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SOLICITUD DE CUBICACIÓN DE HH

II. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO o INICIATIVA


II.1 OBJETIVO DEL PROYECTO o INICIATIVA (* Campos Obligatorios)

Implementar mejoras evolutivas en el módulo MM y SD de ERP SAP, que se refleja también en el portal SIT
y que soporta el proceso logístico y ventas de billetes y monedas de la Tesorería del Banco para mejorar la
gestión interna, aumentar la automatización y disminuir la carga operativa y permitir la gestión de los
usuarios externos.

II.2 ALCANCES DEL PROYECTO o LÍNEAS DE ACCIÓN DE LA INICIATIVA (* Campos Obligatorios)

RESUMEN DEL ALCANCE

SIT - Portal SIT - SAP


Requerimiento Descripción
web
1 Reporte de interfaces SAM --- Si
2 Stock público --- Si
3 Creación Caja 10 * --- Si
4 Aging de los depósitos --- Si
5 Reporte detallado de movimientos del día, tipo cartola si si
cuenta corriente.
6 Modificación de series, familias y precintos si si
7 Bloqueo de picking hasta el retiro físico si si
8 Mayor tiempo para ingreso de series (Time out) si si
9 Ajuste interfaz (SAP-SAM) para operaciones ya --- si
procesadas

PRODUCTOS Y FUNCIONALIDADES CLAVES A OBTENER

1. Reporte de interfaces SAM


Modificar el reporte ZCLSD_RP_0001 para que filtre por fecha de aprobación del pedido o fecha de envío a
SAM (Hoy lo hace por fecha de creación del documento).
Requerimiento técnico estimado:

2. Stock público
En el ámbito SIT, se requiere que SAP busque la información contable de ingresos, egresos y saldos de
valores (billetes y monedas), separados por denominación, para 1) calcular la emisión –por diferencia- de
cada denominación de billetes y monedas de forma automática y 2) para presentar la información en un
formato determinado mediante reporte.

Para eso, es importante que el cálculo del stock público se realice automáticamente mediante reporte SAP
y por cada denominación. Es decir, tener la visibilidad por cada denominación de billetes y monedas por
separado para su análisis y gestión más depurada en la cuenta de pasivos.
Requerimiento técnico estimado: Modificación en SAP.
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3. Creación Caja 10
Crear una caja que permita centralizar y distribuir el flujo de billetes y monedas entre las demás cajas y las
demás áreas. Debe ser una caja “plus” que permita recibir, entregar y trasladar todo tipo de materiales.

4. Aging de los depósitos


Construir un reporte que se pueda visualizar en SAP la trazabilidad de un depósito desde que se deposita
en la bóveda de custodia hasta su destrucción. Esto permitirá visualizar el tiempo que lleva un depósito
desde su ingreso a las bóvedas de custodia hasta su liquidación al banco una vez que es destruido.

5. Reporte detallado de movimientos del día, tipo cartola cuenta corriente.


Construir un reporte tipo cartola cuenta corriente mostrando los movimientos del día, con fecha y hora,
almacenes, sus responsables creador y aprobador, las denominaciones, el estatus actual de la solicitud
(como parametro de busqueda), el valor total de la solicitud, etc.
A.- SAP ABAP para crear el smartform del reporte.
B.- SAP PI para crear la interfaz

6. Modificación de series, familias y precintos


Se requiere que los bancos comerciales puedan hacer modificaciones a las bolsas o cajas entregadas al
BCCH ya sea en su número de serie, en su precinto o en la familia que ingresó.

7. Bloqueo de picking hasta el retiro físico


Validar la implementación de un control automático, que permita bloquear los picking de giros, posterior a la
aprobación de BCCH y que solo sea posible su desbloqueo cuando el “Comisionado” o “ETV” del banco
comercial se encuentren en las dependencias de BCCH para la recepción de los valores, para luego ser
contabilizado por BCCH.

