1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero.

¿Diseñar el procedimiento de
control de la información documentada ó montar los procedimientos operativos?

De acuerdo a la norma ISO 9001:2015 se haría primero el procedimiento de

control de la información documentada ya que tiene una importancia vital donde
se determina como necesaria para obtener la eficiencia del Sistema de Gestión
de la Calidad, también la podemos ver como una herramienta de seguimiento,
trazabilidad y demostración de las diferentes fases. Diferente a los procedimientos
operativos (POE) son complementarios del manual de Calidad o del SGC.

2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la

Información Documentada y justifique su respuesta.

El procedimiento de control de la información documentada hace parte al proceso

estratégico de la gestión de la calidad, el cual es parte fundamental en los
sistemas de gestión de la calidad para dar desempeño de la norma ISO 9001.

3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información documentada

de la empresa Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos de la Norma NTC
ISO 9001 en cuanto a la identificación y formato, y a su vez que incluya la
descripción de las siguientes actividades:
a. Creación
b. Revisión y aprobación
c. Identificación
d. Divulgación
e. Control de cambios
1. OBJETIVO
Establecer los parámetros generales para la elaboración, modificación, actualización,
control e identificación de los documentos del sistema de gestión de la calidad de la
compañía Confecciones S.A

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a toda la documentación, procedimientos, manuales,
instructivos, formatos de origen interno y externo con el objetivo de la creación,
modificación, identificación, actualización y divulgación del documento por parte del
responsable del proceso.

3. RESPONSABLE
Cualquier persona de la compañía Confecciones S.A puede ser la encargada del
proceso para que le dé cumplimiento, socialización y desarrollo dentro de las
instalaciones de la compañía.
4. DEFINICIONES
4.1. Aprobación: Actividad emprendida para determinar la conveniencia y la
adecuación del documento revisado previamente.
4.2. Caracterización de procesos : Documento que describe las
características generales del proceso, esto es, los rasgos diferenciadores del
mismo
4.3. Cobertura del documento: Campo o área geográfica que cubre el
documento.
4.4. Difusión: Utilización de cualquier medio de comunicación para dar a
conocer la información del Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa
Confecciones S.A.
4.5. Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo: Registro,
especificación, procedimiento documentado, dibujo, informe, norma. El
medio de soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, muestra
patrón o una combinación de estos.
4.6. Documento Controlado: Se considera un documento controlado por
el Sistema Integrado de Gestión, todo aquel que cumpla con le registrado
en este procedimiento y su anexo.
4.7. Documento obsoleto: Es aquel documento que derivado de un cambio o
de su cancelación pierde su vigencia.
4.8. Formato: Documento empleado para registrar la información necesaria
para la realización de un proceso o actividad.
4.9. Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y
técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por la empresa Confecciones S.A.,
desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización
y conservación
4.10. Guía: Documento que establece pautas de acción, recomendaciones o
sugerencias de expertos en temas determinados y que apoyan la gestión
de los procesos o la documentación de los mismos o documento que se
caracteriza por suministrar información específica para orientar una o varias
actividades, recursos y responsables entre otros aspectos.
4.11. Instructivo: Los instructivos de trabajo describen como se realiza una
tarea. Se puede extraer lo que se desea realizar del procedimiento. los
instructivos,.. se limitan a indicar o clarificar la forma de operar, utilizar o
realizar algo.
4.12. Manual: Documento que proporciona información coherente, interna y
externamente acerca del Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa
Confecciones S.A.
4.13. Manual de Calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestión de
la empresa Confecciones S.A.
4.14. Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que
interactúan para generar valor, y las cuales transforman elementos de entrada
en resultados
 4.15. Procedimiento: Describe de forma clara e inconfundible los pasos para
iniciar, desarrollar y concluir una serie de actividades secuencialmente
establecidas en un proceso que da como resultado final un producto o un
servicio.
4.16. Protocolo: Documento que establece instrucciones sobre el manejo
operativo de disposiciones de carácter referencial.
4.17. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia objetiva de actividades desempeñadas.
4.18. Sistema de gestión: Sistema para establecer la política y los objetivos y
para lograr dichos objetivos.
4.19. Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia y la
adecuación del documento objeto de la revisión, para alcanzar el objetivo
establecido.
4.20. Versión: Indica mediante un número la cantidad de veces que se ha
modificado el documento. Por ejemplo: 1.0, 2.0, 3.0 y así sucesivamente,
en el sistema
4.21. Vigencia del documento: Periodo de tiempo en el cual tiene validez el
documento

5. DOCUMENTOS REFERENCIA
ISO 9001:2015 Sistemas de Gestión de Calidad – Requisitos
ISO 9001:2015 Sistema de Gestión de Calidad – Fundamentos y vocabulario.

6. CONDICIONES GENERALES

6.1. CREACIÓN: En este punto se inicia la necesidad de crear la información

documentada que deberá cumplir con lineamientos, es decir definir si es
necesario las reglas para su elaboración, responsabilidades, los estándares y
los controles necesarios de documentos y registros a fin de mantenerlos
actualizados. Este primer ciclo de la vida documental, donde se deja plasmado
todo el conjunto de reglas para la creación de documentos por parte del
encargado de cada área y anulado con la ayuda del encargado del SGC.

