UNIVERSIDAD PERUANA DE CIENCIAS APLICADAS

FACULTAD DE INGENIERÍA

GESTIÓN DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTO

CASO TINTAS DRYDEN

Docente: Salas Schwarz, Jorge Alfredo

Sección: ISAA
 TINTAS DRYDEN
Jane Waterman estaba revisando su primer año de trabajo como agente de compras para
Tintas Dryden. Había numerosos temas que le preocupaban, sin que el menor fuera el
excesivo tiempo extra que había dedicado durante los últimos seis meses. Tintas Dryden
era un productor de tintas para imprenta y de barnices. La compañía se había iniciado como
un pequeño negocio familiar hacía más de 80 años. Su mayor crecimiento había tenido
lugar en las dos décadas anteriores. Dryden gozaba de una buena reputación por la calidad
en el comercio. No obstante, la competencia se había hecho más fuerte, a modo que los
precios estaban bajo una considerable presión. Las utilidades de Dryden en los años
pasados habían sido mínimas. Jane había sido contratada por el gerente de compras de
Dryden, para ayudarlo tanto en las compras como en el trabajo de oficina. Sin embargo,
después de seis meses el gerente de compras renunció para desempeñar un empleo con
mejor salario en otra compañía. Jane fue promovida a agente de compras, informando al
gerente de fabricación quien tenía a cargo la producción y el control de inventarios, y quien
no tenía interés personal ni estaba familiarizado con la función de procura. Este arreglo
duró unos cuatro meses. Entonces, debido a un ajuste organizacional se pidió a Jane que
informara al gerente de planta. A Jane le pareció que la compañía estaba utilizando viejos
métodos con personal antiguo (el tiempo promedio de empleo del personal llegaba a los 20
años). Era posible que estos métodos hubieran sido apropiados cuando la compañía era
menor y la industria menos competitiva. Por ejemplo, nunca se habían cambiado las
cantidades y plazos de órdenes en el sistema de control de inventario computarizados de la
compañía, el cual tenía 8 años de instalado. El pigmento, un artículo de elevado valor y
mucho uso, estaba dentro del inventario de materia prima en cantidades muy grandes. Los
registros de inventarios nunca eran exactos y era normal que los empleados de producción
presionaran a la oficina de Jane, explicando la necesidad de una compra precipitada, debido
a que no encontraban los materiales que se suponía tenían en inventario. Los departamentos
de ventas y de producción no trabajaban con un programa de pronósticos y órdenes, y por
ello Jane casi nunca tenía tiempo suficiente para hacer las compras. La mayor parte de las
órdenes eran hechas de prisa y Jane podía sentir la frustración de los vendedores cuando
ella les pedía “otro favor”. Jane misma, hacía todas las compras y además el trabajo de
oficina, como abrir las cartas, llevar el archivo, mecanografiar, y distribuir las órdenes de
compra y revisar las facturas. Para lograr tener todo hecho ella trabajaba a diario de las 7
 am hasta las 8 pm y con frecuencia lo hacía también los sábados. Sentía que estaba
“justamente apagando incendios” y no realmente realizando algo constructivo en el
sentido de las compras. No se consideraba una quejumbrosa y deseaba contribuir a la
compañía de un modo más sustancial. Sin embargo, no estaba segura de dónde y cómo
empezar. Se dio cuenta que, si no tenía un plan definido, la diaria rutina de emergencias
tomaría automáticamente precedencia. Usted es Jane, determine los principales
problemas y proponga alternativas de solución.

TRABAJO POR HACER

a) Señale los objetivos que el departamento de compras debería seguir.

1. Aumentar las utilidades reduciendo los costos variables minimizando la presión de
los precios comprando con gestión de gerencia, planeamiento y costos de acuerdo a
los requerimientos de las fuentes de información confiables.
2. Actualizar y optimizar el sistema de control de inventarios para determinar las
cantidades y plazos de las órdenes existentes en la empresa.
3. Implementar un sistema ERP para una mejor gestión integral del departamento de
compras.
4. Capacitar al personal con las nuevas técnicas y herramientas a implementar en la
empresa.
5. Estandarizar y normalizar el proceso de compra.
6. Mejorar la comunicación entre áreas para una mejor toma de decisiones, el jefe de
compras debe generar una relación armoniosa con los jefes de otras áreas.
7. Realizar pronóstico de compras basado en el consumo interno y asesorándose con
profesionales expertos de perfil comercial del sector.

b) Señale las situaciones actuales que limitan el alcance de los objetivos del punto
anterior. Elabore un plan de acción.
1. La empresa no presenta una actualización de su materia prima existente por una
falla en el programa de inventario.
2. La empresa cuenta con un sistema de gestión de inventarios ineficiente.
3. El departamento de compras continua con una estrategia de una pequeña empresa.
4. Personal reacio a actualizar su conocimiento a nuevas técnicas y herramientas.
 5. Desordenes en las emisiones de ordenes de compras en todas las áreas de la
empresa.
6. La empresa no cuenta con una comunicación fluida entre áreas.
7. La empresa cuenta con una data histórica incompleta.

 Plan de acción

Para la realización de los objetivos planteados, se procede a una reunión entre todos los
jefes de cada área de la empresa para señalar las limitaciones encontradas en el
diagnóstico inicial previamente hecho y establecer actividades criticas dentro de cada área
de la empresa. Con dichos problemas planteados se inicia la solución de los problemas
puntuales mediante herramientas de ingeniería industrial y otras soluciones que nos
ayuden a mejorar la administración al momento de la realización de compras.

1. Realizar un check-list de los objetivos planteados a realizarse.

2. Generar una inspección a profundidad de las existencias, nivel de inventarios y crear
una nueva base de datos actualizada de los inventarios, aplicar 5S en las áreas de
inventarios. Contribuir con un seguimiento programado semanal para no
complicarse con compras innecesarias.
3. El área de Planeamiento y Costos planteará los MRP I, MRP II actualizados de
todos los productos terminados y en procesos.
4. Definir los sistemas de revisión continua o periódica por cada producto de la
empresa. Si es de revisión continua resolver el lote económico y punto de pedido.
Caso contrario, si es de revisión periódica resolver el tiempo óptimo entre pedidos y
el nivel de inventario máximo. De esta manera, optimizaremos los recursos y nivel
de servicio mediante la gestión de stocks.
5. Establecer programas de capacitaciones teóricas y prácticas de manera semanal a
cada trabajador de cada área de trabajo de la empresa a fin de mejorar sus métodos y
herramientas de trabajo para mejorar los procesos o actividades en los que están
involucrados en sus puestos de trabajo.
6. Se procederá a establecer reuniones de manera semanal entre todos los jefes que
conforman cada área de trabajo de la empresa con la finalidad de poder discutir las
metas que se lograron y que se esperan lograr en un corto y largo plazo.
7. Al finalizar cada año, se procederá a realizar un pronóstico de compras con asesoría
comercial de un experto del sector que facilitará el planeamiento para el siguiente
año y evitará las demoras que actualmente se ocasionan.
8. Estudiar la variabilidad de la demanda y el Lead Time en caso se necesite un Stock
de seguridad para materias primas, insumos o productos terminados.