Energía

MANUAL DE USUARIO
MPSOFTWARE

UT Seguridad Indra Oncor

Bogotá, Septiembre de 2018

 HOJA DE CONTROL

Organismo <Nombre Consejería u Organismo Autónomo>

Proyecto <Nombre Proyecto>
Entregable Manual de Usuario
Autor <Nombre de la Empresa>
Versión/Edición 0100 Fecha Versión DD/MM/AAAA
Aprobado por Fecha Aprobación DD/MM/AAAA
Nº Total de Páginas 13

REGISTRO DE CAMBIOS

Versión Causa del Cambio Responsable del Cambio Fecha del Cambio
0100 Versión inicial <Nombre Apellido1 Apellido2> DD/MM/AAAA

CONTROL DE DISTRIBUCIÓN

Nombre y Apellidos
<Nombre Apellido1 Apellido2>

Página 2 de 13
 ÍNDICE
1 DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA.......................................................................................4
1.1 Objeto...........................................................................................................................4
1.2 Alcance.........................................................................................................................4
1.3 Funcionalidad...............................................................................................................4
2 MAPA DEL SISTEMA......................................................................................................5
2.1 Modelo Lógico.............................................................................................................5
2.2 Navegación...................................................................................................................5
3 DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA.......................................................................................6
3.1 Condiciones Generales.................................................................................................6
3.2 Inicio de Sesión............................................................................................................6
3.3 Solicitud de Mantenimiento.........................................................................................6
3.3.1 Solicitud de Mantenimiento..................................................................................7
3.4 Subsistema 1...............................................................¡Error! Marcador no definido.
3.4.1 Pantalla 1.............................................................¡Error! Marcador no definido.
3.4.2 Mensajes de error................................................¡Error! Marcador no definido.
3.4.3 Ayudas contextuales............................................¡Error! Marcador no definido.
4 FAQ...................................................................................................................................11
5 ANEXOS..........................................................................................................................12
6 GLOSARIO......................................................................................................................13
7 BIBLIOGRAFÍA Y REFERENCIAS...............................¡Error! Marcador no definido.
1 DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA

1.1 Objeto
Generar las solicitudes de mantenimiento correctivo y seguimiento del mismo, para los diferentes
equipos que presenten fallas en las Centrales que hacen parte del Servicio de Seguridad Electrónica
para Ecopetrol y su Grupo de Empresas..

1.2 Alcance
Definir los pasos que deben llevar a cabo, los diferentes actores que interactúan en el proceso de
solicitud de mantenimiento como Administrador MP, Operador de Central y Nivel de Soporte, quienes
generan solicitud mantenimiento correcto y trazabilidad de la misma hasta llegar a la solución
requerida, utilizando la plataforma Web MPSoftware.

1.3 Funcionalidad
Le permitirá generar solicitudes de mantenimiento correctivo, hacer seguimiento a todas y cada una
según su estado, con el fin de dar solución en el menor tiempo posible a los incidentes, siendo
efectivos con dicho proceso, además de permitir un mejoramiento continuo en el servicio, ya que esta
información permitirá tomar decisiones sobre el funcionamiento y obsolescencia de los equipos que
hacen parte de la solución de seguridad.
2 MAPA DEL SISTEMA

2.1 Modelo Lógico

En el siguiente diagrama se hace una descripción del proceso para llevar acabo el registro de una
solicitud mediante MPSoftware y la trazabilidad del mismo.

http://128.1.236.241:8081

http://XXX.XXX.XXX.XXX:8081

Operador Central

Administrador MP Información Solicitud

Valida información y
genera cambio de Status,
actualizando Solicitud
Consulta
Trazabilidad a Caso

Nivel de Soporte

2.2 Navegación
En el siguiente diagrama se muestra las principales categorías del sistema Web MPSoftware, para la
generación de Solicitudes de mantenimiento.

Inicio de Sesión

Solicitud de
Mantenimiento

Registro
Solicitud de Trazabilidad de
Mantenimiento Solicitud
3 DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA
MPSoftware hace parte del ecosistema de la solución del Servicio de Seguridad Electrónica para
Ecopetrol y su Grupo de Empresas, donde se registran los diferentes tipos de mantenimientos que se
deben realizar a los equipos que son usados en cada una las centrales, permitiendo administrar dicha
información.
Para lo que se hace necesario contar con el registro de los diferentes mantenimientos correctivos,
además de realizar el continuo seguimiento a cada uno de los casos, con el fin de cumplir con los
tiempos establecidos en los Acuerdos de Niveles De Servicios – ANS.

