República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular Para la

Educación
Instituto Nacional de Capacitación y Educación Socialista
Instituto Técnico y Manual Lissette Rodríguez Delegado INCES
San Felipe – Estado Yaracuy

ARCHIVO DE DOCUMENTOS

Autor(a): Carla López

C.I.: 29.961.679

Instructor (a) Profesora: Martha Herrera

Marzo, 2021
ALFABETICO

Se refiere a todo escrito que tiene relación con el nombre de una persona o
institución. Su clasificación es alfabética según los apellidos o nombre de la
empresa.
Reglas a seguir:
1. El nombre de personas físicas se archiva iniciando con el apellido paterno,
materno y nombre.    Ejemplos: Domínguez Ramos Juan,  Espíndola Reyes
Roberto,  Sotomayor Arroyo Leticia,  entre otros.
2.  En caso de que los apellidos lleven monosílabos deben tomarse como parte del
mismo nombre.    Ejemplos:    De la Rosa Reyes Jorge,  Del Moral Hernández
Julio,  De los Monteros Espinosa Jorge.
3.  Los nombres de personas morales se clasifican respetando su razón social o
nombre.    Ejemplos: Alarmas Panamericanas,  Centro Serfín,  Corsetería
Francesa,  Ópticas Devlin,  entre otros.

1. Elige el sistema alfabético que usarás. Incluso algo que parece tan claro
como archivar alfabéticamente ofrece varias opciones de las que
escoger. Es importante que elijas un sistema y lo uses constantemente.
 El archivo letra por letra considera cada letra de cada palabra en orden de
aparición, ignorando los espacios entre las palabras.
 El archivo palabra por palabra ordena a los artículos con base en la primera
letra de cada palabra en sucesión.
 El archivo unidad por unidad toma en cuenta cada palabra, abreviatura e
inicial, ordenando los artículos según ellas. Generalmente se recomienda el
sistema de unidad por unidad.

2. Agrupa los artículos. Una vez que tengas todos los artículos que tengas que
archivar, elige cómo quieres agrupar los archivos. Puedes optar por el
formato de diccionario, en el que todos los archivos se colocan en orden
alfabético independientemente del tipo de archivo o los artículos que
contenga. También puedes usar el formato de enciclopedia, en el que los
 artículos se agrupan por tipo o tema y luego cada grupo se ordena
alfabéticamente.

Si tienes muchos tipos diferentes de artículos para archivar (recetas, recibos

fiscales, cartas, etc.), puede ser útil usar el formato de enciclopedia. Agrupa los
artículos primero por tipo, luego ordena alfabéticamente los artículos dentro de
cada grupo. Mantén los grupos separados usando separadores o codificándolos
por colores.

3. Indexa tus archivos. Indexar es la forma de colocar cada sección de un

título en la unidad correcta. Para indexar artículos antes de archivarlos,
debes descomponer los elementos del nombre de cada artículo y crear un
nuevo nombre alfabetizado que puede diferir del nombre estándar. Por
ejemplo:
 Imagina que tienes los siguientes artículos que indexar y archivar: un
artículo sobre cerdos hormigueros titulado "La alimentación nocturna de los
cerdos hormigueros", una biografía de la célebre experta en cerdos
hormigueros Juana A. Pérez y un folleto promocional para una exhibición
sobre cerdos hormigueros en el Zoológico de Detroit.
 La biografía de Juana A. Pérez se indexaría como "Pérez, Juana A." ya que
los apellidos van primero al indexar. Se archivaría bajo la letra P.
 El artículo "La alimentación nocturna de los cerdos hormigueros" podría
indexarse como está si optas por la agrupación estilo diccionario. Podría
archivarse bajo la letra A (ya que los artículos no se cuentan al archivar)
usando esta agrupación.
 Como otra alternativa, podrías indexar "La alimentación nocturna de los
cerdos hormigueros" como "Cerdos hormigueros, la alimentación nocturna
de los". Esto tendría sentido si usaras una agrupación estilo enciclopedia y
no simplemente archivaras artículos relacionados con los cerdos
hormigueros. El artículo se archivaría entonces bajo la letra C.
 El folleto promocional podría indexarse como "Cerdos hormigueros,
exhibición (Zoológico de Detroit)". Esto tendría sentido si esperaras tener
 varios materiales sobre las exhibiciones de cerdos hormigueros. Por
ejemplo, podrías tener otro artículo indexado como "Cerdos hormigueros,
exhibición (Zoológico de Toledo)".
 Como otra alternativa, el folleto promocional podría indexarse como
"Zoológico de Detroit (exhibición de cerdos hormigueros)". Esto tendría
sentido si esperaras tener varios artículos relacionados con el Zoológico de
Detroit o si quisieras usar una agrupación estilo enciclopedia para archivar
artículos por ubicación geográfica.

