UNIVERSIDAD PERUANA DE CIENCIAS APLICADAS

FACULTAD DE INGENIERIA

PROGRAMA ACADÉMICO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

CASO 2

GERENCIA DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTO

ALUMNOS

Jimmy Atao Saime (u201720936)

Nicole Analy Bejarano Veramendi (U20191A011)

Connie Magaly Diaz Vegas (u200914038)

Susan Mirella Erazo Padilla (u201910613)

Luis Alberto Rodriguez Gayoso (u20181a284)

Javier Villalobos Alvarado (u201811912)

PROFESOR

Jorge Alfredo Salas Schwarz

2021-2-B
 TINTAS DRYDEN

Jane Waterman estaba revisando su primer año de trabajo como agente de

compras para Tintas Dryden. Había numerosos temas que le preocupaban, sin
que el menor fuera el excesivo tiempo extra que había dedicado durante los
últimos seis meses. Tintas Dryden era un productor de tintas para imprenta y de
barnices. La compañía se había iniciado como un pequeño negocio familiar hacía
más de 80 años. Su mayor crecimiento había tenido lugar en las dos décadas
anteriores. Dryden gozaba de una buena reputación por la calidad en el comercio.
No obstante, la competencia se había hecho más fuerte, a modo que los precios
estaban bajo una considerable presión. Las utilidades de Dryden en los años
pasados habían sido mínimas. Jane había sido contratada por el gerente de
compras de Dryden, para ayudarlo tanto en las compras como en el trabajo de
oficina. Sin embargo, después de seis meses el gerente de compras renunció para
desempeñar un empleo con mejor salario en otra compañía. Jane fue promovida a
agente de compras, informando al gerente de fabricación quien tenía a cargo la
producción y el control de inventarios, y quien no tenía interés personal ni estaba
familiarizado con la función de procura. Este arreglo duró unos cuatro meses.
Entonces, debido a un ajuste organizacional se pidió a Jane que informara al
gerente de planta. A Jane le pareció que la compañía estaba utilizando viejos
métodos con personal antiguo (el tiempo promedio de empleo del personal llegaba
a los 20 años). Era posible que estos métodos hubieran sido apropiados cuando la
compañía era menor y la industria menos competitiva. Por ejemplo, nunca se
habían cambiado las cantidades y plazos de órdenes en el sistema de control de
inventario computarizados de la compañía, el cual tenía 8 años de instalado. El
pigmento, un artículo de elevado valor y mucho uso, estaba dentro del inventario
de materia prima en cantidades muy grandes. Los registros de inventarios nunca
eran exactos y era normal que los empleados de producción presionaran a la
oficina de Jane, explicando la necesidad de una compra precipitada, debido a que
no encontraban los materiales que se suponía tenían en inventario. Los
departamentos de ventas y de producción no trabajaban con un programa de
pronósticos y órdenes, y por ello Jane casi nunca tenía tiempo suficiente para
hacer las compras. La mayor parte de las órdenes eran hechas de prisa y Jane
podía sentir la frustración de los vendedores cuando ella les pedía “otro favor”.
Jane misma, hacía todas las compras y además el trabajo de oficina, como abrir
las cartas, llevar el archivo, mecanografiar, y distribuir las órdenes de compra y
revisar las facturas. Para lograr tener todo hecho ella trabajaba a diario de las 7
am hasta las 8 pm y con frecuencia lo hacía también los sábados. Sentía que
estaba “justamente apagando incendios” y no realmente realizando algo
constructivo en el sentido de la compra. No se consideraba una quejumbrosa y
deseaba contribuir a la compañía de un modo más sustancial. Sin embargo, no
estaba segura de dónde y cómo empezar. Se dio cuenta que, si no tenía un plan
definido, la diaria rutina de emergencias tomaría automáticamente precedencia.
 Usted es Jane, determine los principales problemas y proponga alternativas de
solución.

TRABAJO POR HACER

a) Señale los objetivos que el departamento de compras debería seguir.

b) Señale las situaciones actuales que limitan el alcance de los objetivos del
punto anterior. Elabore un plan de acción.

SOLUCIÓN

a) Señale los objetivos que el departamento de compras debería seguir.

 Minimizar los costos de compras

 Mantener controlados los indicadores de gestión (KPI) para actualizar el
presupuesto general de la empresa.
 Atender el plan de producción de manera efectiva
 Buscar proveedores que ofrezcan no solo productos de calidad sino también bajos
costos y abastecernos en el tiempo que se requiera.
 Realizar evaluación y homologación de proveedores
 Establecer una buena relación con los proveedores
 Gestionar la documentación de las compras
 Determinar stocks máximos y mínimos de existencias que son necesarias su
reposición.

b) Señale las situaciones actuales que limitan el alcance de los objetivos del
punto anterior. Elabore un plan de acción.