3.1 Condiciones Generales

Se debe contar con dos requerimientos para iniciar con el proceso:

1. Contar con un usuario y contraseña.

2. Estar conectado a la red de Ecopetrol.

Después de validar esta información por favor, utilice un navegador web e ingrese la siguiente
dirección http://128.1.236.241:8081, finalmente utilice la tecla Enter.

3.2 Inicio de Sesión

Para lo que cargara el inicio de sesión, donde debe ingresar las credenciales de autenticación.

Seleccione Nombre de Usuario: seleccione la central requerida.

Digite Contraseña: ingrese la clave que fue entregada por el administrador del sistema.
Seleccione el Botón: Aceptar: ingresar a la creación del ticket o Cancelar: deroga el inicio de la sesión.

3.3 Solicitud de Mantenimiento.

Después de realizar el registro de credenciales, cargara el formulario Solicitudes de Mantenimiento, el
cual carga cuatro funcionalidades.
 Registro de Solicitud de mantenimiento Información de la Sesión y cierre seguro de la misma

Información de Solicitudes Pendientes y Atendidas

Información de la Solicitud seleccionada

3.3.1 Registro Solicitud de Mantenimiento.

Para iniciar el proceso de solicitud de mantenimiento, de clic sobre botón Reportar.

Para lo que se cargara el formulario Reportar nueva solicitud de mantenimiento, para lo que es
necesario registrar la información Descripción y Comentarios.

Campos Obligatorios:
Descripción de la solicitud de mantenimiento: digite la información de la manera más clara de la
situación o falla que se está presentando.
Comentarios adicionales (opcional): la información registrada en esta casilla, es sumamente
importante para determinar ubicación, falla, dato de quien reporta, para lo que se debe usar la
siguiente plantilla y luego ser pegada en el campo del formulario “Comentarios adicionales”.
DATOS BÁSICOS DESCRIPCIÓN
Sitio (Estación, edificio, Instalación) ICP
Ubicación dentro de la central BGA-ICP-ED1-DVI-0010-MD-001
Tipo de equipo Mini Domo
Interior, exterior exterior
Falla que presenta (pequeña Al tratar de visualizar se ven manchas, que no permiten visualizar
descripción) de manera clara.

Fecha de la Fallas 19/09/2018

 Central de Seguridad ICP Nathaly Jacinta Perez Ext. 47464 -
Datos de contacto
47330

Para el diligenciamiento de la plantilla, tener en cuenta la siguiente descripción de los campos:

Sitio (Estación, edificio, Instalación): registre el nombre de la central y la instalación donde se

encuentra el equipo a reportar, por ejemplo: Barrancabermeja policlínica.
Ubicación dentro de la central: por favor indique el nombre del equipo que está reportando,
teniendo en cuenta la nomenclatura utilizada por la compañía, por ejemplo: EJA-REF-VE-087-PTZ-
001.
Tipo de equipo: describa el tipo de dispositivo que está presentando dificultades o dejo de funcionar,
por ejemplo: cámara térmica.
Interior, exterior: escriba una de estas dos opciones, según la ubicación del equipo que está siendo
registrado. Interior: cuando el equipo está o queda dentro de una instalación cubierta por techo,
protegida de eventos como polución, lluvia, entre otros . Exterior:
está por la parte de afuera de las instalaciones, está en contacto con el espacio que la rodea,
expuesta a situaciones climáticas, polución, entre otras.
Falla que presenta (pequeña descripción): describa la situación que se está presentando con el
equipo que a reportando, de la manera simple y clara que sea posible, con esta información el técnico
buscara la mejor forma para atender la situación que está ocurriendo y solucionar en el menor tiempo
posible, por ejemplo: al usar la tarjeta de ingreso sobre el lector, se presenta demora en el
levantamiento de la talanquera.
Fecha de la Fallas: escriba la fecha en el que se presenta la falla a reportar, el formato que se debe
usar es DD/MM/YYYY, donde DD: día de falla, ingrese dos dígitos (01), MM: mes de en qué se
presenta la falla, ingrese dos dígitos (07) y YYYY: año de falla, ingrese cuatro dígitos (2018), según el
ejemplo debe quedar el registro 01/07/2018.
Datos de contacto: hace referencia a la persona que solicita la revisión, para lo que se hace
necesario contar con datos como nombre completo y número de contacto, por ejemplo: Franciscana
Juanita Rojas, Central de Seguridad ICP Ext. 47464-47330.
En la siguiente imagen se muestra, el formulario con la información requerida para realizar la solicitud
de mantenimiento:

Botones

Para dejar en firme la solicitud utilice el botón Reportar, en caso contrario utilice el botón Cancelar.
3.3.2 Trazabilidad de Solicitud.
Para dar trazabilidad a la solicitud, en el formulario Solicitud de mantenimiento, formación de
Solicitudes Pendientes y Atendidas, en la que encontraran la siguiente información