4. Ordena los archivos alfabéticamente según su nombre indexado. La regla

general para archivar alfabéticamente es ordenar los artículos desde la A
(el primero) hasta la Z (el último). Usa información cada vez más específica
para distinguir entre los artículos separados y ordenarlos.  Por ejemplo:
 El orden de tus archivos indexados en el paso anterior podría ser
(dependiendo del sistema que uses): "Alimentación nocturna de los cerdos
hormigueros, la", "Pérez, Juana A." y "Zoológico de Detroit (exhibición de
cerdos hormigueros)" O "Cerdos hormigueros, exhibición (Zoológico de
Detroit)", "Cerdos hormigueros, la alimentación nocturna de los" y "Pérez,
Juana A.".
 Un archivo para "ualabí" vendría después de un archivo para "emú". Un
archivo para "canguro" vendría antes que ambos y un archivo para "cerdo
hormiguero" vendría antes que uno para "oso" y uno para "emú". Esto te
daría el siguiente orden de archivo: "canguro", "cerdo hormiguero", "emú",
"oso", "ualabí".
 Si luego agregaras un archivo para "oso hormiguero", este vendría después
de cualquier archivo para "oso". Ya que ambos empiezan por la palabra
"oso", debes pasar al siguiente término significativo para determinar el
orden. El nuevo orden sería: "canguro", "cerdo hormiguero", "emú", "oso",
"oso hormiguero", "ualabí".
 5. Etiqueta las carpetas de tus archivos. Para facilitar la ubicación de los
artículos, etiqueta cada carpeta de archivos con el nombre indexado
apropiado del o los artículos que contenga. Esto también facilitará la
introducción de nuevos archivos en el orden correcto.
 Coloca los artículos en la carpeta designada para ellos.
 También puede serte útil codificar tus archivos por colores para mejorar la
utilidad.
Por ejemplo, si usas una agrupación estilo enciclopedia, dale a cada grupo un
color separado y etiqueta cada artículo o archivo en cada grupo con su color
respectivo.

6. Documenta el sistema de indexado y archivo. Sé constante con tu sistema

de indexado y archivo, sea cual sea. Asegúrate de que cualquier persona
que tenga acceso a los archivos sea consciente del sistema. Por ejemplo,
puedes crear y compartir un documento que detalle las reglas de tu sistema
de archivo. Esto ayudará a que todos puedan usar el sistema de archivo de
forma eficiente.

7. Archiva los artículos nuevos adecuadamente. Coloca los archivos en el

aparador con base en los nombres indexados y el orden alfabético según el
sistema que uses. Cambia de lugar los archivos actuales según sea
necesario para colocar archivos nuevos en el lugar correcto.

Método alfabético: Este método consiste en la ordenación de los documentos en

riguroso orden alfabético, no habiendo necesidad de índice. Para ello es necesario
observar las reglas de alfabetización.
Las reglas que vamos a presentar a continuación son usadas internacionalmente y
se conocen por "Reglas del Library Bureau".
Hay dos conceptos que son fundamentales en el estudio de las reglas de
alfabetización:
Inversión. Consiste en poner en primer término apellido o apellidos, luego el
nombre o inicial, y en tercer término el nombre intermedio o inicial del mismo.
Todas las veces que se efectúa la inversión de nombre, debe indicarse esta
inversión por medio de una coma puesta a continuación del apellido o apellidos.

Unidad de archivo Un factor muy importante que debe considerarse al alfabetizar

es la unidad o unidades de archivo de que consta el nombre.
Cada palabra, cada letra aparte, cada inicial, cada abreviatura en el nombre de
una persona, sociedad, corporación o institución, salvo las excepciones que más
adelante se explican, constituyen una UNIDAD de archivo.
Son inseparables del concepto de unidad de archivo, tres principios que son
previos al estudio de las reglas de alfabetización.

NUMERICO

Los expedientes se ordenan por número progresivo.    El número del expediente

se asignará a cada persona física o moral conforme se vayan "abriendo".
Los Sistemas de Archivo pueden usarse combinados.

