El proceso de auditoría

Esquema

Ideas clave

¿Cómo estudiar este tema?

Objetivos y conocimientos que adquirir
Introducción

+ Información

Webgrafía
Bibliografía

Actividad

Test
5
TEMA
 El proceso de auditoría

REUNIÓN DE
Esquema

ETAPAS APERTURA COMUNICACIÓN EJECUCIÓN CIERRE

TEMA 5 – Esquema
Proceso: Establecer el Asignación de las Recopilar y Preparar el reporte de
alcance y los responsabilidades verificar auditoría.
objetivos de la y roles de los información.
Gestión del tiempo auditoría. participantes en la
auditoría. Distribución del
Generar hallazgos. reporte de auditoría.
Preguntas

Registro de no Finalización.
Fuentes de conformidades.
información
Seguimiento de la
Tratamiento de auditoría.
Muestreo hallazgos.

Entrevistas Preparación de
conclusiones de la
auditoría.
Planificación y Ejecución de Auditorías de los Sistemas de Gestión

© Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)

 Planificación y Ejecución de Auditorías de los Sistemas de Gestión

Ideas clave

5.1. ¿Cómo estudiar este tema?

Para estudiar este tema lee el capítulo 5: El proceso de auditoría del manual de
la asignatura.

5.2. Objetivos y conocimientos que adquirir

Objetivos

» Adquirir las competencias relacionadas con la identificación de las etapas que

componen la ejecución de la auditoría, así como el conocimiento de los modos y
pautas de actuación, de cara a su realización.

Conocimientos

» Etapas del proceso de auditoría.

» Reunión de apertura.
» Comunicación durante la auditoría.
» Ejecución de la auditoría.
» Reunión de cierre.

5.3. Introducción

Las auditorías son un elemento esencial del sistema de gestión, ya que realizar un
estudio detallado de sus procesos, pudiendo detectar errores o posibilidades de mejora
de los mismos.

El proceso de auditoría consiste en una búsqueda de evidencias objetivas de que el

funcionamiento del sistema de gestión se ajusta tanto a la norma de referencia como a
los procedimientos definidos para proceder a actuar.

TEMA 5 – Ideas clave © Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)

 Planificación y Ejecución de Auditorías de los Sistemas de Gestión

En este tema se verá la importancia de las reuniones de apertura como elemento que
introduce a la organización en el proceso que se va a desarrollar. Es especialmente
importante, durante esta reunión, recordar los objetivos y el alcance del proceso de
auditoría, de manera que se eviten posteriores confusiones. También hay que explicar
durante el desarrollo de la misma, los diferentes tiempos a invertir, y el compromiso
por parte de la dirección de proporcionar toda la información documentada solicitada.

Se hablará también de cómo se desarrolla la comunicación en la auditoría, la ejecución

de la misma conforme a la interpretación de los hallazgos vistos. El cierre de la
auditoría conlleva el informe final con los hallazgos, las no conformidades y
observaciones detectadas y la conclusión del auditor, que normalmente y dependiendo
de la importancia de las no conformidades llevará una planificación para su
subsanación.

TEMA 5 – Ideas clave © Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)

 Planificación y Ejecución de Auditorías de los Sistemas de Gestión

+ Información

Webgrafía

UNE, Asociación Española de Normalización

La Asociación Española de Normalización es una entidad privada, multisectorial y sin

fines lucrativos, designada por el Ministerio de Economía, Industria y Competitividad
de España como organismo nacional de normalización.

Accede a la página web a través del aula virtual o desde la siguiente dirección:
http://www.une.org

Bibliografía

Asociación Española de Normalización (2018). Directrices para la auditoría de

sistemas de gestión. UNE-EN ISO 19011 (ISO 19011:2018). Madrid: UNE.

Asociación Española de Normalización. (2015). Sistemas de Gestión de la calidad.

Fundamentos y Vocabulario. UNE-EN ISO 9000 (ISO 9000:2015). Madrid: UNE.

Asociación Española de Normalización. (2015). Sistemas de Gestión de la calidad.

Requisitos. UNE-EN ISO 9001 (ISO 9001:2015). Madrid: UNE.

Asociación Española de Normalización. (2015). Sistemas de Gestión de Ambiental.

Requisitos con orientación para su uso. UNE-EN ISO 14001 (ISO 14001:2015).
Madrid: UNE.

TEMA 5 – + Información © Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)

 Planificación y Ejecución de Auditorías de los Sistemas de Gestión

Asociación Española de Normalización. (2018). Sistemas de Gestión de la seguridad y

salud en el trabajo. Requisitos y Orientación para su uso. ISO 45001 (ISO
45001:2018). Madrid: UNE.

Gatell, C. y Pardo, J. M. (2011). Factores que contribuyen al éxito de una auditoría

integrada. Madrid: AENOR.

International Organization for Standardization (2018). ISO 19011:2018. Guidelines for

auditing management systems. Geneva: ISO.

