Documentos de los SGSST ISO 45001

Marco Antonio Rosales Medina

Ingeniero Químico. Especialista en Sistemas Integrados de Gestión
 PRESENTACIÓN

Agenda:
• Objetivos
• Información documentada requerida por la norma.
• Actualización y vigencia.
• Control de la información documentada.
• Información documentada de origen externo.
• Conclusiones.

Empresa Colaboradora:
Corporación Q
Quito - Ecuador

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 OBJETIVOS

• Gestionar adecuadamente la información que

se genera en la organización y que soporta el
SGSST.
• Identificar mecanismos para gestionar la
vigencia y el control de la información
documentada.

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 INFORMACIÓN DOCUMENTADA

Es la información que una organización tiene que

controlar, mantener y el medio que la contiene.

Nota 1 - La información documentada puede estar en

cualquier formato y medio, y puede provenir de
cualquier fuente.

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 INFORMACIÓN DOCUMENTADA

Nota 2 - La información documentada hace referencia a:

- El sistema de gestión incluidos los procesos

relacionados.
- Documentación: La información generada para que
la organización opere.
- Registros: La evidencia de los resultados alcanzados.

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 INFORMACIÓN DOCUMENTADA

Podemos considerar que cuando la norma menciona

“Mantener información documentada” se refiere a los
“documentos” y cuando establece “mantener
información documentada como evidencia de” se
refiere a los “registros”.

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 INFORMACIÓN DOCUMENTADA

Requisitos normativos

La organización debe considerar:

a) Requisitos legales.
b) La información documentada requerida por la
normativa.
c) La documentación (auto declarada) que la
organización determina como necesaria para la
eficacia del SGSST.

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 INFORMACIÓN DOCUMENTADA

La extensión de la información puede variar según:

- El tamaño de la organización y el tipo de

actividades, procesos, productos y servicios que
ofrece.
- La necesidad de demostrar el cumplimiento de los
requisitos legales, reglamentarios y otros
requisitos.
- La complejidad de sus procesos y sus interacciones.
- La competencia de los trabajadores.

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 INFORMACIÓN DOCUMENTADA

Punto clave para un adecuado sistema de gestión es

mantener la complejidad de la información
documentada en el mínimo nivel posible para:

- Asegurar su eficiencia y eficacia.

- Sea fácil de comprender.
- Motive al personal para su permanente
actualización y vigencia.

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 INFORMACIÓN DOCUMENTADA

Importante:

- Se debe prevenir el riesgo del uso no intencionado de

información documentada obsoleta.

- Identificar claramente que información es vigente y

cual no.

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 INFORMACIÓN DOCUMENTADA

Información documentada requerida por la norma

ISO 45001:2018

4.3 El alcance del SGSST.

5.2 La política del SGSST.
5.3 Roles, responsabilidades y autoridades en la
organización.
6.1.1 Los riesgos y las oportunidades, los procesos y
acciones necesarios para determinarlos y
abordarlos.

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 INFORMACIÓN DOCUMENTADA

6.1.2.2 Las metodologías y criterios para la evaluación de los

riesgos.
6.1.3 Los requisitos legales y otros requisitos.
6.2.2 Los objetivos de la SST y los planes para lograrlos.
7.2 Evidencia de la competencia del personal.
7.4 1 Las comunicaciones internas o externas según sea
apropiado.

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 INFORMACIÓN DOCUMENTADA

8.1 La planificación y el control operacional.

8.2 Los procesos y planes de respuesta ante situaciones de
emergencia potenciales.
9.1.1 Los resultados del seguimiento, medición, análisis y
la evaluación del desempeño.
9.1.1 Sobre el mantenimiento, calibración o verificación
de los equipos de medición.

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 INFORMACIÓN DOCUMENTADA

9.1.2 Los resultados de la evaluación del cumplimiento.

9.2 Sobre la implementación del programa de auditoría y de los
resultados de las auditorías.
9.3 Los resultados de las revisiones de la dirección.

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 INFORMACIÓN DOCUMENTADA

10.2 La naturaleza de los incidentes o las no

conformidades. Los resultados de cualquier acción
y acción correctiva incluyendo su eficacia.
10.3 Evidencia de los resultados de la mejora
continua.