Por ejemplo:    Nombre y Fecha; Número Progresivo y Alfabético; Número y

Fecha.    El sistema de archivo más común o utilizado por las instituciones es el de
Número progresivo y Alfabético,  llamado también Alfa-numérico.

En caso de que los apellidos lleven monosílabos deben tomarse como parte
del mismo nombre.    Ejemplos:    De la Rosa Reyes Jorge,  Del Moral
Hernández Julio,  De los Monteros Espinosa Jorge.
Los nombres de personas morales se clasifican respetando su razón social
o nombre.    Ejemplos: Alarmas Panamericanas,  Centro Serfín,  Corsetería
Francesa,  Ópticas Devlin,  etc.

En el centro solamente, y los membretes de los expedientes en dos posiciones

hacia la izquierda o en dos posiciones a la derecha cuando un expediente
numérico se llena, los documentos se pueden subdividir y la mitad de ellos se
colocan en un nuevo expediente, que llevará el mismo encabezamiento con
innúmero auxiliar. Ej.: si el expediente 506 se subdivide, reconvierte en 506-2,
porque en él se guarda correspondencia anterior, y el nuevo se rotulará506-1, y
así se conserva el orden cronológico.

Para archivos de correspondencia y tarjetas se utiliza el  sistema numérico y es

muy utilizado por las diferentes entidades por su alto grado de confidencialidad y
fácil expansión.
Los componentes del sistema numérico se componen por cuatro partes básicas:
   * Al archivo principal
   * El archivo misceláneo alfanumérico
   * El tarjetero índice
   * El registro de números asignados
El en archivo principal solo se mantiene las carpetas individuales de los
corresponsales de los archivos
El archivo misceláneo alfabético se conservan todos los documentos de los
corresponsales pasivos hasta q se conviertan en activos, se transforman o se
dispongan de ellos.
 El Tarjetero índice se organiza en el orden alfabético por el nombre de cada
corresponsal, este tipo de tarjeta es esencial en el sistema numérico por que  los
documentos pueden ser solicitados  por el nombre de corresponsal.
El registro se trata de un numero de anotaciones  q sirve para mantener la
relación  de los números asignados y a quien se asignaron, ayuda a evitar que se
asignen a más de un corresponsal.

Los pasos  al archivar la correspondencia se utiliza un sistema numérico se dan

pasos similares al sistema alfanumérico, pero hay algunos cambios como los
vamos a ver a continuación. Inspeccionar la correspondencia se revisa para
verificar si tiene las marcar que autorizan al archivo. Acondicionar los documentos
se hace índico en el capítulo 8
Leer, codificar y marcar el documento se lee para saber bajo que nombre o asunto
que se debe archivar, se siguen las mismas guías que se discuten en el capítulo 8
para un sistema alfanumérico.
Calificación alfanumérica la correspondencia se clasifica alfanuméricamente para
facilitar la consulta de al tarjetero índice alfabético  y saber el número de
corresponsal o asunto.
Codificación numérica en primer lugar se consulta el tarjetero índice para saber el
número asignado y si el corresponsal es activo o pasivo.
Clasificación numérica después  de separar los documentos de los corresponsales
activos de los documentos de los corresponsales pasivos, se hace una
clasificación preliminar de los primeros. Archivo de documentos los documentos
de los corresponsales activos se colocan en el archivo principal, en las carpetas
individuales rotuladas con números

Para diferentes propósitos, en muchas oficinas se organizan tarjeteros en orden

numérico. Por eje algunos tarjeteros se dedican a las cuentas de los clientes
separan mercancía y a las cuentas de los clientes q separan mercancía y las de
los suplidores.
Las tarjetas de los clientes que separan mercancía sirve para llevar las
anotaciones de los pagos parciales que enfuetan. En un archivo de tarjetas de uso
frecuente se utiliza una guía para cada diez tarjetas. La información registrada en
estas tarjetas se puede mantener en una base de datos computarizada

