PASO 2 - PROTOCOLO DE COMUNICACIONES Y RELACIONES LABORALES

PRESENTADO POR:

Elkin Viloria - código: 72309301

Claudia Rocío Lora – código: 32856909

Dalgys Villegas Paternina- Código: 65828608

Grupo: 80007_58

TUTORA:

JULIETH CASTILLO

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA- UNAD

PROGRAMA DE PSICOLOGÍA

PROTOCOLO

MAYO 23 DE 2020
Contenido
Introducción ................................................................................................................................................ 2
1-Nombre de la empresa: ........................................................................................................................... 3
2-Caracteristicas de la empresa. ................................................................................................................ 3
3-Estructura organizacional....................................................................................................................... 4
4- Protocolo de las comunicaciones. .......................................................................................................... 5
4.1-Protocolo de comunicación externa. ............................................................................................... 5
4.2-Canales de comunicación externa. .................................................................................................. 6
5-Protocolo de comunicaciones interna.................................................................................................... 7
5.1-Canales de comunicación interna. ................................................................................................... 8
6-Protocolo de comunicaciones externas de la empresa vocería. ........................................................... 9
6.1-Comunicación para un medio ajeno a la empresa. ....................................................................... 9
6.2-Declaraciones dadas a empleados designados. ............................................................................... 9
6.3-Al ser invitado a dar una conferencia o reunión. ......................................................................... 10
6.4-Cuando no hay comunicación. ....................................................................................................... 10
7-Flujo de comunicación vertical. ............................................................................................................ 10
8-Flujo de comunicación horizontal. ....................................................................................................... 10
9-Plan motivacional. ................................................................................................................................. 11
9.1-Plan motivacional de la empresa gorras Soke. ............................................................................. 12
9.2-Integración del personal. ................................................................................................................ 12
9.3-Promover la actividad física y el deporte dentro la empresa. ..................................................... 13
9.4-Capacitaciones. ............................................................................................................................... 13
Conclusiones .............................................................................................................................................. 14
Referencias bibliográficas. ....................................................................................................................... 15

1
 Introducción

El manejar la información y la comunicación, son elementos primordiales para el mejorar las

actividades individuales y colectivas, en las empresas la comunicación es un componente de gran
importancia en las relaciones entre empleadores y empleados de una empresa, nosotros como seres
humanos necesitamos relacionarnos con las demás personas para satisfacer las necesidades que
tenemos.

La comunicación es la base fundamental de cualquier empresa, es por eso que el traspaso de

información es una actividad habitual y de gran relevancia en las empresas, cualquiera que sea la
información están, estar al día de cualesquiera tendencias, estar en continuo cambio tanto en
servicios como en la producción.

En este trabajo colaborativo encontraremos el desarrollado de un protocolo de comunicaciones y

plan motivacional para el caso propuesto de la empresa en este curso protocolo, en donde se busca
fortalecer las competencias comunicativas y las relaciones interpersonales.

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1-Nombre de la empresa:
Gorras Soke

Ciudad: Barranquilla.

Fecha de Creación: abril 10 de 2020

Número de empleados: 36

Foto tomada de la web.

Eslogan: Calidad y Protección.

2-Caracteristicas de la empresa.

La empresa Gorras Soke “Calidad y protección” tiene como actividad económica la

producción y comercialización de toda clase de gorras, cuentan con una estructura física, de

3
500 m. cuadrados que se dividen en el área de producción, y la parte administrativa, además
de un local comercial para ventas, tiene tres puntos de venta, 2 en barranquilla y 1 en
Cartagena. La dirección de la sede principal es calle 72 N° 46-21.

La empresa pretende vender gorras con un alto nivel de calidad y modelos exclusivos, y
atractivos para toda su clientela. Su estructura organizacional jerárquica está compuesta por
el gerente, los jefes de departamento, subordinados y los proveedores.

3-Estructura organizacional.

Gerencia

Secretaria de
gerencia

Dpto. de Dpto. de recursos Dpto. de

Dpto. de
producción humano ventas
administración

Contaduría Jefe de Oficina de Oficina de Jefe de

operarios desarrollo formación ventas

Vendedores
Secretaria Mensajero Operarios

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4- Protocolo de las comunicaciones.

