TINTAS DRYDEN

Jane Waterman estaba revisando su primer año de trabajo como agente de compras para
Tintas Dryden. Habían numerosos temas que le preocupaban, sin que el menor fuera el
excesivo tiempo extra que había dedicado durante los últimos seis meses. Tintas Dryden era
un productor de tintas para imprenta y de barnices. La compañía se había iniciado como un
pequeño negocio familiar hacía más de 80 años. Su mayor crecimiento había tenido lugar en
las dos décadas anteriores. Dryden gozaba de una buena reputación por la calidad en el
comercio. No obstante, la competencia se había hecho más fuerte, a modo que los precios
estaban bajo una considerable presión. Las utilidades de Dryden en los años pasados habían
sido mínimas.

Jane había sido contratada por el gerente de compras de Dryden, para ayudarlo tanto en las
compras como en el trabajo de oficina. Sin embargo, después de seis meses el gerente de
compras renunció para desempeñar un empleo con mejor salario en otra compañía. Jane fue
promovida a agente de compras, informando al gerente de fabricación quien tenía a cargo la
producción y el control de inventarios, y quien no tenía interés personal ni estaba
familiarizado con la función de procura. Este arreglo duró unos cuatro meses. Entonces,
debido a un ajuste organizacional se pidió a Jane que informara al gerente de planta.

A Jane le pareció que la compañía estaba utilizando viejos métodos con personal antiguo (el
tiempo promedio de empleo del personal llegaba a los 20 años). Era posible que estos
métodos hubieran sido apropiados cuando la compañía era menor y la industria menos
competitiva. Por ejemplo nunca se habían cambiado las cantidades y plazos de órdenes en el
sistema de control de inventario computarizados de la compañía, el cual tenía 8 años de
instalado. El pigmento, un artículo de elevado valor y mucho uso, estaba dentro del inventario
de materia prima en cantidades muy grandes. Los registros de inventarios nunca eran exactos
y era normal que los empleados de producción presionaran a la oficina de Jane, explicando la
necesidad de una compra precipitada, debido a que no encontraban los materiales que se
suponía tenían en inventario. Los departamentos de ventas y de producción no trabajaban con
un programa de pronósticos y órdenes, y por ello Jane casi nunca tenía tiempo suficiente para
hacer las compras. La mayor parte de las órdenes eran hechas de prisa y Jane podía sentir la
frustración de los vendedores cuando ella les pedía “otro favor”.

Jane misma, hacía todas la compras y además el trabajo de oficina, como abrir las cartas,
llevar el archivo, mecanografiar, y distribuir las órdenes de compra y revisar las facturas. Para
lograr tener todo hecho ella trabjaba a diario de las 7 am hasta las 8 pm y con frecuencia lo
hacía también los sábados. Sentía que estaba “justamente apagando incendios” y no realmente
realizando algo constructivo en el sentido de la compras. No se consideraba una quejumbrosa
y deseaba contribuir a la compañía de un modo más sustancial. Sin embargo no estaba segura
de dónde y cómo empezar. Se dio cuenta que si no tenía un plan defindo, la diaria rutina de
emergencias tomaría automáticamente precedencia.

Usted es Jane, determine los principales problemas y proponga alternativas de solución.