VERSIÓN

PROCESO GESTIÓN INTEGRAL

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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE CÓDIGO:

INFORMACIÓN DOCUMENTADA PR – GI - 01

1. Objetivo
Establecer las directrices para la elaboración, aprobación, revisión y actualización
de información documentada en TRANSJALIMA S.A.S y su respectivo control,
aplica para los documentos de origen interno, de origen externo, registros, incluye
instructivos y formatos.

2. Alcance
Este procedimiento aplica para todos los documentos y registros asociados en el
desarrollo de los procesos dentro del sistema de gestión integral en
TRANSJALIMA S.A.S.

3. Terminología específica

3.1 Información documentada: Es aquella información que se pueda modificar

como son manuales, procedimientos, instructivos etc. También se considera
información documentada la que evidencia un hecho que no se puede
modificar. Ej: formatos diligenciados como: conceptos de aptitud laboral,
registros de entrega de EPP, registros de asistencia a capacitación, informes
de simulacros, planillas de recorrido, evidencias de mantenimientos
preventivos y correctivos, hojas de vida de vehículos etc.

3.2 Obsoleta: Es una información documentada que perdió vigencia. La empresa

ha definido no conservar documentos obsoletos.

3.3 Identificación: es la forma única de denominación de la información

documentada y se realiza mediante un código documentos el cuál se consigna
en la columna código del listado de documentos internos del sistema QMA.

3.4 Revisión: Actividad en la cual se verifica que la información documentada es

adecuada para las necesidades de la empresa y cumple con los requisitos de
las normas. La evidencia de revisión por parte del líder del proceso al cual
pertenece el documentos o registro es el módulo de control de documentos
del sistema QMA.

3.5 Aprobación: Confirmación de que lo consignado en los documentos

corresponde con los procesos de gestión que se realizan dentro de la
organización y que se encuentran en vigencia a partir de ese momento. La
aprobación es dada por el Gerente general y la evidencia queda con su
nombre en el módulo de control de documentos del sistema QMA

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 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

3.6 Acceso: El acceso hace referencia a los cargos que pueden acceder a la
información documentada. Se determina en la columna de localización del
control de registros del sistema QMA

3.7 almacenamiento: Es la forma como se guarda la información y puede ser en

forma física o magnética. Esta información se conSGIna en la columna de
localización del control de registros del sistema QMA

3.8 preservación: Es la forma de proteger la información contra:

3.9 Daño: Si la información documentada se encuentra en medio impreso se

deben mantener alejados de la humedad y la luz solar; si se encuentra en
archivo magnético se realiza mediante back up con una frecuencia semanal en
disco duro

3.10 Pérdida de confidencialidad: la confidencialidad se mantiene mediante la

restricción de acceso o modificación de acuerdo con los controles de acceso
definidos en el sistema QMA.

3.11 Uso inadecuado: la preservación de uso inadecuado de información se

realiza mediante cláusulas de confidencialidad, en los contratos de trabajo

3.12 Pérdida de la integridad: La preservación de pérdida de la integridad se

realiza aplicando los ítems de preservación, para el caso de los registros, se
deben diligenciar en letra legible y con tinta para evitar que la información se
borre o modifique.

3.13 Recuperación: Es la forma en que se encuentran distribuidos los archivos

tanto en físico como en magnético. Es decir, si se organizan por el nombre del
registro, por fecha, orden alfabético, consecutivo etc. Esta información se
consigna en la columna de localización del módulo de control de registros
del sistema QMA.

3.14 Conservación: Es el tiempo en que se va a usar la información para su

consulta. Es decir que define el tiempo en que se va a mantener en archivo
activo. Este tiempo se define en la columna de localización del módulo de
control de registros del sistema QMA.

3.15 Disposición: Define lo que se va a hacer con el registro una vez cumplido
el tiempo de conservación. Dentro de las opciones están: eliminar, enviar a
archivo muerto o conservar en el back up. La disposición se define en módulo
de control de registros del sistema QMA.

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 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

4. Responsables
La responsabilidad del control de la información documentada de la empresa está
a cargo de los líderes de cada proceso

5. Condiciones Generales

5.1. Todos los documentos y registros de los procesos del sistema de gestión
integral de TRANSJALIMA S.A.S deben ser revisados por el líder del proceso y
posterior aprobación por el Gerente General.

