1º FP Básica Archivo y CC Tema 2: Gestión Archivos

TEMA 2: CÓMO GESTIONAR UN ARCHIVO​ .

2.1.- INTRODUCCIÓN​.
Para que los datos que contienen los documentos sean útiles para las empresas, es necesario
que se organicen de alguna manera. El OBJETIVO principal de un archivo es Organizar los
documentos y no perder tiempo en localizarlos, aprovechando para hacer las tareas lo más rápido
posible.
La organización de un archivo tiene 2 etapas:
1º.- CLASIFICAR los documentos separándolos por grupos,
Por ejemplo, si tenemos un montón de cartas, las abrimos y vamos a separar los distintos
documentos por grupos, facturas por un lado, catálogos de productos por otros, pedidos por otro
lado, etc.

2º.- ORDENAR, cada grupo de documentos siguiendo un

criterio,
Por ejemplo, del grupo de Facturas, vamos a ordenarlas
por orden alfabético, primero las que empiezan por a, luego por
b, …

2.2.- PASOS A SEGUIR PARA ARCHIVAR UN DOCUMENTO​.

Según el tipo de documentos que tengamos, los pasos serán distintos, aunque siempre se
seguirá más o menos el mismo proceso:
a.- Saber de qué tipo de documento se trata, (si es factura, si es publicidad, si son gastos o
ingresos)

b.- Decidir si es necesario archivarlo o destruirlo porque no tiene importancia para la empresa.

c.- Aplicar las normas y criterios establecidos para trabajar con el archivo de documentos.

d.- Comprobar si es necesario hacer fotocopias o pasarlo al ordenador.

e.- Elegir el armario, cajón, carpeta o archivador donde vamos a guardar el documento. Si hay varias
copias, se guardará el original en un sitio y las copias en otro.

f.- Dejar el documento en el sitio que le corresponda.

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VÍDEOS DE CÓMO SE ORGANIZA UN ARCHIVO.

https://www.youtube.com/watch?v=k2RanGzTtWU

https://www.youtube.com/watch?v=vKRKkg7h4Ks

Repaso tipos de archivos: ​https://www.youtube.com/watch?v=E5AlIkKYPEU

Repaso completo, temas 1 y 2 ​https://www.youtube.com/watch?v=GzSgXpNgnis

2.3.- SISTEMAS PARA ORDENAR Y CODIFICAR DOCUMENTOS​.

Ya hemos visto que Clasificar consiste en separar una pila de documentos en distintos grupos
según lo que se tenga. Después, dentro de cada grupo, habrá que ordenarlos siguiendo algún método
para poner primero unos y luego otros, y por último, nos falta CODIFICARLOS.
CODIFICAR es poner números, letras o las 2 cosas para que a la hora de encontrarlos en el
archivo, lo hagamos fácilmente.

POR EJEMPLO: para archivar los exámenes de Matemáticas de los alumnos del Instituto:
1º.- Se clasificarán los exámenes según el curso, 1º ESO, 2º ESO, 3º, 4º Y 1º BACH. 2º BACH.
2º.- Los exámenes de cada grupo, se ordenarán por fechas; septiembre, octubre, noviembre,
diciembre, …
3º.- Se pone un código a cada grupo de exámenes, 1º ESO, 1ª Evaluación, Septiembre,

CRITERIO 1: ALFABÉTICO.
Los documentos se organizan siguiendo el orden alfabético de alguna de sus características​,
(por ejemplo: Nombre de la persona, nombre del producto, título del libro, etc​.

VENTAJAS INCONVENIENTES

Sencillo, todo el mundo lo conoce y fácil de Hay que decidir cuál es la palabra más
entender y utilizar importante y por la que se tiene que
ordenar. Palabra Ordenatriz

Permite ir ampliando los grupos según lo Si se saca un documento, hay que dejar un
necesiten sin cambiar el sistema papel o señal para que se sepa que falta-

Se puede utilizar para todos los documentos

vídeo: JUEGO PARA ORDENAR LETRAS DE PALABRAS:

http://www.mundoprimaria.com/juegos-lenguaje/juego-de-orden-alfabetico/

¿CÓMO SE UTILIZA?
Si se escoge como Palabra Clave el NOMBRE COMPLETO de las PERSONAS:
# La palabra que se toma como referencia es el PRIMER APELLIDO. Para ordenarlo, se escribe
primero el primer apellido, después el segundo y por último el nombre:
Ejemplo: , José Martín Sánchez,Ana González Caro, Carlos Montero Gómez
​ González Caro, Ana /
Quedaría: Martín Sánchez, José / Montero Gómez, Carlos