Solicitud: número de solicitud realizada, es un consecutivo generado de manera automática por el

sistema.
Descripción: muestra la información escrita por el operador que registra el caso.
Ultimo Status: indica la fase en el cual se encuentra la solicitud, se cuenta con cuatro posibles
estados. Solicitud Reportada: indica que la solicitud está a espera de ser atendida por el
administrador MP, quien debe validar la información, para determinar el nuevo estado de la
solicitud.
Solicitud en OT Abierta: cuando el administrador de MP, valida que la información registrada
cumple con lo requerido, genera orden de trabajo para ser atendida la situación.
Solicitud Atendida: en el momento de terminar la atención de Orden de Trabajo, debe ser
informado mediante correo electrónico al administrador de MP, para que sea cerrado como
atendido.
Solicitud Cancelada: si el administrador de MP al validar la información suministrada en la
solicitud, no cumple cancelara la orden e indicara el por qué se realiza esta cancelación.

Para revisar la solicitud requerida solo debe colocar el puntero sobre la requerida, como se muestra
en la imagen.

Solicitud Seleccionad

Información de la solicitud

Para ver cada uno de los registros del seguimiento de la solicitud, seleccione la fecha utilizando el
puntero y valide la información en el campo Comentario. Además se cuenta se cuenta con
información historia como el estado en que ha estado el caso y el usuario que a interactuado en la
solicitud, en caso de requerir información del usuario seleccione utilizando el cursor, para lo que se
despliega un submenú con la información de contacto.

Para volver al formulario principal utilice el botón Regresar.

4 FAQ
<Introduzca contenido y borre cuadro>

En esta sección del documento, se deja para ir alimentando las posibles consultas definidas por los
usuarios.
5 ANEXOS

5.1 Formato para registrar Información.

DATOS BÁSICOS DESCRIPCIÓN

Sitio (Estación, edificio, Instalación)
Ubicación dentro de la central
Tipo de equipo
Interior, exterior
Falla que presenta (pequeña
descripción)

Fecha de la Fallas

Datos de contacto

5.2 Tiempos Establecidos ANS.

5.2.1 Contrato Nacional Numero 3008155.

La información es tomada del Numeral 5, Anexo A, Servicio de Seguridad Electrónica para Ecopetrol
y su Grupo Empresarial documento Especificaciones Técnicas:
Tiempos máximos:
4 horas para equipos de integración y despliegue de la información.
8 horas para equipos de control de acceso y registro.
12 horas para otros equipos.
Este número de fallas que cumplen con los tiempos anteriores, se dividen por la totalidad de reportes
de falla ingresados en la herramienta de gestión de incidentes en el mismo periodo (mes).
La clasificación se hará sobre la lista definitiva una vez instalados los equipos y atendiendo los criterios
anteriores.
Lo anterior aplica para las siguientes ciudades: Bogotá, Barrancabermeja, Cartagena, Yopal,
Villavicencio, Cúcuta, Neiva, Yumbo y Orito, y lugares con desplazamiento inferior a dos (2) horas vía
terrestre desde estas ciudades principales. Para las otras localidades se suman doce (12) horas
continuas a cada uno de estos tiempos máximos.

5.2.2 Contrato Campo Rubiales Numero 3003573.

La información es tomada del Numeral 5, Anexo A, documento Servicio de Seguridad Electrónica
Campo Rubiales Especificaciones Técnicas.
Tiempos máximos:
2 horas para equipos de integración y despliegue de la información.
4 horas para equipos de control de acceso y registro.
8 horas para otros equipos.
6 GLOSARIO

Término Descripción
Persona encargada de validar la información registrada en la
Administrador MP
solicitud y cambiar de estado según la evolución de la misma.
Son los Acuerdos de Niveles de Servicios que fueron
ANS establecidos con el cliente, con el objetivo de garantizar un
servicio con calidad.
Campo Espacio donde debe diligenciar la información solicitada.
Hace regencia a contar con un usuario y contraseña activos y
Credenciales
válidos, para poder ingresar al programa.
Consiste en llevar a cabo las operaciones recomendadas por el
Mantenimiento
fabricante del equipo para restituir su funcionalidad plena,
Correctivo
cuando ésta se ha degradado o interrumpido.
Señal, con forma de flecha, que se mueve sobre la pantalla de
la computadora mediante el ratón y que permite seleccionar una
Puntero
función, marcar un fragmento de texto, poner el cursor en un
punto determinado, etc.
Acción de pedido para que el Administrador MP brinde una
Solicitud
respuesta positiva o negativa al respecto.
Estado en el cual se encuentra la solicitud realizada, basado en
Status
las cuatro posibilidades con que cuenta el MPSoftware.