5.2. La jerarquía de la documentación del sistema de gestión de integral de

TRANSJALIMA S.A.S está definida según:

 NORMAS - LEYES - POLITICAS

 MANUALES
 PROCEDIMIENTOS
 PLANES Y PROGRAMAS
 INSTRUCTIVOS
 REGISTROS

5.3. Los documentos del SGI de TRANSJALIMA S.A.S, serán aplicados una vez
se aprueben por parte del Gerente General.

5.4. Aun cuando no estén contemplados en el alcance del SGI, se podrá incluir
los documentos que se consideren necesarios y que correspondan a los demás
procesos organizacionales.

5.5. Queda prohibida la impresión y distribución o difusión de documentos por

parte de los colaboradores de TRANSJALIMA S.A.S fuera de la organización sin
solicitar la correspondiente autorización, esta actividad debe ser responsabilidad
del Director administrativo y se debe mantener registro de esto.

5.6. El cuadro de aprobación para los documentos aplicara únicamente a los que
contengan políticas o directrices organizacionales.

5.7. Por disposición del decreto 1072 de 2015 capítulo 6, los siguientes
documentos y registros, deben ser conservados por un periodo mínimo de veinte
(20) años, contados a partir del momento en que cese la relación laboral del
trabajador con la empresa:
 Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los
trabajadores

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 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

 los conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de

los trabajadores.
 Los resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo,
como resultado de los programas de vigilancia y control de los
peligros y riesgos en seguridad y salud en el trabajo.
 Los registros de las actividades de capacitación, formación y
entrenamiento en seguridad y salud en el trabajo.
 Los registros del suministro de elementos y equipos de protección
personal.

5.8. Teniendo en cuenta la Resolución 40595/2022 los documentos

gestionados en el PESV Plan Estratégico de Seguridad Vial serán
almacenados por un periodo de al menos 5 años, los preoperacionales
de los vehículos se almacenarán por al menos 1 año

6. Actividades especificas

6.1. Tipos de Documentos

Los tipos de documentos y su estructura en la organización TRANSJALIMA S.A.S,
es la siguiente:

Tipo Documento Contenido

Manuales 1. Contenido
1. Objeto
2. Numerales del modelo
3. Responsable del proceso
4. Proceso origen
5. Entradas
Caracterizaciones de procesos 6. Actividades
7. Salidas
8. Proceso destino
9. Indicadores del proceso
10. Recursos
11. Información documentada
12. Objetivo
13. Alcance
Procedimientos 14. Responsable
15. Términos y definiciones
16. Actividades
17. Documentos relacionados
Instructivo 1. Objetivo
2. Alcance
3. Responsable
4. Términos y definiciones
5. Actividades
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Tipo Documento Contenido

6. Documentos relacionados
Formato 1. Acorde a los requerimientos específicos del
formato
1. Objetivo
2. Actividades
Programa y Plan 3. Responsables
4. Periodicidad
5. Actividad de Seguimiento o Medición
Otros 1. Acorde a la estructura y necesidades del
documento

6.2. Contenido de los documentos

6.2.1. Portada Cuadro de Control: Esta es la página inicial del documento, en

donde se refleja la información principal, contiene la siguiente información:

6.2.1.1. Encabezado: Muestra la información principal del Documento.

6.2.2.1.1. Página Principal

En la página principal del documento se debe insertar cuadro de identificación de
la siguiente manera:

PROCESO AL QUE PERTENECE

LOGO DE LA EMPRESA VERSIÓN DEL DOCUMENTO

VERSIÓN
PROCESO GESTIÓN INTEGRAL
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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE
CODIGO
INFORMACIÓN DOCUMENTADA

6.2.2.1.2. Páginas de contenido NOMBRE DEL DOCUMENTO CODIGO DEL DOCUMENTO

En las páginas de contenido del documento se debe relacionar en encabezado de
página el nombre de documento y en pie de página el número de página.

6.2.1.2. Marca de agua: Para el control de los documentos emitidos por la

organización, se deberán controlar o custodiar con una marca de agua que se
identificara con el logo de la organización.

6.3. Descripción del documento

6.3.1. Objetivo: Define de manera clara y concisa el resultado o producto que se

pretende obtener con el desarrollo del documento.

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 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

6.3.2. Alcance: Establece los procesos o las actividades para los cuales aplica los
parámetros contenidos en el documento en referencia.