International Organization for Standardization (2018). ISO 45001:2018. Occupational

health and safety management systems. Requirements with guidance for use. Geneva:
ISO.

International Organization for Standardization (2015). Quality management systems.

Fundamentals and vocabulary. ISO 9000:2015. Geneva: ISO.

International Organization for Standardization (2015). ISO 14001:2015.

Environmental management systems -Requirements with guidance for use. Geneva:
ISO.

Sevilla, J. (2012). Auditorías integradas de sistemas de gestión. Madrid: Fundación

Confemetal.

TEMA 5 – + Información © Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)

 Planificación y Ejecución de Auditorías de los Sistemas de Gestión

Actividades

Actividad: Flormosa Ambientes Vegetales S.A.

La empresa Flormosa Ambientes Vegetales S.A. fundada en 1981 por D. Ricardo

González se dedica al paisajismo, así como al diseño y construcción de espacios
vegetales.

En los últimos años ha realizado un proceso de integración vertical mediante el cual

han adquirido una empresa dedicada al cultivo y reproducción de especies vegetales
con utilidad estética. Esto ha supuesto un considerable incremento de la estructura
dedicada a la gestión y el control de la compañía. Sin embargo, y a pesar de
incrementar sustancialmente los recursos dedicados a la gestión, han aparecido
bastantes problemas tanto dentro de los departamentos concretos como en las
relaciones interdepartamentales.

Don Ricardo, ya cerca de los setenta años, se encuentra profundamente preocupado por
el rumbo que está tomando su compañía y ha decidido hacer algo al respecto. Tras una
larga reflexión, ha llegado a la conclusión de que implementar un sistema de gestión de
calidad según ISO 9001:2015 no solamente ayudará a resolver los problemas
existentes, sino que, de forma adicional, supondrá una oportunidad de garantizar la
supervivencia de su empresa a partir de las ventajas competitivas que dicho proceso
supuestamente generará a la compañía.

El primer paso que D. Ricardo decide tomar es la contratación de un especialista en

implantación y desarrollo de sistemas de gestión de calidad según ISO 9001:2015. Tras
un periodo de doce meses en el cual se realiza un intenso trabajo, el equipo le comunica
a D. Ricardo que el S.G.C ya se encuentra implantado y que sería conveniente
certificarlo. Ante dicha circunstancia, se procede a contactar con AENOR para solicitar
una auditoría de certificación.

Datos adicionales:
Flormosa Ambientes Vegetales S.A. cuenta con una plantilla media, a lo largo de 2018,
de 62 trabajadores. Su facturación media durante los últimos tres ejercicios asciende a
7 000 000 € y en el último ha facturado 7 625 000 €.

TEMA 5 – Actividades © Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)

 Planificación y Ejecución de Auditorías de los Sistemas de Gestión

Consta de siete departamentos diferenciados e independientes, cada uno de los cuales

está dirigido por un director de departamento. Dichos departamentos son:

1. Administración y contabilidad (horario 9 a 14 h y de 15 a 18 h de lunes a viernes).

2. Comercial (horario 9 a 14 y de 15 a 18 h de lunes a viernes).
3. Calidad y Medio Ambiente (horario 9 a 14 h y de 15 a 18 h de lunes a viernes).
4. Ingeniería y Diseño (horario 9 a 14 h y de 15 a 18 h de lunes a viernes).
5. Logística y almacén (horario 6 a 22 h de lunes a viernes. Responsables en jornada
partida de 8 a 14 h y de 15 a 17 h).
6. Obras e instalaciones (horario 6 a 20 h de lunes a viernes. Responsables de 6 a 14 h).
7. Producción vegetal y vivero (horario 6 a 20 h de lunes a viernes. Responsables de 8 a
14 h y de 15 a 17 h).

Sabemos que Don Ricardo, en su condición de Director General, solo nos puede
atender en horario de mañana de 8 a 14 h de lunes a jueves.

Existen tres centros de trabajo:

1. Oficinas centrales (Logroño, La Rioja). Dpto. de Administración y contabilidad,

Comercial, Calidad y Medio Ambiente e Ingeniería y diseño. Dispone de una sala de
juntas (LSJ), una sala de reuniones (LSR1) y dos despachos de usos múltiples (LUM1 y
LUM2).

2. Nave principal (Navarrete, La Rioja). Dpto. de Logística y Almacén y Dpto. de Obras

e Instalaciones. Dispone de una sala de reuniones (NSR1) y un despacho pequeño, pero
que podría ser habilitado para usos múltiples (ND1).

3. Finca y vivero (Calahorra, La Rioja). No dispone de sala de reuniones, pero tiene

disponible el despacho del Director de Finca y Vivero (CDD) y un comedor (CC1).