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# Si el primer apellido de 2 personas coincide, se Ordena por el segundo apellido y si éste coincide
también, se ordenarían por el nombre.
En caso de que coincidiesen también en el nombre, se tomarían como referencia su fecha de
nacimiento, la dirección de la persona, su DNI, etc.
EJEMPLO: José Martín Sánchez, Ana González, Caro, Luís Martín Rubio, Susana Martín Sánchez,
​ Quedaría: González Caro, Ana, Martín Rubio, Luís - Martín Sánchez, José y Martín Sánchez Susana.

# Cuando el apellido es compuesto, es decir, están unidos dos apellidos por un guión, se considera
como si fuese uno solo.
EJEMPLO: Mª Elena Valle-Verde Mesa, Eva Hidalgo-Ruíz Pérez, Pedro Valle Gutiérrez.
Quedaría: Hidalgo-Ruíz Pérez, Eva
Valle Gutiérrez, Pedro
Valle-Verde Mesa, Mª Elena

# Los apellidos que tienen artículos o preposiciones como De… La… etc, hay que clasificarlos SIN
tener en cuenta a esos ARTÍCULOS. Si además son el primer apellido, a la hora de ordenarlos, esos
artículos se escriben detrás del nombre.
EJEMPLO: Fermín de la Hoz Camacho, Carlos Gómez del Campo, Diego del Valle Sánchez
QUEDARÍA: Gómez del Campo, Carlos,
Hoz Camacho, Fermín de la
Valle Sánchez, Diego del

# Los nombres de personas extranjeras, donde no sabemos cuál es su nombre y su apellido, se

ordenan según se escriben. Pero si sabemos cuál es su nombre y su apellido, seguimos las mismas
reglas que en los nombres españoles.
EJEMPLO: Alan Turing, Justin Bieber, Louis Chang, Pierre Francaise, Sue Ling Ming.
Quedaría: Bieber, Justin
Chang, Louis
Turing, Alan
Sue Ling Ming.
VÍDEO RESÚMEN: ​https://www.youtube.com/watch?v=r4uXHndQ8_g

¿QUÉ OCURRE SI LA PALABRA IMPORTANTE ES EL NOMBRE DE LA EMPRESA?

@ nO SE TENDRÁN EN CUENTA LAS PALABRAS QUE DIGAN QUÉ TIPO DE EMPRESA ES,
ejemplos: Bar, café, Peluquería, Restaurante, Hotel, Sociedad, Compañía, Zapatería …

Librería Carpetitas Apolo, Bar

Academia Milenium Carpetitas, Librería
Bar Apolo Milenium, Academia

@ No se tendrán en cuenta los artículos ni preposiciones cuando forman parte del nombre de la
empresa.

Bar El Tubo Jardín, Restaurante Al

Restaurante Al Jardín Rana Verde, Librería La
Librería, La Rana Verde Tubo, Bar El

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@ Las empresas que son conocidas por sus siglas en vez de por su nombre completo, se ordenan por
el nombre de sus siglas.

Red Nacional de Ferrocarriles Españoles AENA

(RENFE) BOE
Boletín Oficial del Estado (BOE) RENFE
Aeropuertos Españoles y Navegación Aérea
(AENA)

@ Cuando queremos clasificar nombres de organismos oficiales, se considera como palabra clave, el
nombre completo de la institución.

Ministerio de Educación Ayuntamiento de Villanueva

Junta de Extremadura Junta de Extremadura
Ayuntamiento de Villanueva Ministerio de Educación

vídeo resúmen: ​https://www.youtube.com/watch?v=DHE7oYMNwak

CRITERIO 2; CLASIFICACIÓN NUMÉRICA.

En este sistema para ordenar, se le dan números consecutivos a los documentos que se
archivan, estos números pueden darse según su orden de llegada o de salida a la empresa.
La ordenación numérica, requiere utilizar índices o fechas auxiliares que relacionen los
números con grupos en los que se ordenan. Suele utilizarse para Facturas, Cheques, Cartas.

VENTAJAS INCONVENIENTES

Sencillo y rápido, al ser números seguidos
Podemos ampliar los grupos lo que queramos ya
que los números no tienen fin.
Es fácil ver cuándo hay un error al saltarse
números
Si no se conoce el número que tenemos que
poner, no es fácil localizarlos.
Al ser números seguidos, si se nos olvida algún
documento, tendremos que añadir nuevos
grupos.