SITUACIÓN ACTUAL

 Una primera limitante en la compañía es que el tiempo de entrega y el

tamaño del lote del pedido es el mismo hace ocho años, lo que resuelta
siendo ineficiente debido a que, con el pasar de los años la data se debe de
actualizar acomodándose a las necesidades.
 Utilización de antiguos métodos de trabajo al igual que el personal
colaborativo de la empresa, los métodos con los que trabajan no son los
adecuados para una empresa que se afronta a nuevos competidores con
estrategias de precios menor al mercado.
 Carencia de una división que se encargue de la estimación de la demanda,
para emitir órdenes de compra eficientes. Del mismo modo, el área de
fabricación también carece de una planificación de la producción. Lo que
 genera incertidumbre en las cantidades producidas y el requerimiento de
insumos necesarios para cubrir esta necesidad, esto ocasiona
desconocimiento en los quiebres de stock y abastecimiento de la demanda.
Por ejemplo, en almacén de materia prima se encontraba el pigmento el cual
es un artículo de alto valor almacenado en altas cantidades. La incertidumbre
con la que trabaja el área está expuesta a recibir pedidos urgentes y realizar
órdenes a los proveedores, lo que puede ocasionar retrasos en la
producción.
 Cantidad y plazo de órdenes de compra desactualizadas ( 8 años).
 Mal manejo del Área de Logística de la empresa.
 Mala organización con respecto a Logística en la empresa (reporte a
personas fuera del área)
 Nunca se habían cambiado las cantidades y los sitios de órdenes en el
sistemade control de inventarios computarizados de la compañía.
 Jane realiza todas las compras y además el trabajo de oficina, como abrir las
cartas, llevar el archivo, mecanografía y distribuir las órdenes de compra y
organizar diariamente desde las 7:00 am – 8:00 pm. (exceso de funciones)
 Desorden en los procesos
 No presentan Manual, Intructivos, procedimientos, para las funciones que de
deben de cumplir dentro de la empresa.
 No presentan métodos actualizados para contratar personal
 No cuentan con las remuneraciones adecuadas según los puestos de trabajo
a comparación del mercado.
 No poseen un control de inventarios en la empresa.
 No poseen un plan adecuado para compras

PLAN DE ACCIÓN

 Reorganización de la empresa, en el plano administrativo y Funcional.

 Contratación de personal con conocimientos actualizados, habilidad
competitiva y buena actitud.
 Restructuración del área de compras
 Establecer un horario de trabajo para todos los colaboradores de la empresa.
  Actualizar la base de datos, mejorar el sistema de abastecimiento de
almacén y proveedores.
 Abastecimiento de las materias primas y suministros diversos, ya que esta
área fundamentalmente se base en suministrar los insumos requeridos para
la fabricación.
 Lograr la integración con otros departamentos de la compañía y la reducción
de costos, mediante la eliminación de los pedidos de urgencia. Ambos
objetivos se relacionan directamente; debido a que, una buena comunicación
entre las áreas respondiendo una estrategia en común, reduce
significativamente los pedidos de urgencia y los costos que puedan estar
involucrados.
 Optimizar las relaciones entre los usuarios y los proveedores, en la medida
en que los términos que se trabajen con cada uno se respeten a fin de
obtener un resultado común. Por un lado, la relaciones con los usuarios debe
basarse en comunicación para estar alineados a la estrategia; mientras que,
las relaciones con los proveedores deben de basare en confianza para
beneficio mutuo.
 Mantener la información actualizada para la toma de decisiones, dado que, la
información que maneja el área es fundamental para la planificación de otras
áreas, tal como: costos unitarios, plazo de pagos, nivel mínimo de inventario,
tiempos de entrega, entre otros. Finalmente, el área debe formar y
desarrollar al personal que participa en el proceso de adquisición, ya sea
mediante actualización de las tendencias del mercado o mediante la
capacitación constante de los procesos que intervienen cada ciclo del área.
 El área debe de reunirse con las Gerencias de Ventas y Fabricación para
trabajar sobre un pronóstico de Ventas y planificar las compras a fin de
conseguir ahorros en las adjudicaciones futuras y controlar mejor el
inventario.

Conclusiones

El plan de acción responde a las necesidades y oportunidades de mejora

que tiene la compañía, no sólo con el área de compras, sino también con las
áreas que se relacionan. Con la finalidad de mejorar procesos, optimizar la
línea de producción y abastecimiento, y reducción de costos.