Instituir la comunicación en la empresa debe ser una prioridad en la empresa, ya sea en la

comunicación interna como en la comunicación externa; la comunicación ayuda a conservar
la empresa al día, a ganar en formación, manifestar nuevas oportunidades y reducir los
riesgos que se puedan aparecer. El tipo de comunicación que se aplica en los 3 almacenes
que se encuentran, es la comunicación descendente ya que se direcciona desde la gerencia al
personal, trasfiriendo el mensaje de manera oral, escrita y correo electrónico.

Es una comunicación asertiva dando respuesta oportuna y resolviendo las dificultades

presentadas en las diferentes áreas de la empresa.

4.1-Protocolo de comunicación externa.

El gerente es el encargado de dar información o el desinar a alguien para que comunique por
medio de documento firmado por él.

Un mensaje uniforme: el departamento de Comunicación externa debe diseñar un plan de

comunicación en el que defina cuáles son los valores, atributos de la empresa en la empresa
gorras Soke, se desarrollan mensajes hacia sus diferentes públicos externos, encauzados a
mantener o mejorar sus relaciones con ellos, a forjar una imagen favorable o a promover sus
productos.

Al hablar de públicos externos, se refiere a clientes, promocionar, al gobierno, medios de

comunicación, y sociedad en general. Algo a tener en cuenta que es importante, es que,
aunque la comunicación interna y externa se muestre como sistemas totalmente distintos, la
buena gestión de la primera redunda en la segunda, por transmitir una imagen positiva sobre
la empresa. La importancia de este tipo de comunicación está en poder conservar un doble
flujo de información.

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La empresa tiene cuenta la importancia de la comunicación externa enfatizando siempre el
objetivo de mejorar la imagen de la empresa a los clientes que han sido fieles a nuestros
productos y también a los clientes a futuro.

4.2-Canales de comunicación externa.

Llamadas telefónicas: La buena comunicación de la empresa con el exterior ya sea con

telefonía fija o celular es fundamental, su buena atención, para la imagen de la empresa.

Protocolo de atención al usuario: Saludar cordialmente al cliente, mantener siempre

contacto visual, cordialidad con la comunicación, expresar con claridad la oferta de los
productos, tratar al cliente de usted, ofrecer al cliente una atención exclusiva.

Notas de prensa o comunicados: Las notas de prensa reflejan las informaciones que la
empresa envía directamente a los medios de comunicación.

Publicidad: Catálogos, sino que hay que abrir la mente a nuevas posibilidades, como los
espacios patrocinados digitalmente.

Web corporativa: Para poder encontrarse de manera rápida en un buscador sobre su

producto. Ya también se ha convertido en algo imprescindible de toda empresa, cualquiera
que sea su tamaño, a través de esta página, la empresa puede informar al usuario sobre sus
productos y servicios, propósito empresarial, política y valores, agenda de actividades,
organigrama, etc.

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Blog: Se crea una comunicación externa corporativa, se trata de mostrar el beneficio de
obtener una gorra con protección de las mucosas y lo livianas que son y los beneficios
económicos porque son lavables.

Redes sociales: Por medio de Linkedin, Facebook se puede desarrollar páginas mostrando
beneficios de la gorra Soke.

Boletines digitales: La empresa da descuentos, promociones por medio de boletines en la

web.

Llamadas telefónicas: Los‘call centers’ son medios de comunicación para mantenerse en

contacto con los clientes.

Línea gratuita a nivel nacional. 018000999999

5-Protocolo de comunicaciones interna.