8. Mayor tiempo para ingreso de series (Aumento del Time out)


Se aumentar el tiempo de inactividad del portal dada la necesidad de utilizar funcionalidades asociadas a
cargas masivas de datos por el Portal SIT.

9. Ajuste interfaz (SAP-SAM) para operaciones ya procesadas


a) Realizar un ajuste en la interfaz SAP-SAM que trae información de las operaciones ya
procesadas. En las funciones ZCL_BCCH_ENVIO_CAS_LBTR_ENTRE y
ZCL_BCCH_ENVIO_CAS_LBTR, se debe realizar un ajuste para que primero grabe datos en la
tabla antes de llamar al proxy y enviar las operaciones al sistema de destino SAM.
b) Registrar log en la transacción SLG1 de datos relacionados con errores de interfaz SAP-SAM
(mencionada en punto anterior) y que proporcionen información para el análisis de casos
similares. Con ello por ejemplo se podría detectar cual es la operación con problemas y luego
tomar decisiones.
c) Además, debe incluir el envío de un email de alerta al usuario del Banco Central de Chile (BCCh)
en caso nuevos errores en la interfaz SAP-SAM y con ello generar una alerta sistémica justo en
el momento en ocurre el evento y no al final del día cuando se realiza cuadratura manual entre
sistema SAP-SAM. Este mail considerará el log de error de la interfaz.
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II.3 JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO (* Campos Obligatorios)

SITUACIÓN ACTUAL

1. Reporte de interfaces SAM


Si el Giro o Depósito fue aprobado al día siguiente, entonces esas solicitudes no salen informadas en el
reporte Z y por ende ocurre una “descuadratura” entre ese reporte y el sistema SAM. Por lo tanto, esto se
hace necesario para hacer cuadratura SIT-SAM, dado se generan alertas de “descuadraturas” que no
corresponden.
El objetivo es tener la trazabilidad en línea de alguna diferencia que pueda surgir entre los sistemas dado
que actualmente se realiza manualmente comparando reportes automáticos de SAP y de SAM. Su
cuadratura es visual.
2. Stock público
Además de este requerimiento haber sido solicitado por la jefatura y de la gerencia del negocio para
análisis y gestión de las informaciones, actualmente el stock público se genera en una planilla Excel con
múltiples fuentes.
En relación a la información necesaria para realizar los requerimientos 1) y 2), se requiere contar con
datos acumulados de ingresos de valores provenientes de proveedores ( Ei , t ¿, egresos como
consecuencia de la destrucción de billetes y monedas acumulada ( D i ,t ¿ , saldos en la caja del Banco
Central ( SCa¿ ¿i , t )¿ y saldos en las custodias del Banco Central ( SCui , t ¿, donde i está definido
por la denominación y t por el período.
Para satisfacer 1), se debe cumplir que:

n−1 n−1
SPi ,t =n= ( ) (∑
∑ Ei ,t + E i ,t =n −
t =0 t=0
)
Di , t + Di ,t =n −SCai ,t =n−SCui , t=n

Donde i corresponde a la denominación, n es el período corriente o de cálculo y SP es el Stock


Público.
El término E dentro de la sumatoria indica que los ingresos provenientes de proveedores deben ser
acumulados en el tiempo, partiendo desde t = 0. Lo mismo aplica para la destrucción de billetes. Lo
anterior debido a que la emisión del Banco Central se calcula por diferencia.
Por otro lado, en los Saldos de Caja y de Custodia deben ser reflejados todos los ingresos y egresos
de valores provenientes de instituciones financieras y personas (Caja N°4) que afectan –
inversamente- a la emisión y que no están reflejadas en E.

