PLATAFORMAS DE COLABORACION

El software colaborativo es, sin duda, una de las herramientas ms potentes a la hora de poder compartir informacin. Este tipo de plataformas se usan tanto a nivel interno de una empresa (entre trabajadores) como a nivel interempresarial, donde un grupo de empresas con intereses comunes crean un repositorio de informacin accesible por todas ellas. Es en esta ltima modalidad de uso donde se saca mayor provecho a este tipo de plataformas, y en el que nos centraremos en el desarrollo del presente texto. Bajo el concepto de cloud computing (computacin en la nube), estas plataformas proporcionan herramientas como foros de discusin, repositorio de archivos o planificadores de tareas, entre otros. Estas plataformas se hacen indispensables en sectores empresariales con intereses comerciales comunes, como es el sector de la artesana, donde las problemticas asociadas a este sector (competitividad, expansin a nuevos mercados, bsqueda de financiacin,) hace que la filosofa bas ada en la colaboracin empresarial cubre especial importancia.

Transcender los lmites de las organizaciones

El trabajo colaborativo entre empresas se realiza, en realidad, entre personas de esas empresas, lo que permite: evitar formalismos organizativos, espontaneidad y fluidez, y potenciar las capacidades individuales. Para ello, lgicamente, ser necesario conocer las polticas de la organizacin y los lmites de maniobra de cada interviniente.

Crear y gestionar proyectos conjuntos

Es posible crear proyectos compartiendo informacin sobre ideas de proyecto y publicando demandas de colaboracin para proyectos con ideas maduras. Las herramientas de trabajo colaborativo suelen disponer de gestores de proyecto (es decir, de agendas, tareas y grado de avance, etc.)

Compartir informacin sobre riesgos y oportunidades

El conjunto de organizaciones dispone de un potencial considerable de obtencin de informacin relativa a riesgos y oportunidades comunes; este potencial supera con mucho la capacidad individual de cada miembro. Los intereses en este campo suelen ser comunes en grupos de coincidencia estratgica. Es inteligente compartir esta informacin.

Compartir estrategias y polticas de accin

La cercana de los objetivos de las empresas que colaboran aconseja, en muchos mbitos, crear estrategias comunes de actuacin, tanto como colectivo, como en la aplicacin individual. Las herramientas colaborativas facilitan los procesos conducentes a este hecho. Por ejemplo, se debera crear una poltica comn de expansin comercial que afectara a todo el colectivo de artesanos.

Mejorar la gestin y documentacin de procesos compartidos y su trazabilidad

Las utilidades TIC de trabajo colaborativo disponen de repositorios comunes que facilitan el seguimiento de procesos y su trazabilidad, especialmente en procesos en los que intervienen varias partes. De esta forma, los proyectos se dividiran en tareas que seran asignadas a cada una de las empresas artesanas intervinientes en el mismo.

Resultados esperables del uso de herramientas colaborativas en mbito interempresarial

La nueva filosofa empresarial basada en la colaboracin permitir, entre otros aspectos, la identificacin y desarrollo de proyectos fruto del dilogo colaborativo entre empresas, oportunidades de expansin a nuevos mercados, la participacin en nuevos programas y proyectos, una mayor agilidad en la gestin de procesos comunes, una mejora en la informacin sobre riesgos, oportunidades y novedades tecnolgicas, y una mayor fluidez de comunicacin entre las empresas.

Qu podemos hacer para empezar a trabajar en colaboracin?

Aunque no existe una regla fehaciente para un correcto desarrollo del trabajo colaborativo, si que se recomiendan una serie de acciones que den comienzo al mismo, lo que permitir llevar a cabo una colaboracin de mayor calidad. As, se podra comenzar por crear lugares de discusin para problemas propios o bien para problemas conjuntos (del sector o del grupo de empresas que estn compartiendo informacin), proponiendo ideas de proyectos e iniciativas, con el fin de que maduren en el entorno colaborativo o se pudieran solicitar colaboraciones concretas para ideas que ya se tienen maduras. Igualmente, se deber trasladar la gestin de trabajos conjuntos disponiendo de un entorno que nos permita compartir discusiones, seguimiento de planes de trabajo (agendas, cronogramas), documentos, etc. Por ltimo, se crearan lugares de reposicin de informacin de inters comn.