TEMA 5 – Actividades © Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)

 Planificación y Ejecución de Auditorías de los Sistemas de Gestión

Figura 1. Fuente: http://www.amigosdelarioja.com/tierra_riojana/a_index_tierra_riojana.htm

Se decide que la auditoría se realizará del 9 al 13 de diciembre de 2019. A lo largo del

desarrollo de la auditoría, los auditores se encuentran con los siguientes hallazgos:
durante la entrevista realizada al Responsable del Departamento de Calidad, el auditor
solicita al responsable de dicho departamento el procedimiento de auditoría interna. El
responsable del SGC le indica que hasta el momento no se ha realizado ninguna.
Asimismo, le indica que periódicamente se realizarán auditorías internas. Sin embargo,
no existe ningún procedimiento para su realización, dado que no lo consideran
necesario.

Pregunta del profesor

» Determina la estructura del equipo auditor (número de auditores y características de

cada auditor que participe en la auditoría). ¿Será necesaria la participación de algún
experto? Justifica la respuesta.
» Define el Plan de auditoría.
» Desarrolla la reunión de apertura, incluyendo los diálogos principales desarrollados
durante la misma.

TEMA 5 – Actividades © Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)

 Planificación y Ejecución de Auditorías de los Sistemas de Gestión

» Tras una entrevista entre el personal de calidad y el equipo auditor, redacta la nota
de hallazgo derivada de la situación de auditoría presentada. Debe incluir la
evidencia objetiva, la deficiencia y el punto de la norma incumplido.

Objetivos

» A lo largo de este ejercicio el alumno será consciente de las diferentes actividades

anteriores a la auditoría, así como el tratamiento de hallazgos.

» Practicará el desarrollo de cada uno de estos apartados y asumirá los diferentes

papeles de los intervinientes en cada uno de ellos.

Criterios de evaluación

» Criterios de contenido (90 %):

o Determinar la estructura y características del equipo auditor (20 %).
o Definir el plan de auditoría (30 %).
o Desarrollar la reunión de apertura, incluyendo los diálogos desarrollados durante
la misma (20 %).
o Redacción de la nota de hallazgo derivada de la entrevista con el personal del
Departamento de calidad (20 %).
» Criterios formales y de estilo (10 %):
o Ajuste de la extensión máxima y respeto al tamaño de la letra, la fuente y los
márgenes del documento (5 %).
o Estilo de redacción y ortografía correcta (5 %).

Extensión máxima: 4 páginas, fuente Georgia 11 e interlineado 1,5 (incluida la

bibliografía). Márgenes superior, inferior, izquierdo y derecho a 2,5 cm.

Nota importante: se considerará directamente suspensa la actividad en caso de que se

incluya en su desarrollo de bibliografía legislación derogada o normas de referencia
anuladas.

TEMA 5 – Actividades © Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)

 Planificación y Ejecución de Auditorías de los Sistemas de Gestión

Test

1. En el ciclo de Deming la auditoría la colocaríamos en la fase de:

A. Planificación.
B. Hacer y desarrollar.
C. Verificación.

2. Para realizar el proceso de auditoría tenemos que seguir los pasos especificados en la
Norma:
A. ISO 19001:2003.
B. ISO 19011: 2018.
C. ISO 9001:2015.

3. En el proceso de auditoría:
A. Solo puede participar la alta dirección.
B. No es necesaria la comunicación entre los miembros del equipo auditor y los
de la organización.
C. Pueden intervenir responsables del sistema de gestión de la organización
auditada.

4. Para que la auditoría que se realice de manera remota sea viable podrá depender
preferentemente:
A. De la distancia geográfica entre el auditor y la organización auditada.
B. Del grado de confianza entre el auditor y la organización sometida a la misma.
C. Del alcance del sistema.

5. En el proceso de auditoría, el que marca las pautas de la misma es:

A. El auditado.
B. El auditor.
C. Las partes externas.

6. En una auditoría horizontal se verifica:

A. La capacidad del personal.
B. Los registros generados.
C. Las inspecciones y los ensayos.

TEMA 5 – Test © Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)

 Planificación y Ejecución de Auditorías de los Sistemas de Gestión

7. En la planificación de la auditoría solo son válidos:

A. Solo los formatos en papel.
B. Solo los formatos electrónicos.
C. Cualquier tipo de formato.

8. Cuando una auditoría se realiza in situ:

A. La organización tiene que paralizar su operación rutinaria.
B. Se pueden tomar fotos y vídeos sin ningún permiso especial.
C. Se ha de programar y comunicar su realización para no interrumpir en las
labores cotidianas.

9. Las entrevistas del auditor al personal del auditado:

A. Deben realizarse de forma imprevista.
B. Solo deben ser entrevistados el personal con dedicación exclusiva al sistema de
gestión auditado.
C. Deberían realizarse en el horario laboral intentando no interrumpir la
producción.

10. El objetivo del muestreo en una auditoría es:

A. Intentar valorar al auditado sin previo aviso.
B. Determinar la mejor técnica del mismo.
C. Proveer de información para que el auditor tenga confianza en que los
objetivos de la auditoría son alcanzables.

TEMA 5 – Test © Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)