6.2. REVISIÓN Y APROVACIÓN: La responsabilidad de revisar y aprobar

técnicamente los documentos estará a cargo del líder del proceso y de la alta
dirección. Otros documentos menores como instrucciones técnicas, son aprobados
por el responsable del área correspondiente por tener la capacidad de verificar la
utilidad y aptitud del documento, capacidad de la que en ocasiones carece la
dirección.
6.2 CICLO DE VIDA DOCUMENTAL: Se considera el ciclo del Desarrollo Documental
en ISO 9001. Es decir, definiremos en este punto las reglas básicas para el uso y
aplicación de la información documentada.
 6.3 DIVULGACIÓN: La divulgación de los documentos siempre se debe hacer bajo la
supervisión de un comité o responsables del sistema de calidad. Esto tiene la
ventaja que mejor conoce el proceso es el que lo realiza cotidianamente, por lo
tanto, esto logra mayor exactitud debido al alto grado de conocimiento y además
mayor compromiso ya que se está comprometiendo, para decirlo de alguna
manera, en la documentación del sistema de calidad.

6.4 IDENTIFICACION: Los documentos del Sistema Integrado de Gestión se

identificarán de acuerdo con lo establecido en el presente procedimiento.
La estructura documental del Sistema Integrado de Gestión, estará jerarquizada en 4
niveles, los cuales se reflejan en la siguiente pirámide documental:
 DOCUMENTO NIVEL DE SISTEMA

INFORMACIÓN
DOCUMENTACIÓ SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
N

CARACTERIZACIÓN PROCESO
DE PROCESOS

ACTIVIDAD
PROCEDIMIENTOS

TAREA
INSTRUTIVOS, PROTOCOLOS Y GUIAS

REGISTROS

 DETALLE
Primer nivel del manual de Gestión: Documento
general que describe el sistema de gestion y
establece las politicas generales y procesos.

Segundo nivel caracterizacion de procesos:

Documentos que especifican las caracteristicas de
los procesos Normagrama y Mapas de riesgos.

Tercer nivel Procedimientos: Documentos que

describen como se ejecutan las actividades.

Cuarto nivel Instrutivos, Protocolos, Guias:

Documentos que describen la forma como se
ejecutan las tareas especificas.

Quinto nivel Registros: Registros son todos los

documentos que se generan como prueba de
ejecución de los procedimientos e instructivos.
ESTRUCTURA DEL DOCUMENTO
La estructura general de un documento del Sistema Integrado de Gestión, está
compuesta por un encabezado, el contenido específico y un pie de página,
como se muestra a continuación:

ENCABEZADO:
El encabezado de un documento corresponde a los datos básicos para su
identificación, y deberá ir en todas las páginas, como lo señala en la siguiente
figura:

PROCESO Fecha:

LOGO Versión:
NOMBRE DEL DOCUMENTO Pagina:

Código:

El encabezado se aplicará a los siguientes documentos:

 Manual de Calidad
 Caracterización de Proceso
 Otros manuales
 Normograma
 Procedimiento
 Guía, manual
 Formato
Logo símbolo: El logo símbolo a usar en los documentos del Sistema Integrado de
Gestión de la Calidad, es el definido para aplicación lateral nivel 1, por el manual de
identidad visual de la Institución, tal como se muestra a continuación:

Nombre del Proceso: En este campo se cita el nombre del proceso al cual
corresponde o pertenece el documento que se está elaborando.

Nombre del Documento: En este campo se cita el tipo de documento objeto

de control (Manual de calidad, Caracterización de Proceso, Procedimiento,
Guía, Instructivo, etc.), información que relaciona el contenido del mismo y el
título del documento que se va a referenciar.

Código: La codificación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la

Calidad se realizará de manera alfanumérica:

Codificación de los Documentos:

El siguiente ejemplo indica la forma como estarán codificados los documentos
del Sistema Integrado de Gestión de la Empresa Confecciones S.A.

SIGLA DE LA CS
COMPAÑÍA

SIGLA DEL PROCESO SGC-1

TIPO DE DOCUMENTO PRO

CONSECUTIVO 00…
TIPO DE DOCUMENTO CÓDIGO
Caracterización de Proceso CAP
Manual MAL
Procedimiento PTO
Formato FTO
Guía GA
Instructivo IVO
Protocolo PLO
Indicador INR
Matriz de Riesgo MRI
BIBLIOGRAFIA:
Gomez, A. (2015). CONTROL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA SEGÚN ISO
9001:2015. [online] Asesordecalidad.blogspot.com. Available at:
http://asesordecalidad.blogspot.com/2015/04/control-de-la-informacion-
documentada.html#.WoQ80PlubtQ [Accessed 14 Feb. 2018].
ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN Unal.edu.co. (2018). [online] Available at:
http://unal.edu.co/fileadmin/user_upload/U-PR-
11.005.020_Procedimiento_Control_de_documentos_V5.pdf [Accessed 14 Feb. 2018].

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