e imagen de la respuesta, adjuntar guía de
envió e imagen de entrega de la correspondencia.

7. Que permita relacionar la correspondencia recibida con la respuesta (correspondencia enviada)

o viceversa. (Relación o vínculo)

8. Que permita consultar la información por remitente.

El proyecto incluye los documentos que describen el funcionamiento del sistema. Estos
documentos comprenden:

•La descripción del modelo de gestión documental;

•Los procedimientos generales y específicos de gestión documental

•Las instrucciones para el uso de las herramientas informáticas.

•El control de su gestión

•Aplicación de las tablas de retención documental

•Evaluación y propuestas de actualización y/o mejoramiento

•Las responsabilidades asignadas sobre el sistema de gestión documental a las distintas unidades
de la organización.

Debemos crear una página web donde se pueda guardar y almacenar documentación y así abrir
más espacio físico en el área de gestión documental, en la página web sería mucho más rápido
buscar documentos y anexarlos a cualquier base de datos y sería mucho más fácil de encontrar .