6.3.3. Terminología específica: Relaciona y define términos específicos que se

usan en el documento.

6.3.4. Responsable: Define la responsabilidad directa sobre la divulgación y

cumplimiento de los parámetros dados en el documento en referencia

6.3.5. Condiciones Generales: Establece los parámetros generales que se

deben tener en cuenta en la aplicación de las actividades definidas en el
documento.

6.3.6. Actividades específicas: Como su nombre lo indica, en este punto se

hace una descripción del paso a paso, definiendo claramente la secuencia lógica
de las actividades que componen el proceso, indicando los responsables y la
manera de llevarlo a cabo los registros correspondientes según sea el caso. Esta
descripción puede ser realizada a través de flujogramas o texto.

6.3.7. Documentos relacionados: En este numeral se deben relacionar todos los

documentos y registros que se mencionan de acuerdo con el paso a paso y
actividades a ejecutar con el fin de llevar un mejor control de las actividades.

6.4. Control de los documentos

6.4.1. Identificación
La identificación de los (Documentos, Formatos, Procedimientos e Instructivos), se
basa en ordenar y estructurar con un código con la siguiente estructura:

Tipo de Código a asignar Ejemplo

información
documentada
Manuales MN + consecutivo Manual de funciones =
MN01
Caracterizaciones CP+Consecutivo Caracterización de
direccionamiento
estratégico = CP-01
Procedimientos PR + proceso al que pertenece Procedimiento de
+ consecutivo prestación del servicio =

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PR-OP-01
Instructivos IN + proceso al que pertenece Instructivo de análisis de
+ consecutivo riesgos = IN-GI-01
Planes PL + Consecutivo Plan de trabajo del SG-
SST = PL-01
Programas PGR + proceso al que Programa de ahorro de
pertenece + consecutivo energía = PGR-GI-01
Formatos F+ proceso al que pertenece + Formato de inspección
consecutivo integral de vehículos = F-
OP-01

Denominación de los procesos para codificación

Proceso Abreviatura
Direccionamiento estratégico DE
Gestión integral GI
Operaciones OP
Financiero FI
Talento humano TH

6.4.2. Elaboración

Los documentos que hacen parte del sistema de gestión integral deberán ser
elaborados por el responsable de la actividad o en su defecto por el asesor, en
coordinación con el Director administrativo y SGI de tal forma que su contenido
sea lo más apropiado al desarrollo de las actividades.
La elaboración inicial de los documentos se hará realizando seguimiento a las
actividades propias de los procesos, determinando los controles necesarios para
asegurar sus resultados.

6.4.3. Actualización:

La actualización del contenido en el documento debe realizarse por el responsable

de la actividad, en coordinación con el Director administrativo y SGI. Esto se dará
únicamente cuando debido a los cambios generados en las actividades o controles
establecidos se requiera realizar una adecuación documental en el contenido del
documento.
Para realizar cambios en el documento, el responsable proceso debe comunicar al
Director administrativo y SGI justificando la razón del cambio. El Director
administrativo y SGI realiza los cambios solicitados, actualiza la versión.

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 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Los cambios del documento deben registrarse en el Cuadro de control de cada

documento en el sistema QMA, en el cuadro de modificaciones.
Nota: Los documentos que sean actualizados deberán seguir el mismo
proceso de revisión y aprobación que su primera versión.

6.4.4. Revisión:

La revisión del documento debe realizarse por el líder del proceso, quien debe
verificar que se ha estructurado completamente de acuerdo con los parámetros
establecidos y que es adecuado a la gestión de los procesos, esta verificación se
evidencia por medio del cuadro de control de los documentos del sistema QMA en
la casilla de revisión.

6.4.5. Aprobación:

Los documentos generados para los procesos que pertenecen al SGI, deberán ser
aprobados por el Gerente en constancia por medio de la casilla de aprobado del
cuadro de control de cada documento en el software QMA, evidenciando que a
partir de ese momento los documentos entran en vigencia y deben ser aplicados
en el desarrollo de las actividades.

6.4.6. Distribución:

El acceso del personal a la documentación del sistema de gestión es mediante el

software QMA. Para la información de consulta a los conductores se mantiene una
carpeta en la oficina principal.
Las versiones vigentes de los documentos deben estar registradas en el módulo
de control documentos – Documentos internos del sistema QMA.