En la empresa se utiliza la comunicación interna para ofrecer a sus trabajadores las

herramientas importantes para gestionar y certificar el éxito de la empresa, convirtiéndose
unos excelentes trabajadores, la comunicación interna está dirigida al personal que conforma
la empresa de Gorras Soke, con el fin de desplegar las relaciones interpersonales entre la
empresa y el personal que la conforman, teniendo como objetivo que se sientan partícipes de
las actividades, a desarrollar, ofreciéndoles la oportunidad de opinar con respecto a los
proyectos, motivándolos y creándoles confianza para el buen desempeño, en la empresa.
Esta comunicación entre los trabajadores de la empresa gorras Soke, permite que se tenga
ventajas entre personal nuevo y el antiguo, originando que el cambio de actitudes no afecte
la productividad y afecte la relación interpersonal, dentro del objetivo interno tenemos los
directivos, empleados, vendedores, socios accionistas.
La secretaria se encarga de realizar comunicados vía electrónicas, comunicados y demás, la
empresa cuenta con un jefe de recursos humanos, es un canal muy importante entre gerencia
y los empleados.

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En la empresa se hacen reuniones cortas semanales para ir comunicando sobre la producción
con los trabajadores, comunicando noticias de la empresa mensuales con la junta directiva
para informar el cierre mensual.

En la empresa hay un experto en páginas web, que es de gran importancia porque ayuda a
concretar ventar fuera del área donde no llegan los trabajadores, dirigida al empleado para
motivarlos para que la producción crezca, capacitándolos esto va ayudar a que su equipo de
trabajo se fortalezca, también ayuda para coordinar las actividades del día.

Las ventajas.

Hace que el empleado tenga sentido de pertenencia.

El incremento se verá reflejado por que el empleado es tomado en cuenta.

5.1-Canales de comunicación interna.

Reuniones: Se hacen reuniones para dar a conocer los asuntos más importantes de la empresa

Mensajería interna whatsApp: Comunicación rápida con los trabajadores por medio de
teléfonos inteligentes.

Telefonía móvil: Se hace una comunicación por medio de celular sin tener que moverse de
su puesto de trabajo.

Carteleras: Comunicados como eventos, noticias de interés de la empresa, premiaciones.

Video conferencias: Se hacen con el fin de retroalimentar las reuniones hacerlas más
instructivas.

Correo de sugerencias: Medio en el cual los trabajadores dejan sus inquietudes y sirven para
mejorar su ambiente laboral.

Correo electrónico: Comunicados importantes por medio se da a conocer una información

por parte de la empresa.

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6-Protocolo de comunicaciones externas de la empresa vocería.

El gerente es el encargado de dar información o el desinar a alguien para que comunique por
medio de documento firmado por él.

6.1-Comunicación para un medio ajeno a la empresa.

Solo lo dará el gerente, el cual ya tiene previo conocimiento del tema o área a consultar.

Foto Tomada de la web

6.2-Declaraciones dadas a empleados designados.

Debe de ceñirse a dar solamente información autorizada.

No dar opiniones personales.

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6.3-Al ser invitado a dar una conferencia o reunión.

Debe de ser claro con los temas expuestos.

No crear desacuerdos, no mentir.

No deteriorar el ambiente de trabajo.

6.4-Cuando no hay comunicación.

Se deteriora el clima laboral.

No tiene el empleado sentido de pertenencia.

Pérdida de productividad.

7-Flujo de comunicación vertical.

Ascendente: cuando la comunicación va desde los subordinados a los altos mandos.

Descendente: De la gerencia a empleados.

8-Flujo de comunicación horizontal.

Comunicación entre los integrantes del mismo nivel organizacional.

Toma de decisiones.

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Coordina actividades.

Resuelve problema.

9-Plan motivacional.

Cuidar el entorno o ambiente laboral, fomentar las buenas relaciones personales.

Hacer carteleras semanales para ver actividades de los trabajadores.

Dinámica para dar a conocer los valores empresariales y sentido de pertenencia de los
miembros de la empresa, un plan de incentivos para el personal, hacer premiaciones cada
mes para incentivar la labor del empleado.

Realizar charlas motivacionales, talleres, en la empresa se utiliza la comunicación interna

para ofrecer a sus trabajadores las herramientas importantes para gestionar y certificar el
éxito de la empresa, convirtiéndose unos excelentes trabajadores.