Con relación al reporte (formato por definir) para cada denominación/material, es necesario que sea de
periodicidad diaria, exportable a Excel. (Se evaluará la factibilidad de unir esta información a una
aplicación web que recopile la información y la presente automáticamente en el formato definido. Esta
aplicación sería una iniciativa aparte sujeta a evaluación por parte de la Tesorería.
Las transacciones por las cuales se obtienen la información son las siguientes:
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a) Embarques: este se obtiene en SAP por medio de la transacción ZFI_SALDOS_CTAS_V4 (Informe


de saldo) (cuenta 34110104) que muestra las entradas, es decir, ingresos de los embarques y las
salidas que se interpretan por la destrucción. Lo mismo se debe aplicar para monedas cuenta
utilizando la cuenta (34110204). Se debe desglosar por denominación. A los embarques se debe
restar la emisión.

La emisión a su vez, se puede obtener de SAP, buscando los materiales que pasaron de nuevo a
“apto”. Se debe identificar reporte o transacción, es decir, los billetes nuevos que tuvieron RTC. Esta
se obtiene por medio de la transacción MB51/Clase de documento 909/filtrar material (B * N F2 *)
/agregar cabecera de documento e identificar el RTC o definir una clase de documento de RTC para
identificar las emisiones.

b) Destrucción: Se obtiene mediante transacción MB51 para identificar la cantidad de billetes


destruidos en el periodo, en este caso el último mes. Este debe desglosarse por denominación y trae
la información en millones de piezas. Esta información también se puede obtener por medio de la
MIGO/salida de mercancía/documento de materiales/centro B018/clases de documentos 955, 956,
954, 953.

c) Saldos en caja: Transacción MB52: todo fin de mes genera los saldos de las bóvedas a nivel
nacional, incluso la de las bóvedas de custodias que se mantienen con los bancos comerciales.

Cuadraturas: Además de las fuentes utilizadas es importante realizar cuadraturas de la información.


Esta se puede hacer automáticamente cuadrando el saldo del Stock público con el reporte de saldos
de cuentas contables a nivel global, es decir, sumando todas las denominaciones.

3. Creación Caja 10
Actualmente hay algunas restricciones de traslado entre cajas dada la forma que se construyó el SIT para
absorber los flujos y reducir riesgos en los traslados de billetes y monedas. Se requiere flexibilización de
los procesos y centralización de los materiales que se encuentran en estado de transición como por
ejemplo los billetes que se van a laboratorio, billetes nuevos fraccionados que requieren salir de la Sala
de procesos.
En el modelo de negocio no corresponde, por ejemplo, a la Sala de Procesamiento mantener billetes en
su custodia, y actualmente posé denominaciones dado que el sistema no permite hacer el traslado de
piezas Aptas fraccionadas a las demás Cajas.
Este concepto es similar a la cuenta contable transitoria en que por esa cuenta pasan valores pero debe
quedar en cero al final del día. Esta bóveda (almacén) también responde a un concepto de transición
donde la bóveda recibe materiales transitoriamente hasta que se entregue al almacén definitivo.
4. Aging de los depósitos
Actualmente no se tiene visibilidad del tiempo que pueda estar un billete no apto hasta su destrucción.
Actualmente se acompaña el back log en meses calculada por la cantidad de billetes no aptos
almacenadas en las bóvedas del Banco Central (Santiago) y la capacidad de destrucción que tiene la
Sala de procesamiento. Sin embargo no se tiene información detallada desde su depósito en las
custodias. El acompañamiento de un depósito se inicia sólo cuando llega al Banco.
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Para eso, se requiere la trazabilidad en las siguientes etapas:


