INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO

“JULIO CÉSAR TELLO”

Módulo Profesional: Recepción y manejo de información.

Unidad Didáctica : ARCHIVO

Semestre : II

Tema : SISTEMA DE ARCHIVO POR

ASUNTOS: Estilo Enciclopédico
Octubre 2021
Docente : Lic. Olga Victoria Choque Martinez
ORANDO
 INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO
“JULIO CÉSAR TELLO”

Este es un espacio de aprendizaje el

respeto mutuo es importante .

Somos puntuales con los horarios

establecidos.

Mantenemos los micrófonos y cámaras

apagadas mientras no participamos.

Levantamos la mano para participar y sin

gritar.

Respetamos la opinión de los demás a pesar

NORMAS de no estar de acuerdo.
DE
Si se ingresa tarde, escribir por el chat del
CONVIVENCIA meet para justificar su tardanza.
La participación debe ser equitativa y no
interrumpir a la docente y a las compañeros (as).
INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO
“JULIO CÉSAR TELLO”

Objetivo :

Elaborar su archivo alfabético por asuntos.

El sistema de ordenamiento por
asunto es la ordenación de
documentos o correspondencia,
que se hace teniendo en cuenta la
materia o asunto del que tratan
los mismo.
Estos archivos se organiza en esta forma, cuando los
asuntos están agrupados por relaciones lógicas al mismo
tiempo que en orden alfabético.

Tiene títulos importantes o principales ordenados

alfabéticamente, los cuales a su vez, tienen divisiones y
subdivisiones.

Al igual que en estilo diccionario, debe llevarse una carpeta

de varios o misceláneo. Es útil porque reúne lo que hay
sobre un mismo asunto.
Es costoso porque requiere de
personal especializado y una mayor
cantidad de tiempo para la
preparación del material.
El sitio donde va la pestaña de la guía determina la posición de
la misma y recibe el nombre de guía en primera posición,
segunda posición, tercera posición, según la posición que
tengan.
En la clasificación por asuntos se usan:
GUÍAS AUXILIARES: Letras del alfabeto en primera posición.
GUÍAS PRINCIPLAES: Nombres de grupos, en segunda posición.
SUBGUÍAS: para separar subgrupos dentro de cada grupo, en
tercera posición.
La guías principales
contienen el nombre del
grupo. Detrás de las guías
están colocadas las carpetas
con los nombres de los
documentos que
corresponden al grupo.

Es necesario escoger
nombres simples,
significativos y técnicos para
cada asunto. Por ejemplo:

“HERRAMIENTAS” en vez de
implementos de trabajo
“DROGAS” en vez de
Medicamentos
EJEMPLO 2:
Primera Segunda Tercera Marbetes de
Posición Posición Posición las carpetas
GUÍA GUÍA SUBGUÍA CARPETAS
A AVES Patos
Pollos
VARIOS
C CARNES Jamón
Salchichas
Tocino
VARIOS
EJEMPLOS 1:

Dentro del título o división principal de

REPUESTOS, se encuentran los subtítulos :
 Aeroplanos

 Automóviles

 Bicicletas

 Motores industriales

 Motores marinos
 EJEMPLO 3:
Cuando se trate de materias Tiene que existir lógica en el
muy extensas y demasiado análisis, y no entrar en
genéricas, será siempre detalles de escasa utilidad.
conveniente analizar cuál de Veamos una clasificación
los dos tipos de archivo vistos equivocada de éste género:
anteriormente se adaptada a
las necesidades de la MESAS
empresa. Veamos Caoba
Metálicas
MESAS: De Oficina
Madera
Metálica
Mixtas
Plásticas
Está equivocada, ya que para cada subdivisión se ha recurrido a
un distingo punto de vista; color, calidad y uso. Por otra parte,
una mesa de oficina puede ser tanto metálica como de madera
o mixta, y en consecuencia no se sabría donde encontrar dicho
asunto en una clasificación por materias.

Una distribución EXACTA para el asunto MESAS podría ser la

siguiente:

MESAS:

OFICINA COMEDOR DIBUJO

Acrílico Madera Madera
Madera Mimbre Metálica
Metálica Plástico Mixta
En este sistema Alfabético por Asuntos, las
guías principales las constituyen los nombres
de los grupos:
ASIENTOS, MESAS, etc.

Las subguías, el nombre de los subgrupos:

COMEDOR, DIBUJO, OFICINA

Dentro de cada subgrupo, las carpetas:

Acrílico, Madera, Metálica
 Observen la
posición de las
guías alfabéticas,
de las guías
principales y de
las carpetas,
dentro de cada
grupo,
organizadas en
orden alfabético.
En el índice se
puede indicar el
primero y el
último grupo.
PROCESO PARA
ARCHIVAR POR
ASUNTO
❖ INSPECCIONAR
Cerciórese de que los
documentos tengan las
iniciales que autorizan
su archivo.
❖ CLASIFICAR
Lea, estudie y analice
cada documento y
determine el asunto
bajo el cual lo va a
archivar.
❖ MARCAR
Si el asunto aparece escrito en la
carta en forma idéntica al rótulo
de la carpeta donde ha de
archivarse, subraye con lápiz de
color. Si el asunto no aparece en
la carta, es necesario escribirlo
en la parte superior de la misma.
❖ DISTRIBUIR
Marcada las cartas y preparadas
las referencias, si las hay,
clasifique el primero de acuerdo
con los asuntos principales y
luego por las divisiones de los
mismos
❖ ARCHIVAR
Después del paso anterior,
proceda a colocar los
documentos en las
carpetas.