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 ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN
DOCUMENTADA

La organización debe asegurar al crear y actualizar la

información documentada:

- La identificación y descripción ( p. ejm. Título, fecha,

autor o número de referencia).
- El formato (p. ejm. Idioma, versión del software, gráficos)
y los medios de soporte (papel, electrónico).
- La revisión y aprobación con respecto a la conveniencia y
adecuación.

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CONTROL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA

Sirve para asegurarse de que:

a. Está disponible y es idónea para su uso, donde y

cuando se necesite.
b. Está protegida adecuadamente (por ejemplo contra la
pérdida de confidencialidad, uso inadecuado o
pérdida de integridad).

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 CONTROL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA

Para el control de la información documentada, la

organización debe abordar las siguientes actividades según
sea aplicable:

- La distribución, acceso, recuperación y uso.

- El almacenamiento y preservación, incluida la
preservación de la legibilidad.
- El control de cambios (por ejemplo el control de la
versión).
- Su conservación y disposición.

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 INFORMACIÓN DOCUMENTADA

Estructura de un procedimiento genérico:

- Objetivo
- Alcance
- Referencias
- Definiciones y abreviaturas.
- Responsables
- Descripción del Proceso
- Anexos
- Registros
- Control de cambios

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 INFORMACIÓN DOCUMENTADA

- Objetivo:

Indica la finalidad para la cual se ha generado el documento.

- Alcance:

Indica el campo de aplicación, las actividades que cubre el

procedimiento, explicando desde donde inician hasta donde terminan
las actividades que se realizan dentro del proceso que define el manual
o procedimiento.

- Referencias:

Corresponde a un listado e identificación de los documentos a los que se

hace referencia en el documento, estos pueden ser documentos
internos o externos.

Se incluye toda fuente bibliográfica tal como documentos del SGSST,

libros, revistas, artículos científicos, etc., de donde se toma información
para el desarrollo del procedimiento.

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 INFORMACIÓN DOCUMENTADA

- Definiciones y abreviaturas:

Es un glosario de términos generados dentro de cada procedimiento,

definidos con el fin de estandarizar su uso en la organización y evitar
confusiones en la utilización.

- Responsables:

Indica las personas y sus responsabilidades en el desarrollo,

implementación, aplicación y documentación de las actividades
detalladas en el procedimiento.

- Descripción del proceso:

Es la descripción de la ejecución del proceso y las actividades que se

realizan, mencionando los detalles en una secuencia lógica. El contenido
debe ser claro y se busca utilizar lenguaje sencillo y de dominio de las
personas que tengan acceso al documento.

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 INFORMACIÓN DOCUMENTADA

- Anexos:

Corresponde a un listado de documentos adicionales que se generan

en el procedimiento o que facilitan su ejecución, por ejemplo planes.

- Registros:

Corresponde a un listado de los registros generados en el

procedimiento, en el que se incluye si es pertinente una imagen con
el formato de la estructura del registro, para facilitar la comprensión
del proceso.

- Control de cambios:

Es el historial de los cambios efectuados en la evolución de las

versiones del documento, que incluye los motivos y los cambios
realizados en los documentos.

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 INFORMACIÓN DOCUMENTADA

• Ejemplo de una lista maestra de la información documentada

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 INFORMACIÓN DOCUMENTADA DE
ORIGEN EXTERNO

La información documentada de origen externo que

se determine como necesaria para la planificación y
operación del SGSST, se debe identificar según sea
apropiado y se debe controlar.

El acceso puede implicar una decisión en relación al

permiso para consultar o al permiso y la autoridad
para consultar y modificar la información
documentada.

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 CONCLUSIONES

Una adecuada gestión Se debe estimular al

de la información personal para que

documentada permite a mantenga la

las organizaciones información

mantener y preservar el documentada

conocimiento del que y actualizada y vigente

como hacer en el deia a como un hábito de

día . trabajo.

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 CONCLUSIONES

Los documentos y formatos que se decidan utilizar en la

Establecer un mecanismo idóneo
organización deben ser simples y fáciles de manejar
para el control y actualización de la
disminuyendo al máximo su complejidad especialmente
documentación de origen externo.
el uso de firmas.

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 BIBLIOGRAFÍA

• Norma ISO 45001:2018 Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo – Requisitos

con orientación para su uso.

• Notas personales.

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