(a) Fecha de depósito en bóveda de custodia
(b) Fecha de traslado /recepción hacia el BCCH
(c) Fecha de traslado hacia la Sala de procesamiento
(d) Fecha de destrucción
(e) Fecha de comunicación al banco comercial
Se requiere evaluar si esta información se puede obtener de las tablas que actualmente se almacenan
en módulo MM.
5. Reporte detallado de movimientos del día, tipo cartola cuenta corriente.
Los bancos comerciales solicitan esta información para su gestión. Actualmente el libro de bóveda
disponible en el Portal SIT retracta solamente los movimientos del dia. Si el usuario quiere un histórico
debe generar 30 libros de bóveda y planillarlo.
6. Modificación de series, familias y precintos
Los depósitos de los bancos comerciales ingresados en el sistema SIT, deben contener tales como:
series, lotes, denominación, entre otras características. Sin embargo, si se ingresa erróneamente alguno
de estos datos, no pueden ser corregidos por los mismos bancos a través del portal SIT (por factibilidad
técnica), si no, debe ser solicitada al Banco Central, quien opera bajo una excepción. Al respecto
recomendamos evaluar la habilitación de la modificación de series, lotes y denominación a través del
Portal, con el fin de que los bancos comerciales puedan realizar la gestión de sus depósitos de forma
íntegra.
Esto se debe a que se producen naturalmente estos errores y se requiere de un gran esfuerzo por parte
de los usuarios internos para hacer las correcciones en SAP, que incluye cambio de roles y perfiles.
7. Bloqueo de picking hasta el retiro físico
Esto se debe a los riesgos asociados a modificar un picking durante el proceso.
8. Mayor tiempo para ingreso de series (Aumento del Time out)
Las operaciones que se realizan por los bancos comerciales y principalmente por Casa de Moneda se
caen y deben repetirse, o simplemente no se pueden realizar dado el time out estipulado.
9. Ajuste interfaz (SAP-SAM) para operaciones ya procesadas
Esta mejora se debe a que el día 03/08/18, uno de los operadores del SIT informa la detección de una
transacción anómala y que corresponde a un depósito en bóveda de custodia del Banco ITAU-
CORPBANCA, operación duplicada en el Sistema de Administración de Movimientos (SAM). Lo anterior
se identificó dado que existe una cuadratura diaria elaborada en el DAC.

Al indagar sobre las causas del incidente (operación duplicada), se observa que ésta se debe a:
1. El Sistema SAP sufrió una caída en su base de datos (a nivel Banco), lo que generó impacto en los
procesos que se estaban ejecutando en ese momento.
2. La caída en la base de datos no permitió completar el proceso de envío de operación de SAP a
SAM, con sus respectivas validaciones.
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3. El flujo de envío de operaciones de SAP a SAM considera primero el envío de la operación a SAM y
luego el registro de ésta en la tabla Z de validación de operaciones, esto último no se alcanzó a
realizar por la caída de la base de datos. Luego, cuando se levantó la base de datos se volvió a
ejecutar (Job que ejecuta la interfaz) él envió de la misma operación, duplicando el registro en SAM.

BENEFICIOS ESPERADOS

1. La automatización en la cuadratura permitirá tener eficiencia en los controles y en los tiempos empleados
actualmente para la cuadratura además de reducir los errores visuales y manuales que pueden producirse.
2. Con relación al stock público la automatización de la información permite la reducción de sesgos que se
producen actualmente dado que la información es generada manualmente y eficiencia en los tiempos
empleados para cálculo del stock publico
3. Con relación a la creación de la Caja 10, permite tener flexibilización de los procesos y centralización de los
materiales que se encuentran en estado de transición.
4. El reporte de aging permitirá mejorar la visibilidad de los depósitos, gestionar la información para mejor
atender el cliente.
5. Reporte detallado de movimientos del día, tipo cartola cuenta corriente permitirá facilitar y mejorar la
gestión de la operación por parte de los usuarios finales, en este caso los bancos comerciales.
6. Modificación de series, familias y precintos permitirá entregar autonomía al usuario externo para que
modifique estos atributos y reducir la cantidad de solicitudes hacia el BCCH para realizar las
modificaciones. Flexibilizar la operación dado la naturaleza de los procesos
7. Bloqueo de picking hasta el retiro físico tiene por objetivo evitar riesgos asociados a modificar un picking
durante el proceso.
8. Mayor tiempo para ingreso de series (Aumento del Time out)
Concretar las operaciones que hoy no se realizan por imposibilidad de operar con el potal SIT para estas
funcionalidades de carga de datos masivas.

9. Ajuste interfaz (SAP-SAM) para operaciones ya procesadas


Impedir la duplicidad de operaciones.

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