¿CÓMO SE HACE?
Tenemos 2 opciones:
ORDEN ASCENDENTE, es decir, números de menor a mayor número, 1, 2, 3, 4, ...100, ...
ORDEN DESCENDENTE, es decir del número mayor al menor. 100, 99, 98, 97, … 50 … 1

Expedientes nº Orden Ascendente

1146, 325, 4, 12, 589 4, 12, 325, 589, 1146

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CLASIFICACIÓN ALFANUMÉRICA.
Este sistema mezcla las letras con los números en cada documento que se desean ordenar.
Las letras y números que se utilizan, dependen del cómo se componga el código, y si van
primero las letras o luego los números.
Es el sistema utilizado en las BIBLIOTECAS, donde se ponen números y letras a cada libro,
en función de los grupos que estén hechos. También se utilizan para las Matrículas de los coches,
Las matrículas de los alumnos en el IES, ...

VENTAJAS INCONVENIENTES

Los documentos se localizan rápidamente Es difícil clasificar un documento si pertenece

Pueden intercambiarse nuevos grupos entre los a varios grupos.
existentes Es complicado para las personas nuevas
aprenderse si van primero las letras y los
números

CLASIFICACIÓN POR TEMAS​ .

En este tipo de ordenación, los documentos se clasifican según el tema de que traten o lo que
contenga cada documento, y una vez separados por temas, se elige otro criterio, alfabético,
numérico, etc…
Suele utilizarse en los catálogos de los productos de las empresas, donde aparece primero se
clasifican por productos y luego por un código especial,
POR EJEMPLO: En una Librería - papelería tenemos muchos productos, para hacer un listado
de los precios de todos los productos tendremos que clasificarlos,
LÁPICES ROTULADORES BOLÍGRAFOS
LNegro 2HD Colores12 Azul 0,5
LNegro 2,3 D Colores 24 Negro 0,5
LNegro 3HD Colores 36 Rojo 0,5

VENTAJAS INCONVENIENTES

Los documentos se localizan rápido Si un documento se refiere a varios asuntos, es

Permite ampliar los grupos fácilmente difícil clasificarlo

CLASIFICACIÓN GEOGRÁFICA​ .

Ocurre cuando los documentos se ordenan en función del lugar de donde proceden. Pueden
estar ordenados por países, comunidades autónomas, pueblos, provincias, etc. Además dentro de
cada uno, se ordenarán de manera alfabética.
Se utiliza en empresas que trabajan por todo el país o que tienen proveedores de muy
diversos sitios.

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VENTAJAS INCONVENIENTES

Fácil de utilizar Se necesitan tener conocimientos de dónde

Se pueden incluir sub-divisiones está cada una de las zonas
Puede utilizarse con otros métodos de Si se saca un documento del archivo, se debe
ordenación dejar un papel como señal para indicar que
falta.

EJEMPLOS: Ordena las siguientes ciudades con sus clientes por orden alfabéticos.

Madrid - Cliente 1 Cuenca - Cliente 5

León - Cliente2 León - Cliente 2
Zaragoza - Cliente 3 Madrid - Cliente 1
Oviedo - Cliente 4 Oviedo - Cliente 4
Cuenca - Cliente 5 Zaragoza - Cliente 3

CLASIFICACIÓN CRONOLÓGICA​ .

Utiliza como criterio para ordenar la fecha en la que los documentos se reciben o se envían
en la empresa.
Pueden darse 2 sistemas:
a.- De más antiguo a más reciente, es decir, colocando primero los documentos que se recibieron
antes, y poner en último lugar los que se reciben en ese momento,
EJEMPLO: De todas las alumnas de la clase, sentar por orden de más mayor a más jóven

b.- De más reciente a más antiguo, al revés que el anterior, es decir, colocar en primer lugar los
documentos más recientes y en último lugar los más antiguos.
EJEMPLO: Colocar a las alumnas según su fecha de nacimiento, de más pequeñas a más mayores.

VENTAJAS INCONVENIENTES

ES sencillo y rápido Si no se conoce la fecha de un documento, es

Permite ampliar los grupos fácilmente muy difícil clasificarlo
Si se quita un documento, siempre habrá que
dejar un papel o nota con una señal.

Suele utilizarse para clasificar los exámenes del curso, primero los más antiguos y los últimos son
los más actuales, también para archivar las nóminas del personal.