6.4.7. Difusión o Divulgación

Los documentos del SGI de TRANSJALIMA S.A.S, deben ser divulgados a los
colaboradores por medio del sistema QMA y en los casos en que se vea la
necesidad se ejecutarán capacitaciones, dejando registro en el Formato Registro
asistencia de capacitaciones, para determinar que las personas conocen,
comprenden y han tomado conciencia de sus responsabilidades.
La divulgación de los documentos como mínimo se debe dar a las personas que
ejecutan o tiene responsabilidad en alguna en las actividades descritas en el
documento.
Los registros de divulgación de los documentos serán custodiados por el Director
administrativo y SGI en carpeta denominada registro de capacitaciones del SGI.

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 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

6.4.8. Control de cambios en los documentos

Las versiones de actualización en los documentos serán identificadas aumentando

en un número la versión asignada según el listado de documentos internos del
sistema QMA. En el cuadro de control de cambios de cada documento en el
sistema QMA se lleva la historia de las modificaciones realizadas a cada versión,
cuando los cambios que se generen a los documentos sean de carácter general o
macro solo se mencionara la actualización general del documento y la
actualización en dicho cuadro.

En el cuadro control de cambios se debe registrar la fecha del cambio la versión

cambiada y el cambio realizado al documento, si los cambios son de fondo en el
documento, se debe registrar el ítem cambiado y su especificación.

6.4.9. Control documentos de Origen Externo

Los documentos de origen externo son todos aquellos emitidos por entes
externos, utilizados como referencia o directrices en el desarrollo de las
actividades en los diferentes procesos de la organización, tales como: Leyes,
Decretos, Políticas, Resoluciones, Acuerdos, Circulares, normas, manuales
externos que afecten la operación de la empresa.

Los documentos de origen externo deben relacionarse en el sistema QMA módulo

de documentación – documentos externos.
Todos los documentos de origen externo se encontrarán en medio magnético o
físico bajo la custodia del líder del proceso al que pertenecen.

El control de los documentos externos de origen legal, se realiza mediante la

Matriz de requisitos legales.

El Director administrativo y SGI será el responsable de actualizar, revisar,

controlar y distribuir los documentos de origen externo.

6.4.10. Control de documentos obsoletos

La empresa ha definido no conservar documentos obsoletos.

6.5. CONTROL DE REGISTROS

6.5.1. Los registros se identificarán con el código o nombre en caso de que sean
de origen externo.

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 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

6.5.2. Los registros del Sistema de Gestión integral deben ser diligenciados en
tinta, no se debe sobrescribir, ni utilizar correctores que dificulten la legibilidad del
registro original.

6.5.3. En caso de realizar correcciones se debe encerrar en paréntesis o trazar

una línea diagonal al registro y se procede a escribir el dato correcto al lado de la
misma.

6.5.4. Los responsables de los registros serán los encargados de archivar y

preservar los mismos en carpetas, organizadas en forma cronológica, por
consecutivo o alfabéticamente, procurando conservar los formatos del deterioro
normal del uso.

6.5.5. Los registros y sus controles para identificar, proteger, almacenar,

recuperar, retener y hacer disposición final definidos por la organización se
encuentran descritos en el sistema QMA módulo documentación – control de
registros.

6.5.6. Los registros del Sistema de Gestión integral deben ser administrados y
controlados por los responsables de la ejecución de cada proceso donde se
genera el registro. La responsabilidad incluye mantener los registros en un lugar
seguro, archivarlos en forma ordenada y por el tiempo establecido en el sistema
QMA módulo documentación – control de registros.

6.5.7. Para proteger los documentos y registros del sistema, estos deben
mantenerse almacenados de manera adecuada de la siguiente forma:

 Si los registros se encuentran en medio físico, estos deben almacenarse en

carpetas y los documentos se sujetarán con ganchos legajadores debidamente
identificados y en archivadores o cajones que los protejan de daño o deterioro.
El líder de cada proceso será el responsable de su conservación y archivo.

 A los registros magnéticos se les debe realizar backup de seguridad

semanalmente y almacenar la copia en el disco duro externo, el cual estará bajo
custodia del Director financiero

 A los documentos del QMA, se le debe realizar back up de manera trimestral.

7. Documentos y registros asociados

 Sistema QMa módulo documentación

 Correo Electrónico
 Registro de capacitaciones

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