Los sistemas numéricos son varios los utilizados para organizar los archivos de
correspondencia y los de tarjeta.
Sistema numérico corriente es el sistema numérico más conocido; en los dos
dígitos se considera en el mismo orden en q permanece de izquierda a derecha, y
se asignan en orden ascendente, ósea, de menor a mayor.
Sistema de dígitos centrales en este sistema, los números de divide en grupos.
Los expedientes se organizan, primero, de acuerdo con los dígitos del centro,
luego según los dígitos de la izquierda y finalmente se toma en consideración de
los de la derecha.
Sistema de dígitos terminales de acuerdo con este sistemas, el número se lee de
la derecha a la izquierda, cada número generalmente se utiliza y se divide en tres
grupo, cada uno de los cuales tiene dos, tres o cuatro dígitos.
Sistema  alfanumérico combina letras con números. A las letras se les asigna un
significado especial este sistema se estudia al final del capítulo.
En algunas instituciones se establecen otros sistemas, que son variaciones de los
que se acaban de presentar

GEOGRAFICO

Es la organización de los documentos o las tarjetas de los clientes, teniendo en

cuenta su localización, países, estados o territorios, zonas, direcciones, entre
otros.   Consiste en agrupar las carpetas en orden geográfico, por países,
regiones, territorios, etc., y subdividirlas por temas o nombres. Éste  es un sistema
prácticamente indispensable en una oficina de exportación o en un departamento
de ventas. La desventaja de este sistema es que las actividades no siempre se
desarrollan en territorios específicos y otro inconveniente sería que se necesita un
amplio conocimiento del emplazamiento de todos los pueblos y ciudades.

Por ejemplo: Países- Estados- Departamentos- Ciudades- Carpetas de Clientes.

Países- Ciudades- Clientes. Zonas- Departamentos- Ciudades- Clientes

Primero encontramos la GUIA ALFABETICA (cuando se organiza con guías

alfabéticas y guías de divisiones geográficas).  Esta guía puede ser la A, por ser la
primera letra del alfabeto, y abarca todos los países que empiecen por la A, con
los cuales trabaja la compañía; por ejemplo, Alemania, Argentina, etc.
·         En seguida aparece la GUIA DE PAIS,  que comprende el país que
representa y su nombre puede ser, Argentina, Argelia, Alemania, etc. (esta es la
primera que aparece cuando el archivador se organiza solo con guías de
divisiones geográficas)
·         Luego vienen las SUBGUIAS DE CIUDADES, que corresponden a las
ciudades o pueblos de cada país donde existen clientes de esa empresa.  Todos
aparecen en orden alfabético y en ese orden ira primero Buenos Aires que
Rosario, ambas ciudades de Argentina 
·         Después, detrás de la Subguías de ciudades en estricto orden alfabético,
CARPETAS INDIVIDUALES o de los clientes, que estén localizados en esas
cuidad.  Aquí es precisamente donde van los documentos de los clientes
·         Finalmente, detrás de la carpeta del ultimo cliente de cada ciudad ira una
carpeta denominada VARIOS o MISCELANEO, para colocar allí los documentos
de clientes que no tengan suficientes documentos que justifiquen la apertura de
una carpeta individual.  Se considera que cinco o más documentos, justifican la
apertura de una carpeta individual. 

Si a la empresa se le facilita la organización por zonas o regiones, podrá hacer

una demarcación del departamento o provincia en varias zonas, así:
· Zona central
· Zona norte
· Zona sur
 
Tenemos la subdivisión anterior y zonifiquémosla: 

· ZONAS como guía principal

· SUBGUIA de ciudad o pueblo
· CARPETA INDIVIDUAL
· CARPETA DE VARIOS O MISCELANEO
El índice como en el caso anterior será el nombre del departamento o provincia.

El departamento se ha dividido en zonas de acuerdo con el mapa. Cada zona

representa una guía principal y dentro de cada zona hay un orden alfabético. Las
carpetas VARIOS continúan ubicadas al final de cada ciudad.
Generalmente, las empresas de servicios, correos, bienes raíces y las que se
dedican a la distribución de productos dentro de la ciudad, utilizan este
sistema.  El sistema no solo es alfabético también es numérico.
 
Esta organizado de la siguiente manera:
·        GUIA PRINCIPAL de avenidas, calles, carreras, diagonales y transversales
·         SUBGUIA para las divisiones menores por ejemplo, las avenidas se dividen
en calles o carreras
·         Las carpetas están rotuladas con la dirección, siguiendo un orden alfabético
y numérico

Cuando se trabaja el sistema zonificado se separa en norte, el sur, el oriente y el

occidente. Los apartamentos, conjuntos cerrados, ciudadelas, entre otros; llevan
nomenclatura especial para una mejor localización; por ejemplo,
apartamento,  bloque, interior, manzana, supermanzana, entre otros.