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ORGANIZACIÓN Y MANEJO DE ARCHIVOS

 SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS:

Sistema de clasificación Directa: a) Alfabético

Sistema de clasificación Indirecta: a) Numérico


b) Geográfico
c) Temático

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 Técnica de Archivo:
Consiste en una disciplina sistematizada y metódica, basada en normas y
reglas aptas para la organización del material, impreso o manuscrito,
que se acumula en las instituciones diariamente.

 REGLAS ALFABÉTICAS DE ARCHIVO


Las reglas alfabéticas de archivo sirven para unificar la clasificación
y el ordenamiento de los documentos alfabéticamente. Dichas
reglas están adoptadas a las modalidades de la empresa o
instituciones, conservando su validez internacional.

 UNIDAD DE ARCHIVO
Cada palabra, cada letra, cada inicial, cada abreviatura en el
nombre de un individuo, sociedad, corporación o institución,
salvo excepciones, constituyen una UNIDAD de archivo.

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 PROCESO DE INVERSIÓN

INVERSIÓN:
Consiste en poner en primer término el o los apellidos, luego el nombre de
pila y por último, el intermedio. Dicha inversión se indica por medio del signo
de la coma separando el/los apellido/s de los nombre/s.

Ejemplo:
1- el apellido o los apellidos : Cáceres
2- La coma : ,
3- El nombre de pila o primer nombre : José
4- El nombre intermedio Miguel
Cáceres, José Miguel

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 PRINCIPIOS FUNDAMENTALES:

Son inseparables del concepto de unidad de archivo; tres principios previos al


estudio de las reglas alfabéticas son:

A-) Cuando la primera unidad de cada nombre de persona, sociedad o institución


es distinta, ésta decide el orden alfabético.
Ejemplos:

Nombres y apellidos Inversión Se clasifican


Amado Cáceres Amarilla, Luís
César Zavala Cáceres, Amado
Luís Amarilla Zavala, César

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B-) Cuando la primera, segunda, tercera y cuarta unidad de cada nombre de


persona, sociedad o institución idéntica, la próxima, al ser distinta, decide el orden
alfabético.

Ejemplos:

Nombres y apellidos Inversión Se clasifican Cáceres,


César Cáceres César Cáceres, César
César Antonio Cáceres Antonio Cáceres, César
César Darío Cáceres Darío

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C-) Una unidad más corta precede a una más larga si su raíz es idéntica
Ejemplos:

Nombres y, apellidos Inversión Se archiva


Emilio Rey Ré, Cayetano
Cayetano Ré Rey, Emilio
Carlos Reyes Reyes, Carlos

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