La comunicación interna está dirigida al personal que conforma la empresa de Gorras Soke,
con el fin de desplegar las relaciones interpersonales entre la empresa y el personal que la
conforman, teniendo como objetivo que se sientan partícipes de las actividades, a desarrollar,
ofreciéndoles la oportunidad de opinar con respecto a los proyectos, motivándolos y
creándoles confianza para el buen desempeño, en la empresa, esta comunicación entre los
trabajadores de la empresa gorras Soke, permite que se tenga ventajas entre personal nuevo
y el antiguo, originando que el cambio de actitudes no afecte la productividad y afecte la
relación interpersonal. Dentro del objetivo interno tenemos los directivos, empleados,
vendedores, socios accionistas.

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9.1-Plan motivacional de la empresa gorras Soke.

Se celebrara el día del trabajo con una ancheta con productos no perecederos, el día de la
madre se celebrara con una cena pagada por la empresa más un detalle personal.

Se celebrara el día del niño en un divercity pagado por la empresa.

Fiesta de fin de año con cena navideña y ancheta.

Mensualmente se le dará un premio de $200.000 al mejor vendedor del mes.

Al conductor se le dará por efectividad de entrega de $200.000

Al trabajador de producción se le dará un premio de $200.000 por productividad y el segundo

puesto $100.000.

Trimestralmente se realizarán reuniones con el personal de la empresa con el objetivo de

integrar a los trabajadores, con los altos, medios y bajos cargos, interactuando entre sí, por
medias dinámicas participativas donde se dé a conocer los valores corporativos de la
empresa.

9.2-Integración del personal.

Cada dos meses la oficina de talento humano organiza actividades de integración para todos
los miembros de la empresa, lo cual tiene como objetivo fortalecer los lazos de compañerismo
dentro de la empresa, al igual avivar las relaciones que ayuden a desempeñar un buen trabajo
en equipo.

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9.3-Promover la actividad física y el deporte dentro la empresa.

La oficina de talento humano de la empresa, realiza estrategia que fomente la actividad física
y el deporte dentro de la empresa. La cual consta la elaboración de campeonatos aeróbicos,
los cuales favorezcan a estilos de vida saludables para los empleados.

9.4-Capacitaciones.
El objetivo de la Empresa, es la mejor prestación de servicios a la comunidad, al eficaz
desempeño del cargo y al desarrollo integral, durante un periodo de tiempo, del miembro de
la empresa

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 Conclusiones

La comunicación organizacional es un instrumento esencial en las relaciones laborales, ya

que por medio de ella podemos transmitir la información necesaria para mejorar la calidad
del servicio que se suministra a todos los clientes como a los empleados. El propósito de la
comunicación es fundamental para obtener los objetivos planteados dentro de la empresa y
de esta forma poder satisfacer las necesidades.

Podemos concluir que por medio de este trabajo logramos aprender a aplicar, la
comunicación interna como externas, plan motivacional en un entorno laboral, que se aplican
en una organización empresarial. También pudimos aprendes destrezas competencias para
realizar esta actividad, que sin lugar a dudas son muy importantes para nosotros como
psicólogos en formación.

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 Referencias bibliográficas.

Castro, A. de. (2014). Comunicación organizacional: técnicas y estrategias. Barranquilla

[Colombia]: Universidad del Norte. Recuperado
de http://bibliotecavirtual.unad.edu.co/login?url=http://search.ebscohost.com/login.a
spx?direct=true&db=nlebk&AN=813082&lang=es&site=eds-live

Essential Office Etiquette (2012). Recuperado

de http://www.fasset.org.za/downloads/Office_Etiquette_Material/Handbook_Essen
tial_Office_Etiquette.pdf

Gómez, A. (2010). Manual programación neurolingüística aplicada a la empresa. Madrid,

ES: Editorial CEP, S.L. Recuperado
de http://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2077/lib/unadsp/detail.action?docID=108204
12&p00=comunicaci%C3%B3n+pnl

Torres, S. ( 26,11,2018). Comunicación y las Relaciones Laborales. [Archivo de video].

Recuperado de http://hdl.handle.net/10596/22281

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