GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA

El objetivo de la gestión de la información documentada es

1. Creación
2. Control
3. Integración de la información, lo cual hace posible
a. Eficiencia
b. Rendición de cuentas
c. Gestión de riesgos
d. Continuidad de la organización

CICLO DOCUMENTAL

1. Creación
2. Revisión
3. Aprobación
4. Divulgación
5. Actualización

En el cual un equipo de control define los parámetros de creación y control del documento Según
las necesidades de los procesos y recursos de la organización

PARA PLANIFICAR LA ESTRUCTURA DOCUMENTAL

Se debe identificar la información y los tipos de documentos requeridos:

1. Manual de procesos
2. Política y objetivos de calidad
3. Procedimientos e instructivos
4. Planes de calidad
5. Formatos y registros
6. Documentos externos

BENEFICIOS DE DOCUMENTAR

1. Define criterios de operación

2. Preservación del khow how
3. Logra trazabilidad
4. Unificación criterios de operación
5. Mejora comunicación
6. Facilita la inducción
7. Herramienta de entrenamiento

PARA LA ELABORACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

Se debe atender a los principios de:

1. HOMOGENEIDAD: coherencia on otros documentos

 2. EXTENSION: el nivel de detalles es el apropiado
3. CONSENSO: se realiza por conveniencia técnica
4. EQUILIBRIO; describe lo real no lo ideal

ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

1. Inicia desde la IDENTIFICACION de la necesidad de su creación

2. Su aprobación
3. uso
4. termina con la definición de los criterios de DISPONIBILIDAD Y CONTROL de los mismos

METODOLOGÍAS PARA LA ELABORACIÓN

Pueden ser:
1. cursogramas

2. flujogramas
 3. pictogramas

4. entre otros

los documentos que describen el desarrollo de actividades

deben responder a las preguntas:

1. que se hace
2. porque se hace
3. quien lo hace
4. cuando lo hace
5. donde lo hace
6. como se hace

Ejemplo
 EL CONTROL DE DOCUMENTACIÓN DEBE GARANTIZAR

Lo que debe garantizar Se puede definir en un procedimiento

1 Identificación
2 Almacenamiento
3 Preservación
4 Acceso
5 Recuperación
6 Distribución
7 Retención
8 Disposición
9 control de cambios
que especifique cada etapa
Nombre y/o código de información
Almacenamiento físico o digital
Seguridad (BACKUPS)
Ruta para llegar a la información
Organización de la información
Como llega a otros
Que y cuanto se guarda
Que pasa luego de usarla
Memoria de los cambios

Y se debe realizar el control global a través de MATRICES físicas o digitales que consoliden la
totalidad de la información

INFORMACIÓN DOCUMENTADA OBLIGATORIA

1. alcance del SGC

2. Operaciones y procesos
3. Política y objetivos de la calidad
4. Requerida para la EFICACIA DEL SISTEMA
5. El control de la PRODUCCION Y PROVISION DEL SETVICIO