Esta nueva realidad convierte la eleccin de una plataforma de Colaboracin en algo fundamental. Cisco ofrece cinco recomendaciones que ayudan a las organizaciones a seleccionar una plataforma flexible, capaz de proteger la inversin y de responder a las demandas ms exigentes ahora y en el futuro:

Cinco recomendaciones para seleccionar una plataforma de Colaboracin

1. Plataforma agnstica frente al dispositivo y al sistema operativo. El uso de los dispositivos personales en el trabajo -conocido como Bring Your Own Device- es un fenmeno imparable. De los 350 millones de smart phones que se usarn en las empresas en 2016, 200 millones sern propiedad de los empleados1, mientras el 76 por ciento de los responsables de TI consideran BYOD como algo positivo para sus compaas por la mayor productividad y satisfaccin en el trabajo. Una solucin de Colaboracin debe soportar por igual las diversas plataformas de dispositivos -incluyendo terminales y sistemas operativos- con independencia del fabricante. 2. Convergencia optimizada de canales para las distintas necesidades. La evolucin de las Comunicaciones Unificada ha facilitado la convergencia de mltiples canales -datos, voz y vdeo- sobre las redes IP corporativas. Sin embargo, hay una clara diferencia entre la distribucin de dicho trfico en entornos locales -como la oficina- y entornos globales diseados para miles de usuarios -cada uno con sus propias necesidades- pero con los mayores niveles de rendimiento, fiabilidad y seguridad. Una plataforma de Colaboracin debe optimizar la integracin de aplicaciones de datos, voz y vdeo segn cada necesidad y de forma transparente para los usuarios. 3. Flexibilidad de opciones: on-premise o en la nube. El creciente inters por aplicaciones de negocio flexibles y en host -incluyendo la Colaboracin mediante voz y vdeo- ha provocado que un 70 por ciento de las organizaciones utilicen ya algn tipo de tecnologa Cloud3. No obstante, vivimos en un mundo de mltiples Clouds, obligando a los departamentos de TI a gestionar una amplia variedad de opciones, desde Clouds privados hasta pblicos y mixtos. Una plataforma de Colaboracin debe ofrecer sus servicios bajo cualquier modelo, ya sea on-premise (instalada en las oficinas de la empresa), en nubes pblicas gestionadas por proveedores de

servicios o en entornos hbridos, sin prdida de funcionalidad y con la mxima seguridad y calidad. 4. Soporte integrado y global. Al considerar una plataforma de Colaboracin, la capacidad de planificacin, ejecucin y soporte del proveedor resulta esencial. Su diseo incide directamente sobre el soporte, ya que ciertos proveedores se apoyan en terceros para adquirir distintas piezas (telfonos, terminales de vdeo, gateways multimedia o switches para redes LAN e inalmbricas). Aunque esto no supone un reto tecnolgico si se cumple con los estndares, s resulta problemtico a la hora de proporcionar soporte. El proveedor de la plataforma de Colaboracin debe garantizar un soporte integrado para todas las piezas del sistema, global y con un punto nico de contacto, o bien contar con partners que garanticen este modelo de servicio. 5. Verdadero coste de despliegue. Al igual que con cualquier inversin estratgica, es necesario valorar el verdadero coste de despliegue de la plataforma de Colaboracin, evitando complejas licencias y el pago extra por componentes adicionales como hardware o soporte. Las adquisicin de licencias debe ser clara y hay que examinar qu ofrecen las licencias aparentemente gratuitas.

10 plataformas de colaboracin para la empresa 1. Microsoft SharePoint 2. IBM Lotus Connections 3. Cisco WebEx Connect 4. Google Apps 5. Zoho Apps 6. Adobe Acrobat Connect 7. MindTouch 8. Socialtext 9. Jive 10. Zimbra Collaboration Suite

http://www.cybersudoe.eu/es/actualidades/plataformas.html http://www.siliconweek.es/knowledge-center/knowledge-center-almacenamiento/10plataformas-de-colaboracion-para-la-empresa-1564/10 http://www.cisco.com/web/ES/about/press/2013/2013-02-18-cinco-recomendacionesplataforma-de-colaboracion.html